PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

1.0 PROPÓSITO
Establecer los medios para la comunicación, participación y consulta hacia las partes
interesadas relacionados con la calidad, los aspectos ambientales, los peligros de seguridad,
salud ocupacional y del producto.

2.0 ALCANCE
Desde que se recibe una comunicación por cualquier medio a la organización o se genera de
manera interna, hasta que la misma es difundida o respondida de acuerdo a los cauces
establecidos. El presente procedimiento es de aplicación en toda la organización, incluyendo
sus partes interesadas.

3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3.1.1 Aprobar las comunicaciones internas o externas de carácter estratégico.
3.2 DEL COORDINADOR DEL S.G.I.
 3.2.1 Revisar, contestar y/o aprobar las comunicaciones relativas al S.G.I.
3.3 DE LOS JEFES DE ÁREA:
3.3.1 Revisar, contestar y/o aprobar las comunicaciones relativas a su ámbito
de trabajo.
3.4 DEL PERSONAL EN GENERAL.
3.4.1 Apegarse al presente procedimiento.

3.4.2 Cumplir con los requisitos establecidos en nuestro Sistema de Gestión

Integral (SGI) relativos a Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo,
tanto en lo relativo a las normas como a los requisitos legales y reglamentarios
aplicables.
3.4.3 Portar el equipo de seguridad apropiado a la actividad que realiza de
acuerdo al MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

.4.4 Cumplir al realizar sus actividades, con todos los cuidados de protección
ambiental que además de estar establecidos en el SGI, se determinan en la
reunión de 5 minutos antes de cada jornada.

4.0 DEFINICIONES
Comunicación Interna: se refiere a la transferencia de información exclusivamente dentro
de los procesos.
Comunicación Externa: emisión de información de carácter público (cuando aplique)
 Partes Interesadas: persona o grupo de personas que influyen o participan dentro o fuera
de la compañía.
Partes Interesadas internas: se refiere a empleados, sindicato local.
Partes interesadas externas: se refiere a proveedores, contratistas, clientes, vecinos,
Sindicato Nacional, visitas, personal de las diferentes dependencias y la autoridad
competente que influyen o participan en la operación de la misma.

5.0 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

1. Comunicación partes interesadas Internas

La comunicación interna se presenta entre los diferentes procesos en todos sus niveles y
funciones, así como partes interesadas externas.

La organización establece los siguientes canales de comunicación interna en lo relacionado con

aspectos institucionales como cambios organizacionales, eventos relevantes, de
responsabilidad social, actualizaciones a la normativa, aspectos ambientales, de seguridad,
salud ocupacional, Calidad y la eficacia del Sistema de Gestión Integral.

A continuación se detallan los Medios de Comunicación Interna:

Medio Frecuencia Responsable

Correo Electrónico diariamente Emisor

Periódico Mural Por evento Recepcionista
Carpetas Compartidas por El representante de
diariamente
Intranet cada proceso
Lonas o trípticos Máximo Seis meses Coordinador S.G.I.
Radio Diariamente Jefes de Áreas
Al menos una vez El representante de
Reuniones grupales
por mes cada proceso

El cuadro anterior no es limitativo y por tanto pueden aparecer otros medios de comunicación
que en un futuro sean viables para la organización.

La Dirección General comunica, resultados de la empresa, comunicados de interés general y

eventos relevantes en la compañía. La recepcionista comunica promociones y aniversarios. El
Coordinador del S.G.I. comunica los resultados y comportamiento del Sistema de Gestión
Integral, incluyendo aspectos de calidad, ambientales, y de seguridad, así como proyectos y
logros en la mejora. Es también el responsable de atender a las partes externas en caso de
comunicados al exterior en materias de su ámbito y en situaciones de emergencias. Los Jefes
de Área comunican eventos relevantes en la organización que tengan que ver con su ámbito de
trabajo.

2. Comunicación con las partes interesadas externas.

contamos con el siguiente mecanismo para la recepción, documentación y respuesta a las
partes interesadas externas acerca de la comunicación del Sistema de Gestión Integral.

2.1 Recepción de información

Para fines de recepción de los comunicados de partes interesadas externas de manera,
escrita o personalmente; la recepcionista, el personal en caseta de entrada, y el Coordinador
del S.G.I., son los primeros enlaces para recibir información y canalizarla al responsable o a
la persona autorizada para darle seguimiento y respuesta.

Para responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, se han asignado
a responsables, mismos que deben documentar el análisis realizado en conjunto con la
persona que autoriza la difusión de la información y responder en el periodo de tiempo
establecido.
Para el seguimiento y respuesta a los comunicados de las partes interesadas, se ha
asignado a los siguientes responsables y personal que autoriza:

Medio de
Solicitante Responsable Autoriza
comunicación
Autoridad Oficio ó correo Coordinador Coordinador del
Ambiental electrónico Ambiental S.G.I.
Autoridad de Oficio ó correo Coordinador de Coordinador del
Seguridad electrónico Seguridad S.G.I.
Oficio ó correo Coordinador de Coordinador del
Autoridad de Salud
electrónico Seguridad S.G.I.
Autoridad laboral,
Oficio ó correo Director
Sindicato y de Director General
electrónico Administrativo
Seguridad Social
Residentes,
Vecinos Verbal ó escrito Gerente de Director General
Construcción.
Director
Correo electrónico Gerente de
Cliente Administrativo,
Teléfono Construcción
Director General
Correo electrónico, Encargado de Director
Proveedores
Teléfono Compras/ Jefes de Administrativo
 Personalmente áreas

Correo electrónico, Gerente de Director

Contratistas Oficio Construcción, Administrativo,
personalmente Residentes Director General
Oficio ó correo
Auditor Externo Coordinador del Director
electrónico
para el S.G.I. S.G.I. Administrativo
institucional.

Por restricción de la Dirección General, solo las personas responsables y las que autorizan la
comunicación tienen autorización para responder por los medios descritos a las inquietudes
de las partes interesadas externas; el resto del personal tiene prohibido comunicar cualquier
tipo de información relacionada a la organización y al Sistema de Gestión Integral.

2.2 Documentación de la información

Las personas autorizadas para responder los comunicados deben analizar el objetivo del
mismo, la magnitud del contenido como también las consecuencias de su difusión.

Las acciones tomadas deben documentarse, ya sea a través de una minuta, un oficio, una
acción correctiva, preventiva, etc.

La documentación generada a raíz del proceso de comunicación a las partes interesadas

deberá ser resguardada por los responsables en su área de trabajo.

2.3 Respuesta a los comunicados.

Las inquietudes de las partes externas interesadas deben ser resueltas por el
responsable asignado por el medio que se solicite o bien por el más adecuado para el
tipo de información en un tiempo máximo de 5 días hábiles a la recepción de la solicitud.

2.4 Participación y consulta

La Dirección General para lograr la participación de los trabajadores ha definido los siguientes
medios:
▪ El involucramiento apropiado en la identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles, a través del equipo del Sistema de Gestión Integral compuesto
por Jefes y Supervisores de todos los procesos.

▪ El involucramiento apropiado en la investigación de incidentes y accidentes, a través de la

Comisión de Seguridad e Higiene (CSH) y los Jefes de cada Proceso.

▪ La participación en el desarrollo y revisión de políticas y objetivos del Sistema de Gestión

Integral a través de la Alta Dirección, Gerentes y Jefes de Procesos.

▪ La consulta en la que se produzcan cambios que afecten su salud y la seguridad en el lugar

de trabajo, para ello involucramos al personal operativo y contratistas.

▪ La representación sobre temas de seguridad y salud a través de los miembros de la

Comisión de Seguridad e Higiene.

La Coordinación del S.G.I. a través de los medios de comunicación interna, difunde los
acuerdos, resultados y programas que establece la Comisión de Seguridad e Higiene en lo
relacionado a Seguridad, Salud y Medio Ambiente. Con este mecanismo informamos a todo
nuestro personal y contratistas sobre estos aspectos del Sistema de Gestión Integral.

Los procesos externos como parte importante dentro, son consultados con respecto a los
cambios que afecten su Sistema de Gestión Integral, con la finalidad de involucrarlos y generar
su participación.

La Dirección General, cuando sea apropiado, se asegura de consultar a partes interesadas

externas acerca de asuntos pertinentes relacionados al Sistema de Gestión Integral.

6.0 FORMATOS
6.1 Para dar soporte y evidencia en la implantación de este procedimiento se
utilizarán los siguientes formatos:

• Oficios, Minutas, Memorándums, etc.

• Registro de No Conformidades
7.0 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO:
7.1 La medición de la eficacia de este procedimiento se lleva a cabo a través de las
auditorías internas al Sistema de Gestión Integral.

8.0 HISTORIAL DE CAMBIOS

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