INVITACION A COTIZAR
10402107-IVA015-01-2015
Marzo de 2015
SECCION I SOBRE LA INVITACION A COTIZAR
1. Objeto de la invitación
1.1. Antecedentes
El Acuerdo Superior 083 de 1996 (Estatuto Profesoral) define el Plan de Trabajo Profesoral así
“es el compromiso que adquiere el profesor de realizar actividades en los campos de la
investigación, la docencia, la extensión y la administración académica.”
• Profesores regulares
• Profesores ad honórem
No obstante, también puede ser presentado (de forma opcional) por Profesores en las
siguientes situaciones:
• Año sabático
• Comisión de estudio
• Comisión de servicio
• Comisión administrativa
• En encargo
La Vicerrectoría de Docencia cuenta con una aplicación web en producción desde el 2010,
donde se venían atendiendo requerimientos funcionales puntuales para mejorar controles del
proceso.
El aplicativo no tiene un adecuado funcionamiento, dado que no cuenta con los suficientes
mensajes informativos que orienten al usuario con los controles que realiza el sistema para
obtener un registro completo del plan de trabajo y presenta dificultades en su integración con
los demás aplicativos institucionales.
Si bien, en el 2014 se le han hecho algunos ajustes por parte de Gestión Informática, a la fecha
no se registra un uso del sistema por parte de todo el personal profesoral que permita la
generación de información para la gestión administrativa; lo que puede incurrir en riesgos de
corrupción o de omisión por la no presentación del plan de trabajo.
Es por esto que se ha realizado durante el segundo semestre del 2014 toda la fase de Análisis
normativo y funcional que permita la implementación de un software con todas las
condiciones normativas, pero también de usabilidad, integración de información y
funcionalidad que permita a los profesores cumplir con su compromiso y a las Unidades
Académicas y a la Vicerrectoría de Docencia, una visibilidad adecuada de las actividades
profesorales en Investigación, Docencia y Extensión.
1.2. Objetivos
1.2.1. Objetivo general
Implementación de módulo de software para la gestión del plan de trabajo profesoral en la
Universidad de Antioquia.
1.2.2. Objetivo específico
Sistematizar la gestión del plan de trabajo profesoral en la Universidad de Antioquia con la
implementación de un módulo de software siguiendo metodologías ágiles de desarrollo de
software.
Se considerará por entregada una parte del sistema cuando se encuentre instalada y en
condiciones de operar sin errores aparentes, y entregados en formato digital los productos y
sub-productos de software generados en el ciclo de desarrollo.
El módulo debe cubrir como mínimo las siguientes funcionalidades, las cuales tienen ya una
descripción clara y prototipo:
Modulo Funcionalidades
Administración Administrar Tipo Plan de trabajo
Estamentos y oficios por tipo plan
Novedades laborales por tipo plan
Calendarios de planes de trabajo
Administrar roles
Tipos de Notificación
Notificaciones
Elaboración del plan de trabajo Elaborar Plan
profesoral o Resumen
o Docencia
o Investigación
o Extensión
o Administración
o Otras
Ver contratos cátedra
Ver cursos asignados
Tipos de Actividades Plan
Actividades por Tipo
Solicitud de Nuevas actividades
o Consultar Solicitud de Nueva
Actividad
o Visar Solicitud de Nueva Actividad
o Responder Solicitud de Nueva
Actividad
Gestión del plan de trabajo Consulta y aprobación plan
o Resumen
o Detalle Actividades
o Aprobar/Devolver
o Autorizar/Devolver
o Autorización masiva
Para cubrir las funcionalidades descritas anteriormente, es necesario realizar interfaces con
los sistemas de gestión de la Universidad de Antioquia implicados en la administración,
elaboración y gestión del Plan de Trabajo Profesoral.
Sistema de Personal.
Para cumplir con las actividades descritas, la empresa deberá tener en su equipo de trabajo
para este proyecto, por lo menos dos ingenieros desarrolladores que cumplan con las
siguientes características:
Nivel de experiencia
Mínimo 2 años de experiencia en desarrollo de aplicaciones web.
3. Información a suministrar
Son datos que obligatoriamente debe suministrar el proponente en forma explícita y precisa, y
que la Universidad necesita para el proceso de evaluación y calificación de cada propuesta. Su
ausencia, pone en posición desventajosa una propuesta, o puede incluso, conducir a que no
se considere la misma.
Para todos los numerales de este punto, debe aparecer algún tipo de respuesta por parte del
oferente, aunque sea una afirmación, una negación, una manifestación explícita de no-
respuesta, o una expresión de haber sido informado. Esto es, ningún numeral deberá dejarse
sin respuesta.
Queda entendido que la presente invitación pública a cotizar forma parte integral del contrato
que se celebre como consecuencia de la selección.
El proponente deberá:
4. Valor agregado
Curso de capacitación de 10 horas para personal administrativo de las unidades académicas y
de la Vicerrectoría de Docencia quienes harán parte de los usuarios finales del sistema (20
funcionarios elegidos por la Universidad de Antioquia)
5. Presupuesto
El presupuesto oficial es de NOVENTA Y TRES MILLONES DE PESOS ($93.000.000,00), incluidos
todos los impuestos. Cuenta con CDP No 1000017187 del 24 de febrero del 2015 y se
imputarán al centro gestor 10402107, los cuales se imputarán al proyecto IVA015ZZZZ.
1
La fórmula para calcular el índice de rotación mensual: (# de personal retirado en el mes /#empleados
al inicio del mes) * 100). Entregar el valor promedio del último año.
7. Fecha máxima para recibo de aclaraciones
Los proponentes podrán solicitar cualquier aclaración relacionada con la presente invitación,
hasta el día 25 de Marzo de 2015 a las 16:00 horas.
Las solicitudes de aclaración deberán enviarse por correo electrónico a la siguiente dirección:
gestioninformatica@udea.edu.co y serán respondidas por la Universidad de tal forma que se
garanticen los principios de transparencia, objetividad e imparcialidad en el proceso de
contratación. Los funcionarios de la Universidad se abstendrán de hacer comentarios
telefónicos, verbales o escritos por fuera de los protocolos del proceso.
Universidad de Antioquia
Ventanilla Única
Calle 70 No 52-21
Gestión Informática
Si es mayor o igual a 8 15
Mayor de 5 y menor de 8 10
Más de 10 personas 20
Entre 7 y 10 personas 10
De 3 a 7 personas 5
Más de 70 personas 15
Entre 41 y 70 personas 10
Entre 21 y 40 personas 7
De 10 a 20 personas 4
Si se ofrece curso 10
Si no se ofrece curso 0
Si se ofrece curso 10
Si no se ofrece curso 0
2. Modalidad de adjudicación
La Universidad de Antioquia le dará validez a este proceso de selección y podrá adjudicar
esta negociación, independientemente del número de sociedades que participen en él, o
del número de ellas que cumplan los requisitos exigidos, siempre y cuando favorezca los
intereses de la Universidad.
3. Adjudicación de la propuesta
El puntaje mínimo de la propuesta debe ser de 65 puntos sobre los 100 puntos de la
evaluación para que la propuesta pueda ser adjudicada. En todos los cálculos para
obtener puntajes se tendrá en cuenta, que si el resultado da con decimales se redondea al
digito inferior, si la parte decimal es menor que 0.5 o al digito superior si la parte decimal
es mayor o igual a 0.5.
Los certificados que estén incompletos o cuya información no sea clara no serán
tenidos en cuenta.
6. Clase de contrato
Contrato de Prestación de servicios
SECCION III CONDICIONES ECONÓMICAS Y
FINANCIERAS
Condiciones obligatorias
1) Para todo efecto contractual o comercial, la sede de las operaciones derivadas de este
contrato será la ciudad de Medellín.
2) Los precios del proyecto de implementación del sistema de información se deberán
presentar en pesos colombianos, en números enteros, esto es, sin cifras decimales. Si
algún precio en pesos se presenta con cifras decimales, la Universidad las truncará y
tomará el nuevo valor como el precio válido.
3) Cuando a juicio de la Comisión Evaluadora se detecte la existencia de errores
evidentes en cualquiera de las cifras, se solicitará la aclaración respectiva por escrito,
enviando copia a los demás proponentes. El proponente deberá responder dentro del
primer día hábil siguiente al envío de la solicitud.
4) En la propuesta deberá indicarse en forma separada el impuesto al valor agregado
(IVA). Si el proponente no aclara lo relacionado con este impuesto, la Universidad
considerará que está incluido en los valores presentados.
5) LA UNIVERSIDAD no efectuará pagos anticipados ni anticipos para la ejecución del
contrato resultante de la invitación a cotizar.
6) Por el objeto, el tipo, la modalidad y la cuantía del contrato, se exigen garantías que
amparen los siguientes riesgos derivados de la oferta, la celebración y la ejecución del
contrato así:
Garantía de cumplimiento del contrato: Debido a que existe la probabilidad del
incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato por parte de
la sociedad que resultare seleccionada y luego sea contratada, esta deberá otorgar
garantía, consistente en póliza de seguro expedida por una compañía legalmente
autorizada en Colombia, a favor de la Universidad, que avale el cumplimiento de todas
y cada una de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente
durante su vida y su liquidación, y se ajustará a la cuantía y vigencia aquí señalada:
i. Amparo de cumplimiento: Cubrirá el monto de la cláusula penal pecuniaria
por multas al quince por ciento (15%) del valor total del contrato, y su vigencia
no será inferior a la duración del mismo y dos meses más.
ii. Amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Será
igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, y deberá extenderse
por el término de vigencia del mismo y tres años más.
SECCION IV Definición de Términos
METODOLOGÍAS ÁGILES
SCRUM
En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el
beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado
para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde
los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la
flexibilidad y la productividad son fundamentales.
Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo
que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no
es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral
de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar
ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso
especializado en el desarrollo de producto.
SCRUM MASTER
Velar por que todos los participantes del proyecto sigan los valores y principios ágiles,
las reglas y proceso de Scrum y guiar la colaboración dentro del equipo y con el
cliente de manera que las sinergias sean máximas. Esto implica:
o Asegurar que exista una lista de requisitos priorizada y que esté preparada
antes de la siguiente iteración.
o Facilitar las reuniones de Scrum (planificación de la iteración, reuniones
diarias de sincronización del equipo, demostración, retrospectiva), de manera
que sean productivas y consigan sus objetivos.
o Enseñar al equipo a autogestionarse. No da respuestas, si no que guía al
equipo con preguntas para que descubra por sí mismo una solución.
Quitar los impedimentos que el equipo tiene en su camino para conseguir el objetivo
de cada iteración (proporcionar un resultado útil al cliente de la manera más efectiva)
y poder finalizar el proyecto con éxito. Estos obstáculos se identifican de manera
sistemática en las reuniones diarias de sincronización del equipo y en las reuniones de
retrospectiva.
Proteger y aislar al equipo de interrupciones externas durante la ejecución de la
iteración (introducción de nuevos requisitos, "secuestro" no previsto de un miembro
del equipo, etc.). De esta manera, el equipo puede mantener su productividad y el
compromiso que adquirió sobre los requisitos que completaría en la iteración.
SECCION V ANEXOS