República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Experimental Politécnica de la Fuerza Armada

Núcleo Mérida

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CÁLCULO DE COMISIONES

DE CADA VENDEDOR Y SUS CLIENTES EN CUANTO A
PLANES Y SERVICIOS EN SOVENPFA
(SACALL)

Realizado por:
Rodríguez Héctor David C.I.: 17.662.404

Zambrano Maygualida C.I.: 15.621.832

Acuña Yolanda C.I.: 18.618.377

SIS 805 T

Área: Metodología de la Investigación

 SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CÁLCULO DE COMISIONES DE CADA
VENDEDOR Y SUS CLIENTES EN CUANTO A PLANES Y SERVICIOS EN
SOVENPFA (SACALL)

LA EMPRESA

La sociedad venezolana de protección familiar SOVENPFA C.A., es una

empresa de la región de los andes fundada en Mérida el 12 de julio de 1991 la
cual cuenta con mas de 19 años de servicio a la colectividad y experiencia en el
ramo como empresa de Previsión Familiar. Posee sucursales en los Estados:
Táchira, Trujillo, Barinas y en las poblaciones de El Vigía, Santa Barbará del Zulia
y Maracay.

SOVENPFA C.A., está afiliada a la Cámara Nacional de Empresas

Funerarias (CANADEFU) lo cual le acredita a realizar actividades pertinentes al
ramo así como también permitiéndole garantizar la excelencia de los servicios a
nivel nacional e internacional.

Actualmente cuenta con más de 30.000 afiliados titulares y un total

aproximado de más de 240.000 familiares amparados mediante convenios
colectivos suscritos con organismos públicos y empresas privadas sumando a
estos la cartera de clientes particulares afiliados a la misma.

Departamento de Ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de

la existencia del producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios,
aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que desea
vender.
 La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las
actividades en ese renglón. Debido a que durante la instrumentación de los planes
de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar
seguimiento y control continuo a las actividades de ventas.

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Cada vendedor tiene diferente carga de afiliados, que cuenta cada uno con
planes y servicios, la empresa no lleva un sistema automatizado que calcule estos
porcentajes lo cual se realiza de manera manual; provocando perdida de tiempo al
momento de generar los cálculos, llámense comisiones de cada vendedor y
control de los clientes en función a sus planes y servicio, este problema se
presenta en la sede principal de la empresa y en sus diferentes sucursales.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

La Sociedad Venezolana de Protección Familiar (SOVENPFA) al igual que

AMAD servicio medico a domicilio son empresas asociadas que prestan servicios
a sus afiliados por medio de planes denominados, Colectivo de Prevención y
Protección familiar. Donde cada afiliado cuenta con el aseguramiento propio y el
de sus familiares, para el momento del fallecimiento de alguno de estos, o el
requerimiento de algún servicio medico.

La problemática se presenta específicamente en el departamento de

ventas ya que los intermediarios, llámense vendedores salen a la calle ofreciendo
los diferentes planes y servicios con los que cuenta la empresa.

Cada intermediario al vender una afiliación obtiene el 70% de comisión,

mas el 50% de comisión de la primera cuota mensual pagada por el afiliado, luego
sigue cobrando el 10% de comisión de cada cuota pagada mensualmente según
la duración de contrato por afiliación.

El pago de estos porcentajes es llevado manualmente por el administrador

y el contador de la empresa, por el hecho de diferir cada pago por vendedor, ya
que cada uno tiene diferentes cargas de afiliados, llámese cartera de afiliados por
vendedor.

Esta empresa cuenta con varios planes de diferentes precios, esto genera
que los porcentajes cobrados por los vendedores, no sean iguales, ya que todos
los vendedores no tienen la misma cantidad de afiliaciones vendidas.

Es decir, cada vendedor tiene diferente carga de afiliados, que cuenta cada
uno con planes y servicios, la empresa no lleva un sistema automatizado que
calcule estos porcentajes lo cual se realiza de manera manual; provocando
perdida de tiempo al momento de generar los cálculos, llámense comisiones de
cada vendedor y control de los clientes en función a sus planes y servicios.

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema automatizado para el cálculo de comisiones de cada vendedor

y sus clientes en cuanto a planes y servicios en SOVENPFA (SACALL)

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Identificar quienes resultan afectados con el sistema utilizado actualmente

en la empresa
 • Verificar los problemas que genera el uso del sistema manual para el
cálculo de comisiones.
• Comparar el sistema manual utilizado con el automatizado propuesto.
• Demostrar las ventajas del diseño de un sistema automatizado dentro de la
empresa.
• Mejorar el trabajo realizado por el departamento de ventas al diseñar dicho
sistema.
• Cambiar el sistema utilizado para el cálculo e comisiones en SOVENPFA.

ALCANCE QUE TENGA EL SISTEMA:

La investigación que se plantea tendrá una importancia de primer orden, ya

que dotará a la empresa de una herramienta técnica y moderna, de fácil manejo
para la persona responsable de calcular las comisiones correspondientes al
personal que labora en el área de ventas dentro de SOVENPFA, C.A, logrando así
los objetivos de este proyecto.

A su vez este estudio permitirá revisar y/o estudiar las técnicas y novedades
que se utilizan actualmente para así poder estructurar y describir la planificación
del departamento como la de los vendedores, y su respectiva comisión, es así que
se hará el proceso de análisis de las necesidades de este tipo de personal en la
empresa y el desarrollo de un programa que satisfaga esas necesidades en
cuanto al calculo de sus comisiones.

Implicará tener un sistema automatizado que permita tanto a la empresa

como al vendedor facilitar el proceso de pago des las comisiones respectivas.

SOVENFA, C.A. es una empresa venezolana que viene operando

exitosamente desde 1991, se dedica al negocio de proveer servicios funerarios y
de prevención medica como principales productos, generalmente se destaca en
ofrecer a sus afiliados, las opciones más cómodas y rápidas al momento de
requerir el servicio.

LIMITACIONES

Las siguientes limitaciones están dadas en cuanto a la ejecución del trabajo,

como analista del sistema se determino lo siguiente:

Resistencia al cambio: En la vida de una empresa, hay momentos críticos

en que se necesita introducir algún tipo de medida o política nueva debido a algún
cambio en el entrono o al interior de la misma, ya sea en la directiva, en la
tecnología o en la manera de trabajar. Estos momentos representan
incertidumbre, miedo y quizás enojo por la probable falta de control de los que
laboran en la empresa. Esto aplica en SOVENPFA ya que el personal
administrativo se muestra reacio o con poco interés a trabajar con la
recomendación de un nuevo sistema automatizado.

CREACIÓN DE LA PROPUESTA

En el proceso investigativo realizado, se genero un intercambio de

información con trabajadores y directivos de la empresa Sociedad Venezolana de
Protección Familiar (SOVENPFA) se pudo observar que no existe un debido
control en cuanto a los planes y porcentajes cobrados por los vendedores ya que
estos no tienen la misma cantidad de afiliaciones vendidas.

Por este motivo se propone la creación e implementación de un sistema

automatizado en el área de informática, cómo departamento adjunto de
administración y contaduría donde todos los ingresos de cada vendedor, sean
analizados por el sistema y a su vez; procese el total de comisiones
correspondiente a cada vendedor, generando reportes automáticos para luego ser
cobradas por cada uno de ellos puntualmente.

En concreto: diseñar un sistema automatizado para el cálculo de

comisiones de cada vendedor y sus clientes en cuanto a planes y servicios en
SOVENPFA, llamado “MAYHEC”

ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD

El estudio de la factibilidad se baso en la determinación de la infraestructura

tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación del sistema en
cuestión, así como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la
propuesta genera en la empresa. Este análisis permitió determinar las
posibilidades de diseña el sistema en cuestión y su puesta en marcha, los
aspectos tomados en cuenta para este estudio fueron clasificados en tres aéreas,
las cuales se describen a continuación:

FACTIBILIDAD TECNICA:

La factibilidad técnica consistió en realizar una evaluación de la tecnología

existente en la organización, este estudio estuvo destinado a recolectar
información sobre los componentes técnicos que posee la empresa y la posibilidad
de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementación del sistema
propuesto y de ser necesario, los requerimientos tecnológicos que deben de ser
necesarios para el desarrollo y puesta en marcha del sistema.

Evaluando la tecnología existente y tomando en cuenta la configuración

mínima necesaria, la empresa no requiere realizar inversión inicial para la
adquisición de nuevos equipos, ni tampoco para repotenciar los equipos
existentes, ya que los mismos satisfacen los requerimientos establecidos para el
desarrollo y puesta en marcha del sistema, además hay que agregar que estos
componentes se encuentran en el mercado actualmente a unos precios bajos. La
empresa cuenta con todos las aplicaciones que se emplearon para el desarrollo
del sistema.

En el siguiente cuadro se muestra la descripción de los dispositivos

disponibles dentro de la empresa que fueron utilizados para el diseño del sistema.

cantidad descripción
01 SERVIDOR DE SERVICIOS DE INTERNET: motherboard INTEL 440BX
ATX PROCESADOR Pentium III 550 Mhz, 128 MB de RAM; tarjeta de
video,2 discos duros SCSI de 902 Giga, floppy 3 ½, tarjeta de Red
etherneth, monitor SVGA, teclado, mouse, DVD-ROM creative, CD-
Rewritble HP, Tarjeta fax modem.
01 Red Ethernet topológica Estrella.
01 Concentrador de 40 puertos UTP y 1 puerto BNC
03 UPS AVTEK, modelo: BK-PRO 1500
01 Impresora laser canon LBP-MARK III
01 Impresora Epson lx-880 80 columnas

03 Sistema operativo Windows XP Service Pack 2

03 Sistema operativo Windows 7
03 Navegador Internet exploret 1.37 KB, Mozilla Firefox Ink 1.85KB

Como resultado de este estudio técnico se determino que en los actuales

momentos, la empresa cuenta con la, infraestructura tecnológica necesaria para el
desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema propuesto.

FACTIBILIDAD ECONOMICA:

A continuación se presenta un estudio que dio como resultado la factibilidad

económica del diseño del nuevo sistema. Se determinaron los recursos para
desarrollar, implantar y mantener el sistema programado, haciendo evaluación
donde se puso de manifiesto el equilibrio existente entre los costos personales del
sistema y los beneficios que se derivaron de este, lo cual permitió observar de una
manera más precisa las ventajas del sistema propuesto.

Análisis costos-Beneficios

Este análisis permitió hacer una comparación entre la relación costos del
sistema actual, y los costos que tendría el nuevo sistema, conociendo de
antemano los beneficios que la ciencia de la informática ofrece.

Como se menciono anteriormente en el estudio de factibilidad técnica, la

organización contaba con las herramientas necesarias para la puesta en marcha
del sistema, por lo cual lo cual el desarrollo de la propuesta no requirió de una
inversión inicial.

A continuación se presenta un resumen de los costos intrínsecos del

sistema propuesto y una lista de los costos que conlleva implantar el mismo, y los
costos de costo de operaciones. Luego a través de un análisis de valores se
determinaron los beneficios que para el nuevo sistema son monetarios o
cuantificables.

El resumen del análisis costo-beneficios se definieron a través de una

comparación de los costos implícitos, tanto del sistema actual como del propuesto.

COSTOS DEL SISTEMA ACTUAL

Costos generales
 Los gastos generales se encuentran representados o enmarcados por todos
aquellos gastos en accesorios y el material de oficina de uso diario,
Necesario para realizar los procesos, tales como bolígrafos, papel para notas
cintas paras impresoras, marcadores y otros.

Costos materiales de oficina y papelería

Gastos generales Costos Consumo mensual Monto en

Aproximado bolívares anuales
Materiales de 3.0000 2 72.000,0
oficina
Papel para 200000 2 48.000,00
impresora
Cartuchos de 750000 1 90.000.00
respaldo

Costos de personal

En este tipo de gasto incluye los generados por recursos humanos, bajo cuya
responsabilidad directa esta la operación y funcionamiento del sistema. En esta
gasta en el pago de el personal extra para llevar la papelería necesaria para
calcular el pago de comisiones (no dado por la empresa por ser confidencial)

COSTOS DEL SISTEMA PROPUESTO:

El sistema de información automatizado para el seguimiento y control del

desarrollo y puesta en marcha de sistema.
 Los gastos de material de uso diario los cuales se reducen debido a que no
se necesita muchos para resolver y desarrollar el sistema además de esto se toma
los gastos de los programadores, los de analistas, asistentes y operadores.

El sistema automatizado tiene grandes ventajas ya que reduce los gastos

económicos tanto en personal como en papelería.

FACTIBILIDAD DE OPERATIVA

La factibilidad operativa permite predecir si el sistema propuesto se pondrá

en marcha, aprovechando los beneficios que ofrece, a todos los usuarios
involucrados con el mismo, ya sean los que interactúan en forma directa con este,
como los que reciben información producida por el sistema. Por otro parte,
siempre estará supeditado a la capacidad de los empleados encargados de dicha
tarea.

La necesidad y deseo de un cambio en el sistema actual, expresada por los

usuarios y el personal involucrado con el mismo, llevo a la aceptación de un
sistema, que de manera más sencilla y amigable cumpla con todos los
requerimientos, expectativas y proporciona la información en forma oportuna y
confiable. Basándose en entrevistas y conversaciones sostenidas con el personal
involucrado se demostró que estos no representan ninguna oposición al cambio,
por lo que el sistema es factible operacionalmente.

DISEÑO DEL SISTEMA:

 Determinar la base de datos: es la estructuración de la información

de manera organizada, donde son almacenado los datos para luego
ser manipulados por programas especiales.
  Reportes: el sistema de información nos permitirá generar reportes
de los distintos procesos que se generan en SOVENFA.

Entre estos reportes podemos mencionar:

 Reporte pago de los vendedores.

 Reporte de los Afiliados.
 Reporte de los Planes que ofrecen.
 Reporte de los Servicios.

REQUERIMIENTO DE SOFTWARE Y HARDWARE

Los requerimientos que se van a nombrar a continuación del (software y hardware)

son la petición mínima que el analista necesita para realizar el sistema
automatizado para un mejor funcionamiento en SOVENPFA en el cual se
especifica el porcentaje que le correspondan a cada vendedor mensual
Hardware: estos serian los requerimientos mínimos del hardware que se le pide a
una empresa para instalar un sistema automatizado

-Procesador Pentium 166 mhz

-Tarjeta madre
-64 MB de memoria RAM
Disco Duro de 5 GB
-Unidad de Disco 3 ½
-Unidad de CD-ROM
-Tarjeta de RED
-Tarjeta de video
-Monitor SVGA
-Teclado
-Mouse
 -Unidad de Protección

Software: estos serian los sistemas operativos mínimos

-Windows XP y Windows 7
C.I
Nombre de este estudio de requerimientos mínimos se determino que en
Como resultado
los actuales momentos la institución SOVENPFA posee la tecnología necesaria
Nombre para el desarrollo y puesta en funcionamiento el sistema propuesto
Secretaria C.I
Nombre

Superviso Sub-
r gerente

C.I Suministra
Departamento de ventas Informació
n

Nombre C.I
Encargad
o
Técnicos
Suministra Dep. Informática
Numero
Informació
n Trascriptores

Apellido
Nombre
Suministra
n cartelera
VendedoresDE ENTIDAD RELACION
DIAGRAMA de
vendedores

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de contador Sección
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Contabilidad y
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