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Las herramientas de control estadístico de procesos comúnmente utilizadas para resolver problemas y lograr un mejoramiento continuo,
son las siguientes:
Diagrama de flujo del proceso: un dibujo que describe los pasos principales, las ramificaciones y las salidas eventuales de un
proceso.
Análisis de Pareto: es un método coordinado para identificar, calificar y tratar de eliminar de manera permanente los defectos. Se
concentra en las fuentes importantes del error. La regla es 80/20, el 80% de los problemas se deben al 20% de las causas.
Diagrama de tendencia: es un diagrama de secuencia en el tiempo, que muestra valores trazados de una característica.
Recolección de datos: siempre hay que tener una razón acordada y clara para cualquier dato que se consiga. Hay que preparar con
anticipación una estrategia, para recolectar y analizar datos. Se puede formular preguntas sobre la recolección de datos. ¿Por qué?
¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuánto? ¿Cómo? ¿Quién? ¿Cuánto tiempo?.
Histogramas: es una distribución que muestra la frecuencia de las ocurrencias entre el rango alto y bajo de los datos.
Diagrama de dispersión: es también conocido como cuadro de correlación, es una gráfica del valor de una característica frente a
otra característica.
Lista de verificación: es un método organizado de registrar datos.
Diagrama de causa y efecto: es una herramienta que utiliza una descripción gráfica de los elementos del proceso, para analizar
fuentes potenciales de la variación del proceso.
Cartas de control: es un cuadro de secuencia de tiempo que muestra valores trazados de una estadística, que incluye una línea
central y uno o más límites de control derivados estadísticamente.
Estas herramientas no sustituyen el criterio ni los conocimientos sobre el proceso. Ayudan a abordar la complejidad y convierten los datos
en información que puede utilizarse para tomar acción.
5W+2H
Es una herramienta y procedimiento de mejoramiento continuo, que se utiliza para definir con claridad un proyecto, determinar las razones
por las cuales se va a trabajar ese proyecto y no otro, definir la meta e identificar la mejora que se necesita.
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5W+2H es una herramienta en las organizaciones para la resolución de problemas detectados, es una herramienta importante ya que
completa el conjunto
INICIO (https:/ de hechos de una
/cenincal.com/inicio/) situación
BLOG y luego examina las
(https://cenincal.com/) razones(https:/
CONTACTO de las/cenincal.com/contacto/)
mismas. También es muy utilizada en el área de
(https://cp501.webempresa.eu:2096/logout/?locale=es)WEBMAIL
planificación porque está cubre aspectos para una planificación(https://cp501.webempresa.eu:2096/logout/?locale=es)
adecuada.
El nombre de la herramienta viene de las iniciales de las palabras en inglés: Who? (¿Quién?), What? (¿Qué?), Where? (¿Dónde?), When?
(¿Cuándo?), Why? (¿Por qué?), How? (¿Cómo?), y How much? (¿Cuánto?), son preguntas lógicas que ayudan a profundizar en las
causas de un problema suscitado y a establecer posibles soluciones que facilitarán la resolución del mismo.
Es una herramienta simple y fácil, basta con responder estas siete preguntas.
Cuándo se utiliza
Cuando se necesita enunciar un proyecto o solución de un problema en forma clara y precisa con hechos y datos.
Cómo se utiliza
What ¿Qué?: se elabora una lista de problemas o actividades que se puedan realizar en el área de trabajo. Usualmente se utiliza la
herramienta de Tormenta de Ideas para que, en equipo, se llegue a una lista completa y detallada de problemas o actividades. Se
identifican los problemas prioritarios que el equipo en consenso seleccione. Se enuncia el problema convertido en proyecto en términos de
la diferencia entre el estado actual y el deseado. En función de los recursos económicos, humanos y tecnológicos disponibles se establece
una meta cuantificable, medible y verificable. Es importante que el valor de las metas a lograr sea realista, no idealista. Por ejemplo: ¿Qué
actividades voy a realizar para resolver el problema?
Why ¿Por qué?: se debe definir claramente las razones por las cuales se trabajará en ese proyecto en particular. Ejemplo: ¿Por qué debo
realizar cada una de las actividades seleccionadas anteriormente?
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Who ¿Quién?: se debe establecer los responsables de llevar a cabo cada una de las etapas del proyecto, para la solución de un problema
en particular.
INICIO Ejemplo: ¿Quién será el responsable
(https://cenincal.com/inicio/) de realizar cada actividad?
BLOG (https://cenincal.com/) CONTACTO (https://cenincal.com/contacto/)
(https://cp501.webempresa.eu:2096/logout/?locale=es)WEBMAIL (https://cp501.webempresa.eu:2096/logout/?locale=es)
When ¿Cuándo?: se establece la fecha límite de alcanzar la solución del problema, es decir, la culminación del proyecto. Un proyecto que
no tiene un calendario bien definido, será un proyecto con bajo nivel de planificación, y de poca probabilidad de llegar a su solución.
Ejemplo: ¿Cuándo se terminará cada una de las actividades?
Where ¿Donde?: se determina la extensión y ubicación del proyecto, en definitiva dónde se realizará las actividades para llegar a la
solución del problema. Ejemplo: ¿Dónde se realizará cada actividad?
How ¿Cómo?: se debe reunir toda la información disponible, cualitativa y cuantitativa, que permita: señalar la importancia del problema,
mostrar el comportamiento histórico, definir el grado de mejora que se pretende lograr, determinar la fecha estimada de finalización del
proyecto, definir las personas responsables del proyecto; y, establecer el beneficio esperado con la mejora. Ejemplo: ¿Cómo se realizará
cada actividad?
How much ¿Cuánto?: se debe enunciar los costos del problema y como incide en la satisfacción del cliente y en la productividad de la
organización. Ejemplo: ¿Cuánto costará realizar cada actividad?, ¿Cuánto será el beneficio económico por solucionar este problema?,
¿Cuánto incrementará la satisfacción del cliente la solución al problema?
Es muy importante que se defina cuál es el problema y no cuál será la solución, concentrarse en el efecto, mostrar la diferencia entre lo que
es y lo que debería ser, cuantificar el problema estableciendo cuándo, cuánto y qué tan frecuentemente ocurre y señalar las personas o
áreas que se afectan.
Teniendo en cuenta los pasos del modelo 5W+2H, para el desarrollo de la solución de un problema, y su posterior implementación en el
mejoramiento de la calidad, determinamos a continuación dos ejemplos, uno tomado del sector privado y otro del sector público, que bien
pueden ser una pauta para la solución de un problema en particular.
Ejemplo 1: Supongamos que tenemos las siguientes actividades para mejorar la operatividad de un montacargas del área de almacén y
bodega:
Preguntas Actividades
Ejemplo 2: Supongamos ahora que tenemos que implementar estrategias para el fortalecimiento de la gestión de los gobiernos
parroquiales rurales, una vez que se ha realizado todo el procedimiento de la Planificación Estratégica, llegamos al fin a formular
estrategias, que ayudarán a mejorar la administración de estos gobiernos, y tenemos las siguientes:
Gestionar el incremento al acceso al agua segura (agua potable) para consumo humano.
Implementar un sistema de comercialización integral, con ferias comerciales, exposiciones de productos y estudio de mercados.
Tecnificar la producción agrícola, ganadera, forestal y piscícola, facilitando la adquisición y/o alquiler de tecnología, para el
aseguramiento de la calidad productiva.
Generar la mejora y la promoción de la infraestructura del sector turístico de la parroquia, con el apoyo de los gestores turísticos
nacionales e internacionales.
Implementar una microempresa de servicio de mantenimiento y cuidado vial parroquial.
En este caso en particular, el problema es la implementación de las estrategias: Implementar un sistema de comercialización integral, con
ferias comerciales, exposiciones de productos y estudio de mercados. Implementar una microempresa de servicio de mantenimiento y
cuidado vial parroquial.
Preguntas Actividades
Matriz de la calidad 5W+2H
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Preguntas Actividades
La herramienta 5W+2H generalmente se relaciona con otras herramientas de calidad como son: Tormenta de Ideas, Matriz de Selección, y
Diagrama de Gantt, como se mencionó anteriormente en la introducción de este artículo.
Bibliografía
Chase, R., Aquilano, N. & Jacobs, R. (2000). Administración de Producción y Operaciones. (8ª Ed.). Colombia: Editorial McGraw-Hill.
Calderón, A. (2016). Formulación de estrategias para el fortalecimiento de las parroquias rurales del noroccidente del Distrito Metropolitano
de Quito, en base a la comparación de sus procesos de desarrollo en el periodo 2004 – 2012. Tesis para optar al Título de Magister en
Gerencia Empresarial, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela Politécnica Nacional, Ecuador.
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