CHAPTER 5 – PLANNING

Rencana didefinisikan sebagai menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya.
definisi lain: perencanaan mengatasi ketidakpastian dengan merumuskan program tindakan
masa depan untuk mencapai hasil yang ditentukan. ketika Anda membuat rencana, Anda
membuat cetak biru untuk tindakan yang menggambarkan apa yang perlu Anda lakukan untuk
mewujudkan tujuan Anda.

STRATEGI adalah rencana aksi skala besar yang menetapkan arah bagi suatu organisasi. itu
mewakili "tebakan terpelajar" tentang apa yang harus dilakukan dalam jangka panjang untuk
kelangsungan hidup atau kemakmuran organisasi atau bagian-bagian utamanya. contoh strategi
adalah "mencari tahu apa yang diinginkan pelanggan, lalu berikan kepada mereka semudah dan
secepat mungkin"

Manajemen strategis adalah proses yang melibatkan manajer dari semua bagian organisasi
dalam perumusan dan implementasi strategi dan tujuan strategi. Definisi itu tidak berarti bahwa
manajer di atas menentukan ide untuk diikuti oleh orang-orang yang lebih rendah. Memang,
justru karena manajer menengah khususnya adalah orang-orang yang akan diminta untuk
memahami dan menerapkan strategi, mereka juga harus membantu merumuskannya.

Seperti yang akan kita lihat, manajemen strategis adalah proses yang melibatkan manajer dari
semua bagian organisasi — manajer puncak, manajer menengah, dan manajer lini pertama—
dalam perumusan, implementasi dan pelaksanaan strategi dan tujuan strategis untuk
memajukan tujuan organisasi. organisasi. Dengan demikian, perencanaan tidak hanya mencakup
perencanaan strategis (dilakukan oleh manajer puncak) tetapi juga perencanaan taktis (dilakukan
oleh manajer menengah) dan perencanaan operasional (dilakukan oleh manajer lini pertama)

Ada 5 langkah dari Strategic Management process :

1. Tetapkan misi dan visi
2. Tetapkan strategi besar (menggunakan SWOT dan perkiraan)
3. Merumuskan rencana strategis (menggunakan, mis., Kekuatan Porter 5)
4. Melaksanakan rencana strategis
5. Pertahankan kontrol strategis

Mengapa perencanaan & manajemen strategis itu penting

1. Memberikan Arah dan Momentum
Beberapa eksekutif bahkan tidak dapat mengartikulasikan apa strategi mereka. yang lain begitu
sibuk dengan tekanan sehari-hari sehingga organisasi mereka dapat kehilangan momentum.
Perencanaan dan manajemen strategis dapat membantu orang fokus pada masalah, pilihan, dan
peluang kritis mereka. Rencana yang buruk dapat mengirim organisasi ke arah yang salah.
2.Mendorong Ide-Ide Baru. Beberapa orang keberatan bahwa perencanaan dapat
menumbuhkan kekakuan, bahwa itu menciptakan penutup mata yang menghalangi penglihatan
tepi dan mengurangi pemikiran dan tindakan kreatif. Perencanaan strategis dapat membantu
mendorong mereka dengan menekankan pentingnya inovasi dalam mencapai kesuksesan jangka
panjang.
3. Mengembangkan Keunggulan Kompetitif yang Berkelanjutan
Manajemen strategis memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan, adalah
kemampuan organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa lebih efektif daripada pesaingnya,
sehingga mengungguli mereka. Keunggulan kompetitif berkelanjutan terjadi ketika suatu
organisasi mampu mendapatkan dan tetap unggul dalam empat bidang: (1) responsif terhadap
pelanggan (2) dalam berinovasi (3) dalam kesetaraan (4) dalam efektivitas. Teknologi saat ini
telah membuat mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan hampir tidak mungkin di
banyak industri, sehingga keuntungannya mungkin cepat berlalu.

Making plans
1. Mission statement
menentukan misi adalah tanggung jawab manajemen puncak dan dewan direksi.
Terserah mereka untuk merumuskan pernyataan misi, yang mengungkapkan tujuan
organisasi. (jelas, realistis, objektif)
2. Vision Statement
Visi adalah tujuan jangka panjang yang menggambarkan "ingin" menjadi apa sebuah
organisasi. Ini adalah perasaan yang jelas tentang masa depan dan tindakan yang
diperlukan untuk sampai ke sana. (apa yang harus menjadi organisasi, ke mana ia ingin
pergi secara strategis)
3. Strategic planning-by the top management
Dengan menggunakan pernyataan misi dan visi mereka, manajer puncak melakukan
perencanaan strategis - mereka menentukan apa tujuan jangka panjang organisasi harus
selama 1-5 tahun ke depan dengan sumber daya yang mereka harapkan tersedia.
"Perencanaan strategis membutuhkan pemikiran visioner dan terarah," kata seorang
otoritas. Ini harus mengkomunikasikan tidak hanya tujuan umum tentang pertumbuhan
dan keuntungan tetapi juga cara untuk mencapainya. Saat ini karena frekuensi kompetisi
dunia dan teknologi informasi mengubah kondisi pasar, perencanaan strategis
perusahaan mungkin harus dilakukan lebih dekat dengan setiap 1 atau 2 tahun daripada
setiap 5.
4. Tactical planning-by the middle management
 Prioritas dan kebijakan strategis kemudian diteruskan ke manajer menengah, yang harus
melakukan perencanaan taktis - yaitu, mereka menentukan kontribusi apa yang dapat
dilakukan departemen atau unit kerja serupa dengan sumber daya yang diberikan selama
6-24 bulan ke depan.
5. Operational planning-by the first-line management
Manajer menengah kemudian meneruskan rencana-rencana ini kepada manajer lini
pertama untuk melakukan perencanaan operasional - yaitu, mereka menentukan
bagaimana menyelesaikan tugas-tugas spesifik dengan sumber daya yang tersedia dalam
1-52 minggu ke depan.

Tiga Jenis Tujuan: Strategis, Taktis, & Operasional

Tujuan, juga dikenal sebagai tujuan, adalah komitmen khusus untuk mencapai hasil yang terukur
dalam periode waktu tertentu. Seperti halnya perencanaan, tujuan adalah dari tiga jenis yang
sama - strategis, taktis, dan operasional, seperti perencanaan, tujuan disusun dalam hierarki yang
dikenal sebagai rantai sarana-akhir karena dalam rantai manajemen (operasional, taktis,
strategis) kaki tangan. tujuan tingkat rendah adalah cara yang mengarah ke pencapaian tujuan
atau tujuan tingkat tinggi.
1. Sasaran strategis ditetapkan oleh dan untuk manajemen puncak dan fokus pada sasaran untuk
organisasi secara keseluruhan.
2. Tujuan taktis ditetapkan oleh dan untuk manajer menengah dan fokus pada tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
3. Sasaran operasional ditetapkan oleh dan untuk manajer lini pertama dan berkaitan dengan
hal-hal jangka pendek yang terkait dengan pencapaian tujuan taktis. Seperti yang akan kita lihat
nanti di Bagian 5.4, tujuan harus spesifik-SMART, terukur, dapat dicapai, berorientasi pada hasil,
dan dengan tanggal target.

Tipe tipe plans : standing plans and single-use plans

PLAN DESCRIPTION
Standing plan untuk aktivitas yang terjadi berulang kali selama periode waktu
tertentu
 Policy (Kebijakan) tanggapan umum orang buangan terhadap masalah atau situasi yang
ditentukan
 Procedure menguraikan respons terhadap masalah atau keadaan tertentu
 Rule (peraturan) menunjuk tindakan tertentu yang diperlukan
Single-use plan untuk kegiatan yang tidak mungkin diulang di masa depan
 Program meliputi berbagai proyek atau kegiatan
 Project memiliki cakupan dan kompleksitas yang lebih sedikit daripada
program
Standing Plans: Kebijakan, Prosedur, & Aturan
Rencana berdiri adalah rencana yang dikembangkan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali
selama periode waktu tertentu. Plot berdiri terdiri dari kebijakan, prosedur, dan aturan
- Kebijakan adalah rencana berdiri yang menguraikan respons umum terhadap. Masalah atau
situasi yang ditentukan: Contoh: "Tempat kerja ini tidak memaafkan sumpah" Kebijakan ini
adalah pernyataan luas yang memberikan manajer gagasan umum tentang apa yang
diperbolehkan bagi karyawan yang menggunakan bahasa yang buruk, tetapi tidak memberikan
rincian.
- Prosedur (atau prosedur operasi standar) adalah rencana tegakan yang menguraikan respons
terhadap masalah atau keadaan tertentu. Contoh: McDonald's persisnya bagaimana cara
berpakaian hamburger, termasuk urutan penerapan mustard, kecap, dan acar.
- Aturan adalah rencana berdiri yang menunjuk tindakan yang diperlukan. Contoh "Dilarang
merokok di mana saja di dalam gedung" Ini memungkinkan tidak ada ruang untuk penafsiran

Paket Penggunaan Tunggal: Program & Proyek

Rencana penggunaan tunggal adalah rencana yang dikembangkan untuk kegiatan yang tidak
mungkin diulang di masa depan. Rencana tersebut dapat berupa program atau proyek.
- Program adalah rencana sekali pakai yang mencakup berbagai proyek atau kegiatan. Contoh:
AS. Program luar angkasa Guvermient telah memiliki beberapa proyek, termasuk projest
Chellenger, the. Proyek Teleskop Hubble, dan proyek pesawat ulang-alik
-Sebuah proyek adalah rencana sekali pakai dengan cakupan dan kompleksitas yang lebih rendah
daripada sebuah program. Contoh: Proyek pesawat ulang-alik, dalam program luar angkasa
pemerintah, terdiri dari tiga angkutan: Discovery, Endeavour, dan Atlantis.

SMART Goals (Specific, Measureable, Attainable,Results-oriented, and Target)

1. Specific
Sasaran harus dinyatakan secara spesifik dan bukannya kabur. Tujuannya "Sebanyak
mungkin pesawat tiba tepat waktu" terlalu umum. Tujuan yang "Sembilan puluh persen
dari rencana harus tiba dalam 15 menit dari waktu kedatangan yang dijadwalkan" adalah
spesifik.
2. Measureable
Kapan pun memungkinkan, tujuan harus dapat diukur, atau dapat diukur (seperti dalam
"90% pesawat akan tiba dalam 15 menit ..."). Artinya, harus ada cara untuk mengukur
sejauh mana tujuan telah tercapai. Tentu saja, beberapa tujuan - seperti yang berkaitan
dengan peningkatan kualitas - tidak dapat diukur secara tepat. Dalam hal itu, sesuatu
dengan urutan "Tingkatkan kualitas hubungan pelanggan dengan melembagakan 10
panggilan telepon tindak lanjut setiap minggu" akan dilakukan. Anda tentu bisa
menghitung berapa banyak panggilan telepon tindak lanjut yang dilakukan.
 3. Attainable
Tujuan harus menantang, tentu saja, tetapi di atas semua itu harus realistis dan dapat
dicapai. Mungkin yang terbaik adalah menetapkan tujuan yang cukup ambisius sehingga
menantang orang untuk memenuhi standar yang tinggi. Namun, selalu. tujuan harus
dapat dicapai dalam lingkup waktu, peralatan, dan dukungan keuangan yang tersedia.
(Lihat Gambar 5.4.) Jika terlalu mudah (seperti dalam "setengah penerbangan seharusnya
tiba tepat waktu"), tujuan tidak akan mendorong orang untuk melakukan banyak upaya.
Jika tidak mungkin (semua penerbangan harus tiba waktu, terlepas dari cuaca "),
karyawan tidak akan repot-repot mencoba atau mereka akan mencoba dan terus gagal,
yang pada akhirnya akan melukai moral atau mereka akan menipu (Contohnya adalah
tujuan yang tidak realistis) memotong waktu tunggu untuk penunjukan oleh lebih dari
setengahnya di rumah sakit Veteran Affairs, seperti terungkap dalam skandal 2014 di
mana administrator VA ditemukan memiliki angka yang dipalsukan.)
4. Resuled-Oriented (Berorientasi pada hasil)
Hanya beberapa tujuan yang harus dipilih — katakanlah, lima untuk setiap unit kerja. Dan
mereka harus berorientasi pada hasil - mereka harus mendukung visi organisasi. Dalam
menuliskan tujuan, mulailah dengan kata "To" dan ikuti dengan kata kerja berorientasi
aksi-lengkap, "" memperoleh, "" naikkan "(dikurangi dengan 10% waktu untuk mengatur
penumpang di kursi mereka sebelum keberangkatan.) Beberapa kata kerja tidak boleh
digunakan dalam pernyataan tujuan Anda karena mereka menyiratkan kegiatan-taktik
yang digunakan untuk mencapai tujuan (seperti membuat penunggu bagasi menunggu).
Misalnya, Anda harus tidak menggunakan "untuk berkembang," untuk melakukan, "untuk
mengimplementasikan."
5. Target Dates
Tujuan harus menentukan tanggal target atau tanggal tenggat waktu kapan mereka harus
dicapai. Misalnya, tidak realistis mengharapkan maskapai penerbangan untuk
meningkatkan kedatangan tepat waktu sebesar 10% dalam semalam. Namun, Anda dapat
menetapkan tanggal target - 3 hingga 6 bulan ke depan, katakanlah tujuan pencapaian ini.
Itu memberi cukup waktu bagi manajer dan karyawan tingkat rendah untuk mengubah
sistem dan kebiasaan kerja mereka dan memberi mereka kerangka waktu yang jelas di
mana mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Manajemen Berdasarkan Tujuan: Proses Empat Langkah untuk Memotivasi Karyawan

Manajemen berdasarkan tujuan (MBO) adalah proses empat langkah di mana (1) manajer dan
karyawan bersama-sama menetapkan tujuan untuk karyawan, (2) manajer mengembangkan
rencana tindakan, (3) manajer dan karyawan secara berkala meninjau kinerja karyawan, dan (4) )
manajer membuat penilaian kinerja dan memberikan penghargaan kepada karyawan sesuai
dengan hasilnya. Tujuan MBO adalah untuk memotivasi, bukan untuk mengendalikan bawahan
1. Jointly Set Objectives (Bersama-sama menetapkan tujuan)
Anda duduk bersama manajer Anda dan Anda berdua bersama-sama menetapkan tujuan
yang ingin Anda capai. Kemudian Anda melakukan hal yang sama dengan masing-masing
bawahan Anda sendiri. Partisipasi manajer bersama / bawahan penting untuk program.
Mungkin yang terbaik adalah jika tujuan tidak hanya dipaksakan dari atas (Jangan katakan,
"Inilah tujuan yang saya ingin Anda penuhi"). Manajer juga tidak boleh hanya menyetujui
tujuan karyawan (Apa pun yang Anda tuju tidak apa-apa bagi saya "). Penting untuk
melakukan negosiasi bolak-balik agar tujuan tersebut dapat dilaksanakan. Salah satu hasil
dari partisipasi bersama, penelitian menunjukkan, adalah yang mendorong orang untuk
menetapkan tujuan yang lebih sulit - untuk meningkatkan tingkat aspirasi mereka - yang
mungkin memiliki efek positif pada kinerja mereka. Tujuan harus dinyatakan secara
tertulis dan harus SMART. Ada tiga jenis tujuan, yang ditunjukkan pada tabel berikut.

Tiga Jenis Tujuan yang Digunakan dalam MBO

- Improvement Objectives (Tujuan Peningkatan)
Tujuan Mengungkapkan kinerja yang harus dicapai dengan cara tertentu untuk area
tertentu
Contoh "Tingkatkan penjualan alat olahraga sebesar 10%." "Kurangi pembusukan
makanan sebesar 15%."
- Personal Development ObjectivesTujuan Pengembangan Pribadi
Tujuan Mengungkapkan tujuan pribadi yang akan diwujudkan.
Contoh "Hadiri lima hari pelatihan kepemimpinan," "Pelajari dasar-dasar perangkat
lunak Microsoft Office sebelum 1 Juni."
- Maintenance Objectives (Tujuan Pemeliharaan)
Tujuan Mengungkapkan niat untuk mempertahankan kinerja pada level yang
ditetapkan sebelumnya
Contoh "Terus memenuhi peningkatan target penjualan yang ditentukan kuartal
terakhir" "Menghasilkan 60.000 kasus anggur lagi bulan ini"

2. Develop Action Plans (mengembangkan aksi rencana)

Setelah tujuan ditetapkan, manajer di setiap tingkat harus menyiapkan rencana tindakan
untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana aksi dapat disiapkan untuk unit kerja dan unit
kerja, seperti departemen.
3. Periodically Review Performace (Tinjau Kinerja secara berkala)
Anda dan manajer Anda harus sering bertemu secara wajar - baik secara informal sesuai
kebutuhan atau secara formal setiap tiga bulan - untuk meninjau kemajuan, sebagaimana
Anda dan bawahan Anda. Memang, komunikasi sering diperlukan agar setiap orang akan
tahu seberapa baik yang dia lakukan dalam memenuhi tujuan. Selama setiap pertemuan,
 manajer harus memberikan umpan balik kepada karyawan, dan tujuan harus diperbarui
atau direvisi seperlunya untuk mencerminkan kenyataan baru. Jika Anda mengelola bisnis
pengecatan atau lansekap, misalnya, perubahan cuaca, kehilangan kunci untuk
mempertimbangkan kembali tujuan Anda. karyawan, atau penurunan keuangan yang
mempengaruhi pengeluaran pelanggan dapat memaksa Anda mempertimbangkan
kembali tujuan Anda
4. Give Performance Appraisal & Rewards, If Any (Berikan Penilaian Kinerja & Hadiah, Jika
Ada)
Pada akhir 6 atau 12 bulan, Anda dan bawahan Anda harus bertemu untuk membahas
hasil, membandingkan kinerja dengan tujuan awal. Berurusan dengan hasil, bukan
kepribadian, masalah emosional, atau alasan. Karena tujuan MBO adalah untuk
memotivasi karyawan, kinerja yang memenuhi tujuan harus dihargai-dengan pujian,
kenaikan gaji, bonus, promosi, atau manfaat lain yang sesuai. Kegagalan dapat diatasi
dengan mendefinisikan kembali tujuan untuk periode 6- atau 12 bulan ke depan, atau
bahkan dengan mengambil langkah-langkah yang lebih kuat, seperti penurunan pangkat.
Namun, pada dasarnya, MBO dipandang sebagai proses pembelajaran. Setelah langkah 4,
siklus MBO dimulai lagi.

Tujuan Mengurutkan: MBO dari Top Down Agar MBO berhasil, tiga hal berikut harus terjadi.
1. Manajemen Puncak Harus Berkomitmen "Ketika komitmen manajemen puncak (untuk
MBO) tinggi," kata satu ulasan, "keuntungan rata-rata dalam produktivitas adalah 56%.
Ketika komitmen rendah, kenaikan rata-rata dalam produktivitas hanya 6%. "
2. Ini Harus Diterapkan Di Seluruh Organisasi
Program harus diberlakukan di seluruh organisasi. Artinya, itu tidak dapat diterapkan
hanya di beberapa divisi dan departemen; itu harus dilakukan pada mereka semua
3. Tujuan Harus "Cascade". Cascade tu mengalir
MBO bekerja dengan menurunkan tujuan melalui organisasi; yaitu, tujuan disusun dalam
hierarki yang bersatu menjadi lebih spesifik di tingkat bawah organisasi. Manajer puncak
menetapkan tujuan organisasi umum, yang diterjemahkan ke dalam tujuan divisi, yang
diterjemahkan ke dalam tujuan departemen. Hirarki berakhir pada tujuan individu yang
ditetapkan oleh setiap karyawan.
PLANNING OR CONTROL CYCLE

1.Make The Plan 2.Carry out the plan

Two planning steps

4.Control the direction in two 3.Control the

ways direction by:
a. dengan mengoreksi bandingkan hasil
penyimpangan dalam rencana dengan rencana.

Two control steps yang sedang dilakukan

(kembali ke langkah 2), atau
b. dengan meningkatkan
rencana masa depan
(lanjutkan ke langkah 1 untuk
memulai kembali)