Las oficinas organizadas bajo esta forma se consideran, tanto desde le punto
de vista legal como desde el punto de vista económico, como una extensión de
la casa matriz, en el territorio donde vayan a operar.
Los saldos de las cuentas sucursal cuenta corriente y oficina matriz cuenta
corriente deben ser idénticos y con saldo contrario. Es decir, si la primera tiene
saldo deudor, la segunda debe tener saldo acreedor.
Cuando las operaciones entre la oficina matriz y las sucursales son
considerables, se pude dividir las operaciones en cuentas de mayor
independientes que controlen conceptos en forma separada por ejemplo:
Bajo las condiciones anteriores, los puntos importantes que deben controlar la
casa matriz de sus sucursales serán los siguientes:
a) Almacén Sucursal X
2 Caja 10,500.00
Clientes 19,500.00
Gastos y ventas sucursal norte 30,000.00
Ventas en efectivo y a crédito
2a Gastos y ventas sucursal norte 16,000.00
Almacén sucursal norte 16,000.00
Registro del costo de ventas
3 Caja 30,000.00
Clientes 10,000.00
Gastos y Ventas sucursal centro 40,000.00
Ventas en efectivo y a crédito
3a Gastos y ventas sucursal centro 25,000.00
Almacén sucursal centro 25,000.00
Registro del costo de ventas
250,000.00 250,000.00
Caja
10,500.00 Almacén de la matriz
30,000.00 500,000.00 110, 000.00
40,500.00 390,000.00
1.- Los saldos de las cuentas de almacén, establecidas para cada una de las
sucursales, arrojan un saldo deudor de $ 24,000.00 y $ 45,000 para las
sucursales norte y centro respectivamente.
Dichos saldos indican el valor de las existencias que, al final del primer mes de
operaciones, tienen en mercancías consideradas al precio de costo en que las
remitió su casa matriz
2. Los saldos de las cuentas de Gastos y ventas de la sucursal norte y la del
mismo nombre para la sucursal centro presentan un saldo acreedor de $ 7,000
y $ 4,000.00 respectivamente, así mismo estas cantidades indican la utilidad
obtenida al final del mes, por cada una de la cuenta de las sucursales
establecidas.
3.- Por último, el saldo de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de sucursales
representa, como su nombre lo indica, la utilidad total obtenida por todas las
sucursales con que se opere, al final del ejercicio, el saldo de esta cuenta se
traspasará a la cuenta de Pérdidas y Ganancias, la cual resumirá los resultados
obtenidos, tanto de la casa matriz como los de todas sus sucursales.
SUCURSALES EN OTRO ESTADO EN EL MISMO PAÍS.
Cuando se establecen sucursales foráneas, debido a la distancia que las
separan de su oficina principal, generalmente su organización interna les
permite mayor independencia que en el caso tratando para las sucursales
radicadas en la misma localidad que la casa matriz.
Para desarrollar el aspecto contable de este tipo de sucursales, vamos a
suponer que la organización general de estas oficinas se ajusta a las siguientes
bases.
1. La oficina matriz enviará a cada una de sus sucursales el efectivo,
mercancías, equipo de oficina y, en general, todos aquellos bienes que juzguen
necesarios para que inicien sus operaciones.
2. Durante el ejercicio, cada sucursal recibirá mercancías de su oficina matriz,
pero tendrá facultades para efectuar compras directamente, cuando las
condiciones del mercado local sean favorables para tales operaciones.
3. Realizará las ventas de acuerdo con la política que sobre precios y
condiciones le haya fijado su casa matriz, otorgando crédito directamente a sus
clientes y encargándose de la cobranza de documentos y de los saldos a cargo
de clientes.
4. Depositará sus ingresos en alguna institución de crédito local, a nombre
propio, pudiendo girar contra esos fondos para cubrir los gastos generales del
negocio.
5. Remitirá a la oficina matriz fondos o mercancías, cuando así se lo ordene su
principal y también enviará periódicamente los informes o estados financieros
que puedan indicar a la casa matriz la situación de cada una de las sucursales,
en determinada fecha.
Suponiendo las condiciones anteriores, seria recomendable, que la sucursal
llevará su propia contabilidad, independientemente del registro que la casa
matriz efectué, en sus libros, de las operaciones efectuadas por la sucursal.
Con respecto a la contabilidad, es importante que las sucursales tengan, para
su uso, un catálogo de cuentas igual al que se emplea en la casa matriz, con el
objeto de que haya uniformidad, tanto por lo que se refiere al nombre de las
cuentas en uso, como a los conceptos por los que se carguen o abonen dichas
cuentas.
El punto anterior deberá observarse estrictamente, ya que de lo contrario
presentaría serias dificultades la formulación del Balance General consolidado,
en el cual se totalizan todas las cantidades correspondientes a la oficina matriz
y a cada una de las sucursales, por cada cuenta de Balance o de Resultados
que se tenga establecida.
El aspecto contable, en este caso, se simplifica en lo que se refiere al registro
de las operaciones efectuadas directamente por la casa matriz con sus
sucursales o viceversa.
Las operaciones que cada una de las sucursales efectúe directamente con su
clientela, se registrarán en las cuentas que se tengan establecidas en el
Catálogo de Cuentas en uso, tanto para la oficina principal como para sus
sucursales.
Para las otras operaciones efectuadas entre sucursales con la casa matriz, o
viceversa, se establecerían, en la oficina principal, las siguientes cuentas.
Efectivo $ 30,500.00
Mercancías al costo 250,000.00
Cuentas de clientes de la localidad 60,000.00
Equipo de oficina 35,000.00
Equipo de entrega 25,200.00
14. Depreciación del equipo de reparto 25% sobre el saldo de la cuenta (registro
en la sucursal)
15. Depreciación del equipo de oficina 10% sobre el saldo de la cuenta (registro en
la sucursal)
73,360.00
DIARIO DE LA SUCURSAL.
1 CONCEPTO DEBE HABER
Caja $ 30, 500.00
Almacén 250,000.00
Clientes 60,000.00
Equipo de oficina 35,000.00
Equipo de entrega 25,200.00
Matriz, Cuenta de inversión $ 400, 700.00
Remesa de valores para inicio de las actividades
2 Almacén 200,000.00
IVA acreditable 32,000.00
Proveedores 232,000.00
Compra de mercancía a crédito
3 Caja 263,900.00
Clientes 142,100.00
Ventas 350,000.00
IVA trasladado 56,000.00
Por la venta efectuada pagada 65% en efectivo
y el resto a crédito
4 Costo de ventas 250,000.00
Almacén 250,000.00
Por el costo de la mercancía
5 Caja 85,000.00
Clientes 85,000.00
por el cobro a clientes
6 Proveedores 65,000.00
Caja 65,000.00
Abono a proveedores
7 Gastos de venta 30,000.00
Gastos de administración 20,000.00
Caja 50,000.00
Gastos de la sucursal pagados en efectivo
8 Caja 60,000.00
Matriz, Cuenta corriente 60,000.00
Remesa en efectivo recibida de la matriz
9 Almacén 70,000.00
Matriz, Cuenta corriente 70,000.00
Mercancías a precio de costo recibidas
por la matriz
10 Matriz, Cuenta corriente 50,000.00
Caja 50,000.00
Efectivo remitido a la matriz
11 Matriz, Cuenta corriente 4,000.00
Caja 4,000.00
Pago de gastos de venta en efectivo
por la sucursal
12 Matriz, Cuenta corriente 7,000.00
Almacén 7,000.00
Mercancías devueltas a al sucursal
13 Gastos de administración 5,000.00
Matriz, Cuenta corriente 5,000.00
Pago de gastos de administración realizado
por la matriz
14 Gastos de venta 5,855.00
Reservas para cobros dudosos 5,855.00
Estimación para cuentas dudosas
a cargo de clientes
15 Gastos de venta 6,300.00
Reserva depreciación equipo de reparto 6,300.00
Registro de la depreciación del equipo de reparto
16 Gastos de administración 3,500.00
Reserva depreciación equipo de oficina 3,500.00
Registro de la depreciación del equipo de oficina
17 Gasto de venta 1,500.00
Gastos de administración 1,500.00
Acreedores diversos 3,000.00
Gastos devengados aun no liquidados
18 Deudores diversos 800.00
Caja 800.00
Faltante en la caja según arqueo
19 Deudores diversos 2,500.00
Almacén 2,500.00
Faltante de mercancía, en el almacén
de la sucursal
1,706,655.00 1,706,655.00
Ventas
COSTO DE VENTAS 250,000.00 350,000.00
GTO VENTA 43,655.00 100,000.00 UTILIDAD BRUTA
GASTO ADMON 30,000.00
73,655.00 100,000.00
26,345.00 26,345.00 UTILIDAD DE OPERACIÓN
Gasto de Venta Gasto de Administración
30,000.00 20,000.00
5,855.00 5,000.00
6,300.00 3,500.00
1,500.00 1,500.00
43,655.00 43,655.00 30,000.00 30,000.00
Perdidas Y Ganancias
26,345.00
Ajustes correspondientes.
1. Se cancela la cuenta costo de venta y su saldo se traspasa a la cuenta
ventas. El saldo de la cuenta de ventas será la UTILIDAD BRUTA.
2. Se cancelan las cuentas gastos de venta y gastos de administración, su
saldo se traspasa a la cuenta de ventas. El saldo de la cuenta de ventas
será la UTILIDAD DE OPERACIÓN.
3. La UTILIDAD DE OPERACIÓN se traspasa a la cuenta de pérdidas y
ganancias.