PROSES BISNIS PROKUREMEN

Tinjauan
Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang
dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam prokuremen adalah:
1. Menentukan Kebutuhan
2. Memilih Sumber Daya
3. Permintaan untuk quotalion.
4. Memilih Pemasok
5. Menerbitkan Pesanan Pembelian
6. Penerimaan Barang
7. Verifikasi Faktur
8. Pembayaran Kepada Pemasok
Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses
sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.
Bagian ini akan membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses
bisnis prokuremen dengan menggunakan R/3. Sap R/3 mendukung prokuremen pada modul
pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan
dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sifat total
terintegrasi sistem mampu mampu mengurangi kesalahan dan kecepatan proses bisnis.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara
online dan diproses secara keseluruhab sebagai dokumen elektronik. Dokumen elektronik
juga dapat dicetak dan dutukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada
R/3 terdiri dari:
1. Permintaan pembelian
2. Permintaan untuk quotation
3. Quotation
4. Pesanan pembelian
5. Perjanjian ringkas

1
6. Kontrak
7. Perjanjian penjadwalan
8. Pencatatan informasi pembelian
Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini
menentukan field yang ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran nomer-
nomer unik yang ditentukan untuk dokumen tertentu.

Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu
pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen
ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP. Sistem MRP dapat melakukan analisis
secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu
item dan proses produksi perusahaan. Permintaan pembelian mempunyai field input yang
mengidinkasikan bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis. Nomor
penelusuran permintaanmerupakan input ketika sejumlah besar permintaan diterbitkan untuk
kebutuhan yang sama. Nomor penelusuran permintaan memungkinkan dilakukannya
monitoring terhadap sekelompok permintaan. Permintaan pembelian diproses baris demi
baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah.
Setelah selesai permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor untuk
di setujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa permintan pembelian dalam
batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam permintan pembelian filter R/3 dan dikirim ke
orang yang tepat untuk disetujui. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam
prokuremen di R/3.

Memilih Sumber Daya

Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk
permintaan pembeliaan. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk
menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang
diminta. R/3 mendukung proses pemilihan dengan beberapa cara. R/3 memonitor perjanjian
ringkas yang ada dengan pemasok. Perjanjian ringkas merupakan kontrak yang menetukan

2
perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Jika perjanjian kuota untuk suatu item sudah
dikontrakkan dengan pemasok, R/3 secara otomatis menentukan sumber persediaan untuk
permintaan pembelian dengan berdasarkan kuota yang didefinisikan dalam kontrak. R/3
mengelola pencatatan pemasok, valiitas periode kontrak, dan jumlah kuota. R/3 mengelola
daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. R/3 juga dapat memilih pemasok
yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah
di simpan sebelumnya.

Permintaan Untuk Quotation

Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation. Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang
sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan
perusahaan. Dokumen ini dikirim kepemasok yang akan dipakai untuk kofirmasi harga dan
jangka waktu pembayaran untuk supply produk atau jasa. Permintaan untuk quotation
mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax atau secara elektronik
seperti EDI. Dokumen ini dapat disiapkan secara manual, tetapi biasanya disiapkan dengan
referensi permintaan pembelian. Permintaan untuk quotation dan permintaan pembelian berisi
data yang sama, kecuali untuk rekening tertentuyang diperlukan untuk permintaan pembelian.
Permintaan untuk quotation menentukan tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk
pengajuan penawaran.
Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen
quotation yang akan dimasukkan ke dalam R/3. Pemasok potensial memberi harga dan jangka
waktu yang dimasukkan dalam dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk
memilih pemasok.

Memilih Pemasok
R/3 mebandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat
dalam dokumen qoatatio dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3
akan mengirimkan suatu surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima.
R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisassi

3
dalam proses bisnis prokuremen. R/3 menilai pemasok dengan dasar nilai 100 yang
ditentukan dengan kriteria yang berbeda seperti catatan pengiriman dari pesanan sebelumnya,
pelayanan, harga,kualitas, dan lebih dari 99 kriteria yang dapat didefinisikan oleh pemakai.

Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang
yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pembelian, jangka waktu pengiriman dan jangka waktu
pembayaran . Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal dengan referensi dokumen yang
ada.pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas seperti fax, atau secara elektronik,
seperti dokuenm EDI.
Perjanjian ringkas merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Ada dua tipe
perjanjian ringkas yaitu : kontrak dan perjajian penjadwalan. Kotrak adalah perjanjian ringkas
dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu.Perjanjian
penjadwalan sama dengan kontrak tetapi juga menetukan harga item. Penggunaan R/3 juga
dapat membantu menyiapkan kontrak dan atau perjanjian penjadwalan pada waktu yang
bersamaan dimana pesanaan pembelian disiapkan.

Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam
R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang
diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan barang tanpa memperhatikan
sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-
house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke
lokasi lain.
Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukan sebagai retur atau tidak diterima
pada pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cabang, maka beberapa jurnal
penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor pengiriman dan pelaporan ketika pesanan
telah dipenuhi dan hampir selesai. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran untuk
untuk barang hanya terjadi jika barang telah diterima.
Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan

4
sistem manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanaan sementara. Cara
kedua dokumen penyimpanan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanaan pembelian.
Cara ketiga barang yang diterima dapat di posting ke dalam inspeksi kualitas.

Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan
pembeliaan ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur
memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. R/3 memiliki komponen
verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya
dari faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen
dengan model R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian.
Jika sutu faktur sudah diposting, R/3 melakukan 3 cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.
Pemeriksaan ini juga memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten yang
dikirimkan adalah jumlah yang benar.

Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur juga diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai
dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditetukan dalam pesanan pembelian
atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi
keuangan.

Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan menggambarkan struktur organisasi dan proses
bisnis perusahaan. Tujuan diindetifikasi dengan kode, kode perusahaan mengindetifikasi unit
akuntansi yang memiliki neraca saldo dan laporan rugi laba. Ada tiga kategori informasi
dalam record master pemasok. Data umum berisi nomor pemasok, nama, alamat, nomor
telepon dan item yang sama data kode perusahaan di definisikan pada level kode perusahaan
yang dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan buku besar dalam R/3. Record master
material berisi informasi material yang diadakan, dihasilkan, atau dijual kepelanggan. Record

5
master material digunakan dan didistribusikan ke banyak departemen. Record master material
memiliki struktur hieraki.record master infomasi pembeliaan hanya digunakan oleh
pembelian. Ia digunakkan untuk alokasi sumber daya , yang merupakan proses evaluasi
pemasok.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Karakteristik utama pada flowchart ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut :
permintaan (seperti gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang, pengeluaran kas, dan
buku besar.

Permintaan (penyimpanan)
Permintaaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. permintaan pembelian
juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui
dalam depertemen yang membuatnya.

Pembelian
Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan pembelian dimulai, fungsi
dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan
pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena
anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karna alasan lainnya.
Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian
untuk suatu permintaan. Tembusan dikirimkan ke pemasok. Pemasok mengembalikan
tembusan pesanan pembeliaan ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.
Departemen yang membuat diberitahu bahwa pesanan pembelian telah dibuat dan pesanan
diperiksa seperlunya untuk melakukan verifikasi kelayakan kebutuhan yang di identifikasi
dalam permintaan pembelian.

Penerimaan
Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari independen dari fungsi penyimpanan.
Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan untuk menerima

6
pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya
peran independen untuk menghitung pengiriman dan menyiapkan laporan penerimaan.
Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan
penghitung punya akses ke kuantitas yang ada pesanan pembelian. Hal ini mengharuskan
penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan menghitung, karena tidak mungkin hanya
menyalin kuantitas dari pesanan pembelian. Supervisor akan membandingkan kuantitas yang
diterima berdasarkan penghitungan dengan yang ada dipesanan pembelian dan kemudian
menyiapkan laporan penerimaan untuk jumlah kuantitas yang diterima.
Pada banyak kasus, hanya orang yang memiliki kemampuan tekhnik yang dapat
melakukan inspeksi material dan memberikan jaminan kedepartemen yang meminta atau
menggunakannya. Fungsi inspeksi dapat dilakukan untuk tujuan tersebut, entah sebagai
bagian dari departemen peneriman atau departemen yang terpisah.

Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian ke hutang dagang. Jika barang
langsung kedepartemen yang meminta dan bukan kedepartemen penyimpanan, supervisor
departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke
hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari
proses bisnis prokuremen.

Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayar ke pemasok. Empat
dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia
untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucer untuk
mendukung pembayaran adalah ciri pengendaliaan dari proses bisnis prokuremen. Sistem
voucher di diskusikan dalam konteks proses bisnis pengeluaran kas, topik berikutnya yang
didiskusikan pada bab ini.
Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:

7
 Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki pengendalian
pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembayaran.
 Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan pengiriman.
 Hutang Dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan
atau kas secara independen.
 Permintaan pembelian diperiksa secara independen diluar pembelian.
 faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk dikirim
kehutang dagang.
 Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatan nya oleh bagian luar departemen
pembelian.
 Pencatatan persediaan diperbaharui untuk menunjukan penerimaan barang.
Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individu diterima sesuai
harapan. Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli
penjual. Hubungan pembelian-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan
persoalan prosedur. Kebijakan pembelian di-perlukan untuk mendapatkan penawaran yang
kompetitif, yang biasanya di implementasikan dengan menggunakan permintaan dokumen
quotation.
Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen
quotation. Pemilih satu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar
penerimaan untuk memilih pemasok. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab
seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi
kemungkinan spesialiasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui disiapkan oleh fungsi yang
independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan ke pembeli, dimana pemasok
telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan
bebas dari konflik kepentingan, menyediakan dukungan yang luas untuk memilih dan
mengevaluasi pemasok.

Pendekatan Peringkat Ptribut Untuk Memilih Pemasok

Pendekatan peringkat atribut untuk memilih pemasok cocok bila diperlukan pendapat

8
dari beberapa evaluator yang pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai
berikut:
 Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukan dalam evaluasi.
 Memberikan bobot untiuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
 Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut.
 Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut
dengan bobot nya.
Setelah biaya relevan seperti harga dari pemasok atau biaya sistem telah diidentifikasi,
rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding. Karena itu tehnik evaluasi atribut
menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengidentifikasi pemasok atau sistem
yang menjadi subjek pertimbangan akhir.

PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran aktual.
Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi
dalam jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggung jawabkan sebagai dana imprest kas
kecil.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem vocer
untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas,
dan rekonsiliasi bank secara independent

Hutang Dagang
Departement hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung
jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk
setiap voucher. Cek voucher dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan
voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional
yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui
dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat jurnal dilanjutkan ke buku besar.

9
Pengeluaran Kas
Cek Voucher dan vocer diterima dari departement hutang dagang. Setelah cek voucher
dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher di cap dan disimpan urut nomor.
Kontrol total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan vocer
yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang bayar. Kontrol
total dilanjutkan ke buku besar.

Buku Besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas
dirikonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan kontrol total disimpan
menurut tanggal.

Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama - sama dengan laporan bank.
Konsiliasi bank independet adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pada
pengeluaran kas.

Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah tehnik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya
pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluruh
transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan
menandatangni formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk
mengotorisasi entri pada register voucher atau memasukan data kedalam komputer.
Sistem voucher berpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk dari
formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check (Gambar dibawah).
formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat di operasikan tanpa voucher
yang dapat dibaca oleh manusia.

Posting Hutang Dagang

10
 Pertanyaan dasar pada perancangan sistem vocer berkaitan dengan kapan faktur - faktur
diposting ke hutang vocer. menyiapkan vocer untuk faktur individual ketika beberapa faktur
menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa
seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Built up voucher sistem
merupakan akumulasi beberapa faktur dari beberapa pemasok yang sama dan membayarnya
dengan cek tunggal.

PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Proses bisnis manajemen SDM berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem
informasi yang memproses SDM.

Pemrosesan Sdm Pada Sap R/3

Modul SDM pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah
dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan Online. SAP R/3 terdiri dari dua
modul SDM. Modul administrasi SDM yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail
karyawan, data gaji, dan data pkinerja karyawan. Modul perencaan dan pengembangan
personel menyediakan alat untuk menyiapkan dana dan mengelola informasi sturktur
organisasi. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama "orang tua-anak" atau hubungan
sub ordinasi-orangtua. Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan
sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke
karyawan individual yang ditugaskan.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada
modul SDM. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi waktuuntuk mencatat
ketidak hadiran karyawan dan informasi kehadiran.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi
kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode
pembayaran.

Struktur Data Sumber Daya Manusia

Sruktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data

11
SDM terdiri dari 3 elemen :

Data master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekerjaan, karyawan dan pelatihan.

Organisasi data
Sistem menpunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi info tipe dan juga
menampilkannya ivent personel adalah sebuah grup info tipe. Sebagai contoh, entri untuk
karyawan yang menikah akan memerlukan lebih banyak informasi. Sistem juga menghitung
tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru.

Objek SDM
Tipe objekk SDM di identifikasi dengan 1 atau 2 huruf sebagai identifikasi. Kode untuk
karyawan adalah "p" kode untuk pekerjaan adalah "c" kode untuk objek kualifikasi adalah
"q" dan lain - lain. Berikut ini merupakan ilustrasi penggunaan objek SDM. Unit organisasi
departemen pemasaran memiliki 5 posisi. Setiap posisi punya deskripsi pekerjaan. Posisi -
posisinya terdiri dari 1. posisi manajer, 1 posisi supervisor, dan 3 posisi penjual.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan
prosedur yang paling kompleks dalam opreasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak
untuk gaji ; regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampak sistem penggajian
sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum
dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan
yang memadai.

Personal
Personal (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua

12
potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan
karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran,
harus diotorisasi oleh personel kantor.

Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan
laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan yang
bekerja dengan ukuran jam, dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk
bekerja. Pencatat waktu bekerja untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu
dan atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan
ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi.

Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independent dari penyiapan data
input yang digunakan sebagai dasar membayar. Laporan kehadiran diterima dari pencatat
waktu.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Informasi dasar karyawan seperti nama, alamat, besar gaji dan potongan perlu untuk
menyiapkan gaji. Social Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak
berdasarkan penggajian. Perusahaan akan mencocokkan potongan - potongan tersebut dan
membayarkannya ke pemerintah. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi, dipekerjakan
dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran kepada pemerintah federal
dilakukan secara kuartalan.
Pajak penghasilan federl untuk upah dikumpulkan dalam periode dimana upah
dibayarkan. Dengan sistem "bayar saat pulang" perusahaan perlu menahan bagian dari laba
karyawannya. Perusahaan melaksanakan bisnis antar negara bagian yang diperlukan oleh
federal fair labor standart act, untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum 1
atau 1,5 dari tarif reguler untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu. Banyak

13
perusahaan juga membayar kelebihan jam untuk yang bekerja pada hari minggu atau hari
libur.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9.
Jakarta: Salemba Empat

15