AUDITORIA INTEGRAL

ACTIVIDAD # 4 - "REDACCION DE HALLAZGOS”

CLAUDIA LORENA ORTIZ C

ANA DEIBA JURADO L.
SANDRA MILENA TOVAR CASTAÑO

DOCENTE
DIANA CELIS VARGAS

UNIVERSIDAD ECCI

FACULTAD DE POSGRADOS

PROGRAMA DE GERENCIA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

BOGOTÁ, D.C.

2019

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 ACTIVIDAD 4 - REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Objetivo de la unidad (temático): Aplicar elementos técnicos y analíticos para un

proceso de auditoría.

Competencias:

Instrumentales:

Capacidad de abstracción, análisis y síntesis.

Expresa con sus palabras información relevante.

Analiza adecuadamente la forma de funcionamiento de los procesos en salud y

seguridad en el trabajo, con el fin de realizar hallazgos, y redactar observaciones - no
conformidades con base en evidencia objetiva.

Objetivo de aprendizaje: Aprender a redactar hallazgos de auditoria basados en

evidencia objetiva.

Lineamientos

Para el desarrollo de esta actividad es necesario leer y analizar los numerales de las
normas: ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 y Decreto 1072 de 2015
utilizándolas como criterio de auditoria permitiendo establecer la relación entre los
hechos descritos en el caso y redactando los hallazgos identificados.

Conforme un grupo de trabajo mínimo de 3 y máximo de 5 integrantes, no se

calificarán trabajos presentados de manera individual.

Lea detenidamente y analice los hechos descritos en el caso de auditoria de la

empresa Botanas Caseras SAS Anexo 1.

Luego debe identificar 2 hallazgos de no conformidad del Decreto 1072 de 2015, 2

hallazgos de no conformidad de ISO 45001:2018, 2 hallazgos de ISO 9001:2015 y 1
hallazgo de ISO 14001:2015, clasificar los hallazgos de acuerdo a la cláusula de la
norma que corresponda.

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Finalmente redacte los hallazgos identificados de manera independiente por norma en
el formato suministrado Anexo 3. Tenga en cuenta los parámetros de redacción de un
hallazgo que se describen en el Anexo 2.

Recuerde que se debe ceñir a los hechos que son la evidencia objetiva, NO SUPONGA,
NO ASUMA, NO IMAGINE por lo cual no añada ninguna información a la plasmada en
la descripción del caso.

ANEXO 1

En el siguiente caso, el estudiante debe identificar 2 hallazgos de no conformidad del

Decreto 1072 de 2015, 2 hallazgos de no conformidad de ISO 45001:2018, 2 hallazgos
de ISO 9001:2015 y 1 hallazgo de ISO 14001:2015, clasificar los hallazgos de acuerdo
a la cláusula de la norma que corresponda, y realizar la redacción de los hallazgos
independientes por norma en el formato suministrado.

Importante tener en cuenta que como hallazgo de auditoria se tienen: Conformidad, No

Conformidad y observación (oportunidad de mejora).

Recuerde REGLA DE ORO

No Asuma, No Suponga y No Imagine absolutamente NADA.
La evidencia objetiva son los HECHOS y solamente los HECHOS.

A continuación, encontrara la narración de situaciones presentados en un proceso de

auditoría interna combinada que se realizó en la compañía Botanas Caseras SAS.
Actividad llevada a cabo el 20 de enero de 2019.

El equipo auditor inicio el proceso de auditoria con la reunión de apertura en la sala de

juntas del área administrativa, sin contratiempo alguno se da inicio al recorrido de
acuerdo con el plan de auditoria en el cual el primer área a auditar correspondía al
proceso de recursos humanos, se procedió a solicitar la carpeta laboral de la última
persona contratada para el área operativa que correspondía a un Operario Básico 2,
quien en su hoja de vida presentaba que contaba con 1 año de experiencia en manejo
de montacargas y auxiliar de bodega en su anterior empleo, el trabajador inicio labores
el 30 de octubre de 2018 de acuerdo con su contrato laboral, sus exámenes médicos
ocupacionales tienen fecha de noviembre 2 de 2018 identificando un concepto de aptitud
favorable para el cargo documento que esta grapado con los resultados de sus
exámenes paraclínicos, cuando se solicita al auditado Coordinador de Recursos

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Humanos los soportes de inducción y capacitación del empleado en uso de elementos
de protección personal nos indica que aún no se ha realizado porque la próxima fecha
de capacitación en ese tema corresponde al mes de mayo según el plan de capacitación
anual, continuando con la auditoria se solicitó entrevistar con el personal médico de la
compañía para conocer las actividades de prevención y la estructura del profesiograma
al cual la trabajadora social perfil que correspondía a la auditada indico que no se
contaba con servicio médico o personal de la salud en la compañía y que esa
información solo la manejaba el coordinador HSEQ.

Luego de 1 hora se dirigieron al área de planta donde se desarrolla el proceso de corte

de materia prima acción que se realiza con maquinaria, el auditor líder solicito revisar
los manuales de operación las maquinas cortadoras, en las áreas de uso; a lo cual el
jefe de producción explicó que debido, a que muchos de los trabajadores en esta
sección habían estado allí por dos o más años, no usaban instrucciones de trabajo
porque ya sabían realizar su trabajo.

Se observó que todo el personal utilizaba los EPP´s. En el recorrido se pudo observar
clasificación adecuada de residuos sólidos; sin embargo, los contenedores utilizados
para el almacenamiento temporal generados en el área de mantenimiento no se
encontraron identificados y al preguntar qué tipo de documento tenían definido o
relacionado con la disposición de dichos residuos, el encargado del proceso respondió
que no conocía de dicho documento. Así mismo mediante entrevista el personal
administrativo que apoya al área operativa demostró no conocer el plan de emergencias
y la actuación a seguir ante incidentes.

El auditor líder pregunta si podría revisar cual es el proceso que la organización utiliza
para el manejo de la información documentada correspondiente al sistema de gestión
de calidad. El responsable de la documentación del sistema abrió un procedimiento de
gestión documental y le invitó al auditor a que lo leyera, este le respondió que
previamente ya lo conocía pero que deseaba verificar los registros documentales de
inspección de producto terminado. El responsable caminó a través de su oficina, y con
la ayuda de una escalera abrió un mueble archivador de donde extrajo unas carpetas
identificadas por años, manifestando que todos los registros de calidad por los últimos
diez años se habían guardado allí. El auditor líder miró dentro de uno de los archivos y
notó que había diferentes tipos de información documentada (incluyendo quejas del
cliente, auditorías internas, hojas de inspección, etc.) archivados sin ningún orden.

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El auditor preguntó cómo alguien podía encontrar el registro que necesitaban. El
auditado respondió que, hasta la fecha, nadie los había solicitado nunca. El auditor líder
se dio cuenta que un dispensador de agua estaba situado cerca de otro archivo que
contenía registros de calidad. Percatándose que este estaba goteando alrededor de la
base y al abrir un cajón vio que el agua había goteado dentro del archivo, dañando los
contenidos. El auditor tomó unas notas en su lista de verificación y se retiró.

ANEXO 2

Tengan en cuenta que una redacción de hallazgo de No Conformidad consta de 5

elementos (información subrayada) ejemplo:

Descripción de situación encontrada:

En el proceso Contable, se solicita los resultados de la medición y desempeño del

proceso, la responsable del proceso presenta el Informe de Gestión bimensual de los
dos periodos anteriores, el auditor observa que el espacio denominado “Análisis del
Desempeño” no está diligenciado en el último periodo, la auditada menciona que no está
diligenciado porque el proceso logro la meta de 80%.

- Negación: se evidencio que la organización no garantiza el análisis y evaluación de

los datos y la información que surge por el seguimiento y medición

- Cuál es la falla: debido al no diligenciamiento del espacio denominado “Análisis del

Desempeño” del Informe de Gestión Trimestral correspondiente al último periodo

- Dónde se falla: En el proceso Contable

- Evidencia: corresponde los documentos, registro, observación, declaración de hecho

(una declaración de hecho es cuando el auditado confirma no tener algo, no hacer algo
al interior de la organización) mencionando la auditada que no está diligenciado porque
el proceso logró la meta del 80%

- Incumplimiento y criterio afectado: incumple el Numeral 9.1.3 literal c de la norma

ISO 9001:2015 que establece que la organización debe analizar y evaluar los datos y la
información que surge por el seguimiento y medición del desempeño y la eficacia del
sistema de gestión de la calidad.

La no conformidad queda redactada de lasiguiente forma:

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 AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Contable

Estándar y Número de Elemento: Numeral 9.1.3 Análisis y evaluación norma ISO 9001:2015,
Hallazgo:
literal c.

En el proceso Contable se evidencio que la organización no garantiza el análisis y evaluación de

los datos y la información que surge por el seguimiento y medición, esto debido al no
diligenciamiento del espacio denominado “Análisis del Desempeño” del Informe de Gestión
Trimestral correspondiente al último periodo, mencionando la auditada que no está diligenciado
porque el proceso logró la meta del 80%, lo anterior incumple el Numeral 9.1.3 literal c de la
norma ISO 9001:2015 que establece que la organización debe analizar y evaluar los datos y la
información que surge por el seguimiento y medición del desempeño y la eficacia del sistema de
gestión de la calidad.

Auditor: Diana Celis Vargas

ANEXO 3

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado:

Estándar y Número de Elemento:

Hallazgo:

Auditor:

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 DESARROLLO DEL TALLER

Decreto 1072 de 2015

No conformidad

Descripción de situación encontrada

 En Auditoría en el proceso de Revisión en el área de recursos humanos, se

solicita al coordinador rrhh los soportes de inducción y capacitación del
empleado en uso de los elementos de protección, la auditada indica que no se
ha realizado, por que la próxima capacitación es en el mes de mayo según el
plan de capacitación anual.
 Negación: se evidencio que la empresa no realizo la inducción en al trabajador
que ingrese por primera vez a la organización, en tema de SST.

 Cuál es la falla: inducción y capacitación del empleado en uso de elementos de

protección personal.

 Dónde se falla: En el area de recursos humanos.

 Evidencia: corresponde los documentos, registro, observación, declaración de

hecho (una declaración de hecho es cuando el auditado confirma no tener algo,
no hacer algo al interior de la organización) mencionando la auditada que no está
diligenciado porque el proceso de capacitación no se realizará hasta la fecha
establecida.

 Incumplimiento y criterio afectado: incumple en el numeral Artículo 2.2.4.6.11.

Capacitación en seguridad y salud en el trabajo – SST. PARÁGRAFO 2. El
empleador proporcionará a todo trabajador que ingrese por primera vez a la
empresa, independiente de su forma de contratación y vinculación y de manera
previa al inicio de sus labores, una inducción en los aspectos generales y
específicos de las actividades a realizar, que incluya entre otros, la identificación
y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de accidentes de
trabajo y enfermedades laborales.

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  La no conformidad queda redactada de la siguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Recursos humanos

Estándar y Número de Elemento: Artículo 2.2.4.6.11. Capacitación en seguridad y salud en el

trabajo – SST. PARÁGRAFO 2.
Hallazgo: Se evidenció que la empresa no brinda a los trabajadores nuevos una inducción y
capacitación en el tema de SST, esta falla se produce debido a que solo se dan las inducciones
y capacitaciones en una fecha establecida cada año. La auditada no contaba con los soportes
por todo lo mencionado se incumple con el articulo Artículo 2.2.4.6.11, parágrafo 2. Donde se
establece que el e m p l e a d o r proporcionará a todo trabajador que ingrese por primera vez a
la empresa, independiente de su forma de contratación y vinculación y de manera previa al inicio
de sus labores, una inducción en los aspectos generales y específicos de las actividades a
realizar, que incluya entre otros, la identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y
la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

Auditor: Sandra Tovar Castaño

Decreto 1072 de 2015

Descripción de situación encontrada:

 En el área de producción el auditor preguntó cómo alguien podía encontrar el

registro que necesitaban. El auditado respondió que, hasta la fecha, nadie los
había solicitado nunca. El auditor líder se dio cuenta que un dispensador de agua
estaba situado cerca de otro archivo que contenía registros de calidad.
Percatándose que este estaba goteando alrededor de la base y al abrir un cajón
vio que el agua había goteado dentro del archivo, dañando los contenidos. El
auditor tomó unas notas en su lista de verificación y se retiró.

 Negación: Se evidenció que los registros documentales no se conservan de

manera adecuada corriendo el riesgo de daño y/o deterioro

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  Cuál es la falla: No preever el posible daño que puedan sufrir los registros
documentales del sistema de gestión.
 Dónde se falla: En el proceso de producción.
 Evidencia: que un dispensador de agua estaba situado cerca de otro archivo
que contenía registros de calidad. Percatándose que este estaba goteando
alrededor de la base y al abrir un cajón vio que el agua había goteado dentro del
archivo, dañando los contenidos.
 Incumplimiento y criterio afectado: incumple Artículo 2.2.4.6.13.
Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros
y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles,
fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o
pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y
registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de
los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad
y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de
conformidad con lo establecido en el presente capítulo siempre y cuando se
garantice la preservación de la información.

 La no conformidad queda redactada de la siguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Producción

Estándar y Número de Elemento: Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los Decreto 1072 de

Hallazgo:
2015

 En el proceso de Producción se evidencio que la organización no garantiza el cuidado y

documentos
conservación de los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la
literal c.Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean

protegidos contra daño, deterioro o pérdida, se incumple con el Artículo 2.2.4.6.13.

Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y
documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables
y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST
tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las
historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de

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 médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse
de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente capítulo siempre
y cuando se garantice la preservación de la información.

Auditor: Ana Deiba Jurado

ISO 45001 DE 2018

Descripción de situación encontrada:

 Cuando se solicita al auditado Coordinador de Recursos Humanos los soportes

de inducción y capacitación del empleado en uso de elementos de protección
personal nos indica que aún no se ha realizado porque la próxima fecha de
capacitación en ese tema corresponde al mes de mayo según el plan de
capacitación anual.
 Negación: Se evidencio que la organización no garantiza el plan de inducción y
capacitación a los empleados en el uso de EPPS.
 Cuál es la falla: Debido a que la organización no garantiza el plan de inducción
y capacitación a los empleados en el uso de EPPS, aumenta el riesgo de
situaciones que afectan la seguridad de los trabajadores y el cumplimiento del
SST.
 Dónde se falla: Recusos Humanos
 Evidencia: Corresponde los documentos, registro, observación, declaración de
hecho cuando se solicita al auditado Coordinador de Recursos Humanos los
soportes de inducción y capacitación del empleado en uso de elementos de
protección personal, indica que aún no se ha realizado porque la próxima fecha
de capacitación en ese tema corresponde al mes de mayo según el plan de
capacitación anual.
 Incumplimiento y criterio afectado: Incumple el artículo A.8.1.1 literal g
opción 2 de la norma ISO 45001 DE 2018 que menciona que es necesario
que la organización establezca e implemente la planificación y los controles de
los procesos cuando sea necesario para aumentar la seguridad y la salud en el
trabajo, eliminando los peligros o, si no es factible, reduciendo los riesgos para el
SST a niveles tan bajos como sea viable para las áreas y actividades
operacionales.

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 G. Adaptar el trabajo a los trabajadores; por ejemplo, mediante:
2. Inducción de los nuevos trabajadores.

 La no conformidad queda redactada de lasiguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Recursos Humanos

Estándar y Número de Elemento: artículo A.8.1.1 literal g opción 2 de la norma ISO 45001
Hallazgo:
DE 2018 literal c.

 Cuando se solicita al auditado Coordinador de Recursos Humanos los soportes de

inducción y capacitación del empleado en uso de elementos de protección personal se
evidenció que aún no se ha realizado la inducción y capacitación porque la próxima fecha
en ese tema corresponde al mes de mayo según el plan de capacitación anual. Se
incumple con el artículo A.8.1.1 literal g opción 2 de la norma ISO 45001 DE 2018 se
menciona que es necesario que la organización establezca e implemente la planificación
y los controles de los procesos cuando sea necesario para aumentar la seguridad y la salud
en el trabajo, eliminando los peligros o, si no es factible, reduciendo los riesgos para el SST
a niveles tan bajos como sea viable para las áreas y actividades operacionales.
G. Adaptar el trabajo a los trabajadores; por ejemplo, mediante:
2. Inducción de los nuevos trabajadores.

Auditor: Claudia Lorena Ortiz Ceron

ISO 45001 DE 2018

Descripción de situación encontrada:

 En el recorrido se pudo observar clasificación adecuada de residuos sólidos; sin

embargo, los contenedores utilizados para el almacenamiento temporal
generados en el área de mantenimiento no se encontraron identificados y al
preguntar qué tipo de documento tenían definido o relacionado con la disposición
de dichos residuos, el encargado del proceso respondió que no conocía de dicho
documento. Así mismo mediante entrevista el personal administrativo que apoya

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 al área operativa demostró no conocer el plan de emergencias y la actuación a
seguir ante incidentes.
 Negación: se evidencio que la organización no garantiza la información y
capacitación del plan de emergencias y la actuación a seguir ante incidentes.
 Cuál es la falla: La falta de conocimiento del personal encargado del área en la
preparación del personal ante emergencias y como actuar ante incidentes que
ocurran en la empresa.
 Dónde se falla: area de Producción, area administrativa.
 Evidencia: en la entrevista al personal administrativo que apoya al área
operativa demostró no conocer el plan de emergencias y la actuación a seguir
ante incidentes, en la empresa.
Incumplimiento y criterio afectado: Incumple A.8.2 preparación y respuesta
ante emergencias ISO 45001 DE 2018. Los planes de preparación ante
emergencias pueden incluir eventos naturales, técnicos y provocados por el
hombre que ocurren dentro y fuera de las horas de trabajo normales

 La no conformidad queda redactada de la siguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Producción

Estándar y Número de Elemento: A.8.2 preparación y respuesta ante emergencias ISO

45001 DE 2018
literal c.
Hallazgo:

En el proceso de producción se evidencio que la organización no garantiza El plan de preparación

ante emergencias no cumpliendo con el Numeral A.8.2 preparación y respuesta ante
emergencias ISO 45001 DE 2018. Los planes de preparación ante emergencias pueden incluir
eventos naturales, técnicos y provocados por el hombre que ocurren dentro y fuera de las horas
de trabajo normales
Auditor: Ana Deiba Jurado

ISO 9001 de 2015

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 Descripción de situación encontrada:

 El responsable de la documentación del sistema abrió un procedimiento de

gestión documental y le invitó al auditor a que lo leyera, este le respondió que
previamente ya lo conocía pero que deseaba verificar los registros documentales
de inspección de producto terminado. El responsable caminó a través de su
oficina, y con la ayuda de una escalera abrió un mueble archivador de donde
extrajo unas carpetas identificadas por años, manifestando que todos los
registros de calidad por los últimos diez años se habían guardado allí. El auditor
líder miró dentro de uno de los archivos y notó que había diferentes tipos de
información documentada (incluyendo quejas del cliente, auditorías internas,
hojas de inspección, etc.) archivados sin ningún orden. El auditor preguntó cómo
alguien podía encontrar el registro que necesitaban. El auditado respondió que,
hasta la fecha, nadie los había solicitado nunca. El auditor líder se dio cuenta
que un dispensador de agua estaba situado cerca de otro archivo que contenía
registros de calidad. Percatándose que este estaba goteando alrededor de la
base y al abrir un cajón vio que el agua había goteado dentro del archivo,
dañando los contenidos. El auditor tomó unas notas en su lista de verificación y
se retiró.

 Negación: Se evidencio que la organización no garantiza la correcta

distribución, acceso, recuperación y uso; almacenamiento y preservación,
incluida la preservación de la legibilidad; control de cambios (por ejemplo,
control de versión); conservación y disposición, de la documentación del SGC;
el auditor líder miró dentro de uno de los archivos y notó que había diferentes
tipos de información documentada (incluyendo quejas del cliente, auditorías
internas, hojas de inspección, etc.) archivados sin ningún orden. Además
observó que en un archivo se encontraba un dispensador de agua el cual estaba
goteando y por ende se estaba dañando los documentos que contenia.

 Cuál es la falla: no contar con un correcto almacenamiento, preservación,

conservación y disposición de la documentación del SGC.
 Dónde se falla: Producción.

 Evidencia: corresponde los documentos, registro, observación, declaración de

hecho cuando se solicita verificar los registros documentales de inspección de

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 producto terminado, el auditor observó dentro de uno de los archivos y notó que
había diferentes tipos de información documentada (incluyendo quejas del
cliente, auditorías internas, hojas de inspección, etc.) archivados sin ningún
orden, además observó en un archivador daño de documentos por goteo de un
dispensador de agua.

 - Incumplimiento y criterio afectado: incumple con el articulo 7.5.3.2 Para el

control de la información documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:

a) Distribución, acceso, recuperación y uso;

b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina

como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la
calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.

La información documentada conservada como evidencia de la conformidad

debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.

 La no conformidad queda redactada de lasiguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Contable

Estándar y Número de Elemento: 7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la

organización debe abordar las siguientes actividades según corresponda:
Hallazgo:
a) Distribución, acceso, recuperación y uso;
 En el proceso de producción se evidencio que dentro de uno de los archivos había
b) almacenamiento
diferentes tipos de yinformación
preservación, incluida la preservación
documentada de la legibilidad;
(incluyendo quejas del cliente, auditorías
internas,
c) control hojas de inspección,
de cambios etc.) control
(por ejemplo, archivados sin ningún orden, además observó en un
de versión);
archivador
d) conservacióndaño de documentos por goteo de un dispensador de agua,
y disposición.
Incumple con el Numeral 7.5.3.2 de la norma ISO 9001:2015 7.5.3.2 documentada, la
organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:
La información documentada de origen externo, que la organización determina como
necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe
a) Distribución, acceso, recuperación y uso;
identificar, según sea apropiado, y controlar.

La información documentada conservada como

Página 14 de 19 evidencia de la conformidad debe protegerse
contra modificaciones no intencionadas
 b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina como

necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe
identificar, según sea apropiado, y controlar.

La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe

protegerse contra modificaciones no intencionadas

Auditor: Sandra M Tovar Castaño

ISO 9001:2015

Descripción de situación encontrada:

 El auditor líder pregunta si podría revisar cual es el proceso que la organización

utiliza para el manejo de la información documentada correspondiente al sistema
de gestión de calidad. El responsable de la documentación del sistema abrió un
procedimiento de gestión documental y le invitó al auditor a que lo leyera, este
le respondió que previamente ya lo conocía pero que deseaba verificar los
registros documentales de inspección de producto terminado. El responsable
caminó a través de su oficina, y con la ayuda de una escalera abrió un mueble
archivador de donde extrajo unas carpetas identificadas por años, manifestando
que todos los registros de calidad por los últimos diez años se habían guardado
allí.

El auditor preguntó cómo alguien podía encontrar el registro que necesitaban. El

auditado respondió que, hasta la fecha, nadie los había solicitado nunca. El
auditor líder se dio cuenta que un dispensador de agua estaba situado cerca de
otro archivo que contenía registros de calidad. Percatándose que este estaba
goteando alrededor de la base y al abrir un cajón vio que el agua había goteado
dentro del archivo, dañando los contenidos. El auditor tomó unas notas en su
lista de verificación y se retiró.

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  Negación: se evidencio que la organización no tiene un manejo adecuado en el
manejo de la informacion documentada del SGC y no tiene un buen cuidado y
conservación de la información.
 Cuál es la falla: debido al no manejo adecuado de la información documetada
del SGC no se garantiza lo que la organización determina como necesaria
para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

 Dónde se falla: Área de producción

 Evidencia: El auditor líder pregunta si podría revisar cual es el proceso que la

organización utiliza para el manejo de la información documentada
correspondiente al sistema de gestión de calidad. El responsable de la
documentación del sistema abrió un procedimiento de gestión documental y le
invitó al auditor a que lo leyera, este le respondió que previamente ya lo conocía
pero que deseaba verificar los registros documentales de inspección de producto
terminado. El responsable caminó a través de su oficina, y con la ayuda de una
escalera abrió un mueble archivador de donde extrajo unas carpetas
identificadas por años, manifestando que todos los registros de calidad por los
últimos diez años se habían guardado allí. El auditor líder miró dentro de uno de
los archivos y notó que había diferentes tipos de información documentada
(incluyendo quejas del cliente, auditorías internas, hojas de inspección, etc.)
archivados sin ningún orden

- Incumplimiento y criterio afectado: incumple el numeral 7.5.1GENERALIDADES

de la norma ISO 9001:2015 que establece que el sistema de gestión de la calidad de
la organización debe incluir:
La información documentada requerida por esta Norma Internacional; la información
documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del
sistema de gestión de la calidad. NOTA La extensión de la información
documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una
organización a otra, debido a:

- El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos,

productos y servicios;

- La complejidad de los procesos y sus interacciones;

- La competencia de las personas

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  La no conformidad queda redactada de lasiguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Producción

Estándar y Número de Elemento: Numeral 7.5.1GENERALIDADES de la norma ISO

9001:2015.

Hallazgo:

En el proceso de producción se evidencio que la organización no garantiza el correcto manejo

documental requerido. Además, la implementación del sistema de gestión de calidad es
muy deficiente por la evidenció falta de información documentada. Se incumple con el
artículo 7.5.1GENERALIDADES de la norma ISO 9001:2015.

Auditor: Sandra Tovar

ISO 14001 DE 2015

Descripción de situación encontrada:

 En el recorrido se pudo observar clasificación adecuada de residuos sólidos;

sin embargo, los contenedores utilizados para el almacenamiento temporal
generados en el área de mantenimiento no se encontraron identificados y al
preguntar qué tipo de documento tenían definido o relacionado con la
disposición de dichos residuos, el encargado del proceso respondió que no
conocía de dicho documento. Así mismo mediante entrevista el personal
administrativo que apoya al área operativa demostró no conocer el plan de
emergencias y la actuación a seguir ante incidentes.
 Negación: se evidencio que el personal administrativo que apoya al área
operativa demostró no conocer el plan de emergencias y la actuación a seguir
ante incidentes.
 Cuál es la falla: El personal administrativo y de producción no conce un plan
de emergencias y la actuación a seguir ante incidentes. Además no tomar las
acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones

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 de emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto
ambiental potencial.
 Dónde se falla: En el proceso de producción y el area administrativa.

 Evidencia: Mediante entrevista el personal administrativo que apoya al área

operativa demostró no conocer el plan de emergencias y la actuación a seguir
ante incidentes.

 Incumplimiento y criterio afectado: incumple el Numeral 8.2

PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios

acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia
identificadas en el apartado 6.1.1.
La organización debe:

a) Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir

mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia;
b) Responder a situaciones de emergencia reales;
c) Tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las
situaciones de emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al
impacto ambiental potencial;
d) Poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando
sea factible;
e) Evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta
planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia
o de que se hayan realizado pruebas;
f) Proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la
preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes
interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.

La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria

para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada.

 La no conformidad queda redactada de lasiguiente forma:

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 AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Producción

Estándar y Número de Elemento: Numeral 8.2 PREPARACION Y RESPUESTA

ANTE EMERGENCIAS. La organización debe establecer, implementar y mantener los
procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de
emergencia identificadas en el apartado 6.1.1. La organización debe:

a) Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir mitigar

los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia;

b) Responder a situaciones de emergencia reales;

c) Tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de

emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto ambiental potencial;

d) Poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando sea

factible;

e) Evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta planificadas,

en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia o de que se hayan
realizado pruebas;

f) Proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y

respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas
las personas que trabajan bajo su control.

La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener

confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada.

Auditor:
LaClaudia Ortiz Ceron
organización debe establecer, implementar y mantener los procesos
necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de
emergencia identificadas en el apartado 6.1.1.

La organización debe:

a) Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para

prevenir mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones
de emergencia;
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b) Responder a situaciones de emergencia reales;