10 praktik terbaik yang harus Anda lakukan sekarang

By Bob Engel | From the Quarter 1 2011 issue

0 Comments

250933

Ingin menjadi organisasi "terbaik di kelasnya"? Kemudian ikuti jejak perusahaan yang sangat sukses dan
terapkan 10 praktik ini dalam operasi Anda sendiri.

Dalam lingkungan ekonomi saat ini, melakukan apa yang selalu Anda lakukan — bahkan jika Anda
melakukannya dengan sangat baik — tidak lagi dapat diterima. Di bawah tekanan untuk menahan biaya
dan menghasilkan hasil meskipun dalam keadaan yang penuh tantangan, Anda (dan banyak manajer
rantai pasokan lainnya) harus mengubah daripada sekadar meningkatkan operasi Anda. Itu berarti
mengadopsi filosofi, metode, dan proses yang akan membuat organisasi Anda "terbaik di kelasnya."
Apa yang membuat organisasi rantai pasokan terbaik di kelas? Jawabannya akan bervariasi untuk
masing-masing perusahaan, tetapi ada beberapa praktik yang banyak diadopsi perusahaan terkemuka
sekarang. Artikel ini akan menguraikan 10 praktik utama yang saya dan rekan saya amati melalui
pekerjaan kami sebagai konsultan rantai pasokan dengan klien di berbagai industri dan lokasi.
Angka Artikel

[Gambar 1]

Contoh organisasi manajemen rantai suplai Perbesar gambar ini

Saya tidak berpura-pura memiliki peta jalan yang tepat untuk mencapai tingkat kematangan dan
keunggulan rantai pasokan yang diinginkan dalam organisasi Anda. Urutan dari 10 praktik, apalagi, tidak
menunjukkan prioritas atau menyarankan peringkat kepentingan yang lebih tinggi atau lebih rendah.
Namun, ia menawarkan pendekatan sistematis untuk mengukur efektivitas Anda dalam membangun
organisasi rantai pasokan terbaik di kelasnya.

Beberapa praktik ini mungkin sederhana, langsung, dan akrab. Orang lain mungkin baru di perusahaan
Anda. Laksanakan semuanya dan Anda akan memiliki fondasi yang kuat untuk keunggulan rantai
pasokan.

1. Membentuk dewan rantai pasokan yang mengatur. Tujuan dewan pemerintahan adalah untuk
memberikan arahan dan membantu menyelaraskan strategi rantai pasokan dengan strategi
keseluruhan perusahaan. Keanggotaan dewan harus mencakup pemimpin organisasi rantai pasokan
serta eksekutif perusahaan, manajer unit bisnis, dan pemimpin perusahaan berpengaruh lainnya.
Idealnya dewan harus mengadakan pertemuan yang dijadwalkan secara teratur. Tetapi bahkan jika
 tidak, keberadaannya semata akan menunjukkan bahwa manajemen rantai pasokan memiliki
dukungan dan komitmen kepemimpinan senior.

Kita sering melihat organisasi rantai pasokan berjuang untuk pengakuan karena tujuan dan strategi
mereka berbeda dari tujuan dan strategi perusahaan mereka. Dewan pengatur dapat mencegah hal
itu terjadi dengan memberikan validasi yang konstan dan konsisten bahwa strategi rantai pasokan
berkorelasi langsung dengan strategi perusahaan.

Dewan juga dapat membantu menghilangkan hambatan untuk kesuksesan yang ada dalam
organisasi. Setiap perusahaan memiliki hambatan seperti itu — biasanya individu atau organisasi
yang tidak melihat atau menerima nilai yang diberikan oleh rantai pasokan yang dikelola dengan
baik. Dengan mengatasi hambatan-hambatan ini, anggota dewan membantu memastikan bahwa
organisasi rantai pasokan diberi kesempatan untuk mencapai potensi yang dimilikinya. Ketika jelas
bahwa kepemimpinan eksekutif sepenuhnya merangkul organisasi rantai pasokan, ada kemungkinan
bahwa para pemangku kepentingan unit bisnis utama akan lebih bersedia untuk bekerja dengan dan
mendukung upaya dan inisiatif rantai pasokan.

Akhirnya, dewan memberikan forum yang efektif untuk komunikasi lintas fungsional. Dewan
pengurus yang aktif menciptakan peluang bagi para pemimpin unit bisnis untuk memberikan
informasi kepada kepemimpinan manajemen rantai pasokan mengenai strategi dan proyek di masa
depan.

2. Benar menyelaraskan dan staf organisasi rantai pasokan. Mungkin sulit untuk mengatur fungsi rantai
pasokan dengan cara yang akan memaksimalkan efektivitasnya dan membawa manfaat yang
sepadan bagi perusahaan. Beberapa perusahaan terbaik dilayani dengan menanamkan profesional
manajemen rantai pasokan yang mahir di berbagai unit bisnis. Bagi yang lain, operasi yang lebih
terpusat adalah yang paling efektif. Namun, banyak perusahaan progresif yang telah bekerja sama
dengan kami, telah mengadopsi pendekatan hibrida yang menggabungkan strategi terpusat untuk
mendapatkan konsensus dengan pelaksanaan desentralisasi untuk meningkatkan layanan.

Tren lain yang muncul kami telah melihat melibatkan menempatkan pengadaan, logistik,
manajemen kontrak, dan peramalan / perencanaan permintaan dan fungsi manajemen serupa di
bawah pemimpin rantai pasokan. Pendekatan ini, yang digambarkan pada Gambar 1, tidak sesuai
untuk semua perusahaan, tetapi memberikan ide pemikiran saat ini tentang manajemen rantai
pasokan dan struktur pelaporan.

Apa pun struktur yang Anda adopsi, dengan benar mengelola organisasi rantai pasokan sangat
penting untuk kesuksesan. Peningkatan keterampilan dan pengetahuan manajemen rantai pasokan
anggota staf selalu menjadi prioritas, tentu saja. Tetapi kepemimpinan puncak lebih berfokus pada
strategi dan kurang peduli tentang kemampuan transaksional. Karena pemimpin rantai pasokan
bergerak untuk bergabung dengan tim manajemen perusahaan mereka, maka mereka harus
memiliki karakteristik tambahan. Perusahaan-perusahaan terbaik di kelasnya mempekerjakan
 manajer rantai pasokan yang memiliki keterampilan komunikasi dan manajemen hubungan yang
kuat (baik secara internal maupun eksternal), kemampuan untuk berpikir secara strategis, dan focus
pada penciptaan nilai.

3. Jadikan teknologi bekerja untuk Anda. Terlalu banyak perusahaan memilih perangkat lunak yang
mereka harapkan akan membuat mereka lebih efisien, dan mereka menyusun alur kerja dan proses
mereka di sekitar teknologi yang dipilih. Sebagai gantinya, mereka harus terlebih dahulu meninjau
proses yang perlu perbaikan, dan hanya kemudian memilih teknologi yang paling memenuhi
kebutuhan proses tersebut. Itu mungkin tampak jelas, tetapi saya telah melihat lebih dari beberapa
perusahaan membeli dulu dan mencari tahu nanti.

Mungkin itu sebabnya di banyak perusahaan, organisasi rantai pasokan tampaknya "memberi
makan sistem" (seperti sistem perencanaan sumber daya perusahaan) dengan informasi, dan
mereka mengalami kesulitan mengambil jenis data yang mereka butuhkan untuk membuat strategi
yang baik dan keputusan bisnis .

Sebaliknya, di perusahaan terbaik di kelasnya, manajer memahami bahwa "sistem" harus membantu
mereka mengelola rantai pasokan mereka dengan lebih baik. Mereka menemukan cara untuk
menggunakan teknologi untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat tanpa harus melakukan
berbagai "penyelesaian" untuk mengekstraksi dan melihat data. Mereka menyadari pentingnya
proses pembelian untuk membayar yang efisien dan telah mengadopsi strategi dan mekanisme
untuk mendapatkan manfaat terbesar dari teknologi.

4. Membangun aliansi dengan pemasok utama. Perusahaan-perusahaan terbaik di kelasnya bekerja

erat dengan para pemasok lama setelah sebuah kesepakatan telah ditandatangani. Di sebagian
besar lingkaran saat ini, ini disebut "manajemen hubungan pemasok." Tapi itu menyiratkan
komunikasi satu arah (memberi tahu pemasok cara melakukannya). Komunikasi dua arah, yang
mengharuskan pembeli dan penjual untuk bersama-sama mengelola hubungan, lebih efektif. Istilah
yang lebih tepat untuk praktik terbaik ini mungkin adalah "manajemen aliansi," dengan perwakilan
dari kedua pihak yang bekerja sama untuk meningkatkan hubungan pembeli / pemasok.

Empat tujuan utama dari program manajemen aliansi yang efektif dengan pemasok utama meliputi:

1. Berikan mekanisme untuk memastikan bahwa hubungan tetap sehat dan bersemangat
2. Buat platform untuk resolusi masalah
3. Mengembangkan sasaran peningkatan berkelanjutan dengan tujuan mencapai nilai bagi kedua
belah pihak
4. Pastikan tujuan pengukuran kinerja tercapai

Dengan program manajemen aliansi yang baik, Anda akan diperlengkapi untuk menggunakan bakat
basis pasokan Anda untuk menciptakan nilai yang berkelanjutan sambil terus mencari peningkatan.
 10 ide dari organisasi rantai suplai terbaik di kelasnya

Banyak perusahaan terkemuka telah mengadopsi 10 praktik terbaik ini. Beberapa mungkin akrab
sementara yang lain mungkin baru di perusahaan Anda. Laksanakan semuanya dan Anda akan
memiliki fondasi yang kuat untuk keunggulan rantai pasokan.

1. Membentuk dewan rantai pasokan yang mengatur

2. Benar menyelaraskan dan staf organisasi rantai pasokan
3. Jadikan teknologi bekerja untuk Anda
4. Membangun aliansi dengan pemasok utama
5. Terlibat dalam sumber strategis kolaboratif
6. Fokus pada total biaya kepemilikan, bukan harga
7. Masukkan kontrak di bawah fungsi rantai pasokan
8. Optimalkan inventaris milik perusahaan
9. Menetapkan tingkat kontrol yang sesuai dan meminimalkan risiko
10. Ambil inisiatif hijau dan tanggung jawab sosial dengan serius

5. Terlibat dalam sumber strategis kolaboratif. Sumber strategis adalah landasan manajemen rantai
pasokan yang sukses. Tetapi inisiatif sumber strategis kolaboratif menghasilkan hasil yang lebih baik.
Daripada mempertimbangkan sumber strategis hanya sebagai masalah bagi departemen pembelian,
organisasi terbaik di kelasnya mendapatkan "pelanggan" internal yang secara aktif terlibat dalam
proses pengambilan keputusan. Lebih penting lagi, mereka meminta umpan balik dan informasi
mengenai tujuan dan strategi mereka dari para pelanggan, yang mungkin mencakup bidang
fungsional seperti keuangan dan akuntansi, teknik, operasi, pemeliharaan, keselamatan / kesehatan
/ lingkungan, dan jaminan kualitas — setiap unit atau fungsi bisnis internal yang akan berkontribusi
pada kesuksesan inisiatif. Pendekatan ini tidak hanya memastikan ketersediaan pasokan tetapi juga
menghasilkan biaya total yang lebih rendah, proses yang efisien, dan peningkatan respons terhadap
perubahan kebutuhan pelanggan.

6. Fokus pada total biaya kepemilikan (TCO), bukan harga. Salah satu manfaat dari sumber strategis
adalah mengalihkan fokus dari hanya melihat pada harga pembelian menjadi memahami total biaya
kepemilikan atau konsumsi suatu produk atau layanan. Untuk area pembelanjaan yang signifikan,
tim pengadaan di perusahaan-perusahaan terbaik di kelasnya meninggalkan praktik kuno menerima
beberapa tawaran dan memilih pemasok hanya berdasarkan harga. Sebaliknya, mereka
mempertimbangkan banyak faktor lain yang mempengaruhi total biaya kepemilikan. Ini masuk akal
ketika Anda mempertimbangkan bahwa biaya perolehan hanya 25 hingga 40 persen dari total biaya
untuk sebagian besar produk dan layanan. Saldo (dan mayoritas) dari total terdiri dari biaya operasi,
pelatihan, pemeliharaan, pergudangan, lingkungan, kualitas, dan transportasi serta biaya untuk
menyelamatkan nilai produk di kemudian hari.
 Mengidentifikasi total biaya kepemilikan membutuhkan melihat seluruh proses pengadaan dan
konsumsi produk atau layanan, sesuatu yang hanya dapat terjadi dengan kerja sama dan masukan
dari pembeli dan penjual. Organisasi terbaik di kelasnya tidak berhenti di situ. Mereka juga
mengajukan pertanyaan penting berikut kepada pemasok dan pemangku kepentingan internal:
"Bagaimana kita bisa bekerja sama untuk mengurangi total biaya kepemilikan?"

Menetapkan pola pikir "total biaya kepemilikan" adalah tujuan yang harus dipegang dan diabadikan
oleh organisasi manajemen pasokan di seluruh perusahaan. Namun, tidak mudah untuk meyakinkan
pimpinan eksekutif perusahaan Anda untuk benar-benar memprioritaskan nilai daripada harga.
Sejak kehancuran keuangan global pada tahun 2009, sebagian besar kepala eksekutif telah fokus
pada pengurangan biaya, yang mereka harapkan akan diterjemahkan ke harga yang lebih rendah.

7. Masukkan kontrak di bawah fungsi rantai pasokan. Tim pembelian dan pengadaan seringkali
menegosiasikan potensi penghematan yang signifikan selama proses pencarian sumber tetapi tidak
pernah sepenuhnya menyadari penghematan tersebut. Alasannya bervariasi, tetapi sering termasuk
kegagalan untuk mengkomunikasikan ketentuan kontrak kepada organisasi yang terkena dampak
dan kegagalan untuk memantau kepatuhan kontrak.

Terlalu sering, pada kenyataannya, kontrak yang dieksekusi disimpan di beberapa laci dan dilupakan.
Ini tidak berlebihan; beberapa tahun yang lalu, perusahaan riset Aberdeen Group mengajukan
pertanyaan kepada manajer pasokan dalam survei: "Bagaimana Anda mengelola kontrak
perusahaan Anda?" Jawaban mereka mengejutkan. Twothirds dari responden menyatakan, "Kami
bahkan tidak dapat menemukan kontrak, apalagi mengaturnya."

Semakin banyak perusahaan yang memindahkan tanggung jawab manajemen kontrak ke organisasi
rantai pasokan alih-alih membiarkannya dalam pembelian, hukum, keuangan, atau operasi. Salah
satu manfaat dari pergeseran ini adalah memastikan kontrak dikumpulkan dan dipelihara di
repositori pusat. Migrasi fungsi manajemen kontrak ke organisasi rantai pasokan juga
memungkinkan pemimpin rantai pasokan untuk secara lebih efektif memanfaatkan pengeluaran
perusahaan, khususnya di bidang layanan, di mana ada peluang besar untuk pengurangan biaya dan
mitigasi risiko.

8. Optimalkan inventaris milik perusahaan. Penurunan ekonomi global berarti bahwa lebih banyak
pejabat keuangan telah menempatkan inventaris di layar radar mereka, dan tim keuangan mereka
terus mencari cara baru untuk meningkatkan laba dan mengurangi modal kerja. Karenanya,
organisasi rantai suplai harus terus-menerus meninjau jumlah inventaris mereka dan berusaha
untuk mempertahankannya pada tingkat optimal.

Tidak mengherankan bahwa perusahaan-perusahaan terbaik di kelasnya memperhatikan inventaris

pada level tertinggi. Biaya "nyata" untuk menyimpan inventaris sering kali lebih tinggi daripada yang
umumnya diasumsikan 20 hingga 25 persen. Bahkan, penelitian terbaru mengungkapkan bahwa
biaya penyimpanan persediaan dapat mewakili hingga 60 persen dari biaya barang yang disimpan
 dalam persediaan selama 12 bulan. Temuan-temuan itu termasuk biaya penyimpanan asuransi,
pajak, keusangan, dan pergudangan.

Perencanaan dan perkiraan yang buruk adalah penyebab langsung dari persediaan yang tidak
seimbang dengan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan terbaik di kelasnya
juga lebih menekankan pada perencanaan dan perkiraan permintaan sebagai cara tambahan untuk
memastikan tingkat persediaan yang optimal.

9. Menetapkan tingkat kontrol yang sesuai dan meminimalkan risiko. Kebijakan dan prosedur
manajemen rantai pasokan harus mengikuti urutan dan struktur yang sesuai, dan penting untuk
sering meninjaunya (jika tidak terus-menerus) dan memperbaruinya. Menjaga mereka tetap realistis
dan mudah dipahami dan diikuti akan membantu memastikan kepatuhan.

Akan tetapi, sangat mungkin untuk melangkah terlalu jauh dalam menetapkan kebijakan dan
prosedur. Itulah sebabnya perusahaan kelas terbaik meninjau kebijakan dan kontrol mereka secara
berkala untuk memastikan bahwa mereka tidak membuat kemacetan. Tujuan mereka adalah
merampingkan mereka tanpa mengorbankan kemampuan kontrol tersebut untuk mencegah
pencurian, penipuan, dan masalah lainnya.

Mitigasi risiko berjalan seiring dengan kebijakan dan kontrol, dan organisasi rantai pasokan terbaik
di kelasnya mengintegrasikan metodologi mitigasi risiko ke dalam proses pengambilan keputusan
sumber mereka. Ini adalah subjek yang rumit yang hanya dapat kita bahas secara singkat di sini,
tetapi singkatnya, organisasi-organisasi ini mengadopsi metodologi yang baik yang meliputi: (1)
mengidentifikasi semua elemen risiko, (2) menentukan probabilitas kejadian risiko yang terjadi, ( 3)
menilai dampak dolar pada keputusan sumber jika peristiwa risiko benar-benar terjadi, dan (4)
memprioritaskan risiko untuk pemantauan dan pencegahan.

10. Ambil inisiatif "hijau" dan tanggung jawab sosial dengan serius. Mengurangi jejak karbon rantai
pasokan bukan lagi praktik yang "baik tetapi tidak perlu". Kemungkinan rezim perdagangan karbon
akan didirikan di Amerika Serikat pada titik tertentu. Namun, inilah alasan lain mengapa
perusahaan-perusahaan terbaik di kelasnya "go green": pembeli dan konsumen mempertimbangkan
dampak lingkungan ketika mereka memilih pemasok. Itulah sebabnya organisasi seperti Dun &
Bradstreet sekarang menghasilkan laporan yang mengevaluasi perusahaan "hijau". Kami juga
melihat semakin banyak permintaan untuk proposal (RFP) yang meminta pemasok dan penyedia
layanan untuk memberikan informasi tentang inisiatif hijau mereka.

Pembeli dan konsumen juga mempertimbangkan tanggung jawab sosial ketika melakukan
pembelian. Tanggung jawab sosial terdiri dari kerangka kerja kebijakan dan prosedur perusahaan
yang terukur yang menghasilkan perilaku yang dirancang untuk memberi manfaat bagi tempat kerja,
individu, organisasi, dan masyarakat. Tanggung jawab sosial memainkan peran yang semakin
signifikan dalam keputusan organisasi manajemen persediaan dengan tingkat terbaik, tidak hanya
dalam hal pembelian tetapi juga dalam hal evaluasi risiko. Perusahaan yang tidak memiliki program
tanggung jawab sosial yang berarti berisiko dikritik oleh pekerja dan / atau konsumen.

Peta jalan untuk relevansi

10 praktik terbaik yang dijelaskan di atas tidak mewakili daftar lengkap setiap tindakan yang
dilakukan oleh para pemimpin manajemen rantai pasokan tingkat atas saat ini. Daftar ini,
bagaimanapun, memberikan beberapa ide dan mungkin sebuah peta jalan untuk organisasi rantai
pasokan yang berusaha dilihat sebagai dihargai dan relevan dengan perusahaan induknya.

Bahkan jika Anda sudah menerapkan banyak praktik ini, wawasan dan contoh yang ditawarkan di
sini akan berfungsi untuk memvalidasi strategi Anda saat ini. Dan jika Anda tidak mengambil semua
langkah ini, maka menambahkan yang tersisa ke lineup Anda akan membantu Anda menyelesaikan
transformasi Anda ke organisasi rantai pasokan terbaik di kelasnya.

Bob Engel, C.P.M., adalah pemimpin praktik senior untuk area praktik manajemen rantai pasokan
untuk perusahaan konsultan Resources Global Professionals.