Siklus Pendapatan Penerimaan Kas dan

Pembelian kas

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan

informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan
waktu yang tepat dengan harga yang sesuai

Outline
1. Aktivitas usaha umum dan operasi pemrosesan data terkait
2. Keputusan dalam siklus pemrosesan
3. Pemahaman siklus pendapatan
4. Identifikasi ancaman utama dalam siklus pendapatan.
5. Pemahaman model data (diagram REA) dalam siklus pendapatan
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan
menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan
waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan
1. mengambil pesanan pelanggan
2. Persetujuan kredit
3. Memeriksa ketersediaan persediaan
4. Menjawab permintaan pelanggan
2. Pengiriman barang
1. Ambil dan pak pesanan
2. Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha
1. Penagihan
2. Pemeliharaan data piutang usaha
 3. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan kas
PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR
Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan2 berikut ini dicapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi)
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat
5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Ancaman dan Prosedur Pengendalian pada Entry Pesanan Penjualan

Ancaman Prosedur Pengendalian

1. Pesanan konsumen yang tidak edit checks pada entry data

lengkap atau tidak akurat

2. Penjualan kredit kepada Persetujuan kredit oleh manajer kredit,

konsumen dengan kredit yang jelek bukan fungsi penjualan; catatan yang akurat
pada saldo konsumen

3. Legitemasi pesanan Tandatangan pada dokumen kertas,

tandatangan digital dan sertifikat digital pada
e-business

4. Stockouts, carrying costs dan Sistem pengendalian persediaan

markdowns
Ancaman dan Prosedur Pengendalian pada PENGUMPULAN KAS

Ancaman Prosedur pengendalian

1. Pencurian kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; pengaturan

lockbox ; depositokan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik
laporan bank dengan catatan oleh orang yang tidak terkait dengan
penerimaan kas

Pengendalian Umum
Ancaman Prosedur pengendalian

1. Kehilangan Data Backup dan prosedur disaster recovery; pengendalian akses

(fisik dan logik)

2. Kinerja yang buruk Persiapan dan review laporan kinerja

Aktivitas bisnis siklus penerimaan : Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus penerimaan – penyiapan pesanan konsumen dan
pengiriman barang – terdiri atas 2 tahapan :

1. Pengambilan dan pengepakan pesanan

2. Pengiriman pesanan
Aktivitas bisnis siklus penerimaan

Penagihan dan Piutang

Aktivitas dasar ketiga adalah :
1. Penagihan pada konsumen
2. Update piutang
Aktivitas bisnis siklus penerimaan
Pengumpulan Kas

Langkah keempat ini melibatkan:

1. Penanganan kiriman uang dari konsumen
2. Depositokan kiriman uang tsb ke bank
Aktivitas bisnis siklus penerimaan
Langkah keempat ini melibatkan:
1. Penanganan kiriman uang dari konsumen
2. Depositokan kiriman uang tsb ke bank

Keputusan Penting dalam Siklus Penerimaan

 Tujuan utama siklus penerimaan adalah menyediakan produk yang tepat pada
tempat yang tepat pada waktu yang tepat dan pada harga yang tepat.
o Bagaimana perusahaan mencapai tujuan ini?
 Untuk mencapai tujuan utama siklus penerimaan, manajemen harus
memutuskan keputusan penting berikut :
Keputusan Penting dalam Siklus Penerimaan
 Sampai sejauh mana dan haruskah produk disesuaikan dengan kebutuhan dan
keinginan konsumen tertentu?
 Berapa banyak persediaan yang harus tersedia, dan dimana persediaan itu harus
ditempatkan?

Entry Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

 Fungsi entry pesanan penjualan melibatkan 3 aktivitas:
 Menanggapi permintaan konsumen
 Pengecekan dan persetujuan kredit konsumen
 Pengecekan ketersediaan persediaan

Entry Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

 Bagaimanapun pesanan konsumen diterima, edit checks berikut dibutuhkan:

o Validity checks
o Completeness test
o Reasonableness tests
o Persetujuan Kredit
 Otorisasi umum
 Limit kredit
 Otorisasi khusus
 Limit checks
Pengiriman(Aktivitas 2)
 Pekerja gudang bertanggunjawab untuk memenuhi pesanan konsumen dengan
menghilangkan barang dari persediaan
 Keputusan kunci dan kebutuhan informasi:
o Penentuan metode pengiriman .
 in-house
 outsource
Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3)
 2 aktivitas dilakukan pada tahap siklus penerimaan ini:
o Penagihan konsumen
o Memelihara rekening konsumen
 Keputusan kunci dan kebutuhan informasi:
 Penagihan yang akurat

Penagihan dan Piutang (Aktivitas 3)

 Jenis sistem penagihan:
o Pada sistem postbilling, taghian disiapkan setelah konfirmasi bahwa barang
sudah dikirimkan
o Dalam sistem prebilling, tagihan disiapkan (tapi tidak dikirim) saat pesanan
disetujui.
Persediaan, piutang, dan buku besar diupdate pada tahap ini.

Pengumpulan Kas (Aktivitas 4)

 2 area yang terlibat dalam aktivitas ini :

o Kasir
o Fungsi Piutang
SIKLUS PENGELUARAN :
PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan
data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN

Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran :
1. Memesan barang, perlengkapan, dan layanan
a. permintaan pembelian
b. membuat pesanan pembelian
c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas
2. menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan
a. meningkatkan efisiensi dan efektivitas
3. Membayar barang, perlengkapan dan layanan
a. Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
 Penerimaan pesanan dari para pelanggan
 mengambil pesanan pelanggan
 Persetujuan kredit
 Memeriksa ketersediaan persediaan
 Menjawab permintaan pelanggan
 Pengiriman barang
 Ambil dan pak pesanan
 Kirim pesanan
 Penagihan dan piutang usaha
 Penagihan
 Pemeliharaan data piutang usaha
 Pengecualian ( Penyesuaian rekening dan penghapusan )
 Penagihan kas
1.MENERIMA PESANAN
Setelah tabel pelanggan dan persediaan diperbaharu, maka pesanan oleh pelanggan
baru dan pesanan untuk barang persediaan baru dapat dicatat.
 Manajer toko mengrim pesana dengan detail seluruh buku, misalnya
ISBN,pengarang,judul, tahun terbit, dan jumlah.
 Petugas pencatatan pesanan memasukkan data pesanan ke dalam komputer. Sistem
kompiter memeriksa apakah pesanan adalah dari pelanggan lama, jika pesanan adalah
pelanggan baru,maka petugas membuat record pelanggan di tabel pelanggan. Kemudian
sistem akan memeriksa untuk menentukan apakah persedian ada.
 Informasi pesanan dicatat di tabel pesanan dan perincian_pesanan oleh sistem
komputer.
 Sistem komputer juga memperbarui field jumlah_di_tangan di tabel persediaan.
 Petugas mencetak dua salinan pesanan penjualan. Petugas mengirimkan satu
salinan pesanan penjualan ke gudang sebagai slip pengambilan.Salinan kedua bertindak
sebagai slip pengepakan dan dikirimkan ke departemen pengiriman.
2. MENGAMBIL BARANG
 karyawan menggunakan slip pengambilan gudang untuk mencari barang-barang
yang akan si ambil.
 Kemudian mencatat jumlah yang sebenarnya yang terdapat pada slip penggambilan,
dan mengirimkan barang tsb ke departemen pengiriman.
3. PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA
1.Pada akhir hari, petugas piutang menelaah slip pengepakan dan konsumen yang diberikan
oleh pengirim serta membandingkannya dengan record pengiriman.Petugas akan
memeriksa untuk memastikan bahwa seluruh slip pengepakan yang diterima pada daftar
pengiriman yang belum tertagih.
2. Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dan menyobek potongan faktur.
3. Salinan data tersebut diserahkan ke masing-masing bagian dengan nota pengiriman
uang.
Menerima Kas ( E5 )
Menjelaaskan proses penerimaan sebagai berikut:
1. Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dan menyobek potongan
faktur yang memasukkan pelanggan # maupun jumlah faktur ( - faktur ) yang belum
dibayar. Pelanggan mengirimkan potongan tersebut ( juga dikenal sebagai nota
pengiriman uang ) bersama dengan cek.

2. Bersama dengan karyawan lainnya, petugas surat membuka surat setiap hari
serta mengambil cek dan nota pengiriman uang.
3. Dua salinan daftar nota pengiriman uang, yang menunjukkan pelanggan#
dan jumlah yang dibayar oleh setiap pelanggan, dibuat , dengan total dibagian
bawah. Satu salinan diserakkan ke kasir dengan cek, dan salinan lainnya diserahkan
ke petugas piutang usaha dengan nota pengiriman uang.

Mencatat Penerimaan ( E6 )
Mencatat penerimaan kas dan mengurangi saldo pelanggan merupakan tanggung jawab
petugas piutang usaha:
Petugas pitang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit untuk pembayaran dengan
mencatat penerimaan kas ditabel penerimaan kas dan perincian penerimaan kas. Petugas
membandingkan total di jurnal penerimaan kas dengan daftar nota pengiriman uang. Jika
sama, petugas memposting batch tersebut, yang memperbarui saldo tertagih di rekening
pelanggan dan menambahkan record ke tabel transfer buku besar.
Setiap penerimaan petugas memilih menu D6 pada menu siklus pendapatan untuk
mencetak jurnal penerimaan kas ( cash receipts journal ), petugas memerintahkan
sistem untuk hanya mencetak penerimaan kas yang belum di posting saja. Jadi, daftar
tersebut hanya akan memasukkan penerimaan kas yang baru yang telah terjadi sejak saat
terakhir jurnal penerimaan kas di cetak dan record penerimaan kas di posting.
Memposting Record
Sejak jurnal penerimaan kas dicetak dan ditelaah, waktunya untuk memposting record
penerimaan kas. Ketika pengguna memilih C1 dari menu siklus pendapatan, operasi berikut
ini akan terjadi :
1. Record penerimaan kas dimodifikasi dengan menempatkan tanggal sekarang
di field tgl post. Saldo tertagih direcord tabel induk pelanggan berkurang ( tidak
ditunjukkan ).

2. Record faktur yang ditunjukkan dimodifikasi dengan mencatat jumlah yang

dibayar. Field tgl post ditabel faktur penjualan adalah tanggal posting faktur, bukan
tanggal posting penerimaan kas.
3. Record ditambahkan ke tabel transfer buku besar yang akan digunakan untuk
memperbarui akun buku besar ketika buku besar diposting. Kredit dicatat sebagai
angka negatif.

Menyetorkan Kas ( E7 )
Pada akhir hari, kasir menyiapkan penyetoran . untuk membuat recordsetoran dan
mencetak slip setoran, kasir memilih menu B5. Jika kasir memilih save, record setoran
dibuat, dan record penerimaan kas dimodifikasi untuk menunjukkan setoran# sebagaimana
ditampilkan. Slip setoran kemudian di cetak.
Tabel setoran tidak digunakan untuk memperbarui akun kas di buku besar. Ini
dilakukan dengan memposting informasi di tabel transfer buku besar ke tabel induk buku
besar. Meskipun record setoran tidak memiliki pengaruh langsung terhadap buku besar, ini
merupakan record penting karena digunakan pada rekonsiliasi bank.
Record setoran juga sangat berguna sebagai jejak audit. Setoran # pada record
setoran memungkinkan auditor untuk mencari penerimaan kas tertentu yang telah
disetorkan, dan penerimaan kas dapat ditelusuri ke faktur penjualan asli. Melalui proses ini
jumlah penjualan didukung oleh informasi setoran di bank.

Merekonsiliasi Kas
Pengandalian yang diberikan oleh pembendingan periodik lainnya
Selain pembandingan harian dari total penerimaan kas dengan slip setoran, pembandingan
yang cukup sering lainnya dapat dilakukan untuk meningkatkan pengendalian internal. Ada
2 pembandingan antara lain:
 Pembandingan slip setoran dengan komunikasi dari bank. Ini menyebabkan
penemuan kesalahan oleh kasir atau kesalahan oleh bank,
 Membandingkan laporan buku besar piutang usaha dengan saldo piutang usaha
dibuku besar.
Aktivitas Bulanan
Beberapa aktivitas pelaporan dan pemrosesan dilakukan secara periodic, dalam banyak
kasus setiap bulan. Elerbe melakuakn operasi berikut ini disetiap akhir bulan.

 Mengirim rekening pelanggan. Penerimaan kas dari merupakan hasil langsung

dari pengirim faktur dan pelanggan. Elerbe mengirim rekening ke pelanggannya dengan
harapan bahwa pelanggan akan membaca rekening tersebut dan membayar faktur terdftar
yang belum dibayar. Elerbe tidak menentukan biaya pendanaan pada pelanggannya.
Pelanggannya terutama merupakan took buku yang sering kali lambata membayar, tetapi
jarang atau gagal membayar. Tidak ada satu pun pesaing Elerbe yang menentukan biya
pendanaan sehingga meskipun Elerbe menentukan biaya pendanaan, sehingga meskipun
Elerbe menginginkanannya, maka tidak akan kompetitif. Namun apabila jumlah pelanggan
meningkat, Elerbe harus menempatkan pelanggan pada siklus 4 mingguan.
Sebagaimana akan dijelaskan secara singkat terdapat 2 jenis rekening pelanggan: terdapat 2
jenis rekening pelanggan: open item dan balanced forward.

 Mencetak laporan umur utang piutang usaha. Sekali sebualn, manajer kredit
mencetal laporan umur terinci yang menunjukkan saldo pelanggan dan faktur-faktur yang
belum dibayar. Laporan mengorganisasikan saldo menurut sejumlah waktu dimana fatur
tersebut jatuh tempo (1-30 hari, 31-60 hari, 61- 90 hari, dan > 90 hari). Laporan umur
piutang usaha atau laporan lainnya yang mendaftar semua faktur yang belum dibayar,
menyediakan jejak audit bagi auditor yang sedang berupaya untuk memverifikasi jumlah
piutang usaha yang dilaporkan pada neraca. Total di bagian bawah laporan umur piutang
harus sesuai dengan saldo piutang usaha si buku besar.

 Menghapus record. Record historis dan yang tidak diperlukan diakumulasikan

sampai dimana record tersebut memakan ruang penyimpanan online yang terbatas dan
memperlambat proses seperti menambah record ke basis data dan memperbarui field
ringkasan. Kita gunakan istilah menghapus untuk mengartikan penghapusan record
sistematis. Karena perusahaan mungkin memiliki ribuan pelanggan dengan ribuan record
pesanan penjualan, pengirirman, faktur dan penerimaan kas, maka perusahaan perlu
membersihkan ruang online yang digunakan record yang tidak lagi diperlukan.
Sampai dimana record faktur dapat dihapus tergantung pada apakah perusahaan
menggunakan system open item atau balance forward.
Sistem Open Item
Aturan untuk system open item adalah sbb: semua record untuk faktur yang belum dibayar
harus disimpan secara online. Faktur-faktur yang telah dibayar tidak perlu disimpan secara
online kecuali jika dibayar bulan sekarang. Salah satu variasi logis pada aturan ini adalah
kebijakan untuk tidak menghapus record faktur yang dibayar sampai cek pelanggan dkliring
oleh bank.
Menghapus apabila digunakan system open item tidak ada faktur yang dibayar yang muncul
pada rekening, kecuali untuk faktur-faktur yang dibayar selama periode rekening. Oleh
karena itu, record yang berkaitan dengan faktur yang dibayar dapat diarsipkan dan
kemudian dihapus meliputi record faktur Penjualan, perincian B/B, faktur penjualan,
perincian pengririman, dan perincian pesanan. Dalam hal ini, semua record harus tetap
online sampai disisi pesanan dipenuhi atau dibatalkan.

System Balance Forward

Sekarang asumsikan bahwa Elerbe menggunakan system balance forward bukan system
open item. Baik rekening pelanggan menurut open item dan balance forward menunjukkan
saldo tertagih yang sama. Akan tetapi, rekening pelanggan menurut system balance forward
untuk bulan juni menunjukkan perincian jumlah yang dipindahkan dari bulan mei.
Pelanggan mungkin tidak yakin apa yang ditunjukkan oleh rekenin ini. Pelanggan komersial
(sector bisnis) biasanya meminta rekening open item karena menyiapkan dokumentasi
transaksi yang lebih baik. Pelanggan biasanya menerima rekening balance forward.

Menghapus dan Memperbarui didalam system balance forward. System balance

forward dapat sangat mengurangi jumlah detail yang harus dipelihara perusahaan secara
online. Setelah rekening pelanggan dicetak, field balance forward di record pelanggan
diperbarui dan record faktur dan pembayaran terinci tidak lagi diperlukan online. Record
transaksi dapat dipersiapkan ke penyimpanan offline dan kemudian dihapus dari
peyimpanan online.

Sistem Forward untuk Modul Akuntansi Lainnya

Buku Besar
Semua aplikasi buku besar menggunakan pendekatan balance forward. Sebagai contoh,
apabila proses pembersihan (purging) dilakukan setiap tahun, neraca saldo kapanpun
selama tahun 2006 akan menunjukkan saldo awal untuk kas pada 1 januari 2006 dan
semua transaksi kas untuk tahun tersebut. Saldo awal 1 Januari 2006 akan disimpan di filed
balance forward pada record induk buku besar untuk kas. Detail transaksi 2006 akan
disimpan pada record pembayaran kas dan penerimaan kas yang dibuat selama 2006.
Rekening Bank
Bank Anda menggunakan system balance forward untuk memelihara jejak saldo pelanggan.
Rekening Bank Anda dimulai dengan balance forward dari rekening bulan lalu, kemudian
menunjukkan semua transaksi bulan ini.
Jenis Lain Siklus Pendapatan
Pembayaran Tunai
Berdasarkan system pembayaran tunai (cash and carry system) pelanggan memasuki toko,
mengambil produk yang dikehendaki, membawanya ke kas dan membayar tunai. Tidak ada
pesanan pelanggan yang dilacak dan tidak perlu menagih pelanggan atau melacak berapa
utang mereka. Dengan sangat sedikitnya record akuntansi yang diperlukan dan sedemikian
banyak kas yang diterima selama hari itu, maka terdapat resiko yang cukup besar bahwa kas
bisa saja dicuri oleh perampok atau seseorang di perusahaan. Untuk mini market, dimana
hanya satu karyawan yang menjalankan operasi pada suatu waktu tertentu, karyawan yang
menangani kas juga merupakan seseorang yang mencatat transaksi pada register kas. Salah
satu pengendalian paling penting padaoperasi pembayaran tunai adalah register kas. Setiap
penjualan harus dicatat dengan memasukkan pada register kas dan memberikan tanda
bukti penerimaan dan pengembalian. Apabila karyawan mengambil uang dari pelanggan
tanpa mencatat penjualan, maka karyawan tersebut dapat saja menyimpan uang karena
tidak ada record bahwa uang tersebut telah diterima.
Penjualan dengan kartu Kredit
Penjualan dengan kartu kredit memberikan manfaat yang sama dengan penjualan tunai.
Peritel memiliki resiko yang sangat sedikit, dan kas dari penjualan dengan kartu kredit
diterima dalam beberapa hari. Kelemahannya adalah biaya atas layanan tersebut, yang
dapat berkisar antara 1,5 sampai 3 persen dari penjualan. Sedikit biaya per transaksi juga
dibebankan oleh bank pedagang. Selain itu, terdapat beban “rekening” bulanan. Banyak
penyedia layanan peritel dan konsumen yang tidak mampu bersaing tanpa kartu kredit.
Toko serba ada, hotel, penerbangan dan restoran adalah contoh-contohnya