Anda di halaman 1dari 11

Assignment

1901788461-Syarifudin Zuhri

Dosen :
D5727 – Dr. Eng. Nico Surantha, ST., MT.

Session 03
To be Submitted Week 02

ISYS-8032 – IT Project Management


Individual Assignment 1
Session 3

1. Proyek adalah sebuah kegiatan sementara yang menghasilkan produk, jasa, ataupun output
yang unik.
a. Jelaskan yang dimaksud dengan project management
b. Jelaskan kriteria proyek yang sukses.
c. Jelaskan strategi apa yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering
sukses dalam menyelesaikan proyek.

Jawaban 1 :

a. Jelaskan yang dimaksud dengan project management


PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sebagaimana yang didefinisikan
oleh Project Management Institute mendefinisikan “Manajemen proyek adalah aplikasi
atau implementasi dari pengetahuan, ketrampilan, perangkat dan teknik pada suatu
aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek”.

PRINCE2 mendefinisikan “Manajemen proyek merupakan perencanaan, pemantauan


dan pengontrolan terhadap semua aspek yang terdapat dalam sebuah proyek, serta
motivasi yang ada didalamnya untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya,
kualitas dan performansi yang telah ditentukan”.

DIN 69901 (Deutsches Intitut fur Normung – German Organization for Standardization)
mendefiniskan “Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan/pekerjaan,
teknik serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek”.
Manajemen Proyek dapat juga diartikan sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan
memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material
dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan, yaitu : lingkup, mutu, jadwal, biaya dan memenuhi keinginan para
stakeholder.

Pada prinsipnya manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, ketrampilan, ‘tools


and techniques’ pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek
terpenuhi. Proses-proses manajemen proyek dikelompokan dalam 5 kelompok, yaitu :
 Proses inisiasi
 Proses perencanaan
 Proses pelaksanaan

ISYS-8032 – IT Project Management


 Proses pengontrolan
 Proses penutupan

Dalam melakukan manajemen proyek, hal-hal yang dilakukan antara lain:


 Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan yang diperlukan.
 Mengarahkan berbagai keinginan, perhatian, dan harapan dari para pemnagku
kepentingan yang melakukan perencanaan dan pelaksanaan proyek.
 Me-manage para pemangku kepentingan untuk melakukan meeting membahas
kebutuhan proyek dan menciptakan proyek yang sesuai dengan yang diharapkan.
 Menyeimbangkan batasan-batasan dalam proyek, seperti cakupan, kualitas,
penjadwalan, dana, sumber daya dan resiko.

Dalam hubungan antara faktor-faktor tersebut, jika ada satu faktor berubah, maka
minimal ada satu faktor lain yang akan terpengaruh.Contoh, jika jadwal dipadatkan,
maka dana harus ditingkatkan untuk menambah sumber daya untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan waktu yang singkat. Jika dana mustahil untuk ditambahkan maka
cakupan ataupun kualitas yang telah ditargetkan sebelumnya bisa saja berkurang.

Berkaitan dengan adanya potensi terjadinya perubahan, pengembangan perencanaaan


manajemen proyek merupakan proses iteratif (berulang-ulang) dan secara progresif
dielaborasikan melalui siklus hidup proyek. Elaborasi yang progresif bisa membuat tim
manajemen proyek bisa menentukan pekerjaan dan me-manage pekerjaan tersebut
menuju level detail yang lebih tinggi sesuai dengan proyek yang telah dikembangkan.

b. Jelaskan kriteria proyek yang sukses


Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge), definisi proyek adalah
“suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa
yang unik”.
 Sementara berarti : setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang
tertentu
 Unik berarti : produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau
jasa sejenis lainnya, tidak ada dua proyek yang 100% sama.
Dengan kata lain, setiap proyek harus memiliki awal (start) dan akhir (finish) yang jelas,
memiliki sekumpulan aktivitas yang berurutan di antara dua kejadian tersebut, serta
memiliki suatu sasaran tertentu.

Proyek memiliki ciri-ciri :


 Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhr atau hasil
kerja akhir.
 Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan jumlah
biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan.

ISYS-8032 – IT Project Management


 Bersifat sementara, dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan
(yaitu dengan selesainya tugas). Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
 Non-rutin, tidak berulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang
proyek berlangsung.

Setiap proyek di batasi 3 atribut utama yang dikenal dengan nama triple constraint,
yakni :
 cakupan (area) : pekerjaan apa yang harus dilakukan sebagai bagian dari
proyek? Apakah hasil (produk, layanan, hasil) seperti yang diharapkan oleh
customer atau sponsor? Dan bagaimana caranya cakupan ini di uji
 waktu : berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut?
Bagaimana dengan jadwal proyek? Bagaimana tim mengukur kinerja terhadap
jadwal actual? Siapa yang boleh menyetujui perubahan jadwal?
 Biaya : berapa biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek? Seberapa
besar budget dari proyek tersebut? Bagaimana biaya bisa ditelusuri? Siapa yang
boleh menyetujui perubahan biaya dari proyek tersebut

Keberhasilan suatu proyek diukur berdasarkan cakupan, ketepatan waktu, pemenuhan


anggaran, kualitas dan derajat tingkat kepuasan stakeholder/customer terhadap
produk/jasa yang dihasilkan dari proyek tersebut.

Selain itu, keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada saat menentukan pilihan
metodologi manajemen proyek yang baik. pemilihan metodologi ini dilakukan pada saat
awal sebelum proyek dimulai. Secara garis besar ada 4 hal penting yang mempengaruhi
keberhasilan suatu proyek, yaitu :
 Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project.
 Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran
proyek, kualitas proyek dan resiko di dalam suatu proyek.
 Mengintegrasikan.memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek
untuk tujuan peningkatan produktivitas, kinerja tim dan komunikasi.
 Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang
peranan penting keberhasilan suatu proyek.

Menurut hasil study yang dilakukan oleh CHAOS pada tahun 2001, faktor-faktor yang
berkontribusi paling besar bagi keberhasilan proyek TI :
1. User involvement (keterlibatan user)
2. Executive support (dukungan eksekutif)
3. Clear business objectives (tujuan bisnis yang jelas)
4. Emotional maturity (kematangan emosi)
5. Optimizing scope (mengoptimalkan ruang lingkup)
6. Agile process (proses yang tangkas/cepat-tanggap)
7. Project management expertise (keahlian manajemen proyek)

ISYS-8032 – IT Project Management


8. Skilled resources (sumber daya yang terampil)
9. Execution (eksekusi)
10. Tools and infrastructure (alat dan infrasturkur)

Sedangkan menurut laporan pemerintah AS 2011 menyebutkan tiga alasan utama


mengapa teknologi federal proyek berhasil:
1. Adequate funding (Pendanaan yang memadai)
2. Staff expertise (Keahlian staf)
3. Engagement from all stakeholders (Keterlibatan dari semua stakeholder)

c. Jelaskan strategi apa yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering
sukses dalam menyelesaikan proyek
Dtrategi yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering sukses dalam
menyelesaikan proyek, yaitu :
1. Use an integrated toolbox. Companies that consistently succeed in managing projects
clearly define what needs to be done in a project, by whom, when, and how. They use
an integrated toolbox, including project management tools, methods, and techniques.
They carefully select tools, align them with project and business goals, link them to
metrics, and provide them to project managers to deliver positive results.
“Perusahaan yang secara konsisten berhasil dalam mengelola proyek dengan jelas
menentukan apa yang perlu dilakukan dalam suatu proyek, oleh siapa, kapan, dan
bagaimana. Mereka menggunakan integrated toolbox, termasuk alat manajemen
proyek, metode, dan teknik. Mereka dengan cermat memilih alat, menyelaraskannya
dengan tujuan proyek dan bisnis, menghubungkannya dengan metrik, dan
memberikannya kepada manajer proyek untuk memberikan hasil positif”

2. Grow project leaders. The winners know that strong project managers—referred to as
project leaders—are crucial to project success. They also know that a good project
leader needs to be a business leader as well, with strong interpersonal and intrapersonal
skills. Companies that excel in project management often grow or develop their project
leaders internally, providing them with career opportunities, training, and mentoring.
“Para pemenang mengetahui bahwa manajer proyek yang kuat - disebut sebagai
pemimpin proyek - sangat penting untuk keberhasilan proyek. Mereka juga tahu bahwa
pemimpin proyek yang baik perlu menjadi pemimpin bisnis juga, dengan keterampilan
interpersonal dan intrapersonal yang kuat. Perusahaan yang unggul dalam
manajemen proyek sering menumbuhkan atau mengembangkan pemimpin proyek
mereka secara internal, memberi mereka peluang karir, pelatihan, dan bimbingan”

3. Develop a streamlined project delivery process. Winning companies have examined


every step in the project delivery process, analyzed fluctuations in workloads, searched
for ways to reduce variation, and eliminated bottlenecks to create a repeatable delivery
process. All projects go through clear stages and clearly define key milestones. All

ISYS-8032 – IT Project Management


project leaders use a shared road map, focusing on key business aspects of their projects
while integrating goals across all parts of the organization.
“Perusahaan yang menang telah memeriksa setiap langkah dalam proses pengiriman
proyek, menganalisis fluktuasi beban kerja, mencari cara untuk mengurangi variasi,
dan menghilangkan hambatan untuk menciptakan proses pengiriman yang berulang.
Semua proyek melewati tahapan yang jelas dan dengan jelas mendefinisikan tonggak
penting. Semua pemimpin proyek menggunakan peta jalan bersama, dengan fokus
pada aspek bisnis utama dari proyek mereka sambil mengintegrasikan tujuan di semua
bagian organisasi”

4. Measure project health using metrics. Companies that excel in project delivery use
performance metrics to quantify progress. They focus on a handful of important
measurements and apply them to all projects. Metrics often include customer
satisfaction, return on investment, and percentage of schedule buffer consumed.
“Perusahaan yang unggul dalam pengiriman proyek menggunakan metrik kinerja
untuk mengukur kemajuan. Mereka fokus pada beberapa pengukuran penting dan
menerapkannya pada semua proyek. Metrik sering mencakup kepuasan pelanggan,
laba atas investasi, dan persentase buffer jadwal yang dikonsumsi”

2. Ada 3 klasifikasi umum dari struktur organisasi, yaitu struktur fungsional, project, dan
matrix. Jelaskan karakteristik dari masing-masing jenis struktur organisasi tersebut di atas.
Menurut anda, struktur mana yang paling cocok untuk diterapkan di divisi anda di tempat
kerja saat ini? Jelaskan alasannya.

Jawaban 2 :

Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional umum ditemui pada perusahaan-perusahaan yang memproduksi suatu


barang. Pada functional organization, semakin besar organisasi, semakin dalam pula hirarkinya
dan semakin terspesialisasi pekerjaannya. Semua orang melapor kepada hirarki diatasnya,
seterusnya hingga mencapai puncak hirarki (CEO).

ISYS-8032 – IT Project Management


Keuntungan dari Functional Organization adalah kesederhanaan dalam komunikasi dan efisiensi
proses yang berulang. Kerugiannya bila menghadapi sebuah proyek antar divisi, pergerakan dari
tiap anggota tim akan terbatasi oleh sekat-sekat divisi dan manajer proyek dapat merangkap
menjadi manajer salah satu divisi yang mengakibatkan keputusannya terpengaruh kedudukannya
pada divisi. Kerugian lain dari sistem ini adalah komunikasi menjadi sangat terbatas (umumnya
top down) dan kreativitas terbatasi oleh rangkaian persetujuan birokratis.

Organisasi Proyek

Organisasi proyek seperti ini berfokus hanya saja proyek daripada fungsionalitas. Contoh tipe
organisasi ini ada pada beberapa kelompok konsultan freelancer yang bekerja secara lepas tetapi
memiliki seorang koordinator. Manajer proyek memiliki kuasa yang besar selama sebuah proyek
berlangsung.

Keuntungan dari tipe organisasi ini adalah kemudahan untuk memasukkan seorang konsultan luar,
efisiensi dalam mengerjakan proyek, kemudahan untuk membagikan sumber daya antar proyek,
fleksibilitas dan independensi yang besar dari tiap karyawannya.

Kekurangan yang dapat muncul adalah setiap karyawan harus cukup memiliki motivasi,
bertanggung jawab, dan terbiasa untuk mengambil inisiatif. Struktur ini tidak terlalu cocok bila
perusahaan memiliki banyak aspek administrasi atau operasi.

Organisasi Matrix

ISYS-8032 – IT Project Management


Organisasi Matrix merupakan peleburan dari kedua tipe organisasi diatas. Organisasi Matrix
mencari keseimbangan antara operasional/administrasi dan proyek. Contohnya adalah seorang
manajer proyek yang ingin mengerjakan proyek inventory. Tim proyek akan terdiri dari bagian
purchasing dan finance.

Organisasi Matrix mempunyai tiga buah sub Organisasi berdasarkan kekuatan manajer proyek dan
manajer fungsional.

Keuntungan yang diberikan tipe organisasi matrix adalah pemanfaatan sumber daya manusia yang
efisien, anggota tim mempunyai pekerjaan operasional tetap setelah proyek selesai, sharing
pengetahuan antar divisi yang lebih baik dari pada tipe fungsional, dan adanya keterlibatan
stakeholder yang kuat.

Kekurangan yang dapat muncul adalah dengan adanya dua buah atasan, karyawan bawah harus
melapor pada dua atasan dan hal ini dapat membingungkan. Atasan-atasan dapat memperebutkan
karyawan sehingga membingungkan mereka dalam membuat prioritas kerja dan memahami
perannya. Prosedur komunikasi dan pemanfaatan sumber daya harus ada dan jelas untuk
menghindari kekacauan ini.

Yang paing cocok dengan tempat saya berkerja saat ini adalah struktur organisasi fungsional,
karena ada banyak departemen yang operasi seperti di bagian keunagan, pemasaran, IT, dan lain-
lainya. Selain itu dengan menggunakan struktur ini perkerjaan dapat dengan mudah dikerjakan
karena perkerjaan tersebut dikerjakan langsung oleh orang atau kelompok yang memiiki
kemampuan di bidang tersebut dan perkerjaan menjadi lebih fokus sesuai funsionalnya.

3. Andaikan anda ditunjuk sebagai seorang manajer proyek pada suatu proyek IT untuk
pengembangan system e-Voting berbasis mobile application yang dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk mempercepat proses pemungutan suara dalam pilkada serentak di Indonesia,
maka buatlah hal-hal berikut agar dapat digunakan untuk menyakinkan pemangku
kepentingan:
a. Buatlah MOV (measurabel organization Value) dari berbagai dampak yang
ditimbulkannya yang terukur dengan timeframe yang pasti
b. Identifikasi benefit project ini baik yang tangible ataupun yang intangibel yang dapat
direpresentasikan dengan satuan rupiah.

Jawaban 3 :

Measurable Organizational Value atau yang disingkat dengan MOV adalah istilah yang
diperkenalkan oleh Jack Marchewka sebagai alternatif tools untuk melakukan Evaluasi terhadap

ISYS-8032 – IT Project Management


nilai dari investasi yang dikenal selama ini dengan sebutan ROI. Marchewka mendefinisikan MOV
ini sebagai tujuan keseluruhan proyek dan sebagai ukuran kesuksesan. Jadi MOV secara implisit
menyatakan sebuah proyek harus dapat diukur, memberikan nilai bagi organisasi, sudah disepakati
dan dapat diverifikasi.

Syarat MOV haruslah: dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dapat diverifikasi.
Proses untuk menyusun MOV:

a. Identifikasi area pengaruh yang diinginkan (Strategic, Customer, Financial, Operational,


Social)
b. Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi (Better, Faster, Cheaper, Do more
(growth)
c. Menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau berkurang (dalam
satuan uang, persentase, atau angka numerik)
d. Menentukan target waktu untuk mencapai MOV
e. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder dengan menjelaskan keuntungan
yang akan didapatkan dari proyek ini
f. Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas

Contoh: Perusahaan pengolah batu bata dan mortar ingin mengembangkan dan
mengimplementasikan aplikasi e-commerce B2C untuk memperluas operasi batu bata dan mortir
saat ini. Perusahaan ini menganggarkan biaya sebesar Rp. 19,000,000,- (hanya untuk Sistem
Informasi) yang pengerjaannya dilakukan oleh “Pengembang Software” sebagai “out-sourcing”
(tenaga lepas) sedangkan pembayaran personil dari Pengembang Software diserahkan sepenuhnya
kepada Manajer Proyek. Sehingga estimasi anggaran secara keseluruhan adalah Rp. 29,000,000,-

Adapun proses penyusunan MOV aplikasi e-commerce B2C adalah sebagai berikut

a. B2C Proyek Manager bertemu dengan sponsor B2C untuk menentukan bagaimana ide
untuk proyek muncul, dan untuk memahami bagaimana dan mengapa keputusan dibuat
oleh organisasi sponsor (menentukan bagaimana memperluas strategis & finansial - serta
operasi b & m).
Potensial Area Dampak yang diharapkan
Strategic  penetrasi pasar baru
 transformasi ketentuan persaingan dalam pasar
 meningkatkan pangsa pasar
Customer  pelanggan memiliki lebih banyak pilihan produk atau
layanan
 pelanggan menerima produk atau layanan yang lebih baik
 proses transaksi lebih efisien atau efektif

ISYS-8032 – IT Project Management


Financial  peningkatan laba
 peningkatan margin
Operational  biaya lebih rendah karena operasi yang efisien
 peningkatan efektivitas operasional
 peningkatan rantai pasokan (supply chain)
Social  pendidikan
 kesehatan
 lingkungan keamanan

b. Aplikasi e-commerce B2C - memungkinkan perusahaan untuk memperluas operasinya saat


ini. Peningkatan layanan pelanggan dan operasi akan berada pada kondisi yang lebih baik,
lebih cepat, dan lebih murah. Kondisi ini adalah kondisi yang diinginkan oleh perusahaan.
c. Pihak Sponsor B2C telah menetapkan metrik menjadi 20% laba atas investasi dan 500
pelanggan baru.
d. Pihak Sponsor B2C telah menetapkan metrik menjadi pengembalian investasi 20% dan
500 pelanggan baru dalam tahun pertama. Pengembalian 25% dan 1000 pelanggan baru
tahun kedua, 30% pengembalian dan 1.500 pelanggan baru tahun ketiga.
e. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan proyek, bahwa :
 B2C dipastikan akurat dan realistis
 Manajer dan tim proyek hanya dapat memandu proses, sedangkan sponsor B2C
mengidentifikasi nilai dan metrik target
 Proyek Manajer tidak boleh berkomitmen pada MOV yang tidak realistis
f. Proyek B2C akan memberikan pengembalian investasi 20% dan 500 pelanggan baru dalam
tahun pertama operasinya

ISYS-8032 – IT Project Management


Referensi :

Heryanto, I., & Triwibowo, T. (2013). Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi.
Informatika, Bandung.

Schwalbe, Kathy. (2016). Information Technology Project Management. 8th edition. Course
Technology. Augsburg. ISBN: 978-1285452340

https://faisalfatih.wordpress.com/2014/03/11/pengantar-project-management-body-of-
knowledge/ diakses 16 Maret 2019

https://www.academia.edu/17207416/Jenis-jenis_struktur_organisasi diakses 17 Maret 2019

https://www.jurnal.id/id/blog/2017-pengertian-dan-kegunaan-crm-dalam-bisnis/ diakses 17 Maret


2019

https://www.dictio.id/t/bagaimana-cara-menerapkan-mov-measurable-organizational-value-pada-
sebuah-proyek-it/12911/5 diakses 17 Maret 2019

https://www.academia.edu/11505333/0134M_Manajemen_Proyek_LECTURE_NOTES_The_B
usiness_Case diakses 17 Maret 2019

https://sis.binus.ac.id/2018/04/26/mov-measurable-organizational-value/ diakses 17 Maret 2019

http://userhome.brooklyn.cuny.edu/irudowsky/PM/lectures/02-Marchewka3e.pptx diakses 23
Maret 2019

ISYS-8032 – IT Project Management

Anda mungkin juga menyukai