Resume Sistem Informasi Manajemen

Bab 14
Mengelola Projek

Oleh :

Lifia Ulfa Inayah 041711333188

Juppa Saroha Purba 041711333212

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA

2019
A. PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK
Proyek pelarian dan Sistem Kegagalan
Rata-rata, proyek-proyek sektor swasta diremehkan oleh satu-setengah dalam hal
anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk memberikan sistem yang lengkap yang dijanjikan
dalam rencana sistem. proyek pengembangan sistem tanpa tepat Manajemen kemungkinan
akan menderita konsekuensi ini:
 biaya yang jauh melebihi anggaran
 waktu yang melebihi batas
 kinerja teknis yang kurang dari diharapkan
 kegagalan untuk memperoleh manfaat

Tujuan Manajemen Proyek

Proyek adalah serangkaian direncanakan terkait kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis
tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan
sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian dari infrastruktur teknologi informasi
perusahaan. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat
dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran yang ditetapkan dan kendala waktu.
Proyek manajemen kegiatan meliputi pekerjaan perencanaan, penilaian risiko, memperkirakan
sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengatur pekerjaan,
memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, mengarahkan kegiatan,
mengendalikan proyek eksekusi, laporan kemajuan, dan menganalisis hasil. Daerah lainnya di
kawasan bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima
variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

B. MEMILIH PROYEK
Struktur manajemen untuk Sistem Informasi Proyek
Ini membantu memastikan bahwa proyek-proyek yang paling penting diberikan
prioritas. Di puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite
pengarah sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab
untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan
pengembangan sistem baru. Setiap tingkat manajemen dalam hirarki bertanggung jawab untuk
aspek-aspek tertentu dari proyek sistem, dan struktur ini membantu memberikan prioritas pada
sistem proyek yang paling penting bagi organisasi.
Menghubungkan Sistem Proyek dengan Rencana Bisnis
Dalam rangka untuk mengidentifikasi sistem informasi proyek-proyek yang akan
memberikan nilai bisnis yang lebih, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi
yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang
dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi sebagai peta jalan yang
menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), dasar pemikiran, sistem saat ini /
situasi, perkembangan baru untuk mempertimbangkan, strategi manajemen, rencana
pelaksanaan, dan anggaran.

Faktor Kritis Sukses

Untuk mengembangkan sistem informasi rencana yang efektif, organisasi harus
memiliki pemahaman yang jelas dari kedua persyaratan informasi jangka panjang dan pendek
nya. Analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa
kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan
(CSF) dari manajer.

Analisis portofolio
Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan dari pengembangan sistem,
analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif.
Analisis portofolio persediaan semua sistem informasi proyek organisasi dan aset, termasuk
infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Ini portofolio investasi sistem informasi dapat
digambarkan sebagai memiliki profil risiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan (lihat
Gambar 14.2.2) mirip dengan portofolio keuangan.

scoring Model
Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek mana banyak kriteria yang harus
dipertimbangkan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung
jumlah tertimbang. Perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber
daya perusahaan (ERP) sistem. Seringkali hasil yang paling penting dari model scoring tidak
skor namun kesepakatan tentang kriteria yang digunakan untuk menilai suatu sistem.
C. MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI
Biaya Sistem Informasi dan Manfaat
Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan lebih efisien atau pengambilan
keputusan ditingkatkan, tidak dapat segera diukur tapi dapat menyebabkan keuntungan diukur
dalam jangka panjang. Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan
menghemat ruang selalu menghasilkan lebih terukur, manfaat nyata dari sistem informasi
manajemen, sistem pendukung keputusan, dan computersupported sistem kerja kolaboratif.

Modal anggaran untuk sistem informasi

Untuk menentukan manfaat dari suatu proyek tertentu, Anda harus menghitung semua
biaya dan manfaat. Jelas, sebuah proyek yang mana melebihi biaya manfaat harus ditolak.
Tetapi bahkan jika manfaat yang lebih besar daripada biaya, analisis keuangan tambahan
diperlukan untuk menentukan apakah proyek mewakili pengembalian modal yang
diinvestasikan perusahaan. Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik
yang digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam proyek-proyek penanaman modal
jangka panjang.

Model Pilihan nyata Harga

Model opsi harga (Real option pricing models (ROPMs)) menggunakan konsep pilihan
valuasi dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya hak, bukan kewajiban,
untuk bertindak beberapa waktu ke depan. Sebuah call option yang khas, misalnya, adalah
pilihan keuangan di mana seseorang membeli hak (bukan kewajiban) untuk membeli aset yang
mendasari (biasanya saham) pada harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu.

Keterbatasan Model Keuangan

Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari sistem informasi cenderung
mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya
yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Banyak perusahaan ‘keputusan investasi sistem
informasi tidak memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan
oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang pengguna’ kurva
pembelajaran bagi sistem baru terhadap produktivitas, atau manajer waktu perlu menghabiskan
mengawasi perubahan sistem yang berhubungan baru.
D. MENGELOLA PROYEK RISIKO
Dimensi Risiko Proyek
Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, dan
komponen organisasi dan teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin untuk
membuat masalah yang kita telah dijelaskan sebelumnya atau menderita penundaan karena
mereka membawa tingkat yang lebih tinggi dari risiko daripada yang lain. Tingkat risiko
proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf
sistem informasi dan tim proyek.
 Ukuran proyek, Semakin besar proyek seperti yang ditunjukkan oleh uang yang
dihabiskan, ukuran staf pelaksanaan, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan
jumlah unit organisasi terpengaruh semakin besar risiko. Proyek sistem sangat berskala
besar memiliki tingkat kegagalan yang 50 sampai 75 persen lebih tinggi daripada untuk
proyek-proyek lain karena proyek tersebut kompleks dan sulit untuk dikendalikan.
 Struktur proyek, Beberapa proyek lebih sangat terstruktur daripada yang lain.
Kebutuhan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah
didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa sistem harus
dilakukan; ada hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah pikiran mereka.
Proyek-proyek seperti menjalankan risiko yang jauh lebih rendah dibandingkan dengan
persyaratan relatif undefined, cairan, dan terus berubah; dengan output yang tidak dapat
diperbaiki dengan mudah karena mereka tergantung pada pengguna mengubah ide-ide;
atau dengan pengguna yang tidak setuju pada apa yang mereka inginkan.
 Pengalaman dengan teknologi, Risiko proyek naik jika tim proyek dan informasi sistem
staf tidak memiliki keahlian teknis diperlukan. Jika tim terbiasa dengan perangkat
keras, sistem perangkat lunak, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen
database diusulkan untuk proyek, sangat mungkin bahwa proyek akan mengalami
masalah teknis atau mengambil lebih banyak waktu untuk menyelesaikan karena
kebutuhan menguasai keterampilan baru.

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Pengenalan atau perubahan dari suatu sistem informasi memiliki dampak perilaku dan
organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara bahwa informasi didefinisikan, diakses, dan
digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering menyebabkan distribusi baru dari
otoritas dan kekuasaan. Perubahan organisasi internal melahirkan perlawanan dan oposisi dan
dapat menyebabkan kematian sistem jika tidak baik. Sebuah persentase yang sangat besar dari
proyek sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi mengelilingi
bangunan sistem tidak ditangani dengan benar. Membangun sistem yang sukses membutuhkan
manajemen perubahan hati.

Mengontrol Faktor Risiko

Metodologi berbagai manajemen proyek, pengumpulan persyaratan, dan perencanaan
telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari masalah pelaksanaan. Strategi juga telah
dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat selama periode
pelaksanaan dan untuk mengelola proses perubahan organisasi. Tidak semua aspek dari proses
implementasi dapat dengan mudah dikendalikan atau direncanakan. Namun, mengantisipasi
masalah pelaksanaan potensial dan menerapkan strategi perbaikan yang sesuai dapat
meningkatkan peluang untuk sukses sistem

Merancang untuk Organisasi

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek
sistem informasi eksplisit harus mengatasi cara di mana organisasi akan berubah ketika sistem
baru dipasang, termasuk instalasi intranet, extranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan
prosedural, transformasi di fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan
lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Daerah di mana pengguna antarmuka
dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi.
Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini
mempertimbangkan desain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna akhir dari
sistem informasi.

Alat Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek
memudahkan proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya
memiliki kemampuan untuk mendefinisikan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya
untuk tugas-tugas, membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan kemajuan, dan
memfasilitasi modifikasi tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi penciptaan Gantt
dan grafik Pert.