Dokument der MAN Truck & Bus AG

Regelung zur Mängelhaftung

Regelung zur
Mängelhaftung

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Stand: 01.09.2015 Version 1.0
 Dokument der MAN Truck & Bus AG

Regelung zur Mängelhaftung

Inhalt

1 Anwendungsbereich und Zweck ...................................................................................................... 3

2 Begriffsbestimmungen ..................................................................................................................... 3
3 Haftung des Lieferanten .................................................................................................................. 4
3.1 Verantwortung für Unterauftragnehmer ........................................................................................ 4
3.2 Mangelfolgeschäden ..................................................................................................................... 4
3.3 Gewährleistungsfrist ..................................................................................................................... 4
3.4 Untersuchungs- und Rügepflichten/Mängelanzeige ..................................................................... 5
4 Kostenbeteiligung des Lieferanten bei Feldbeanstandungen ......................................................... 5
4.1 Berechnung des Regressvolumens – Mangelbeseitigung mit Teiletausch .................................. 5
4.1.1 Bildung einer Stichprobe ........................................................................................................... 5
4.1.2 Durchführung und Dokumentation der Schadteilanalyse (Befundung) .................................... 5
4.1.3 Technischer Faktor (TF) und Regressvolumen ........................................................................ 6
4.1.4 Mangelbeseitigungskosten bei Feldreklamationen ................................................................... 7
4.1.5 Schadteilrückführungen ............................................................................................................ 7
4.1.6 Abrechnungsverfahren - Belastungsvoranzeige (BVA) ............................................................ 7
4.2 Abwicklung von Fällen ohne Teiletausch...................................................................................... 8
4.3 Abwicklung von Fällen fehlerhafter Software................................................................................ 8
5 Kostenbeteiligung des Lieferanten bei 0-km-Beanstandungen ....................................................... 8
5.1 Grundsätze der Abwicklung bei 0-km-Beanstandungen .............................................................. 8
5.2 Zu erstattende Mangelbeseitigungskosten ................................................................................... 8
6 Serienbeanstandungen und Rückrufaktionen aus Gründen der Verkehrssicherheit ...................... 9
7 Kontinuierliche Qualitätsbeobachtung ............................................................................................. 9

Anlagen

I. Anlage 1 -Berechnungsbeispiel Technischer Faktor ..................................................................... 10

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1 Anwendungsbereich und Zweck

Die vorliegende Unterlage regelt vorrangig zu den „Einkaufsbedingungen für Produktionsmaterial und
Ersatzteile für Nutzfahrzeuge“ der MTB die Abwicklung und Abrechnung von Mangelbeseitigungskosten.
Ziel ist es, die Abwicklung von Mängelhaftungsansprüchen zu vereinfachen und dabei die anfallenden
Analyse- und Logistikkosten zu senken. Ansprüche aus Produkthaftungsgesetz, unerlaubter Handlung,
Geschäftsführung ohne Auftrag und/oder Gesamtschuldnerausgleich bleiben hiervon unberührt.
Die „Regelung zur Mängelhaftung“ ist mitgeltende Unterlage zum MTB Dokument
„Qualitätssicherungsvereinbarung Kaufteile & Lieferanten“. Sie ist Teil der Anfrageunterlagen und bildet
damit die Grundlage jedes Angebotes eines Lieferanten. Mit der Angebotsabgabe seitens des Lieferanten
gilt der Inhalt der „Regelung zur Mängelhaftung“ als vereinbart.

2 Begriffsbestimmungen
Soweit nicht anders bestimmt, haben die verwandten Begriffe die nachfolgend bestimmte Bedeutung:

Belastungsvoranzeige (BVA) ist die Mitteilung über im Zusammenhang mit den Liefergegenständen
angefallene, dem Lieferanten zuzurechnende und zu belastende Mangelbeseitigungskosten sowie den
Technischen Faktor (TF).

Feldbeanstandung ist ein Mangel am Fahrzeug und/oder Aggregat, der nach erfolgter Übergabe des
Fahrzeugs und/oder Aggregats an den Kunden auftritt.

Feldschaden-Abwicklungsvereinbarung (FAV) ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen MTB und

dem Lieferanten zur Dokumentation der Lieferantenverantwortung an schadhaften Teilen unter Auflistung
der betroffenen Sachnummern und der jeweiligen Technischen Faktoren (TF).

Konzeptverantwortungsvereinbarung (KVV) ist eine zwischen dem Lieferanten und MTB

geschlossene Vereinbarung, in der die KV-Quote und deren Anwendungsbereich festgelegt werden.

KV-Quote ist der prozentuale Anteil des Lieferanten an einem technischen Entwicklungsumfang eines
Bauteils.

Mangelbeseitigungskosten sind die Kosten, die für die Beseitigung der aufgetretenen Mängel
entstanden und die in Ziffer 4 für Feldbeanstandungen und in Ziffer 5 für 0-km-Beanstandungen näher
beschrieben sind.

Mangelfolgeschaden ist der Schaden, der durch die Lieferung eines mangelhaften Teils eingetreten ist
und durch eine Nacherfüllung nicht beseitigt wird.

Regressvolumen ist die Summe der vom Lieferanten zu tragenden und zu erstattenden
Mangelbeseitigungskosten.

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Rückrufaktion ist eine präventive und/oder reaktive Maßnahme, die von MTB zur Vermeidung und/oder
Beseitigung von Serienbeanstandungen ergriffen wird.

Regressmanager ist innerhalb der Abteilung Qualitätssicherung Kaufteile für die Abwicklung der
Regressierung verantwortlich und für den Lieferanten aus der BVA erkennbar.

Serienbeanstandung ist ein durch MTB und den Lieferanten gemeinsam festgestellter Mangel, der an
allen gelieferten Teilen oder an einem bestimmten Teil der Liefermenge auftritt oder potentiell auftreten
kann.

Der Technische Faktor (TF) ist der Prozentsatz, der den Verursacheranteil des Lieferanten an
aufgetretenen Schadensfällen bestimmt.

0-km-Beanstandung ist ein Mangel an einem gelieferten Teil, der vor Einbau des Teils in ein Fahrzeug
oder Aggregat bzw. vor Übergabe des Fahrzeugs / Aggregats an den Kunden auftritt.

QUKAM ist das MTB interne IT-System für Qualitätsmanagement Kaufteile.

PDC-Länder sind europäische Länder deren Werkstätten an die „Parts Distribution Center (PDC)“
angeschlossen sind.

3 Haftung des Lieferanten

Der Lieferant leistet dafür Gewähr, dass die von ihm gelieferten Teile bei Gefahrübergang frei von
Mängeln sind.

3.1 Verantwortung für Unterauftragnehmer

Der Lieferant ist gemäß Formel Q-konkret für die angelieferte Bauteilqualität sowie die Steuerung der
Unterlieferanten verantwortlich und haftet für Entwicklungsleistungen und Lieferumfänge seiner
Unterlieferanten/-auftragnehmer.

3.2 Mangelfolgeschäden
Der Lieferant haftet auch für Mangelfolgeschäden, die er oder seine Unterauftragnehmer zu vertreten
haben. Für Schäden aus Produktionsunterbrechung, entgangenen Gewinn sowie Imageschäden haftet er
nicht, sofern der Schaden auf leichter Fahrlässigkeit beruht.

3.3 Gewährleistungsfrist
Die Gewährleistungsfrist beträgt 24 Monate.
Die entsprechende Gewährleistungsfrist beginnt
• mit Erstzulassung der Fahrzeuge bei Teilen für die Erstausstattung,
• mit Einbau in ein Fahrzeug/Aggregat bei Ersatzteilen,
• mit Inbetriebnahme bei Einbau in Motoren, die nicht für Straßenfahrzeuge verwendet werden
(Schiffe, Aggregate),

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3.4 Untersuchungs- und Rügepflichten/Mängelanzeige

MTB wird unverzüglich nach Eingang der Lieferung, soweit dies nach ordnungsmäßigem
Geschäftsgange tunlich ist, prüfen, ob diese der bestellten Menge und dem bestellten Typ entspricht, ob
äußerlich erkennbare Transportschäden oder erkennbare sonstige Mängel vorliegen. Entdeckt MTB bei
den vorgenannten Prüfungen einen Schaden oder einen Mangel, wird MTB dies dem Lieferanten
unverzüglich anzeigen. Wird ein Mangel später entdeckt, wird MTB dies ebenfalls unverzüglich anzeigen.

4 Kostenbeteiligung des Lieferanten bei Feldbeanstandungen

Der Lieferant übernimmt gegenüber MTB im Rahmen der Haftung für Feldbeanstandungen die der MTB
oder deren Vertragspartnern entstandenen Mangelbeseitigungskosten in Höhe des Regressvolumens wie
in Kap. 4.1 beschrieben.

4.1 Berechnung des Regressvolumens – Mangelbeseitigung mit Teiletausch

4.1.1 Bildung einer Stichprobe

Zur Reduzierung des Teilerückführungs- und Analyseaufwandes im Mängelhaftungsfall, erfolgt die
Verursachungszuordnung und die damit verbundene Kostenbeteiligung des Lieferanten auf Basis einer
Stichprobe. Diese Stichprobe wird grundsätzlich aus dem Schadteilvolumen des Referenzmarktes
Deutschland gebildet. Die Stichprobengröße richtet sich nach den Erfordernissen der mit dem Lieferanten
abgestimmten Befundung.
Soweit Schadteile aus dem erweiterten Referenzmarkt (PDC-Länder) oder zusätzlichen Märkten in die
Stichprobe einbezogen werden sollen, ist dies im Einzelfall gesondert zu vereinbaren.

4.1.2 Durchführung und Dokumentation der Schadteilanalyse (Befundung)

Die Vorgehensweise zur Schadteilanalyse, insbesondere welche Partei die Befundung durchführt, wird in
Absprache zwischen MTB und dem Lieferanten festgelegt. In der Regel wird die Befundung zunächst
durch den Lieferanten allein durchgeführt. Die Analyseergebnisse gelten als vorläufig bis sie von MTB
und dem Lieferanten gemeinsam bestätigt werden.
Sofern der Lieferant allein befundet, führt er diese Befundung entsprechend VDA-Leitfaden
„Schadteilanalyse Feld“ durch. Liegt spätestens 20 Arbeitstage nach Eingang der Beanstandung und der
Teile beim Lieferant kein abschließendes Befundungsergebnis vor, gelten die Beanstandungen an den
betroffenen Teilen als vom Lieferanten verursachte Mängel. In begründeten Fällen wird diese Frist
schriftlich verlängert.
Der Lieferant und MTB vereinbaren, dass eine Statusrückmeldung über einen VDA konform ausgefüllten
8D-Report erfolgt. Soweit MTB dies wünscht, erfolgt die Rückmeldung in Form eines QUKAM-Reports
(Import-Datei).
Beim Lieferanten vorhandene Schadteile sind nach Freigabe durch MTB – frühestens nach 90 Tagen –
ordnungsgemäß nach den länderspezifischen Regelungen (in Deutschland gemäß Kreislaufwirtschafts-
und Abfallgesetz) durch den Lieferant selbst oder durch vom Lieferanten beauftragte
Entsorgungsfachbetriebe zu entsorgen. Soweit der Lieferant Teile als schadhaft anerkannt hat, gehen
diese in sein Eigentum über. Für eine Entsorgung dieser Teile bedarf es keiner Freigabe durch MTB.

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Der Lieferant trägt in Wahrnehmung seiner gesetzlichen Feldbeobachtungspflicht seine im

Zusammenhang mit der Schadteilanalyse anfallenden Kosten selbst.

4.1.3 Technischer Faktor (TF) und Regressvolumen

Auf Grundlage der in der Stichprobe enthaltenen Schadteile und den Ergebnissen der Befundung wird
der TF als prozentualer Anteil der vom Lieferanten zu verantwortenden Schadteile im Verhältnis zur
Gesamtzahl der in der Stichprobe enthaltenen Schadteile errechnet.

Summe der aus der Stichprobe vom Lieferanten zu verantwortenden Schadteile

TF = ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 %
Summe der Schadteile der Stichprobe

Bei der Bestimmung der vom Lieferanten zur verantwortenden Schadteile werden die nachstehenden
jeweiligen Verantwortungsgrade berücksichtigt:
• Prozessfehler Lieferant: 100% Lieferant
• Kein Fehler feststellbar (NTF) 50% Lieferant, 50% MTB
• Prozessfehler MTB: 100% MTB
• Konzeptfehler entsprechend der vereinbarten KV-Quote

Mittels TF wird das vom Lieferanten zu tragende Regressvolumen aus allen Ausfällen/Schäden bezogen
auf das jeweilige Lieferteil berechnet (Berechnungsbeispiel siehe Anhang A):
Regressvolumen = TF x weltweit angefallene Mangelbeseitigungskosten
Der TF wird für jedes Teil/Teilefamilie/Baugruppe in einer FAV für einen bestimmten Zeitraum festgelegt.
Eine Neufestlegung des TF kann erfolgen, wenn eine der Parteien Einspruch gegen eine bestehende
FAV erhebt. Der Geltungszeitraum der neuen FAV wird von den Parteien in der FAV geregelt.
Bei Bauteil-Neuanläufen (neue Sachnummer oder Indexerhöhung), Produktionsverlagerungen,
Produktänderung und/oder Prozessänderung sowie sonstigen Teilen ohne vereinbarten TF beträgt der
TF (ohne Abschluss einer FAV) 100 % bis ein TF vereinbart ist. Der Mindestfaktor beträgt 1 %.
Bei Gleichteilen, die von anderen Gesellschaften des Volkswagen-Konzerns verwendet werden, legt die
ersteinsetzende oder freigebende Qualitätssicherung den TF gemeinsam mit dem Lieferanten fest. Die
Gesellschaften können diesen TF übernehmen oder einen eigenen ermitteln.
Nachdem MTB den TF durch die zuständige Qualitätssicherung bestätigt hat, wird der festgesetzte TF
mittels Formblatt der Regressabteilung mitgeteilt.
Die Analyse nach VDA sollte zu einer eindeutigen Verursacherzuordnung führen. Bei Bauteilen, an denen
keine eindeutige Zuordnung der Ausfallursache möglich ist, wird gemeinsam entschieden, ob ein NTF-
Prozess gemäß VDA-Band Schadteilanalyse Feld durchgeführt werden muss. Bei Start eines NTF-
Prozesses wird im Rahmen einer kundenorientierten Qualitätsverantwortung bis zur endgültigen
Ursachenklärung durch weitergehende Untersuchungen die Verantwortlichkeit zu gleichen Teilen
zwischen MTB und den Lieferanten geteilt.

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4.1.4 Mangelbeseitigungskosten bei Feldreklamationen

Mangelbeseitigungskosten sind wie folgt zu ersetzen:

Kostenart Höhe

Material Serien-A-Preis (MTB Einkaufspreis netto)

Nebenkosten 100% des Serien-A-Preises
Mit den Nebenkosten sind alle zum Ersatzteil anfallenden Logistik- und
Handlingskosten abgegolten.
Aus- und Einbau Mittelwert des angefallenen Zeitaufwandes, gebildet aus allen im relevanten
Abrechnungszeitraum aufgetretenen Ausfällen des betreffenden Bauteils x
aktuellem Stundenverrechnungssatz der ausführenden Stelle.
Die Stundenverrechnungssätze werden jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres
überprüft und ggf. angepasst.

4.1.5 Schadteilrückführungen
Schadteilrücklieferungen sind nur soweit möglich, wie die entsprechenden Teile noch in den Werkstätten
vorhanden sind. In allen übrigen Fällen erhält der Lieferant die ab Anforderung anfallenden Schadteile.
Die Kosten der Schadteilrückführung trägt der Lieferant in Wahrnehmung seiner gesetzlichen
Feldbeobachtungspflicht.

4.1.6 Abrechnungsverfahren - Belastungsvoranzeige (BVA)

Der Lieferanten erhält mindestens zwei Mal jährlich eine Mitteilung über im Zusammenhang mit seinen
Liefergegenständen angefallenen und ihm zuzurechnenden und zu belastenden
Mangelbeseitigungskosten. MTB und der Lieferant können im Einzelfall vereinbaren, dass die BVA
häufiger versandt wird.
Basis der BVA sind die im relevanten Zeitraum angefallenen Gesamtkosten der weltweit aufgetretenen
und vergüteten Gewährleistungsfälle bezogenen auf den jeweiligen Liefergegenstand.
Nach Zugang der BVA kann der Lieferant innerhalb von vier Wochen schriftlich der BVA widersprechen.
Sollte innerhalb der Frist kein Widerspruch beim in der BVA genannten Bearbeiter der MTB eingehen, gilt
der Inhalt der BVA als vom Lieferanten vollumfänglich anerkannt.
Bei Eingang eines fristgerechten Widerspruches erfolgt unabhängig vom vorliegenden Widerspruch und
der laufenden Abstimmung eines Technischen Faktors zunächst die Belastung des Lieferanten mit den
Mangelbeseitigungskosten gemäß BVA. Nach Abschluss der Verhandlungen und der FAV erfolgt auf
Basis des festgelegten Technischen Faktors eine Rückrechnung/-belastung auf den Zeitpunkt des
Eingangs des Widerspruchs. Der Lieferant erhält ein Schreiben mit folgenden Angaben: Lieferanten- und
FAV-Nr., Datum des Widerspruchs sowie dem Monatslauf, ab dem der vereinbarte TF im Rahmen der
Regressierung berücksichtigt wird.
Widersprüche und Fragen zur BVA sind schriftlich unter Angabe der BVA- und Lieferanten-Nr., der
betroffenen Sachnummer(n) und des Technischen Faktors an den ausstellenden Bearbeiter zu richten.
Die Kontaktdaten des Bearbeiters sind in der BVA angegeben. Widersprüche sind detailliert und
nachvollziehbar zu begründen. Beide Parteien sind anschließend zur zeitnahen Klärung des
Widerspruchs verpflichtet.

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4.2 Abwicklung von Fällen ohne Teiletausch

Bei dem Lieferanten zuzurechnenden Mängeln, zu deren Behebung kein Teiletausch erforderlich ist (z.B.
Einstellarbeiten), sind für die Beseitigung des Mangels und die zum Zwecke der Nacherfüllung
angefallenen Aufwendungen vom Lieferanten zu tragen.

4.3 Abwicklung von Fällen fehlerhafter Software

Im Falle eines vom Lieferanten zu vertretenden Mangels in einer von ihm oder über ihn gelieferten
Software werden die Kosten gleich behandelt wie im Falle eines Sachmangels ohne Teiletausch.

5 Kostenbeteiligung des Lieferanten bei 0-km-Beanstandungen

5.1 Grundsätze der Abwicklung bei 0-km-Beanstandungen

Der Lieferant erhält eine Mängelrüge sowie das beanstandete Teil. Dem Lieferanten werden zunächst die
angefallenen Mangelbeseitigungskosten für 0-km-Beanstandungen belastet. Der Lieferant hat eine
Befundung gemäß VDA Band Schadteilanalyse durchzuführen und das Befundergebnis fristgerecht
zurückzumelden. Die abgestimmten Ergebnisse der technischen Analyse werden vom Lieferant und MTB
gemeinsam getragen. Entsprechend erfolgt ggf. eine Korrektur der Belastung.
Die Kosten für Analysen an Schadteilen, die zur Mangelerforschung dienen, sind vom Lieferanten zu
tragen, wenn dieser als Verursacher ermittelt wurde.

5.2 Zu erstattende Mangelbeseitigungskosten

Erforderliche Sortier- und Nacharbeitsaktionen werden in der Regel durch den Lieferanten oder durch
eine mit MTB abgestimmte und vom Lieferanten beauftragte Sortierfirma durchgeführt. Unvermeidbare
Sofortmaßnahmen zur Aufrechterhaltung der Produktion können durch MTB zu Lasten des Lieferanten
vorgenommen werden. Der Lieferant wird hierüber sobald als möglich informiert.
Des Weiteren sind die folgenden Kosten durch den Lieferanten zu ersetzen:

Kostenart Höhe

Material Serien-A-Preis des jeweiligen Teils zum Zeitpunkt des

Aus- und Einbaukosten soweit Mangel
erst nach Einbau festgestellt.
Steuerungs- und Handlingskosten
Tausches
angefallener Zeitaufwand (AW) x aktuellem
Stundenverrechnungssatz der ausführenden Stelle
Die Stundenverrechnungssätze werden jeweils zu Beginn
eines Kalenderjahres überprüft und ggf. angepasst.
nach dem aktuellen Stundenverrechnungssatz der
leistungserbringenden Kostenstellen x angefallenem
Zeitaufwand

Transport-, Verpackungs- und nach tatsächlichem Aufwand für Ersatzlieferungen und

Frachtkosten (in besonders Rücksendungen
begründeten Fällen auch
Luftfrachtkosten)

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6 Serienbeanstandungen und Rückrufaktionen aus Gründen der

Verkehrssicherheit
Die Kostentragung für Rückrufaktionen aus Gründen der Verkehrssicherheit sowie im Falle von
Serienbeanstandungen wird jeweils individuell mit dem Lieferanten vereinbart und ist nicht Gegenstand
dieser Norm. Es wird eine gesonderte FAV geschlossen.
Sobald MTB von einer Serienbeanstandung ausgeht, die auf einen Mangel an den durch den Lieferanten
gelieferten Teilen zurückzuführen ist, wird MTB den Lieferanten hierüber möglichst unverzüglich und
umfassend informieren.

7 Kontinuierliche Qualitätsbeobachtung
Unabhängig von diesem Verfahren ist der Lieferant verpflichtet, aktiv am Fehlerabstellprozess
mitzuwirken, um dem Ziel der Umsetzung der Null-Fehlerstrategie zu entsprechen (gemäß VDA Band
„Schadteilanalyse Feld“). Jedem Lieferanten muss daher bekannt sein, wie sich seine Produkte in der
Nutzungsphase verhalten. Der Lieferant muss nachweisen können, welche Aktivitäten seinerseits
unternommen werden, um Informationen über die Qualität der Produkte während der Nutzungsphase zu
erhalten. Um die Produktbeobachtung für den Lieferanten zu ermöglichen, wird über die bestehenden Q-
Gespräche hinaus eine Kaufteileschreibungsliste (KTL) zur Verfügung gestellt. Auf Basis dieser
Unterlagen, sind Feldbeobachtungen / Statistiken zu erstellen und daraus Prognosen zur
Ausfallwahrscheinlichkeit abzuleiten.

Mitgeltende Dokumente
Einkaufsbedingungen Einkaufsbedingungen für Produktionsmaterial und Ersatzteile für
Nutzfahrzeuge
VDA Band Vermarktung und Kundenbetreuung – Schadteilanalyse Feld

Änderungen
Gegenüber der Werknorm Erstausgabe mit stellenweise gekürztem und aktualisiertem Inhalt in
MAN 239-5:04-2014 Anlehnung an Formel Q sowie deren mitgeltende Unterlagen.

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I. Anlage 1 - Berechnungsbeispiel Technischer Faktor

Beispiel:
83 Teile werden als Stichprobe aus dem Feld analysiert.
Mangelbeseitigungskosten insgesamt 100.000 €.

Schadens- Verantwortung Gemeinsame Analyse von

quelle des Lieferanten Feldschadensteilen

Prozess 13%
100% X = 13%
Lieferant (11 Teile)

Trouble not 4%
50% X = 2%
Found (3 Teile)

Prozess 53%
0% X = 0%
MTB (44 Teile)

70% 30%
Konzept X = 21%
lt. KVV (25 Teile)

100%
Summe 36%
(83 Teile)

Resultierender
Technischer Faktor (TF)

Die Belastung des Lieferanten entspricht der Summe der angefallenen

Mangelbeseitungungskosten multipliziert mit dem Technischen Faktor.

Regressvolumen = 100.000 € * 0,36 = 36.000 €

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