Sistem Manajemen Dokumen

Akreditasi (SISMADAK)
Untuk Rumah Sakit
Oleh: Diyurman Gea
Ol h Di G
Email : diyur@kars.or.id
HP: 082288222247
WA: 081218161603
WA: 081218161603
KARS
 Penataan Dokumen
Secara Tradisional Vs SISMADAK

SISMADAK

KARS
 Penataan Dokumen
Secara Tradisional Vs SISMADAK
KARS

SISMADAK

KARS
 A itu
Apa i SISMADAK
KARS
• SISMADAK
SISMADAK atau
atau Sistem Manajemen Dokumen
Akreditasi adalah sebuah aplikasi alat bantu 
bagi Rumah Sakit (RS) untuk
(RS) untuk mengumpulkan, 
mengumpulkan
menyimpan, dan mencari kembali dokumen
bukti yang berhubungan
yang berhubungan dengan akreditasi
• SISMADAK dikelola oleh masing‐masing RS 
sehingga
hi menjamin
j i kerahasiaan
k h i d k
dokumen RS
• Anda bisa melakukan trial dengan
mengunjungi http://rumahsakit.kars.or.id
user: user@kars.or.id Pass : 17082016
KARS

KARS
 K l bih SISMADAK
Kelebihan
KARS
• Dapat melakukan penyimpanan dokumen
berdasarkan Elemen Penilaian (EP), sehingga
dokumen tidak berceceran.
• Aplikasi SISMADAK dapat diakses di setiap
peralatan Komputer, Tablet dan
Komputer, Tablet dan Smartphone 
Smartphone
lainnya.
• Tersedia pengaturan hak akses berdasarkan
Pokja
• Hi t i dokumen
Histori d k akan
k tersimpan
t i selamanya
l
dalam sistem, sehingga dapat ditelusuri
kembali.
• Tersedia Dashboard berupa indikator penilaian
Self‐Assessment
• Dapat melakukan sinfkronisasi penilaian Self‐
Assessment yang sudah diisi dengan cara
p y g
mendownload template yang tersedia untuk
diupload ke Aplikasi SIKARS
 K
Keuntungan B i RS
Bagi
KARS
• Sebagai media penyimpanan
media penyimpanan data dalam
data dalam bentuk
digital, sehingga:
– Menghemat tempat penyimpanan dokumen
– Biaya kertas
– Menghemat waktu karena kemudahan pencarian data 
data
kembali.
• Menghemat waktunya Staff RS untuk
Staff RS untuk melakukan
pencarian dokumen yang diminta dan disajikan
kepada
p Surveior p
pada saat akreditasi.
 I f
Infrastruktur
k yang disiapkan
di i k
KARS
• Komputer Server, dengan
Server, dengan spesifikasi minimal
– Processor Xeon E3
– RAM 8GB
– HDD 500GB (tergantung
HDD 500GB (tergantung banyaknya dokumen yang 
yang
disimpan)
• Sofware
– Sistem Operasi Windows Server atau Linux
– Apache 2.4
– PHP 5.4
– MySQL 5.4
• Koneksi Jaringan intranet/internet (tergantung
kebutuhan)
 Cara Mengoperasikan
Aplikasi
lk
KARS
• Setalah aplikasi SISMADAK diinstal
SISMADAK diinstal secara
sempurna pada Server yang telah disediakan, 
maka aplikasi dapat diakses melalui jaringan
intranet/internet atau WiFi menggunakan PC 
/Laptop atau perangkat smartPhone.
/Laptop atau smartPhone
• Cara menjalankan aplikasinya adalah seperti
pada
d slide berikut
lid b ik t ini.
i i
 Login ke Aplikasi SISMADAK

KARS
Sebagai Admin:
User : user@kars.or.id
Pass : 17082016

Sebagai User:
User: demo@kars.or.id
Pass: 17082016

Versi Demo : http://rumahsakit.kars.or.id

 Aplikasi Dashboard
KARS
 P j l
Penjelasan G fik
Grafik
KARS
• Jarum p pendek ((berwarna merah) 
)
= Nilai Minimum
• Jarum panjang (berwarna putih) 
= Nilai
Nil i Maksimum
M ki
• AVG = Nilai rata‐rata
• Zona warna merah adalah zona
yang nilainya dibawah 60
• Zona warna kuning adalah zona
yang nilainya diantara 60 – 80
• Zona warna hijau adalah zona
yang nilainya diatas 80
yang nilainya
 Penjelasan Grafik
KARS

• Zona warna merah adalah zona yang nilainya dibawah 60

• Zona warna kuning adalah zona yang nilainya
yang nilainya diantara 60 
60 –
80
• Zona warna hijau adalah zona yang nilainya diatas 80
 F k Layanan
Fokus L Ak di i
Akreditasi
KARS
• Untuk mengetahui
g fokus layanan
y akreditasi dan p
penjelasan
j
detilnya bisa dilihat pada tautan yang tersedia di bawah ini
 Penjelasan
j Detil Standar Akreditasi
KARS
 P d
Pendataan K i
Kegiatan Ak di i
Akreditasi
KARS
Pilih Jenis Kegiatan Survei, 
Survei
Survei Reguler atau Survei
Program Khusus
 Daftar Kegiatan Akreditasi
KARS
 Form Pendataan Kegiatan
g Baru
KARS

Kode KARS adalah kode

kegiatan yang didapatkan dari
Website Akreditasi KARS 
(http://akreditasi kars or id
(http://akreditasi.kars.or.id.  
Misalnya: 2905
 Jika diklik pada Judul
Kegiatan, maka akan
muncull semua Bab.  Klik
B b Klik
pada Bab yang mau diisi
KARS nilainya
KARS Klik pada
Dokumen untuk
meng‐upload
Berkas

Lakukan
pengisian nilai
dengan cara
double Click
 Klik tanda “+” untuk memulai upload 
file.  Klik tombol “Browse” untuk
mencarii file yang diupload, dan
fil di l d d ketikk tik
deskripsi dokumen.  Klik tombol
KARS “Submit” untuk menyimpan data
 Dokumen yang berhasil
diupload
d up oad aakana te
tersimpan
s pa dadan
muncul disini.  Klik pada Nama
KARS File untuk mendownload
kembali file tersebut.  Dokumen
file tersebut Dokumen
dapat diupload sebanyak‐
banyaknya
 Lakukan verifikasi nilai pada
setiap
p Bab dengan
g cara
menekan tombol ini.  Nilai
akhir untuk masing‐masing
KARS akan muncul disini.
 Sinkronisasi Data Self‐
Assessment
KARS
• Nilai Self‐Assessment yang sudah diisi pada aplikasi SISMADAK, 
d t diupload
dapat di l d ke k aplikasi
lik i SIKARS dengan
SIKARS d cara mendownload
d l d
Template
• Mengenai tata cara upload Self‐Assessment, dapat dipelajari di
materi Tata Laksana
Tata Laksana Pengisian Self
Self‐Assessment
Assessment
Benchmark Indikator Mutu
Benchmark Indikator

KARS
 L
Latar B l k
Belakang
KARS
• Terkait dengan adanya ketentuan di Standar
Akreditasi versi 2012, bahwa RS wajib
membandingkan hasil capaian indikator mutu
dan data infeksi antar RS
• Ada 11 area klinik
11 area klinik prioritas yang wajib
yang wajib diukur
mutunya dengan indikator mutu (PMKP 3.1), di
area manajemen ada 9 area prioritas
area manajemen 9 area prioritas yang harus
yang harus
diukur mutunya (PMKP 3.2) dan di sasaran
keselamatan pasien ada 6 area prioritas
6 area prioritas yang 
yang
harus diukur mutunya (PMKP 3.3)
KARS
 L
Latar B l k
Belakang (l j
(lanjutan)
)
KARS
• Selama ini RS kesulitan
RS kesulitan untuk dapat akses data 
data
dari RS lain
• KARS memfasilitasi
KARS f ili i Rumah
R h Sakit
S ki untukk
membandingkan data tersebut dengan
membuat
b t banyak
b k indikator, yang nantinya
i dik t ti
masing‐masing RS akan memilih indikator
mana dari
d i RS tersebut
RS t b t yang akan
k
dibandingkan dengan RS lain

KARS
 Al Bantu Benchmark Data
Alat B B h kD
KARS
• Melalui aplikasi SIKARS dan
SIKARS dan SIMADAK, masing‐
SIMADAK masing
masing RS dapat melakukan pendataan
benchmark data melalui pengisian laporan
benchmark data melalui
pada setiap indikator yang ditentukan oleh
KARS.
KARS

KARS
 Pengisian Benchamark Data

KARS

Menu pengisian
Indikator Mutu

Menu untuk
upload Laporan

KARS
KARS

Klik pada Indikator untuk

mengetahui detil
informasi indikator
KARS
KARS

KARS
KARS

Klik pada angka ini untuk

memulai pendataan
secara harian
KARS
 Form Pendatan
KARS

KARS
KARS

Klik “Export Data” untuk
p
mendownload file laporan
dan diupload secara
bulanan ke SIKARS
KARS
 Cara upload Laporan Indikator
k SIKARS
ke
KARS
Setelah login ke aplikasi SIKARS 
http://akreditasi.kars.or.id
masuk ke menu ini

KARS
KARS Tahap 1: Upload Laporan Mutu

Klik tombol Browse 

untuk mencari dokumen
yang diupload, 
kemudian klik tombol
Upload
“Upload”

KARS
KARS Tahap 2: Menyetujui untuk divalidasi
Laporan yang sudah
yang sudah diupload

KARS
 Fil M
File Manager
KARS
• File
File Manager adalah
Manager adalah sebua pengelola berkas
sederhana, antar muka yang nyaman dan
mudah digunakan, serta
digunakan serta dioptimalkan khusus
untuk pengguna browser. Sangat mirip seperti
melakukannya pada komputer desktop.  
desktop
Misalnya: memotong, melekatkan serta
menyalin berkas dan folder

KARS
KARS

KARS
 Pengaturan Hak Akses
pada Filemanager
KARS
Centang checkbox 
checkbo
ini untuk memberi
hak akses kepada
pengguna
Direktori yang 
diberikan hak
akses

Direktori yang 
disembunyian
dan tidak diberi Catatan:
akses Default Password untuk
setiap akun user adalah
tanggal lahir (ddmmyyyy)
KARS
 Dukungan Untuk Mendapatkan Aplikasi
SISMADAK
KARS Dukungan Fitur Gratis Premium Enterprise

Grafik Dashboard  Tersedia Tersedia Tersedia

Pemakaian terbatas waktu 2 tahun 3 tahun Tidak Terbatas

Jumlah Dokumen Upload per Elemen 5 dokumen 10 dokumen Tidak Terbatas

Penilaian (EP)
Kebutuhan koneksi internet pada Ya Ya Tidak
Server
Dukungan Teknis dari Tim Developer Terbatas Penuh Penuh

Dukungan
D k P b ik / P b h
Perbaikan/ Pembaharuan T b
Terbatas 1T h
1 Tahun 2 Tahun
T h
fitur
Template Self‐Assessment Tersedia Tersedia Tersedia

Indikator Mutu Tersedia Tersedia Tersedia

Filemanager Tidak Tersedia Tersedia Tersedia

Biaya Gratis Rp. 3 Juta Rp. 5 Juta

Jika RS membutuhkan dukungan teknis instalasi pada Server dan pelatihan, maka
RS menanggung pembiayaan transportasi, akomodasi dan lump sum
 C
Cara Mendapatkan
M d k Aplikasi
A lik i
KARS
• Buatkan Surat Permohonan yang sudah
yang sudah ditandatangani oleh
Direktur RS, dan menggunakan kop surat dari RS 
(template dapat didownload melalui: http://rumahsakit.kars.or.id/docs/contoh_surat_permohonan.docx)

• Bagi RS yang memilih
RS yang memilih lisensi Premium dan
Premium dan Enterprise, 
Enterprise
pembayaran dapat dilakukan melalui

Bank BCA, No.Rek 5271434171 a.n: Diyurman Gea

• SSuratt Permohonan
P h d Bukti
dan B kti Pembayaran
P b (Li
(Lisensi
i Premium 
P i
dan Enterprise) dapat dikirim melalui: sismadak@kars.or.id

KARS
 Contoh Surat
KARS Permohonan

KARS
 K
Korespondensi
d i
KARS
• Jika anda tertarik untuk memanfaatkan
layanan aplikasi ini, silakan menghubungi staf
kami : :

Diyurman Gea, S.Kom., MM
Diyurman Gea S Kom MM
Email : diyur@kars.or.id
HP: 082288222247
WA: 081218161603