Praktikum SAP 2019

Sales and
Distribution

Tugas Pendahuluan:
Worked on date: [21-04-2019]

Dikerjakan oleh:
Eko Arianto
05211848007001
Sistem Enterprise G
Pertanyaan
1. Sebutkan dan Jelaskan setiap bagian Organizational Structure pada SAP ERP Sales and
Distribution (9), dan berikan contoh masing-masing struktur dalam kasus GBI!
2. Sebutkan dan Jelaskan beberapa poin berikut :
a. Seluruh proses Sales Order pada SAP serta berikan contoh untuk tiap proses)
b. Skenario aktivitas yang bisa menjadi Sales Order
3. Jelaskan perbedaan dari Inquiry dan Quotation. Berikan contohnya masing-masing (Tidak
boleh menggunakan contoh dari Modul, harus cari yang lain!)
4. Sebutkan dan Jelaskan perbedaan 3 metode pengiriman berdasarkan apa yang dilakukan oleh
SAP
5. Waktu yang dibutuhkan dalam proses pengiriman adalah sebagai berikut :
a. Pick dan pack : 2 hari
b. Penjadwalan transportasi : 1 hari
c. Loading : 2 hari
d. Transit time : 2 hari
Jika saat ini adalah hari pertama, dimana pesanan diterima, dan pelanggan meminta barang
dapat diterima pada hari ketujuh, apakah permintaan pelanggan dapat dipenuhi?
Jelaskan bagaimana modul Sales and Distribution SAP akan menghitung penjadwalan
pemenuhan pesanan pelanggan tersebut menggunakan Forward Scheduling dan Backward
Scheduling.
6. Jelaskan perbedaan antara order-based billing dan delivery-based billing pada modul Sales
and Distribution
7. Jelaskan menurut Anda mengenai SAP ERP ? (Semakin dalam dan detail, semakin bagus)
Jawaban :
(Tabel silahkan dilanjutkan sesuai dengan jumlah soal)
Penjelasan Singkat Kata Kunci
1. SAP
Pada SAP ERP terdapat struktur yang dapat digunakan untuk ERP;Organiz
merepresentasikan struktur organisasi yang sah dari perusahaan. Elemen ation
organisasi terstruktur dari sudut pandang akutansi, manajemen material Structure;Sale
dan distribusi dan penjualan. Struktur organisasi membentuk sebuah s and
kerangka kerja yang memproses seluruh transaksi bisnis. Distribution;
Manufacturin
g Business
1. Client Process; GBI
Merujuk pada perusahaan yang independen atau perusahaan secara
utuh dengan struktur yang ada

Contoh: Global Bike

2. Company Code
Company code pada SAP adalah unit organisasi yang dibuat pada
modul keuangan dan yang terhubung dengan modul Penjualan dan
Distribusi. Company Code mempresentasi sebuah perusahaan
independen.

Contoh : Global Bike Inc, Global Bike Germany GmbH.

3. Plant
Entittas Organisasi yang menangani dan memonitor credit limit dari
pelanggan. Terdapat satu atau lebih Company Code.

Contoh : Credit Control Area (global )GL00

4. Sales Organization
Sales Organization pada modul SAP Sales & Distribution adalah
level teratas pada struktur organisasi dan digunakan untuk memonitor
pergerakan sales serta bertanggunjawab untuk melakukan eksekusi
strategi penjualan agar mendapatkan market share yang lebih tinggi.
Salah satu pekerjaan dari sub ini untuk menangani komplain yang
berhubungan langsung dengan aktifitas jasa dan barang.

Contoh : US West, US East, Germany North, Germany South

5. Distribution Channel
sebuah kanal untuk menawarkan barang maupun service dari
perusahaan agar dapat sampai ke pasar atau pelanggan akhir.
Biasanya terdapat beberapa kategori pelanggan yang dapat diraih
oleh perusahaan melalui kanal distribusi pada sebuah Sales
Organization.

Contoh : Distribution Channel Wholeshale, Distribution Channel

Internet
 6. Division
Divisi pada sebuah perusahaan merupakan unit organisasi berbentuk
grup yang berada jalur produksi. Setidaknya dalam menjalankan
proses bisnis penjualan pada sistem SAP terdapat satu divisi.

Contoh : Division Bicyles BI, Division Accessories AS.

7. Sales Area
Sales Area merupakan gabungan dari Sales Organization, Distibution
Channel dan Divisi. Dimana ketiga komponen tersebut berjalan pada
area penjualan tertentu. Sales Area mendefinisikan sebuah Sales
Organization menggunakan strategi tertentu seperti Distribution
Channel untuk menyalurkan produk ke pelanggan akhir melalui
divisi tertentu.

Contoh: US West, CA West, DE North, DE South, GB North, dan

GB SOuth
8. Plant
Plant di sistem SAP merupakan kata dasar yang sangat luas, dapat
berarti banyak definisi pada Sales and Distribution, Plant adalah
tempat atau fasilitas diaman produk akhir didistribusikan pada
pelanggan. Paling tidak terdapat sebuah Plant untuk menjalankan
modul Sales and Distribution.
9. Sales Office
Kantor penjualan berbeda dengan kantor pusat dan kantor cabang.
Kantor penjualan sering berlokasi pada daerah geografi berbeda-
beda dan pemilihannya dekat dengan pasar atau pelanggan akhir.

Contoh : San Diego, Dallas, Miami, Hamburg, Heidelberg.

10. Sales Group
Kantor Penjualan memiliki karyawan tertentu dapat disebut sebagai
Grup Penjualan.
2. SAP
a. Pre-sales Activities ERP;Sales
Aktifitas awal penjualan yang membantu sales, distribusi dan Order
pemasaran produk perusahaan ke pelanggan. Yang meliputi Processing;Sa
membangun jalur komunikasi dengan membuat kontak pelanggan. les and
Mengimplementasikan dan melacak kebutuhan pelanggan dengan Distribution;
mailing, internet dan iklan. Manufacturin
g Business
Pre-sales pada modul SD meliputi pembuatan dokumen inquiry yang Process;
berisikan permintaan pelanggan untuk mengirimkan informasi Inquiry;
tentang produk perusahaan tanpa adanya keharusan pembelian. Quotation;
Sedangkan Quotation merupakan tindakan lanjutan dari inquiry, Receipt of
yaitu dokumen legal yang digunakan untuk menyatakan pelanggan Customer
meminta pengiriman atas barang dengan harga yang telah ditentukan Payment;
sebelumnya.
 Contoh : pelanggan meminta informasi mengenai barang tertentu dan Check
pelanggan meminta dilakukan pengiriman barang dengan waktu dan Availability;
jumlah yang ditentukan. Invoives
b. Sales Order Entry
Sales Order Entry merupakan proses memasukan pesanan
berdasarkan informasi yang didapatkan dari Mekanisme kontak
pelanggan, kontrak yang ada dan Kuotasi yang akan membuat
dokumen yang terbentuk dari 3 area utama:
- Header : Data yang relevan dari pesanan pelanggan.
- Line Items : Informasi mengenai produk yang spesifik.
- Penjadwalan : penjadwalan bergantung ke jalur produk,
kuantitas dan tenggat waktu untuk pengiriman sebagian.

c. Check Availability
Mengecek ketersediaan barang dari segi kuantitas dan waktu untuk
dapat melanjutkan ke proses penjualan. Ketersediaan produk menjadi
kritis, untuk menghindari ketidaksiapan dari penyimpanan Gudang.
Contoh : Perusahaan X setelah menerima permintaan akan mengecek
ketersediaan barang sesuai dengan persyaratan pengiriman dari
pelanggan.
d. Pick Materials
Setelah memastikan ketersediaan maka barang diambil dari Gudang.
Contoh : Menjaga barang dengan jumlah tertentu untuk pesanan
tertentu agar barang tidak diklaim oleh pesanan lain.
e. Pack Materials
Melakukan pengepakkan sesuai dengan atribut pesanan yang telah
ditentukan oleh pelanggan.
Contoh : Melakukan pengepakan pesanan sesuai dengan barang dan
ketentuan pengiriman pelanggan.
f. Post Goods Issue
Melakukan pengurangan atas barang yang telah diambil dari Gudang
atau Pabrik untuk pengiriman keluar.
Contoh : Pihak penjualan menginfokan pada admin Gudang bahwa
telah dilakukan pengurangan stok untuk pesanan barang tertentu
g. Invoice Customer
Perjanjian yang mengingkat atas pembayaran yang harus dilakukan
terhadap pesanan yang dibuat oleh pelanggan setelah dikirimkan.
Berisikan informasi mengenai jumlah tagihan, detil pelanggan,
supplier dan ketentuan pembayaran.
Contoh : Pengiriman tagihan ke pelanggan atas pesanan yang dibuat
dan dik
h. Receipt of Customer Payment
Tahapan akhir dari sales order process, dimana menginputkan tanda
pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan terhadap tagihan
yang diterima. Tujuan untuk merekonsiliasi jumlah dana yang
terdapat pada dibayarkan dan yang ditagihkan.
 Contoh : Bukti pembayaran dari bank oleh pelanggan dikirimkan ke
perusahaan untuk dilakukan rekonsiliasi atas pengurangan yang
terjadi dengan debit dari pembayaran pesanan oleh pelanggan.

Skenario Sales Order Processing

Sebuah perusahaan manufaktur menjual konstruksi bangunan. Perusahaan
tersebut mendapat permintaan dari pelanggan untuk dapat dikirimkan
informasi mengenai barang konstruksi bangunan tertentu dengan jumlah
sekian berapa banyak biaya yang dikeluarkan. Maka perusahaan dalam hal
ini perusahaan menerima pesanan dari pembeli yang memiliki prospek.
Beberapa hari kemudian pelanggan tersebut meminta untuk dikirimkan
barang yang telah ia dapatkan informasi sebelumnya, maka proses
pembuatan Quotation dilakukan ke pelanggan untuk divalidasi. Selanjutnya
pelanggan memvalidasi pengiriman barang dengan jumlah dan waktu yang
ditetapkan. Perusahaan menginputkan Sales Order berdasarkan informasi
dari kuotasi dan kontak pelanggan. Lalu perusahaan melakukan proses
Check Availability yang diminta. Barang lalu diambil dan Dipak sesuai
dengan pesanan. Pihak admin akan melakukan Post Goods Issue untuk
menandakan bahwa telah terjadi pengurangan stok yang ada digudang
karena pengiriman keluar. Pembuatan Invoices dilakukan setelah pengiriman
dilakuakn oleh perusahaan. Pelanggan membayar pesanan sesuai dengan
yang ada di tagihan yang ada dan memberitahukan ke perusahaan, maka akan
memproses Receipt of Customer Payment pada sistem
3. SAP
Inquiry : merupakan dokumen sederhana yang memperlihatkan ERP;Sales
ketertarikan dari calon customer pada produk dan servis dan juga and
pelanggan menyertakan kebutuhan mereka terhadap produk yang Distribution;
ditawarkan. Tidak memerlukan Tanggal dan Harga. Biasanya dokumen Inquiry;
tersebut informasi lengkap tentang barang yang spesifik dan dokumen ini Quotation;Ma
tidak bersifat mengikat. nufacturing
Contoh : Perusahaan X yang bergerak dibidang elektronik memerlukan Business
informasi mengenai tembaga yang digunakan untuk aktifitas produksi. Process; GBI
Untuk melakukan hal tersebut, perusahaan akan mengirimkan inquiry
yang berisikan informasi produk dan kuantitas yang diminta.
Quotation : merupakan penawaran dari area penjualan ke pelanggan dan
tindak lanjut inquiry yang dikirimkan oleh pelanggan. Kuotasi berisikan
tentang produk dan jumlah barang yang akan ditunjukan ke pelanggan
untuk segera dilakukan validasi untuk dapat dilanjutkan ke tahapan
pemesanan. Kuotasi memiliki keterbatasan waktu untuk dapat dilakukan
validasi oleh pelanggan.
Contoh : Perusahaan X meminta untuk dapat dilakukan pengiriman dan
perusahaan membuat dokumen yang sah.
4. SAP ERP
Delivery proposal : merupakan pengiriman barang yang dilakukan secara Structure;Sale
terpisah atau terbedakan sesuai indikator yang telah diajukan oleh s and
pelanggan. Pada sistem sap akan mengecek apakah ketersediaan barang Distribution;
untuk tanggal tertentu dapat dilakukan pengiriman terpisah dengan Check
tanggal yang berbeda. Penjadwalan pengiriman yang terpisah Availability;
direncanakan dengan pergerakan stok inward dan outward. Shipment
;Manufacturi
ng Business
Complete Delivery : merupakan pengiriman barang yang dilakukan
Process; GBI
secara bersama dengan indikator yang telah ditentukan tetapi dikirmkan
pada waktu bersamaan. Pada sistem sap mengecek ketersediaan stok
untuk melakukan pengiriman secara penuh, jika ada maka sistem akan
menjaga kuantitas barang tersebut untuk dapat dilakukan pengiriman
pada hari berikutnya. Jika tidak maka tidak akan muncul tanggal
pengiriman.

One-time Delivery : Sistem SAP akan mengecek apakah pada permintaan

pengiriman tanggal tertentu tersedia stok produk yang dapat dijaga. Jika
terdapat stok yang diminta maka akan muncul tampilan konfirmasi
kuantitas stok dan jika tidak maka tidak akan muncul kuantitas stok.

5. SAP ERP;
Scheduling ;
Sales and
Distribution;
Manufacturin
g Business
Process; GBI;
Backward
Scheduling;
Forward
Scheduling;

Sistem SAP kurang lebih akan melakukan penjadwalan seperti gambar

yang diatas. Dengan gambaran yang disertakan maka pesanan yang oleh
pelanggan yang meminta hari ketujuh setelah pesanan dengan proses
pengiriman yang ada maka tidak mungkin dilakukan. Karena proses baru
dapat diterima pelanggan pada Hari ke-8 setelah pemesanan.

Pada SAP Modul Sales and Distribution, penjadwalan mundur

(Backward Scheduling) melakukan kalkulasi tenggat waktu pengiriman
dari pesanan lalu dikurangkan dengan waktu yang dibutuhkan pada
setiap proses pengiriman. Sedangkan penjadwaln maju (Forward
 Scheduling) melakukan kalkulasi dengan kondisi ketersediaan barang
dan penjadwalan transportasi dilakukan diawal, sistem dengan
penjadwalan ini melihat kemungkinan ketersediaan barang pada waktu
yang pesanan datang lalu menambahkan waktu yang diperlukan pada
masing-masing proses

6. SAP
Order-based billing, tagihan akan dibuat terkait dengan pesanan yang ERP;Order-
muncul. Delivery based billing, tagihan akan dibuat terkait dengan based Billing;
pengiriman yang dilakukan dan disertakan. Delivery-
based
Billing;Sales
and
Distribution;
Manufacturin
g Business
Process; GBI

7. SAP ERP;
SAP memberikan kemudahan untuk mengintegrasikan modul-modul Intregration;
yang saling berkaitan seperti Sales and Distribution, Finance, and Collaboration
Inventory untuk mencapai tujuan perusahaan. Kemudahan untuk ; Reliable ;
melakukan bermacam-macam operasi seperti membuat invoices, Standard
purchase orders, inventory, bill backs, dan lain-lain. Kemudahan dalam System;
membuat laporan yang reliable dan tingkat kesalahan rendah.Serta Inventory;
memungkinkan untuk perusahaan yang kompleks dan tersebar pada Sales and
banyak lokasi untuk mengakses sistem berkas yang sama. Kesalahan Distribution;
selama penginputan dapat dilacak dengan baik dengan penggunaan SAP Manufacturin
untuk mengurangi tingkat pemalsuan dan penipuan. Karena SAP g Business
merupakan sistem yang banyak digunakan diseluruh dunia maka banyak Process; GBI
pekerja profesional yang merasa familiar dan cepat memahami /
membaca luaran yang dihasilkan oleh sistem SAP.
Pada akhirnya dengan SAP banyak membantu perusahaan untuk
mencapai tujuan. SAP sangat berguna untuk mengelola persediaan, hal
ini akan memberikan dampak yang besar bagi perusahaan yang
mengimplementasikan sistem ini dengan jumlah muatan yang besar
karena SAP melakukan pemrosesan dengan menggunakan seluruh
informasi yang ada untuk setiap mencapai keberhasilan dari setiap
departemen perusahaan. Dengan demikian, alur informasi akan berjalan
baik dan menciptakan dampak positif bagi perusahaan untuk mencapai
tujuan strategis.