Anda di halaman 1dari 14

SOAL BAB 3

(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )


1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? Apa tujuan dan manfaatnya ?
Jawab : Audit fungsi pengadaan yaitu audit yang melakukan penilaian atas organisasi
yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan
aktivitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa pada
saat diterima.
Tujuan dan manfaat :
 Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi dan misi organisasi
 Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan; serta melindungi aset
(dana) perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalagunaan, dan
berbagai bentuk penyimpangan lainnya
 Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan
yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan
periodik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas
 Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan
peraturan yang berlaku
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :
Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 70 )

2. Apa yang melatarbelakangi diperlukannya audit fungsi pengadaan ?


Jawab : Yang melatarbelakangi diperlukannya audit fungsi pengadaan :
 Apakah pengadaan barang/jasa sudah berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip
tata kelola perusahaan yang baik?
 Apakah pengadaan mampu memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap
barang/jasa dengan cara yang paling ekonomis?
 Apakah indikasi penyimpangan yang terjadi atau peningkatan yang harus
dilakukan untuk menigkatkan ekonomisasi dalam perolehan input?
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :
Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 70 )
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )

3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan !


Jawab : Ruang lingkup fungsi pengadaan meliputi :
 Organisasi pengadaan
 Proses pengadaan , terdiri atas :
a. Perencanaan pengadaan
b. Pelaksanaan pengadaan
c. Pembayaran dan pelaporan

Ruang lingkup tergantung dari strategi dan kompleksitas sistem pengadaan di masing-
masing organisasi. Proses pengadaan pada organisasi yang melibatkan dana masyarakat
lebih kompleks jika dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memiliki akuntabilitas
publik karena tuntutan atas akuntabilitas dan transparansi pada perusahaan tersebut lebih
besar.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 71 )

4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus
diperhatikan auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi prinsip-
prinsip dalam tata kelola pengadaan yang baik ?
Jawab : Masalah yang harus diperhatikan auditor :
 Nilai uang
Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga
terendah (memaksimalkan nilai uang)
 Kejujuran dan keadilan
Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh pemasok yang
memenuhi syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan tersebut
 Akuntabel dan transparan
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan
catatan-catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
pertanggungjawaban
 Efisiensi
Proses pengadaan harus berjalan secara efisien
 Kompetensi dan integritas
Petugas pengadaan harus memiliki kompetensi yang memadai dan
berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang, dan
tanggungjawabnya

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 75 )

5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang/jasa ?


Jawab : Proses pengadaan barang/jasa :
 Perencanaan Pengadaan
Yaitu mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input) dalam
operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu
kapan barang/jasa tersebut harus tersedia
 Pelaksanaan Pengadaan
Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat
kompleksitas proses pengadaan, jenis barang/jasa yang akan dibeli, dan
besarnya anggaran yang terlibat dalam pengadaan.
 Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang
Berita acara serah terima barang yang dibuat atas barang/jasa yang diterima
harus secara jelas menguraikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi
semua ketentuan kontrak, termasuk yang paling penting adalah kemampuan
untuk memenuhi spesifikasi barang/jasa dalam kontrak.
 Pembayaran dan Pelaporan
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
Pembayaran dilakukan jika serah terima atas barang/jasa telah dinyatakan
tidak mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak-pihak berwenang

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 72 - 73)

6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi


perusahaan ?
Jawab : Menilai ketepatan penempata organisasi pengadaan :
 Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan
 Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
 Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa
 Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :
Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 77 )

7. Dengan fungsi-fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?


Jawab : Fungsi pengadaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan
atas transaksi pengadaan yang dilakukan.
Agar tidak terjadi kecurangan dan tingkatan wewenang dan tanggung jawab ditetapkan
sesuai dengan kebutuhan dan rentang pengendalian yang dirancang untuk mencapai tata
kelola pengadaan yang ekonomis, efisien, dan efektif.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :


Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 76 )

8. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender ?


SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
Jawab : elemen kunci transparansi dan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi
tender. Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi dari peserta tender
dan memastikan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak
dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu. Tempat dan waktu pembukaan
tender yang dihadiri seluruh peserta tender harus disepakati dan dapat diterima. Hal ini
dapat mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan tender.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 86 )

9. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang baik!


Jawab : perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna
atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat
tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas dan waktu penggunaannya.
Pada perusahaan perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas stok maksimum dan
minimum, barang yang dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar ini, perusahaan dapat
terhindar dari beberapa kondisi seperti :
1. Pembelian yang berlebihan.
2. Kelebihan atau kekurangan stock.
3. Dana terikat pada barang/jasa yang beum dibutuhkan
4. Pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 81 )

10. Dokumen apa yang harus dilegkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak
pembeli?
Jawab : untuk memenuhi kebutuhan internal cross check, fungsi kasir/ bendahara harus
terpisah dari fungsi pencatatan dan operasional. Setiap pembayaran yang dilakukan
kepada pemasok, harus berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
serah terima barang/ jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa yang diserahkan oleh
pemasok telah sesuai dengan spesifikasinya dan dinyatakan dapat diterima oleh bagian
verifikasi dan penerimaan barang/jasa dari panitia pembayaran.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 95-96 )

11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam
perusahaan.
Jawab : Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaan brang/jasa secara efisien. Pada audit ini, auditor
menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan barang/jasa.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan
barang/jasa.
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka
tata kelola pengadaan barang/jasa.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 77 )

12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa?


Jawab : untuk mencegah adanya kesempatan penyimpangan (korupsi) dalam pengadaan
ini, sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan
prinsip-prinsip pengadaan berikut ini :
1. Nilai uang
Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga terendah
(memaksimalkan nilai uang).
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
2. Kejujuran dan Keadilan
Panitia pegadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh pemasok yang
memenuhi syarat untuk mengikuti kompetensi dalam pengadaan tersebut.
3. Akuntabel dan Transparan
Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan catatan-
catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan pertanggungjawaban.
4. Efisiensi
Proses pengadaan harus berjalan secara efisien (optimalisasi penggunaan sumber
daya dalam pengadaan).
5. Kompetensi dan integritas
Petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki kompetensi yang
memadai (ditujukan dengan sertifikat yang harus dimiliki) dan berintegritas tinggi
dalam menjalankan tugas, wewenang, dan tanggungjawab.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 75)

13. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?
Jawab : : Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaan brang/jasa secara efisien. Pada audit ini, auditor
menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan barang/jasa.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan
barang/jasa.
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka
tata kelola pengadaan barang/jasa.

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 77 )
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
 Sebab akibat
 Benar salah
 Pilgan biasa
 Prosedur
 Pengecualian

1. Berikut ini adalah bagian proses audit pengadaan barang/jasa :


1. Pelaporan
2. Tindak lanjut hasil audit
3. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit
4. Perencanaan audit
Urutan yang benar untuk proses audit pengadaan barang/jasa yaitu….
a. 1-2-3-4
b. 3-2-4-1
c. 4-3-1-2
d. 4-3-2-1
Jawaban : C. 4-3-1-2

Alasan : Karena secara umum proses audit pengadaan barang/jasa meliputi


beberapa langkah yaitu
1. Perencanaan Audit
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit
3. Pelaporan
4. Tindak lanjut hasil audit

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 71)

2. Berikut adalah tujuan dari audit atas fungsi pengadaan, kecuali….


a. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi dan misi organisasi
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
b. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas pengadaan
c. Memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi
d. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan

Jawaban : C. Memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi


Alasan : Karena tujuan dan manfaat audit atas fungsi pengadaan adalah
 Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi dan misi organisasi
 Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan; serta melindungi aset
(dana) perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalagunaan, dan
berbagai bentuk penyimpangan lainnya
 Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan
yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan
periodik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas
 Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan
peraturan yang berlaku

Sedangkan bagian C. Memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses


produksi dan operasi adalah manfaat dari audit produksi dan operasi

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 70)

3. Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan


Sebab
Pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap dan
tagihan telah jatuh tempo

Manakah bentuk pernyataan yang benar?


a. Pernyataan benar, alasan benar, dan keduanya menunjukkan hubungan sebab akibat
b. Pernyataan benar, alasan benar, tetapi keduanya tidak menunjukkan hubungan sebab
akibat
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
c. Pernyataan benar, alasan salah
d. Pernyataan salah, alasan benar

Jawaban : B. Pernyataan benar, alasan benar, tetapi keduanya tidak menunjukkan


hubungan sebab akibat

Alasan : Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan merupakan


pernyataan yang benar sebab, proses pengadaan barang/jasa tersebut meliputi
1. Perencanaan Pengadaan
2. Pelaksanaan pengadaan
3. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang
4. Pembayaran dan pelaporan yang merupakan bagian terakhir dari proses pengadaan
Karena pembayaran bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa dinyatakan tidak
mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak berwenang.

Saat pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap
dan tagihan telah jatuh tempo merupakan pernyataan benar

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 73)

4. Yang merupakan prinsip-prinsip pengadaan untuk mencegah adanya kesempatan


penyimpangan dalam pengadaan yaitu….
a. Prinsip Nilai Uang
b. Prinsip Kompleksitas
c. Prinsip Kompetensi dan Integritas
d. Prinsip Akuntabel dan transparan
Jawaban : B. Prinsip Kompleksitas
Alasan : Prinsip-prinsip pengadaan untuk mencegah adanya kesempatan
penyimpangan dalam pengadaan yaitu
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
(1) Prinsip nilai uang
(2) Prinsip kejujuran dan keadilan
(3) Prinsip akuntabel dan trasnparan
(4) Prinsip efisiensi
(5) Prinsip kompetensi dan integritas
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta :
Salemba Empat (Bayangkara, 2015: 75)

5. Beberapa dibawah ini yang merupakan penilaian ketepatan atas efektivitas organisasi
pengadaan dalam melakukan pengadaaan barang/jasa secara efisien oleh auditor :
(1) Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan
(2) Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi
kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
(3) Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggungjawab terhadap pengadaan
barang/jasa
(4) Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
(5) Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata
kelola pengadaan barang/jasa yang baik
Pernyataan yang benar ialah :
a. 1,2,3,4 d. 1,2,3,5
b. 2,3,4,5 e. 2,3,4,5
c. 1,3,4,5

Jawab : d. 1,2,3,5
Alasan : Karena penilaian ketepatan atas efektivitas organisasi pengadaan dalam melakukan
pengadaaan barang/jasa secara efisien oleh auditor yaitu :
(1) Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan
(2) Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
(3) Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggungjawab terhadap
pengadaan barang/jasa
(4) Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik

Sedangkan (4) Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses merupakan
alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit produksi dan operasi

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 77)

6. Manakah diantara beberapa aktivitas dibawah ini yang terlibat didalam pengadaan barang
atau jasa , kecuali
A) Pembentukan Panitia Pengadaan
B) Penyusunan dan pengesahan harga perkiraan sendiri ( HPS )
C) Pengumuman hasil penjualan
D) Pengumuman Pelelangan / seleksi / pengadaan
E) Penyusunan dan pengesahan dokumen

Jawab : (C) Pengumuman Hasil Penjualan

Alasan : Karena secara umum, pengadaan barang/jasa yang dilakukan tidak melibatkan
pengumuman hasil penjualan melainkan pengumuman hasil pelelangan dari kegiatan pengadaan

Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 85)

7. Ruang lingkup audit meliputi organisasi pengadaan dan proses pengadaan. Ruang lingkup
audit dapat bervariasi. Apa hal yang menyebabkan ruang lingkup audit bervariasi?
A) Sistem yang mengatur jalannya fungsi pengadaan
B) Strategi dan kompleksitas sistem pengadaan
SOAL BAB 3
(AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN )
C) Aplikasi pengadaan yang di jalankan
D) Pengaturan struktur organisasi
E) Pihak internal dan eksternal
Jawab: (B) Strategi dan Kompleksitas sistem pengadaan
Alasan : Yang mempengaruhi variasi dari ruang lingkup audit itu sendiri adalah Strategi dan
Kompleksitas dari sistem pengadaan . hal itu dikarenakan bahwa sistem yang dijalanlan
secara kompleks dan diiringi dengan strategi yang tepat akan membuat sistem dalam
perusahaan berjalan secara lebih kompleks dan lebih memiliki transparansi yang lebih jelas
sehingga pengauditan dilakukan dengan sistem dan cara yang lebih general
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 71)
8. Dibawah ini terdapat beberapa kemungkina penyimpangan yang terjadi dalam kegiatan
pengadaan diantaranya
1) Pengadaan barang fiktif
2) Harga pengadaan barang di mark-up
3) Tingkat penjualan tidak diinput dalam aplikasi
4) Melakukan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang secara efektif dan efisien
5) Meningkatkan kualitas dari pengadaan barang
Dari data diatas, manakah tindakan yang salah dalam penyimpangan kegiatan
A) 1,4,5
B) 1,2,4
C) 1,2,5
D) 3,4,5
E) 1,3,5
Jawaban : (D) 3,4,5
Alasan : karena dalam pengadaan, penyimpangan yang mungkin dilakukan adalah
melakukan pekerjaan secara lebih lambat, mengurangi kualitas barang serta mengurangi
kualitas dari volume dan melakukaan pengadaan fiktif.
Sumber : Buku Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2, Jakarta : Salemba
Empat (Bayangkara, 2015: 74)