Sistem Pengolah Data Elektronik

(Electronic Data Processing)

Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP)

adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi
informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis
dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data
elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stok dalam suatu daftar barang (inventory),
pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang,
reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu,
Pengertian Electronic data processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode
automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple,
aktivitas yang berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya :
update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk
dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke
system reservasi maskapai penerbangan, dll. Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi
pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan
manipulasi), sehingga audit EDP concern pada kelayakan pengendalian sistemnya (control)

6.1 Sistem Input

6.1.1 Sistem Input Berbasis Kertas
Yaitu input kedalam sistem akuntansi dibagian sistem akuntanis didasarkan pada
dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.
A. Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan
yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen
sumber yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap
secara periodik dikumpulkan dan dikirim ke departemen pengolahan data untuk
dimasukkan ke dalam sistem komputer.
B. Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian
dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan
data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan
dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya

1
 kelemahan yang cukup signifikan. Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya
transaksi tidak legal atau transaksi curang ke dalam sistem pengolahan.
Fungsi pengecekan dan pengendalian harus dijalankan diluar departemen data
entry. Kelompok entry data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut
disertai dengan formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti dan referensi
penyerahan data.
Data Entry, setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh departemen
pengolahan data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal
data atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk, lalu di cek. Key verification
merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan
pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor
rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah
mengartikan karakter yang tertulis didalam dokumen sumber.
Teknik Program Editing Data, Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap
struktur data karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar
berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang
valid. Sebagai contoh, data numerik mestinya berisi data angka. Data alphabet
mestinya tidak diisi dengan data numerik.

Ilustrasi editing data:

Editing Data Deskripsi

Completeness check Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus diisi
memang telah telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat
diproses.

Field format check Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field
memiliki tipe data yang benar.

Field length check Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang diinputkan
memiliki jumlah karakter tertentu.

Field sign check Pengecekan tanda suatu field numerik untuk memastikan data
tersebut diisi dengan nilai yang benar.

2
 Limit check Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan
batas bawah nilai data yang telah ditentukan di muka.

Reasonable check Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan field numerik
yang lain di dalam record yang sama.

Valid code check Mencocokkan nilai suatu kode dengan file tabel yang memuat
nilai kode yang legal.

Check digit Validasi kode numerik dengan penggunaan algoritma check

digit.

Combination field Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lain untuk
check memastikan adanya validasi.

Internal label check Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik
sebuah file.

Sequence check Sebuah field didalam serangkaian record dicek urutannya.

Record count check Jumlah record didalam sebuah file dihitung selama pemrosesan
data dan dicocokkan dengan pengendalian input.

Hash total check Hash total suatu field di dalam sebuah file dihitung selama
pemrosesan data dan dicocokkan dengan pengendalian input.

Financial total Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama
check pemrosesan dan dicocokkan dengan pengendalian input.

Istilah editing data di atas merupakan istilah yang lumrah dipakai, tetapi ada kalanya
digunakan juga istilah lain untuk menjelaskan satu tipe editing data.

6.1.2 Sistem Input Tanpa Kertas

Merupakan transaksi yang direkam langsung kedalam jaringan komputer dan
kebutuhan untuk pengetikan dokumen sumber dieliminasi. Permasalahan yang timbul adalah
hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.
 Dokumen sumber
 Perbaikan
 Data entry

3
 Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log
transaksi atau register transaksi. Dilakukan dengan merekam semua input kedalam file
khusus yang secara otomatis membuat tanda (tag) untuk mengidentifikasi transaksi.
Penandaan (tagging) adalah informasi yang terkai dengan audit ditambahkan kedalam data
transaksi semula.
A. Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia
Dalam siste entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan
transaksi ke dalam system computer.transaksi di dalam system input tanpa
kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase:
a. Input Data dan Editing Data
Program pengeditan data secara utuh pada system input tanpa kertas
sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam system. Sekali
transaksi telah diterima oleh system, transaksi akan diproses seera
ataupun pada suatu waktu nanti.jika transaksi tersebut masih menunggu
untuk diproses, maka tambahan editing dapat dijalankan.
b. Pengiriman Data ke System Apliksi
Dalam system tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinputkan
langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data. Dalam sstem
yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja
dimasukkan ke dalam salah satu computer dan kemudian segera
ditransfer ke computer lain untuk diproses.
6.2 Sistem Pemrosesan
6.2.1 Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtual, semua system berbasis-kertas pengolahan atau pemrosesan transaksi
biasanya berorientasi batch. Dalam system pemrosesan berorientasi-batch, transaksi direkam
ke dalam computer secara per kelompok. Batch ini diproses secara periodic. Contoh
pemrosesan secara batch mencakup pemrosesan laporan waktu kerja mingguan untuk
membuat cek gaji, pemrosesan sekelompok cek untuk memperbarui master file utang dagang
dan pemrosesan faktur untuk memperbarui master file piutang dagang.
A. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
Banyak system yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan
pemrosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam
system seperti ini biasanya mencaku beberapa tahap:

4
  Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi.
Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam
master file.
 Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file
dibaca satu demi satu dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru
untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
 Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan
perubahan di dalam master file.
 Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan
lain-lain
B. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Pemrosesan batch dapat juga dilakukan dengan pembaruan akses-acak. Pada
banyak system khususnya akuntansi berorientasi system manajemen database
dan bukannya system akuntansi yang berorientasi file-indeks dibuat untuk file
buku pembantu maupun file pembantu buku besar. Indeks memungkinkan
pengguna mengakses suatu rekening dengan cepat. Sebagai contoh program
query interaktif menggunakan file indeks untuk membantu pengguna akhir
menemuka dengan cepat lokasi rekening pelanggan. Indeks tersebut juga bias
digunakan untuk memperbarui file.
C. Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. sekelompok
bukti pembayaran dari pelanggan dimasukkan melalui terminal data dan
diposting dengan pembaruan file akses-acak langsung ke dalam file piutang
dagang.
D. Aplikasi faktur baru
Aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara
periodic ke dalam file piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk dapat
mereflesikan adanya tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang.
Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data tagoihan yang baru
file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian.
E. Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas
Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pendekatan
ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan
jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut diterima.

5
 Pada saat cek dibawa dari Kantor Pos, cek diserahkan ke bagian pengendalian.
Karyawan dibagian tersebut memberi cap pada cek tersebut untuk mencegah
terjadinya penyetoran cek ke rekening bank yang illegal.
6.2.2 Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
A. Pemrosesan Batch Dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pada dasarnya sama dengan pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan
dengan kertas, perbedaannya ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya
dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan
secara periodik.
B. Pemrosesan Real-Time Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utamanya adalah memungkinkan pemrosesan dilakukan secara real-
time. sistem real time online (OLRS) memproses transaksi langung setelah
transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat menghasilkan output untuk
pengguna. Transaksi tidak diakumulasikan secra kelompok, tetapi pada saat
mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master
file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
C. Tipe pemrosesan pada OLRS
1) Pada siste respon atau inquiry
Tidak menginput data pemrosesan, hanya meminta informasi . sistem ini
didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk
menyediakan informasi
Contohnya : pada saat karyawan bank mengecek apakah saldo rekening
seorang pelanggan cukup untuk membayar cek yang akan dicairkan.
2) Pengguna sistem entri data
Berinteraksi aktif dengan sistem input. Data disimpan oleh OLRS tetapi
diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok
Contoh : sebuah toko bisa saja merekam transaksi penjualan real-time
sepanjang hari kemudian seluruh transaksi sepanjang hari itu diproses pada
malam hari.
3) Pengguna sistem pemrosesan file
Aktif berinterkasi dengan data input
Contoh : sebuah toko eceran merekam dan memproses transaksi penjualan
secara langsung, merekam tagihankedalam rekening peanggan bersamaan

6
 saat penjualan terjadi. Sekalipun demikian transaksi belum selesai sebelum
pelanggan dikirimi ttagihan pada akhir bulan.
4) Sistem pemrosesan penuh atau transaksi
Pengguna aktif berinterksi dengan input
Perbedaan sistem ini dengan pemrosesan file adalah sistem ini satu tahap
lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada transaksi
diinputkan kedalam sistem.
D. Tingkat ekonomis OLRS
 Kelebihan sistem OLRS dibandingkan sistem Batch
- Pada sistem pemrosesan transaksi secara langsung dan respon yang cepat
terhadap inquiry
 Kekurangan OLRS dibandingkan sistem Batch
- Biaya penerapan tinggi dan operasi sistem cukup rumit
- OLRS lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras atau lunak
- Rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagaia akibat adanya kesalahan
sistem operasi
6.2.3 Sistem Penjualan Real-Time
Sistem pemjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order penjualan atas item
persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi
level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru datang pada saat
barang tersebut dibutuhkan atau just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas
penjualan aktual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual. Ada tiga teknologi
yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time yaitu:
A. Sistem POS UPC (uniform product code)
Bar code yang di-scan oleh teknologi POS di kantor checkput suatu took
eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir pada
saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan
sehinga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali. Sebuah sistem yang
mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara semacam itu disebut sistem
point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut
selesai. Cash register yang diracang khusus disebut terminal point-of-sale. Data
dapat dimasukkan secara manual atau secara otomatis melalui penggunaan

7
 perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenalin UPC
barcode.
B. Teknologi Bar-coding
Identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal yang esensial
bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan
teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang
real-time. Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan
mendapatkan manfaat maksimum dari sistem penjualan real-time.
C. Sistem Pemesanan EDI
Merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer
melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan sistem komputer pengecer
dan sistem komputer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan
pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman
barang yang cepat. Pelasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melaui
EDI. Standar EDI publik menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan
mengeliminasi proses referensi silang yang mahal dan rentan terhadap
kesalahan. EDI juga dapat digunakan untuk mentransmisi data penjualan yang
direkam di dalam toko eceran ke pemasok. Katalog yang memuat informasi
harga ke pengecer juga dapat digunakan pemasok untuk mengirimkan secara
elektronik dengan memanfaatkan EDI.
D. Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time
Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah: mengirim
katalog elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan,
menerima dan menerjemahkan pesanan yang diterima, mengirim surat
pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima, mengirim informasi pesanan ke
gudang atau ke proses produksi, membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa
barang telah dikirim, dan mengirim barang.
E. Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-
time. Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan
otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan
karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian
EDI valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benar-
benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal sampai
8
 akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-
EDI.

6.3 Sistem Output

Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan
output yang valid dan apakah output didistribusikan secara benar. Laporan harus dikaji ulang
oleh supervisor didalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas
laporan jika dibandingkan pelaporan periode lalu. Control total harus dicocokkan dengan
control total yang dihasilkan secara independen oleh operasi pemrosesan data. Kelompok
pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok
pemgendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H dan William S Hopwood. 2006. Sistem Infformasi Akuntansi Edisi
9.Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

10