EJEMPLO PRÁCTICO: HOTEL AMBASSADOR

El hotel Ambassador gestiona actualmente sus reservas de habitaciones únicamente vía telefónica
/ fax. En cuanto a la gestión de las habitaciones y los huéspedes, toda la información se haya
recogida en hojas de cálculo.

Ahora, se desea automatizar su proceso de gestión de reservas, habitaciones y huéspedes de modo

que, una vez el nuevo sistema esté en marcha, cualquier persona pueda realizar reservas vía
Internet o a través de los Agentes de viajes distribuidos por todo el territorio nacional. Asimismo,
también dispondrá de la posibilidad de optimizar la gestión de las habitaciones disponibles
mediante un motor de asignación que proporcionará en cada caso la mejor habitación a cada
nuevo huésped que se desee alojar en el hotel.

El gerente del proyecto ha mantenido diversas reuniones con el cliente durante estas últimas dos
semanas. Están definidos totalmente tanto el alcance como la mayoría de los pormenores de la
aplicación, si bien no está del todo claro que se disponga de la totalidad de la información
necesaria como para realizar una ERS completa.

Hasta el momento, el gerente ha obtenido la siguiente información de dichas reuniones:

“El objetivo principal de la aplicación ha de ser el permitir al público el realizar reservas de

habitaciones a través de Internet. Cualquier persona podrá acceder a la aplicación y, especificando
una fecha de entrada, una fecha de salida, un número de personas y un tipo de habitación, realizar
en ese mismo momento la correspondiente reserva.

Para asegurar la reserva, el futuro cliente ha de proporcionar un número de tarjeta de crédito. En

caso de que la reserva finalmente no se disfrute, el sistema cargará un 10% del importe total a
dicha tarjeta, en concepto de cancelación de reserva.

Los datos que se solicitará al cliente en el momento de la reserva, por tanto, son:

• Nombre
• Apellidos
• NIF / NIE / Pasaporte
• Fecha entrada
• Fecha salida
• Tipo de habitación
• Nº Personas
• Tipo de estancia
• Nº Tarjeta de Crédito y Tipo

El Tipo de Estancia puede ser A (alojamiento), AD (alojamiento y desayuno), MP (media pensión) o

PC (pensión completa).

Para garantizar la seguridad de los usuarios, toda comunicación de datos vía Internet se deberá
hacer de manera segura.

Como paso previo a la confirmación de la reserva, la aplicación mostrará al cliente un resumen de

todos los datos introducidos así como el desglose de los importes correspondientes a cada día y el
importe total de la reserva.
Con toda esta información validada y confirmada, el sistema procederá a registrar la reserva y a
asignar una habitación acorde a las necesidades del cliente, optimizando a la vez los recursos del
hotel.

A la llegada del huésped con reserva efectiva al hotel, el sistema generará las correspondientes
tarjetas-llave de acceso a la habitación. Tantas como personas haya en la reserva. En recepción ya
existe una máquina de generación de tarjetas-llave con conectividad USB a los 4 PCs disponibles en
recepción.

El sistema también ha de permitir a los recepcionistas el crear una Estancia mediante la asignación
de habitación a personas que, personándose en el propio hotel y sin haber realizado reserva previa,
soliciten la estancia en el mismo. Esta asignación está supeditada, como es lógico, a la
disponibilidad de habitaciones libres (ni ocupadas ni reservadas) en el momento de la solicitud.

Tanto si el huésped llega con reserva como si no, en el momento de tramitarse el Check-In y dar por
comenzada la estancia, se desea que el sistema registre qué persona de recepción atendió al nuevo
huésped.

Diariamente, el encargado de recepción a las 18:00 h. solicita al sistema que le muestre un listado
de las habitaciones reservadas para ese día cuyo huésped no se haya presentado. Obtenido ese
listado, tramitará manualmente el cargo del 10% de la reserva una a una.

Se desea que el sistema permita efectuar cualquier consulta relativa a Reservas, y Estancias,
mostrando todos los datos de los clientes a cualquier persona de recepción, en cualquier momento.
Las búsquedas se podrán hacer tanto por nombre y apellidos como por nº de documento. También
se podrán consultar todas las reservas confirmadas para un determinado día.

Durante el periodo de estancia de los huéspedes, el hotel les proporciona diversos servicios de pago.
Estos servicios son:

• Canales de pago
• Minibar
• Sauna
• Restaurante

Diariamente, el encargado de cada servicio (recepcionista, gobernanta, encargado de gimnasio y

maître) accede al sistema y carga manualmente en cada habitación los servicios consumidos.

Al finalizar la estancia y realizar el Check-Out, el sistema calcula a petición del recepcionista el

importe de los días de estancia y los servicios consumidos, generando la correspondiente factura. Se
procede al cobro mediante efectivo o tarjeta de crédito, y se salda la cuenta en el sistema,
quedando en estado “pagado”.

La aplicación, de cara a ofrecer el servicio en las mejores condiciones al mayor número de usuarios
posibles, se desea que sea funcional desde cualquier tipo de ordenador y navegador web. Además,
el sistema deberá prestar servicio las 24 horas de los 365 días del año.”