Petunjuk penggunaan software

“ZKTeco Attendance Management”

1. Halaman Utama
 Buka software “ZKTeco Attendance Management” management yang berada di
desktop.

Gambar 1.1 Shortcut Attendance Management

 Akan muncul tampilan “System information”. Tampilan ini akan selalu muncul jika
“Show this hint next” selalu diberi centang. Klik ok.

Gambar 1.2 Tampilan System Information

 Muncul tampilan awal software Attendance management

Gambar 1.3 Tampilan awal software

1
2. MENU MAINTENANCE OPTION (Pengaturan perusahaan)
Langkah awal yang perlu dilakukan sebelum melakukan transaksi adalah mempersiapkan
data departemen dan data karyawan. Berikut adalah langkah-langkah untuk pengisian
departemen dan karyawan.
 Menu Departemen List
Menu ini di gunakan untuk medaftarkan depertemen ‐ departemen yang ada di
perusahaan anda.

Gambar 2.1 Menu departement management

Fungsi menu yang ada di dalam Departemen List.

Add : Menambah nama departemen
Delete : Menghapus nama departemen
Rename : Merubah nama departemen
Employeed : Tempat penyimpanan data karyawan yg sudah tidak aktif, data tetap
disimpan di dalam database.

2
 Menu Employees
Menu ini untuk memasukkan data karyawan berdasarkan departemen yang sudah kita
masukan sebelum nya.

Gambar 2.2 Menu Employee

Fungsi tombol yang ada di dalam Employee List.

Add : Menambah nama karyawan
Delete : Menghapus nama karyawan
Rename : Merubah nama karyawan
Save : Menyimpan data karyawan
Search : Mencari data karyawan
T : Transfer departemen, memindahkan karyawan ke dapartemen lain.
L : Menghilangkan data karyawan di dalam daftar nama, tapi data masih
tersimpan dalam temporary
(Lihat Departemen List Sub menu Employeed)
Dalam pengisian data karyawan, yang harus di isi yaitu Field Ac No dan Name , untuk
Field (kolom) lainnya bersifat optional (sebagai pelengkap data).

3
3. MENU EMPLOYEE SCHEDULE (Jadwal Karyawan)
 Menu Time Table (Jam kerja)
Menu ini untuk memasukkan pengaturan jam kerja di perusahaan anda.

Gambar 3.1 Shift timetable maintenance

Fungsi tombol yang ada di menu maintenance timetable

Add : Untuk menambahkan jam kerja
Post : Untuk menyimpan jam kerja
Delete : Untuk menghapus jam kerja

Contoh Pengisian Shift Timetable Maintenance

Timetable Name : Judul jam kerja (Normal)
On Duty : Jam Datang (08:00)
Off Duty : Jam Pulang (16:00)
Late Time : Toleransi Terlambat (30)
Early : Toleransi Pulang Awal (120)
Beginning In : Batas awal check in (07:00)
Ending In : Batas akhir check in (09:00)
Begining Out : Batas awal check out (15:00)
Beginning Out : Batas akhir check out ()
Masukan Semua daftar Jam kerja karyawan sesuai dengan jam kerja perusahaan anda.

4
 Menu Shift management (Pengaturan jadwal jam kerja)
Menu ini untuk memasukkan hari kerja setiap divisi , bagian , atau per orang.
Fungsi tombol yang terdapat di menu Shift management adalah
Add : Untuk menambahkan shift kerja
Save : Untuk menyimpan shift kerja

Gambar 3.2 Shift Management

Add Time : Untuk menambahkan jam kerja yang telah di buat di maintenance
timetable

Gambar 3.3 Add time jam normal untuk senin-jumat

Pilih salah satu jam kerja lalu pilih hari – hari kerja nya pada bagian sebelahkanan, jika
sudah terpilih jam dan hari kerja nya lalu tekan tombol OK. (Lakukan Add Time lagi
untuk hari kerja lainnya, jika jam kerja nya berbeda).

5
 Gambar 3.4 Add time jam sabtu untuk hari sabtu

Gambar 3.5 Jadwal kerja staff

Lakukan hal yang sama untuk jadwal kerja beraturan lainnya.

 Menu Employee Shedule

Menu ini adalah tahap akhir dari pembuatan jadwal kerja, di sini anda harus
memasukkan jadwal kerja sesuai dengan shift kerja yang telah anda buat sebelum nya,
anda harus melakukan tahap ini karena jika tidak maka report hasil absensi karyawan.

6
 Gambar 3.6 penjadwalan jam kerja karyawan

Langkah – Langkah :
Pilih Nama Karyawan yang akan di berikan jadwal kerja , jika semua jadwal dalam
departemen itu sama klik tombol select all centang yang berwarna biru (√ ), setelah
semua karyawan terblok warna biru lalu klik menu Arrange Shifts

Gambar 3.7 Add Hasil dari jam kerja staff

Langkah selanjut nya adalah adalah klik tombol plus (+) sebelah kiri (Assigned Schedule
list) untuk memasukan jadwal karyawan . lalu akan muncul form baru, pilih jadwal
yang sesuai dengan jadwal kerja karyawan yang anda pilih, ubah time range di bawah
masa aktif absen sampe masa non aktif absen, setelah selesai lalu klik OK, kembali ke
form sebelum nya lalu klik OK.

7
 Gambar 3.5 Penambahan shift kerja karyawan

4. MENU MACHINE
Sub – sub Menu di bawah Menu Machine bisa aktif jika anda terhubung langsung ke
mesin dengan media koneksi yang tersedia (kabel jaringan , usb cable, kabel serial), jadi
menu machine tidak akan di gunakan jika anda menggunakan media FlashDisk untuk
penarikan dan pengambilan data dari mesin ke computer atau sebalik nya.

 Add Device
Untuk mendaftarkan mesin anda harus masuk ke menu (lihat gambar 1.1) lalu isi device
name , pilih koneksi yang anda gunakan , jika anda menggunakan kabel jaringan pilih
Communication Type : Ethernet, Isi IP Address sama dengan IP Address yang telah
anda setting di mesin lalu klik tombol Save.

Gambar 4.1 Device Maintenance

8
 Cek Koneksi ke mesin dengan cara pilih device name yang telah anda buat lalu klik
Connect / Sambung. Lihat status koneksi jika sudah berhasil terhubung maka Menu
Machine sudah bisa di gunakan.

Gambar 4.2 Koneksi Device

 Upload User Info and FP

Gambar 4.5 Upload user info

Menu ini hanya dapat di akses jika komputer dengan mesin absensi telah terhubung,
jadi pastikan komputer telah terhubung dengan mesin absensi . ( Pilih Mesin Absensi
pada menu utama, lalu tekan tombol Connect di menu bagian atas ) lalu klik Upload
User User and FP.

9
 Gambar 4.6 Tampilan menu upload user info

Menu ini berfungsi untuk men upload / mentransfer data karyawan dari komputer ke
mesin absensi. Pilih departemen yang ingin di upload dan pilih karyawan yang ingin di
upload kemudian klik Upload.
Select All : Untuk memilih seluruh karyawan
Invert All : Untuk menghilangkan pilihan seluruh karyawan
High‐rate mode : mode ini untuk mempercepat pengupload data karyawan (Untuk
mesin yang menggunakan koneksi usb disarankan untuk
menghilangkan centang High‐rate mode).
Pengaturan awal software sudah selesai, sekarang tinggal mendaftarkan jari di mesin absensi
dan melakukan transaksi kehadiran karyawan. Setelah melakukan transaksi untuk bisa
membuat laporan harian, mingguan dan bulanan langkah selanjutnya adalah melakukan
download log transaksi.

 Download User Info and FP

Menu ini untuk mem‐download sidik jari karyawan dari mesin absensi ke dalam
program attendance management dan juga untuk men‐delete sidik jari karyawan.

Gambar 4.7 Tampilan menu download user info

10
 Gambar 4.8 Tampilan menu download user info

Browse Users In Device : untuk melihat semua karyawan pada mesin absensi
High Rate : untuk mempercepat proses mendownload
Download : untuk mendownload sidik jari karyawan
Delete : untuk men‐delete sidik jari karyawan

• Cara BackUp Sidik Jari Dari Mesin :

Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi,
cek nama user yang akan di backup atau Select All untuk memilih semua user,
centang opsi High Rate, lalu tekan Download.

• Cara Delete Sidik Jari Dari Mesin:

Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi,
cek nama user yang akan di delete atau Select All untuk memilih semua user, lalu
tekan Delete.

 DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS

Menu ini digunakan untuk men‐download transaksi absensi yang ada di mesin absensi
kedalam software sehingga bisa diolah menjadi laporan.

11
 Gambar 5.7 Download attendance log

Gambar 4.9 Transaksi log

5. LAMPIRAN
 Cara Melihat Laporan dan Exsport Data Absensi
REPORT (Laporan)
Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran.

Gambar 5.1 Tampilan report

12
 Pilih divisi dan nama karyawan, pilih periode tanggal laporan, lalu klik tombol
Calculate. Setelah laporan tampil dilayar, klik tombol Report, lalu pilih jenis laporan
yang ingin dicetak.
Catatan:
Tampilan report dibagi menjadi 4 bagian:
Clock In/Out Log Exception : tampilan ini berisi semua data absensi karyawan (data
mentah)
Shift Exception : tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara
detail
Misc Exception : tampilan ini berisi data lembur kayawan dimana
karyawan tersebut melakukan absensi diluar hari kerja
dan data keterangan ketidakhadiran karyawan.
Calculated Items : tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara
rekap
 Untuk mengexport laporan sesuai tampilan diatas, klik Export data  akan muncul
tampilan seperti gambar dibawah ini, lalu hilangkan centang untuk kolom laporan yang
tidak dipakai  Klik OK.

Gambar 5.2 Menu export laporan

13
 Pilih lokasi folder  Pilih tipe file  Masukkan nama file  Tekan Save.

Gambar 5.3 Menu export laporan

 Edit Data Absensi

REPORT  SHIFT EXCEPTION  APPEND CLOCK IN/OUT

Gambar 5.4 Append Clock In/Out

Menu ini untuk menambah data transaksi absensi secara manual

Gambar 5.5 Append employee’s forgot Clock-In/Out

14
 Input Data Yang Meninggalkan Tugas (Sakit, Izin, Cuti)
REPORT  SHIFT EXCEPTION  MAINTANANCE AL/BL
Menu ini untuk memberi keterangan ketidakhadiran dan alasannya (Sakit, Izin, Cuti,
Dinas)

Gambar 5.6 Maintenance AL/BL

 Input Data Hari Libur

MENU MAINTENANCE /OPTIONS  HOLIDAY LIST
Menu ini untuk mengatur hari libur nasional, cuti bersama, dll.

Gambar 5.7

15