Anda di halaman 1dari 54

AUDIT

KOMUNIKASI

Communication Management – Faculty of Communication Science


OUR LECTURER
Communication Audit – Communication Management Class

Dr. Antar Venus MA.Comm


Antar Venus is a lecturer of Communication Audit in Padjadjaran University. He finished his
bachelor degree at Padjadjaran University, majoring communication management and earned his
master degree from Macquarie University Sydney (1999) with the outstanding ASTAS scholarship
from Australia Government. He later finished his doctoral degree at Padjadjaran University. He
also rewarded The Japan Foundation scholarship and initiated research at MINPAKU-Kokuritsu
Minzokugaku Hakubutsukan Osaka, Japan. In 2013, he became the awardee of postdoctoral
research SCHEME in LEAD-Universiteit Leiden from Ministry of Education, Republic of Indonesia.

Communication Audit
Communication Theory
Campaign Program
Therapeutic Communication

Cultural Communication

Communication Audit 2
WELCOME
Communication Audit – Communication Management Class

Let’s Begin Now


Today, we are going to explain you about
IMPORTANCE – PERFORMANCE ANALYSIS

Communication Audit 3
Brief Explanation
1 Brief introduction about what is Importance
Performance Analysis

Methodology
2 How Importance-Performance Analysis can be used
in professional life and Communication Audit
CONTENTS
Result Analysis
3 How we analyze the result of Importance-
Performance Analysis

Trial
4 Nothing good here, trust me :(
IPA
Importance Performance Analysis
BEGINNING OF IPA ANALYSIS
Communication Audit – Communication Management Class

Importance-performance analysis (IPA) is a business research technique developed as a market


tool to examine and suggest management strategies (Martilla & James, 1977). Although originally
developed for marketing purposes, its application has extended to various fields such as
Communication Audit.

Communication Audit 6
THE ORIENTATION
Communication Audit – Communication Management Class

Founder Martilla and James (1997)

Former A useful tool to provide management insights to identify


company strengths and weaknesses for improving company
Purpose performance.

Diagnose the performance of different product or service


Key Objective attributes, while facilitating data interpretation and deriving
practical suggestions for management.

Communication Audit 7
IPA MODEL
Communication Audit – Communication Management Class

THE MODEL
IPA Analysis consist of 4 main quadrant divided by two
main axis which are:
-  Y axis (Importance Factor)
-  X axis (Performance Factor)

Communication Audit 8
THE QUADRANTS
Communication Audit – Communication Management Class

Concentrate Here Keep Up The Good Work


Underperforming and represent Major strength and potential
product’s major weaknesses and competitive
threat to its competitiveness. Q4 Q1
Highest Priority

Low Priority Q3 Q2 Possible Overkill


Not performing exceptionally well, Possible waste of limited resource
but are considered to be relatively that are inefficiently used and
unimportant to customer: Don’t be could be reallocated elsewhere
too concerned

Communication Audit 9
QUADRANT EXPLANATION
Communication Audit – Communication Management Class

KEEP UP THE GOOD WORK POSSIBLE OVERKILL


Contains the attributes that are perceived contains the attributes that are perceived
to be very important to customers, and the as low importance to customers, but the
organization seems to provide high levels organization seems to provide high levels
of performance. Thus attributes in this of performance. In this case, the
quadrant are referred to as the major organization should reallocate resources
strengths and opportunities for achieving committed to attributes in this quadrant to
or maintaining competitive advantage. other quadrants in need of improved
performance.

LOW PRIORITY CONCENTRATE HERE


Contains the attributes with low importance contains attributes that are perceived to be
and low performance which are referred to very important to customers but
as the minor weaknesses. Thus attributes performance levels are fairly low. These
in this quadrant do not require a great deal attributes are referred to as the major
of priority for improvement weaknesses that require immediate
attention for improvement.

Communication Audit 10
SOME BUSINESSES THAT CAN USE IPA
Communication Audit – Communication Management Class

Tourism, Marketing, Hospital, Government, and Phone Application are some businesses that can
use IPA to examine their performance.

Communication Audit 11
THE METHODOLOGY
The way we do Importance-Performance Analysis
1 st Step
STEP Create the instrument to gain the data. This
instrument mostly using questionnaire and
interview based on scale (Likert scale, and etc).
It’s basically 2 set of questionnaire that each
measure importance then performance.

2 nd Step
Do the research and gain the data based on
criteria that has been organized.
The audience itself should be covering most of the
employee on current employer.

3 rd Step
From the data that has been gathered, make the
table of it and calculate the average at the bottom
of the line
4 th Step
Create the diagram with plotting each of data from
its axis (Y: Performance, X: Importance)

5 th Step
Count every dot collected in each quadrant
These dots will be used to determine whether the
company is in the good shape or not

6 th Step
Create the recommendation based on the each
quadrant that has most importance on the quality
of management
EXAMPLE OF DIAGRAM
Communication Audit – Communication Management Class

IMPORTANCE-PERFORMANCE ANALYSIS
The diagram beside shows lots of ‘Keep up the good
works’ quadrant and few ‘Prioritize here’ quadrant. It
means, the recommendation action would be
significantly occur due to less of recommendation taken.

Communication Audit 15
TRIAL :)
We ’ v e c o m e t o t h e w o r s t p a r t o f t h i s p r e s e n t a t i o n
E X A M P L E O F TA B L E ( p e r f o r m a n c e / X a x i s )
From this table, you can plot the data into IPA diagram
E X A M P L E O F TA B L E ( i m p o r t a n c e / Y a x i s )
From this table, you can plot the data into IPA diagram
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Tahapan pertama dalam metode Importance Performance Analysis (IPA) yaitu:

1.  Menentukan tingkat kesesuaian antara tingkat kepentingan dan tingkat kinerja kualitas atribut-atribut yang diteliti
melalui perbandingan skor kinerja dengan skor kepentingan.

Rumus tingkat kesesuaian yang digunakan:

Tki = Xi x 100%
Yi
Keterangan:

Tki : Tingkat Kesesuaian


Xi : Skor Penilaian Kinerja (Performance)
Yi : Skor Penilaian Kepentingan (Importance)

Communication Audit 19
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

No Tingkat Kinerja Tingkat Kepentingan Tingkat Kesesuaian


Atribut (Xi) (Yi) (Tki) (%)

A1 122 140 87,14 122 : 140 = 0.871 X 100 = 87.14

A2 70 145 48,27 70 : 145 = 0.4827 X 100 = 48.27

114 : 141 = 0.808 X 100 = 80.85


A3 114 141 80,85

A4 130 143 90,90

A5 123 136 90,44

A6 68 143 47,55

A7 92 144 63,88

A8 123 147 83,67

A9 86 143 60,13

A10 111 140 79,28

Communication Audit 20
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

No Tingkat Kinerja Tingkat Kepentingan Tingkat Kesesuaian Kriteria Penilaian Keseluruhan:


Atribut (Xi) (Yi) (Tki) (%)

A11 134 142 94.36 0.81 – 1.00 (Sangat Baik)


0.66 – 0.80 (Baik)
A12 122 144 84.72 0.51 – 0.65 (Cukup Baik)
0.35 – 0.50 (Kurang Baik)
A13 135 146 92.46
0.00 – 0.34 (Sangat Tidak Baik)
A14 131 143 91.60

A15 106 145 73.10

A16 118 139 84.89

A17 73 148 49.32

A18 113 144 78.47

A19 110 140 78.57

A20 109 141 77.30


Secara keseluruhan kinerja kualitas
2190 2854 76.73% pelayanan berada pada kategori Baik.

Communication Audit 21
THE CALCULATION
Hasil penilaian responden terhadap atribut kinerja kualitas pelayanan.

No Kinerja Kualitas Kriteria Penilaian Setiap Atribut:


Atribut Skor
Atribut Pelayanan
0.81 – 1.00 (Sangat Baik)
A1 Ruang tunggu yang nyaman 87.14 Sangat Baik 0.66 – 0.80 (Baik)
0.51 – 0.65 (Cukup Baik)
A2 Tersedia kotak saran dan kritik 48.27 Kurang Baik
0.35 – 0.50 (Kurang Baik)
A3 Tersedia Brosur 80.85 Baik 0.00 – 0.34 (Sangat Tidak Baik)

A4 Penampilan pegawai profesional 90.90 Sangat Baik

A5 Jam pelayanan pengaduan tepat waktu 90.44 Sangat Baik

A6 Pelayanan cepat 47.55 Kurang Baik

A7 Cepat memberikan informasi promo 63.88 Cukup Baik

A8 Pengetahuan pegawai 83.67 Sangat Baik

A9 Tanggap terhadap keluhan 60.13 Cukup Baik

A10 Menjalin komunikasi intens dengan pelanggan 79.28 Baik


Communication Audit 22
THE CALCULATION
Hasil penilaian responden terhadap atribut kinerja kualitas pelayanan.

No Kinerja Kualitas Kriteria Penilaian Setiap Atribut:


Atribut Skor
Atribut Pelayanan

A11 Kesiapan melayani pelanggan 94.36 Sangat Baik 0.81 – 1.00 (Sangat Baik)
0.66 – 0.80 (Baik)
A12 Cepat merespon pelanggan 84.72 Sangat Baik 0.51 – 0.65 (Cukup Baik)
0.35 – 0.50 (Kurang Baik)
A13 Kerahasiaan data pelanggan terjamin 92.46 Sangat Baik 0.00 – 0.34 (Sangat Tidak Baik)

A14 Merasakan aman melakukan transaksi 91.60 Sangat Baik

A15 Perusahaan memiliki citra yang positif 73.10 Baik

A16 Mampu memberikan kepercayaan 84.89 Sangat Baik

A17 Kemudahan memperoleh informasi 49.32 Kurang Baik

A18 Memberikan perhatian secara individu 78.47 Baik

A19 Kepekaan memperhatikan saran & kritik 78.57 Baik

A20 Pelayanan tidak membedakan status 76.59 Baik


Communication Audit 23
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

No
Atribut Kurang Baik Skor Kinerja Kualitas Pelayanan
Atribut

A2 Tersedia kotak saran dan kritik 48.27 Kurang Baik

A6 Pelayanan cepat 47.55 Kurang Baik

A17 Kemudahan memperoleh informasi 49.32 Kurang Baik

Berdasarkan hasil analisis pada tabel diatas:

Maka ada 3 atribut kinerja kualitas pelayanan yang masih kurang baik.
Dengan demikian diharapkan pihak manajemen perusahaan (manajer) dapat memperbaiki
ketiga atribut tersebut.

Misalnya:
A2. Menyediakan kotak saran dan kritik untuk pelanggan.
A6. Meningkatkan lagi proses pelayanan lebih cepat kepada pelanggan.
A17. Memberikan kemudahan informasi kepada pelanggan.

Communication Audit 24
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Tahap 2 untuk analisis kuadran:


2.  Untuk analisis kuadran yaitu menghitung rata-rata penilaian tingkat kepentingan (importance) dan
kinerja (performance) untuk setiap item atribut dengan rumus:

Xi= Bobot rata-rata tingkat penilaian atribut kinerja ke-i


n = Jumlah responden

Yi= Bobot rata-rata tingkat penilaian atribut kepentingan ke-i


n = Jumlah responden

Communication Audit 25
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Nilai Rata-rata

Tingkat
No Tingkat Kinerja Skor
Skor Kinerja Kepentingan
Atribut (Xi) Kepentingan
(Yi)

A1 128 4.26 140 4.66 n = 30 Responden

A2 70 2.33 145 4.83 Rata-rata kinerja (A1) = 128 : 30 = 4.26

A3 114 3.8 141 4.7 Rata-rata kepentingan (A1) = 140 : 30 = 4.66

A4 130 4.33 143 4.76

A5 123 4.1 136 4.53

A6 68 2.26 143 4.76

A7 101 4.26 144 3.36

A8 123 4.1 147 4.9

A9 86 4.2 143 4.76

A10 121 4.03 140 4.66


Communication Audit 26
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Nilai Rata-rata Kinerja Atribut


Tingkat Tingkat
No Skor Skor
Kinerja Kepentingan
Atribut Kinerja Kepentingan
(Xi) (Yi)
A11 134 4.46 142 4.73 Total Rata-rata Kinerja (Performance)
(A1 + A2 + ..., A20) = 76.49 : 30 = 2.55
A12 122 4.06 144 4.8
Total Rata-rata Kepentingan (Importance)
A13 135 4.5 146 4.86 (A1 + A2 + ..., A20) = 93.62 : 30 = 3.12

A14 131 4.36 143 4.76

A15 106 3.53 145 4.83

A16 118 3.93 139 4.63

A17 73 2.43 148 4.93

A18 122 4.06 144 4.8

A19 110 3.86 140 4.66

A20 116 3.86 141 4.7

Total 2257 2.55 2811 3.12


Communication Audit 27
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Tahap 3:
3. Menghitung rata-rata penilaian tingkat kepentingan (importance) dan kinerja (performance) untuk
keseluruhan atribut dengan rumus:

Xi = Bobot rata-rata tingkat penilaian atribut kinerja ke-i


n = Jumlah atribut

Yi = Bobot rata-rata tingkat penilaian atribut kepentingan ke-i


n = Jumlah atribut

Communication Audit 28
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Nilai Rata-rata Nilai Rata-rata Kinerja Atribut

Tingkat Tingkat Tingkat Total Rata-rata Kinerja (Performance)


No Tingkat Kinerja No
Kepentingan Kinerja Kepentingan
Atribut (Xi) Atribut (A1 + A2 + ..., A20) = 76.49 : 20 = 3.82
(Yi) (Xi) (Yi)

A1 4.26 4.66 A11 4.46 4.73


Total Rata-rata Kepentingan (Importance)
(A1 + A2 + ..., A20) = 93.62 : 20 = 4.68
A2 2.33 4.83 A12 4.06 4.8

A3 3.8 4.7 A13 4.5 4.86

A4 4.33 4.76 A14 4.36 4.76

A5 4.1 4.53 A15 3.53 4.83

A6 2.26 4.76 A16 3.93 4.63

A7 4.26 3.06 A17 2.43 4.93

A8 4.1 4.9 A18 4.06 4.8

A9 4.2 4.76 A19 3.86 4.66

A10 4.03 4.66 A20 3.63 4.7

Total 3.82 4.68


Communication Audit 29
THE CALCULATION
Communication Audit – Communication Management Class

Nilai memotong tegak lurus pada sumbu horizontal, yakni sumbu yang mencerminkan kinerja atribut (X) atau
persepsi pelanggan.

sedangkan nilai memotong tegak lurus pada sumbu vertikal, yakni sumbu yang mencerminkan kepentingan
atribut (Y) atau harapan pelanggan.

Setelah diperoleh bobot kinerja dan kepentingan atribut serta nilai rata-rata kinerja dan kepentingan, kemudian
nilai-nilai tersebut diplotkan ke dalam kuadran Kartesius.

Communication Audit 30
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 1:

Pada Kolom Name


q  Ketik Performance
q  Ketik Importance

q  Type Numeric
q  Width 8
q  Decimals 2

31
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 2 :

Pada Kolom Performance


q  Masukkan nilai rata-rata setiap atribut

Pada Kolom Importance


q  Masukkan nilai rata-rata setiap atribut

Catatan:
Nilai rata-rata ini berasal dari nilai total skor yang
dibagi dengan jumlah responden.

32
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 3 :

q  Klik Graphs
q  Klik Legacy Dialogs
q  Klik Scatter/Dot

33
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 4 :

q  Klik Simple Scatter


q  Klik Define

34
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 5 :

q  Klik panah pindahkan Performance ke kolom


X Axis.
q  Klik panah pindahkan Importance ke kolom Y
Axis.

35
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 6 :

q  Klik OK

36
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 7 :

Tampilan gambarnya seperti ini.

q  Double Klik pada gambar

37
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 8 :

Tampilan gambarnya seperti ini.

q  Klik Add a reference line to the X Axis.

38
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 9 :

Pada Kolom Position


q  Masukkan total nilai rata-rata Performance

Pada Kolom Set to:


q  Klik Mean

q  Klik Apply

Catatan:
Nilai rata-rata ini berasal dari nilai total skor yang
dibagi dengan jumlah atribut.

Nilai rata-rata ini digunakan untuk membuat sumbu X


(Vertikal) di bagian tengah.
39
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 10 :

Tampilan gambarnya seperti ini.

q  Klik Add a reference line to the Y Axis.

40
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 11 :

Pada Kolom Position


q  Masukkan total nilai rata-rata Importance

Pada Kolom Set to:


q  Klik Mean
q  Klik Apply

Catatan:
Nilai rata-rata ini berasal dari nilai total skor yang
dibagi dengan jumlah atribut.

Nilai rata-rata ini digunakan untuk membuat sumbu Y


(Horizontal) di bagian tengah.

41
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 12 :

q  Klik Elements
q  Klik Data Label Mode

42
THE GRAPH

Cara Menghitung (IPA) dengan Software SPSS

Langkah 13 :
Untuk memunculkan nomor

q  Klik pada butir


DECISSION MAKING
I PA A N A LY S I S
DECISSION MAKING

Pengambilan Keputusan (IPA)

Kuadran Importance Performance Analysis (IPA) Untuk Kualitas Pelayanan

Kuadran I Kuadran II
Prioritas Utama Pertahankan Prestasi
(Concentrate Here) (Keep Up The Good Work)

Atribut pada kuadran ini dianggap sangat penting oleh pelanggan Atribut pada kuadran ini dianggap sangat penting oleh pelanggan
tetapi pelayanannya tidak memuaskan sehingga perusahaan harus dan pelayanannya sangat memuaskan, sehingga perusahaan harus
meningkatkan kualitas pelayanannya. mempertahankan kualitas pelayanannya.

Kuadran III Kuadran IV


Prioritas Rendah Berlebihan
(Low Priority) (Possible Overkill)

Atribut pada kuadran ini dianggap tidak penting oleh pelanggan Atribut pada kuadran ini dianggap tidak penting oleh pelanggan
dan pelayanannya kurang memuaskan. tetapi pelayanannya memuaskan.

43
DECISSION MAKING

Pengambilan Keputusan (IPA)

Kuadran I Kuadran II
Prioritas Utama Pertahankan Prestasi
(Concentrate Here) (Keep Up The Good Work)

Nomor Atribut: Nomor Atribut:


2, 3, 6, 15, 17, 20 4, 8, 9, 12, 13, 14, 18

Kuadran III Kuadran IV


Prioritas Rendah Berlebihan
(Low Priority) (Possible Overkill)

Nomor Atribut: Nomor Atribut:


0 1, 5, 7, 10, 16, 19

44
DECISSION MAKING

Pengambilan Keputusan (IPA)

1.  Kuadran I (Prioritas Utama)


Atribut-atribut yang berada pada kuadran ini dianggap sangat penting oleh pelanggan tetapi
pelayanannya tidak memuaskan. Atribut-atribut ini prioritas utama untuk segera dilakukan perbaikan oleh
perusahaan.

Atribut 2 : Tersedia kotak saran dan kritik.


Atribut 3 : Tersedia brosur bagi pelanggan.
Atribut 6 : Pelayanan cepat.
Atribut 15 : Perusahaan memiliki citra yang positif.
Atribut 17 : Kemudahan memperoleh informasi.
Atribut 20 : Pelayanan tidak membedakan status.

Kesimpulan:
Perusahaan memprioritaskan untuk fokus memperbaiki atribut-atribut yang berada pada kuadran ini, dikarenakan kualitas
kinerja pelayanannya tidak memuaskan.
45
DECISSION MAKING

Pengambilan Keputusan (IPA)

2.  Kuadran II (Pertahankan Prestasi)

Atribut-atribut yang berada pada kuadran ini dianggap sangat penting oleh pelanggan dan kinerja
pelayanannya sangat memuaskan.

Atribut 4 : Penampilan karyawan profesional.


Atribut 8 : Pengetahuan karyawan.
Atribut 9 : Tanggap terhadap keluhan pelanggan.
Atribut 12 : Cepat merespon pelanggan.
Atribut 13 : Kerahasiaan data pelanggan terjamin.
Atribut 14 : Merasakan aman melakukan transaksi.
Atribut 18 : Memberikan perhatian secara individu.

Kesimpulan:
Pelanggan sangat puas. Perusahaan harus mempertahankan atribut-atribut kualitas pelayanan yang berada pada kuadran ini.

46
DECISSION MAKING

Pengambilan Keputusan (IPA)

3.  Kuadran III (Prioritas Rendah)

Atribut-atribut pada kuadran ini dianggap tidak terlalu penting oleh pelanggan dan pelayanannya kurang
memuaskan.

Hasil Analisis:
Tidak ada atribut-atribut pada kuadran ini.

47
DECISSION MAKING

Pengambilan Keputusan (IPA)

4.  Kuadran IV (Berlebihan)

Atribut-atribut yang berada pada kuadran ini dianggap tidak terlalu penting oleh pelanggan tetapi pelayanannya
memuaskan

Atribut 1 : Ruang tunggu yang nyaman.


Atribut 5 : Jam pelayanan pengaduan tepat waktu.
Atribut 7 : Cepat memberikan informasi promo.
Atribut 10 : Menjalin komunikasi intens dengan pelanggan.
Atribut 16 : Mampu memberikan kepercayaan.
Atribut 19 : Kepekaan memperhatikan saran dan kritik.

Kesimpulan:
Pelanggan sudah merasakan puas atas kinerja pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.

48
HASIL ANALISIS (IPA)
Importance Performance Analysis
H A S I L A N A L I S I S ( I PA )

Hasil Analisis (IPA)

Berdasarkan Hasil Analisis Kesesuaian (IPA)


No Kinerja Kualitas
Atribut Kurang Baik
Atribut Pelayanan

A2 Tersedia kotak saran dan kritik Kurang Baik

A6 Pelayanan cepat Kurang Baik

A17 Kemudahan memperoleh informasi Kurang Baik

1.  Rekomendasi pertama untuk Manajer, agar dilakukan perbaikan:

A2 : Menyediakan kotak saran dan kritik untuk pelanggan.


A6 : Mempercepat lagi proses pelayanan kepada pelanggan.
A17 : Memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk memperoleh informasi.

49
H A S I L A N A L I S I S ( I PA )
No
Atribut Kuadran I
Atribut

A2 Tersedia kotak saran dan kritik

A3 Tersedia brosur bagi pelanggan


Hasil Analisis (IPA) A6 Pelayanan cepat

Berdasarkan Hasil Analisis Diagram Kartesius (IPA) A15 Perusahaan memiliki citra yang positif

A17 Kemudahan memperoleh informasi

A20 Pelayanan tidak membedakan status

2.  Rekomendasi kedua untuk Manajer, agar dilakukan prioritas perbaikan:

A2 : Menyediakan kotak saran dan kritik untuk pelanggan.


A3 : Menyediakan brosur bagi pelanggan.
A6 : Mempercepat proses pelayanan.
A7 : Mempromosikan perusahaan dengan citra yang positif di mata pelanggan.
A17 : Memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk memperoleh informasi.
A20 : Pelayanan tidak membedakan status pelanggan.

50
THANK YOU!
Any Questions?

Communication Management
Faculty of Communication Science

Anda mungkin juga menyukai