PEMBUATAN DATABASE SISTEM PENJUALAN

DENGAN
MICROSOFT ACCESS

Pada bagian ini kita akan membuat sebuah aplikasi Sistem Penjualan dimana database
yang digunakan menggunakan Microsoft Access 2003, sedangkan koneksi database yang akan
digunakan adalah menggunakan Koneksi ODBC Driver Conenction String. Keuntungannya
adalah mudah untuk aplikasi client-server dan kita hanya perlu , mengubah ODBC Driver jika
database yang digunakan berpindah lokasi atau direktori tanpa perlu mengubah kode program.
Sebab pada program itu sendiri menggunakan DSN dari ODBC Driver dan ODBC Driver
tersebut bisa diubah-ubah.
Syntax pemrograman yang dipakai mengggunalan bahasa SQL (Structure Query Language).

1. Pembuatan Database dengan Microsoft Access

1.1 Jalankan Microsoft Access 2003, maka akan muncul tampilan
1.2 Pada editor Microsoft Access bagian New, klik menu Blank Database

1.3 Pada kotak dialog File New Database, pilih direktori tempat menyimpan database
dan isi nama database pada bagian File Name.

Direktori tempat
menyimpan database

Nama database

1.4 Klik Create

 1.5 Kemudian muncul editor dari database dbPenjualan

Membuat Tabel Baru

1.6 Sebuah database dbPenjualan berhasil dibuat, dari editor database inilah kita dapat
mengembangkan database dari aplikasi yang akan dibuat.

2. Pembuatan Tabel

1. Langkah selanjutnya adalah membuat tabel.

2. Klik kanan mouse, kemudian pilih Design View
3. Atau dengan mengklik icon New pada tollbar editor database

Icon New

4. Selanjutnya pada kotak dialog New Table, pilih Design View. Lalu klik OK
5. Buatlah field-field table pada editor table

6. Isilah nama field beserta tipe data dari field pada editor tabel.

7. Buatlah tabel-tabel untuk database dbPenjualan. Misalnya tabel tbBarang yang

berfungsi untuk menampung data barang. Untuk field dan tipe data dari tabel tbBarang
adalah sebagai berikut.

Field Name Data Type Field Size

KdBarang Text 5
NmBarang Text 25
Satuan Text 10
HargaSatuan Number Double
JumlahStock Number Double

8. Tampilan field-field tbBarang terlihat seperti gambar berikut.

9. Buat Primary Key pada tbBarang dimana field primary key adalah KdBarang

10. Klik kanan pada field yang dipilih tersebut. Kemudian klik menu Primary Key.

11. Atau klik icon Primary Key pada toolbar editor database.
 Icon Primary Key

12. Tampilan dari field yang menjadi primary key adalah seperti gambar berikut.

Tanda Primary Key

13. Simpan tabel tersebut dengan nama tbBarang.

14. Klik OK

15. Maka akan terlihat tabel yang telah dibuat pada editor database.

16. Buatlah Juga tabel-tabel yang lain untuk database dbPenjualan dengan tahap-tahap
seperti diatas. Tabel-tabel tersebut antara lain :

Tabel : tbPelanggan
Field Name Data Type Field Size
NoPelanggan (Primary Key) Text 5
NmPelanggan Text 25
Alamat Text 50
Telepon Text 12

Tabel : tbNota
Field Name Data Type Field Size
NoNota (Primary Key ) Text 6
Tanggal Date 8
NoPelanggan Text 5

Tabel : tbNotaDetail
Field Name Data Type Field Size
NoNota (Primary Key) Text 6
KdBarang (Primary Key) Text 5
HargaJual Number Double
QTY Number Double

KONEKSI ODBC DRIVER

 Untuk membuat sebuah ODBC Driver untuk koneksi database, database tersebut harus
sudah ada terlebih dahulu. Misalnya kita akan menghubungkan dengan database Microsoft
Access dengan nama dbPenjualan. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Aktifkan Control Panel, klik menu Administrative Tools.

2. Kemudian pada kotak Administrative Tools, klik menu Data Source (ODBC).

4. Pada kotak dialog ODBC Data Source Administrator, pilih System DSN, klik tombol
Add.
5. Pada kotak dialog Create New Data Source, pilih Microsoft Access Driver kemudian klik
Finish,
6. Kemudian muncul ODBC Microsoft Access Setup, isi nama Data Source Name atau
DSN, misalnya Penjualan. Untuk menghubungkan ODBC Driver dengan database, klik
Select pada bagian Database.

7. Pada kotak dialog Select Database, cari direktori tempat database diletakkan dan pilih
database yang akan digunakan.

8. Klil OK.

9. Pada kotak dialog ODBC Microsoft Access Setup, klik OK.

10. Perhatikan pada kotak dialog ODBC Data Source Administrator telah terdapat ODBC
Driver yang dibuat. Selanjutnya klik OK dan kita dapat menggunakan ODBC Driver
Penjualan untuk menghubungkan dengan database dbPenjualan.

11. Untuk menghapus konfigurasi ODBC Driver, klik Remove kemudian pilih Yes. Sedangkan
untuk mengubah konfigurasi klik Configure, kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada
pembuatan konfigurasi.

Menggunakan ODBC Driver untuk mengakses database.

Setelah membuat ODBC Driver, kita dapat menggunakannya untuk mengakses database
dari program aplikasi. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Pada saat mendesain tampilan, terlebih dahulu tambahkan komponen Adodc, komponen
ini bisa langsung dihapus setelah program dijalankan sekali.
2. Untuk kode programnnya sebagai berikut :

’Deklarasi koneksi
Dim cnn As New ADODB.Connection

Private Sub From_Load()

‘Membuat sebuah koneksi
Set cnn = New ADODB.Connection

‘Membuka koneksi dengan ODBC Driver Aplikasi

Cnn.Open ”Penjualan”

End Sub
 Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

‘Menutup Koneksi
Cnn.Close

‘Menghapus koneksi
Set cnn = Nothing
End Sub

Koneksi Connection String

Koneksi kedua adalah menggunakan connection string. Untuk mengakses database, kita
harus mendeklarasikan sebuah koneksi terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk
mendeklarasikan koneksi adalah sebagai berikut :

Dim [nama koneksi] As New ADODB.Connection

Sebagai contoh :

Dim cnn AS New ADODB.Connection

Pada contoh dideklarasikan sebuah koneksi bernama cnn. Selanjutnya membuat isi koneksi
tersebut. Contohnya sebagai berikut :

Dim Koneksi As String

Koneksi = ”Driver={Microsoft Access Driver (*.mdb)}; ” & _
”Dbq=dbPenjualan.mdb:” & _
”DefaultDir=D:\Data Ngajar\Praktek03;” & _
”Uid=Admin;pwd=;”

Pada contoh diatas terdapat sebuah variabel bernama Koneksi bertipe data string untuk
menampung isi koneksi dengan database.

1. Driver={Microsoft Access Driver (*.mdb)}. Driver adalah jenis driver database

yang digunakan. Dalam hal ini menggunakan driver Microsoft Access.

2. Dbq=dbPenjualan.mdb. Dbq adalah nama dari database yang digunakan. Pada Contoh
database yang digunakan adalah database dbPenjualan.mdb

3. DefautlDir. DefaultDir adalah lokasi direktori dari database. Pada contoh diatas database
yang digunakan terletak pada direktori D:\Data Ngajar\Praktek03

4. Uid. Uid adalah User id atau identitas dari user yang mengakses database.

5. Pwd. Pwd adalah password dari database, berfungsi untuk meningkatkan keamanan
database.
Selanjutnya membuka koneksi ke database. Untuk membuka koneksi ke database adalah
sebagai berikut :

cnn.Open Koneksi

Setelah selesai menggunakan koneksi, dapat ditutup dengan perintah :

cnn.Close
Set cnn=Nothing

Dim cnn As New ADODB.Connection

Dim Koneksi As String

Private Sub Form_Load()

Koneksi = App.Path & "\dbPenjualan.mdb;"

cnn.CursorLocation = adUseClient
cnn.Open "Provider=microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" &
Koneksi & ";persist security info=false"

End Sub
 PENGGUNAAN MODULE

Setelah selesai membuat menu dengan MDI Form, sekarang kita akan mencoba membuat
sebuah module. Module ini nantinya akan digunakan pada pengembangan aplikasi Sistem
Penjualan, dimana di dalam module ini akan terdapat variabel yang bersifat global atau dapat
diakses dari semua form pada program aplikasi dan beberapa procedure yang juga bisa diakses
dari semua form.
Module yang kita buat, akan kita isi dengan procedure koneksi ke database dengan
menggunakan ODBC driver. Fungsinya adalah kita tidak perlu selalu membuat koneksi ke
database dalam hal ini dbPenjualan.mdb pada setiap form.

1. Menambahkan Module
Pertama-tama kita akan menambahkan sebuah module ke dalam project Penjualan yang telah
dibuat. Untuk menambahkan module langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Klik kanan pada bagian project.

b. Klik menu Add kemudian pilih Module
c. Atau pada menu Project klik Add Module

d. Setelah itu muncul kotak dialog Add Module tab New. Klik Open.
e. Setelah menambahkan sebuah module pada project Penjualan, selanjutnya membuat
variable global dan procedure. Variabel global dan procedure pada module ini bisa diakses
dari semua program pada project. Variabel global dan procedure yang dibuat akan
digunakan untuk mengakses database pada program aplikasi Sistem Penjualan yang kita
buat. Dalam hal ini databasenya adalah dbPenjualan.mdb. Contoh Kode program dari
procedure yang terdapat pada module adalah sebagai berikut :

Public cnn As New ADODB.Connection

Public Koneksi As String

Sub Form_Load()
Koneksi = App.Path & "\dbPenjualan.mdb;"

cnn.CursorLocation = adUseClient
cnn.Open "Provider=microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" &
Koneksi & ";persist security info=false"

End Sub
 MEMBUAT MENU UTAMA
SISTEM PENJUALAN

Menu utama yang akan dibuat, tidak menggunakan MDIForm, tetapi menggunakan form
biasa. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Jalankan Visual Basic 6.0

2. Pada Form, atur Propertinya sebagai berikut :
Objek Properti Setting
Name MDIMenu
Caption Sistem Penjualan
Form1
WindowState 2-Maximize
BackColor &H8000000C&

3. Selanjutnya membuat menu menggunakan Menu Editor ( Ctrl+E ) untuk aplikasi Sistem
Penjualan. Daftar menu dan submenu yang akan dibuat adalah sebagai berikut :

Caption Name Index

MASTER FILE mnuUtama 1
....Entry Data Barang mnuMaster 1
....Entry Data Pelanggan mnuMaster 2
TRANSAKSI mnuUtama 2
....Entry Nota Penjualan mnuTrans 1
....Cetak Nota mnuTrans 2
LAPORAN mnuUtama 3
....Cetak Laporan Penjualan mnuLaporan 1
....Cetak Laporan Barang mnuLaporan 2
....Cetak Laporan Pelanggan mnuLaporan 3
KELUAR mnuUtama 4
.... YA mnuKeluar 1
….TIDAK mnuKeluar 2

4. Contoh pengisian menu editor :

5. Agar tampilan menu utama lebih bagus, bisa ditambahkan Frame dan beberapa Label.
Sehingga bentuk design dari menu tersebut seperti gambar berikut :

6. Atur StartUp pada Project Properties menjadi MDIMenu.

 MEMBUAT MODULE

Ketikan program berikut pada module :

MEMBUAT PROGRAM
ENTRY DATA PELANGGAN
Dalam membuat program entry data Pelanggan, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Tambahkan form baru pada project.

2. Buat tampilan/design seperti gambar berikut :

3. Atur properti objek-objek tersebut sebagai berikut :

Objek Properti Setting
Name frmPelanggan
Form1
Caption Form Data Pelanggan
Frame1 Caption (Kosong)
Frame2 Caption (Kosong)
Frame3 Caption (Kosong)
Label1 Caption ENTRY DATA PELANGGAN
Label2 Caption Nomor Pelanggan
Label3 Caption Nama Pelanggan
Label4 Caption Alamat
Label5 Caption Telepon
Name txtNoPelanggan
Text1 TabIndex 1
Text (Kosong)
 Name txtNmPelanggan
Text2 TabIndex 2
Text (Kosong)
Name txtAlamat
TabIndex 3
Text3 Text (Kosong)
MultiLine True
ScrollBars 2-Vertical
Name txtTelepon
Text4 TabIndex 4
Text (Kosong)
Name cmdSimpan
Command1
Caption Simpan
Name cmdEdit
Command2
Caption Edit
Name cmdHapus
Command3
Caption Hapus
Name cmdBatal
Command4
Caption Batal
Name cmdKeluar
Command5
Caption Keluar

4. Sedang untuk kode programnya adalah sebagai berikut :

5. Gabungkan form entry Pelanggan ke dalam Menu Utama.

6. Buatlah program Entry Data Barang.

Private Sub mnuKeluar_Click(Index As Integer)
Select Case Index
Case 1
' Tutup form
Unload Me

' Keluar program

End
End Select
End Sub

Private Sub mnuMaster_Click(Index As Integer)

Select Case Index
Case 1
MsgBox "Program belum dibuat...........!!!", vbOKOnly

Case 2
' Matikan menu Utama
MDIMenu.Enabled = False

' Panggil form pelanggan

frmPelanggan.Show

End Select
End Sub

MEMBUAT FORM NOTA PENJUALAN

 Sebelum membuat design pada form Nota Penjualan, terlebih dahulu tambahkan beberapa
komponen pada Toolbar. Komponen-komponen tersebut antara lain : DTPicker, Masked Edit,
dan ListView
Langkah-langkahnya :
a. Tekan CTRL+T atau klik menu Project, pilih Component.
b. Untuk menambahkan DTPicker, pada tampilan Components, tab Controls kemudian pilih
Microsoft Windows Common Control-2 6.0 (SP4).

c. Untuk menambahkan Masked Edit, pada tampilan Components tab Controls pilih
Microsoft Masked Edit Controls 6.0

c. Untuk menambahkan ListView, pada tampilan Components tab Controls pilih Microsoft
Windows Common Controls 6.0 (SP6).
d. Jika ketiga komponen sudah ada, maka pada Toolbar akan muncul ikon-ikon dari
DTPicker, Masked Edit, dan ListView.

MaskedBox / MaskeEdit

DTPicker

ListView
 DTPickter

ComboBox

ListView
4. Atur properti objek-objek tersebut sebagai berikut :
Objek Properti Setting
Name frmNota
Form1
Caption Form Entry Nota
Label1 Caption ENTRY NOTA PENJUALAN
Label2 Caption No. Nota
Label3 Caption Tanggal Nota
Label4 Caption Nomor Pelanggan
Label5 Caption Nama Pelanggan
Label6 Caption Alamat
Label7 Caption Telepon
Label8 Caption Kode Barang
Label9 Caption Nama Barang
Label10 Caption Satuan
Label11 Caption Harga Satuan
Label12 Caption QTY
Label13 Caption Total AKhir
Name txtNoNota
Text1 TabIndex 1
Text (Kosong)
Name txtNmPelanggan
Text2 TabIndex 4
Text (Kosong)
Name txtAlamat
TabIndex 4
Text3 Text (Kosong)
MultiLine True
ScrollBars 2-Vertical
Name txtTelepon
Text4 TabIndex 5
Text (Kosong)
Name txtNmBarang
Text5 TabIndex 8
Text (Kosong)
Name txtSatuan
Text6 TabIndex 9
Text (Kosong)
Name mseHargasatuan
Masked Edit1 TabIndex 10
Mask (Kosong)
Masked Edit2 Name mseQTY
TabIndex 11
 Mask (Kosong)
Name mseTotalAkhir
Masked Edit3 TabIndex 12
Mask (Kosong)
Name dpTanggal
DTPicker
TabIndex 2
Name cboNoPelanggan
ComboBox1 TabIndex 3
Text (kosong)
Name cboKdBarang
ComboBox2 TabIndex 7
Text (kosong)
Frame1 Caption (kosong)
Name cmdAdd
Command1
Caption Add
Name cmdSimpan
Command2
Caption Simpan
Name cmdBatal
Command3
Caption Batal
Name cmdKeluar
Command4
Caption Keluar
ListView Name ListView1

Listing program Entry Nota Penjualan sebagai berikut :