MODUL

KORESPONDENSI

KELAS X
Administrasi Perkantoran

Disusun oleh :

Feny Septianti, S.Pd.Ing

 Modul Korespondensi Kelas X AP

Kata pengantar

Puji syukur penulis persembahkan ke hadirat Ilahi Rabbi karena atas ridha-Nya
Modul pembelajaran untuk kelas X ini dapat diselesaikan. Modul ini ditulis dengan harapan
akan memberikan gambaran bagi siswa-siswa kelas X yang baru saja mengenal tentang hal-
hal baru, seperti ilmu Korespondensi ini.

Semoga modul ini bermanfaat bagi semua pihak sebagai bahan pembelajaran yang
efektif. Kami senantiasa dapat menerima kritik dan saran sehingga terdapat penyempurnaan
yang lebih baik untuk modul ini pada masa yang akan datang. Terima kasih.

Cianjur, 26 Oktober 2016

Penulis

2
 Modul Korespondensi Kelas X AP

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………………………………….. 3

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang …………………………………………………………… 4

B. Tujuan …………………………………………….. ………… 4
C. Ruang lingkup ……………………………………………… ………… 4
D. Saran cara penggunaan modul ……………………………….. …………. 4

Kegiatan pembalajaran 1 ………………………………………………………….. 5

Kompetensi dasar ……………………………………………………………… 5

A. Tujuan …………………………………………… ………….. 5

B. Indikator pencapaian kompetensi ………………………………………. 5
C. Uraian materi …………………………………………………………… 6
1. Pengertian Surat Dinas …………………………………. ……………. 6
2. Fungsi Surat Dinas ……………………………………………………. 6
3. Ciri-ciri Surat Dinas …………………………………………………. 6
4. Persyaratan membuat Surat Dinas …………………………………… 7
5. Bagian Surat Dinas …………………………………………………… 7
E. Aktifitas pembelajaran …………………………….................................. 10
F. Latihan/kasus/tugas ………………………………………………………. 10
G. Rangkuman ……………………………………………………………….. 10
H. Umpan balik dan tindak lanjut …………………………………………… 11
I. Kunci jawaban ……………………………………………………………. 12

Pendahuluan
3
 Modul Korespondensi Kelas X AP

A. Latar belakang
Modul ini dimaksudkan sebagai salah satu sumber belajar yang dirancang untuk dapat
dipelajari secara mandiri oleh peserta didik, sehingga pada akhirnya peserta didik
dapat mencapai tingkat kompetensi yang diharapkan.

B. Tujuan
Setelah menyelesaikan pembelajaran bahan ajar korespondensi peserta didik
diharapkan mampu :
a. Memahami pengertian surat dinas.
b. Mengetahui macam – macam dan contoh surat dinas.
c. Membuat surat dinas.

C. Ruang lingkup
Modul Korespondensi ini memuat beberapa kompetensi yang harus dikuasai oleh
peserta didik, yaitu:
1. Memahami pengertian dari surat dinas.
2. Memahami fungsi dari surat dinas
3. Memahami ciri-ciri dari surat dinas
4. Memahami syarat-syarat untuk membuat surat dinas.
5. Memahami bagian – bagian dari surat dinas.

D. Saran dan cara penggunaan modul

Untuk memahami semua materi yang terdapat dalam modul ini, peserta didik
diharapkan dapat memperhatikan hal-hal dibawah ini:
a. Bacalah dengan seksama tujuan dan indikator pencapaian kompetensi dari setiap
kegiatan pembelajaran, sehingga Anda dapat mengetahui apa yang akan diperoleh
setelah Anda mempelajari modul ini.
b. Pelajari dengan seksama setiap materi yang disajikan dalam setiap kegiatan
belajar untuk mendapatkan pemahaman yang baik sesuai dengan tujuan dan
indikator pencapaian kompetensi yang diharapkan. Apabila masihterdapat
kesulitan atau informasi yang kurang jelas, sebaiknya diskusikan dengan teman
atau konsultasikan dengan guru.
c. Kerjakan setiap latihan dan tugas yang terdapat pada setiap akhir kegiatan
pembelajaran dengan teliti dan penuh tanggungjawab.

4
 Modul Korespondensi Kelas X AP

d. Siswa tidak diperkenankan melihat kunci jawaban selama mengerjakan latihan

soal.
e. Peserta diklat dianjurkan untuk mempelajari setiap kegiatan pembelajaran secara
urut sampai tuntas, baru melanjutkan ke kegiatan pembelajaran berikutnya.

Kegiatan belajar 1
Kompetensi Dasar :

- Menjelaskan cara membuat surat Dinas

- Melakukan cara membuat surat Dinas

A. Tujuan :

Setelah menyelesaikan pembelajaran bahan ajar korespondensi peserta didik

diharapkan mampu :

a. Menjelaskan pengertian dan fungsi surat dinas.

b. Mengetahui macam dan contoh surat dinas, surat edaran, surat instruksi, surat
perjalanan dinas, dan surat dinas lainnya.
c. Membuat surat dinas.

B. Indicator Pencapaian Kompetensi :

1. Memahami pengertian dari surat dinas.
2. Memahami fungsi dari surat dinas
3. Memahami ciri-ciri dari surat dinas
4. Memahami syarat-syarat untuk membuat surat dinas.
5. Memahami bagian – bagian dari surat dinas
6. Mampu membuat surat dinas

5
 Modul Korespondensi Kelas X AP

C. Uraian Materi

1. PENGERTIAN SURAT DINAS

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga
dengan tujuan untuk keperluan dinas.
Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah atau
swasta. Biasanya isi surat tersebut berupa urusan seperti penyampaian,
pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian suatu tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yanga dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain
yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu
instansi, maka surat seperti itu disebut dengan surat resmi. Kenapa disebut dengan
surat resmi? Karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan
memakai bahasa resmi.

2. Kegunaan atau fungsi surat dinas

Beberapa fungsi dari surat dinas yaitu :
 Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin
ataupun surat pengambila keputusan.
 Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
 Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
 Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

3. Ciri- ciri Surat Dinas

Adapun ciri-ciri dari surat dinas adalah sebagai berikut :
 Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
 Adanya nomor surat dan lampiran.
 Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
 Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
 Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

4. Persyaratan untuk membuat Surat Dinas

Beberapa persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, yaitu :

6
 Modul Korespondensi Kelas X AP

 Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
 Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin
disampaikan.
 Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk
dipahami pembaca.
 Surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang
membuatnya.

5. Bagian-bagian surat dinas

Bagian – bagian dari surat dinas adalah :
1) Kop surat atau kepala surat
Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk
membedakan surat formal dan non formal. Kop surat terdiri dari logo,
nama dan alamat instansi atau lembaga. Kop surat mengacu pada induk
organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas
organisasi tersebut.
2) Tanggal Surat
Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.
3) Nomor
Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi
atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.
4) Lampiran
Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa
lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanya
diisi dengan tanda strip.
5) Perihal atau hal
Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan
kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.
6) Alamat
Terdapat dua macam penulisan alamat surat dinas, ada untuk perorangan
dan untuk instnsi lain. Jika untuk surat rahasia kata “ kepada” tak perlu
dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka
maka memakai “kepada “ lalu langsung saja memakai nama instansinya.
Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “
7
 Modul Korespondensi Kelas X AP

bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat
ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.
7) Salam pembuka
Salam pembuka dipakai untuk menunjukab sopan santun maupun rasa
hormat.
8) Isi surat
Isi surat haruslah sesuai dengan perihal.
9) Salam penutup
Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat
10) Nama
Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.
11) Tembusan
Tembusan dipakai jika surta tersebut memang membutuhkan tembusan.
Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan
surat selain yang dialamatkan.
12) Inisial
Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat ( jika
memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis
dengan cara disingkat anatara nama pengonsep surat dan pengetik surat.
Inisial dapat juga menunjukkan apakah surat itu memang asli dibuat oleh
orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat
membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan
dengan si pembuat surat tersebut.

CONTOH SURAT DINAS

8
 Modul Korespondensi Kelas X AP

D. AKTIFITAS PEMBELAJARAN
1. Mengamati

9
 Modul Korespondensi Kelas X AP

Setelah menayangkan materi tentang pengertian surat dinas, fungsi, ciri-ciri dan
bagian surat dinas menggunakan power point, peserta didik mengamati.
2. Menanya
Memberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan
surat-surat dinas
3. mengexplore
Praktik membuat bermacam-macam surat dinas sesuai bentuk yang berlaku
4. Mengasosiasikan

Menjelaskan cara pengetikan surat dinas diantara peserta didik

5. Mengkomunikasikan

Mempresentasikan tata cara pengetikan surat dinas

E. Latihan / Kasus / Tugas

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat !

1. Jelaskan pengertian surat dinas?

2. Sebutkan fungsi dari surat dinas?
3. Sebutkan ciri-ciri dari surat dinas?
4. Sebutkan syarat untuk membuat surat dinas?
5. Sebutkan bagian-bagian surat dinas?

F. Rangkuman
Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan
tujuan untuk keperluan dinas.
Fungsi dari surat dinas yaitu :
 Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin
ataupun surat pengambila keputusan.
 Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
 Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
 Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
Ciri- ciri Surat Dinas

10
 Modul Korespondensi Kelas X AP

Adapun ciri-ciri dari surat dinas adalah sebagai berikut :

 Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
 Adanya nomor surat dan lampiran.
 Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
 Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
 Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

G. Umpan balik dan tindak lanjut

Jika telah menjawab semua pertanyaan, periksalah semua jawaban Anda dengan
kunci jawaban yang telah disediakan atau Anda bisa menukarnya dengan teman
sekelas untuk dilakukan koreksi. Kemudian hitunglah jumlah jawaban Anda yang
benar dengan menggunakan rumus dibawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan
materi.

Tingkat penguasaan = Jumlah jawaban yang benar X 100

Jumlah soal

Keterangan tingkat penguasaan yang Anda capai :

90% - 100% Baik Sekali
80 % - 89 % Baik
70 % - 79% Cukup
0 - 60 % Kurang

Jika penguasaan Anda telah 80 % keatas, Anda bisa melanjutkan pada matero
berikutnya atau mengembangkan kompetensi Anda.

H. Kunci jawaban

11
 Modul Korespondensi Kelas X AP

1. Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga
dengan tujuan untuk keperluan dinas.
2. Fungsi dari surat dinas yaitu :
a. Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin
ataupun surat pengambila keputusan.
b. Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
c. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga
d. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
3. Ciri-ciri dari surat dinas adalah sebagai berikut :
 Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
 Adanya nomor surat dan lampiran.
 Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
 Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
 Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

4. Persyaratan untuk membuat sebuah surat dinas, yaitu :

a. Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
b. Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin
disampaikan.
c. Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami
pembaca.
d. Surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang
membuatnya.
5. Bagian – bagian dari surat dinas adalah :
a. Kop surat atau kepala surat
b. Tanggal Surat
c. Nomor
d. Lampiran
e. Perihal atau hal
f. Alamat
g. Salam pembuka
h. Isi surat
i. Salam penutup
j. Nama
12
 Modul Korespondensi Kelas X AP

k. Tembusan
l. Inisial

13