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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

1. OBJETIVO

Realizar correctamente las reservas de eventos de los clientes actuales y


potenciales del establecimiento, de acuerdo a las políticas y normas de calidad
internas definidas por la organización.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica desde la identificación y registro de la información


requerida por el cliente en el sistema, sin cometer errores, hasta cuando se
hace efectiva la reserva con la amabilidad que caracteriza el servicio en la
organización.

3. RESPONSABLE

Es responsable de llevar a cabo las reservas de los eventos del personal de


ventas.

4. VOCABULARIO

 Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que


interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
 Vaucher: compromiso de pago de un agente financiero con el
establecimiento prestador del servicio.
 Tarjeta Débito: es una Tarjeta electrónica que posee una banda magnética
y permite al propietario hacer pagos directamente de su cuenta de ahorros o
corriente en bancos o instituciones financieras y tener acceso a todos los
servicios financieros de alguna entidad, a través de los diferentes canales
virtuales.

Elaboró: Sánchez vega Revisó: Ramírez Aprobó: Amado


Fecha: 26-11-10 Fecha: 27-11-10 Fecha: 27-11-10
 Tarjeta Crédito: es una tarjeta de plástico con cinta magnética que permite
al propietario diferir los gastos a un número de cuotas que va desde una a
veinticuatro o como le facilite el banco o institución financiera que expida la
tarjeta.
 Carta de Crédito: carta enviada por una empresa
Cuando personal para respaldar
o telefónicamente un el cobro
cliente necesite
de una cuenta. realizar una EVENTO se digitará en el sistema
solicitando la siguiente información:
 Reserva: proceso en el que se separa una habitación para un huésped con
unas condiciones que se especifican en el momento en el
1. Se pregunta el que sedelgenera.
nombre cliente y numero
telefónico.
2. Se identifica si pertenece a alguna empresa que
5. PROCEDIMIENTO DE RESERVAS tenga vínculo comercial o si es particular.
5.1 FLUJOGRAMA 3. Si pertenece a una empresa sin vínculo
comercial se aplicará la tarifa corporativa. Se
le solicitara el nombre de la empresa, dirección
DESCRIPCIÓN
y teléfono.
Solicitud del evento INICIO
4. Se pregunta por la fecha.
5. Si no existe certeza de la ocupación , se
verifica en el sistema para asignar la clase de
Recibo de información de reserva
salon deseada por el cliente.
6. Solicitar el horario del evento
Registrar en el sistema 7. Si es un cliente de empresa con vínculo
comercial se fijara la tarifa convenida.
No
8. Indiferentemente, si el cliente es particular o
cotizacion empresarial se pregunta por la forma de pago
(efectivo, tarjeta débito, crédito o carta de
Sí cobro). Esta última modalidad es para clientes
de empresas con vínculo comercial. Si se
Enviar informacion escoge, se le recomienda enviar esta carta en
los días cercanos a la realización del evento.
Verificar informacion 9. Finalmente se pregunta por el Nombre y
número telefónico de quien realiza la reserva.

10. Se despide cordialmente y se confirma el


registro de reserva al sistema.
Confirmar reserva

Vaucher garantía cxc o pago directo

Garantizar reserva al cliente


Entrega de soportes a capitán meseros

Forecast

Entregar areas respectivas

Verificar desarrollo del evento

si

Fin

REQUISICION

FORMATO DE REQUISICION
proveedor: Eventos Premier numero de orden: 0023
fecha: 1 DE MARZO 2012
Departamento que solicita: VENTAS
valor
cant. ref. producto unitario valor total
50 UN Silla conferencia 1000 50000
1 UN Micrófono solapa 15000 15000
1 UN Proyector acetatos 200000 200000
1 UN Pantalla para proyectar 80000 80000
Elaborado por: JEFE DE VENTAS
Autorizado
por: JEFE DE COMPRAS
Recibido por: ALMACENISTA

GRUPOS DE INVENTARIOS:

Alimentos:

Aves y caza AC
Frutas y Verduras FV
Lácteos (1) L1 (perecederos)
Lácteos (2) L2 (no perecederos)
Enlatados y envasados EE
Granos G

Bebidas:

Vinos v
Licores Lc
Cervezas C
Gaseosas GC
Otras Bebidas OB

Suministros:

Cigarrillos
Papelería
Decoración
Aseo
Otros.

COTIZACIÓN