Anda di halaman 1dari 19

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Didalam instansi pendidikan peran yang tidak kalah pentingnya adalah

penerimaan siswa baru, karena hal ini adalah awal dari segala kegiatan yang

nantinya akan berjalan dalam proses pengajaran. Proses penerimaan yang baik

sudah barang tentu harus memiliki kualifikasi yang baik antara lain kemudahan

untuk melakukan pendaftaran dan pembayaran bahkan kegiatan administrasi.

Namun saat ini, sistem yang digunakan dalam proses penerimaan siswa baru

pada SMK Bina Prestasi AMI Balikapan ini belum terkomputerisasi. Oleh karena

itu, penulis ingin memaparkan sistem yang berjalan. Agar terdapat perbandingan

yang mungkin nanti menjadi suatu pertimbangan untuk menerapkan sistem

komputerisasi yang sebenarnya jauh lebih baik.

3.1 Gambaran Umum Organisasi

Seiring dengan kemajuan teknologi, tidak dapat dipungkiri tuntutan akan

kebutuhan pendidikan semakin meningkat. Melihat peluang yang terjadi akibat

tuntutan kebutuhan dan persaingan yang terjadi maka didirikanlah SMK Bina

Prestasi. SMK Bina Prestasi ini merupakan salah satu instansi pendidikan yang

mengedepankan kualitas anak didiknya. Mereka berusaha memberikan pelayanan-

pelayanan terbaik mulai dari penyesuaian kurikulum, pengajar-pengajar yang

mahir pada bidangnya sampai dengan kegiatan-kegiatan ekstrakurikuler yang

memacu para siswa untuk lebih berprestasi dalam kegiatan non akademik.

37
38

3.1.1 Sejarah Singkat Organisasi

Dalam menunjang program pemerintah Kota Balikpapan, mencerdaskan

kehidupan bangsa, maka yayasan Firdaus Balikpapan menyelenggarakan progam

pendidikan dengan membuka SMK Bina Prestasi pada tahun 2014. SMK Bina

Prestasi terletak di Jl AW Syahranie RT 32 No 04 Kelurahan Batu Ampar

Kecamatan Balikpapan Utara. Adapun visi, misi, tujuan dan motto dari SMK Bina

Prestasi adalah :

VISI

menjadi lembaga diklat profesional dan berbudaya, untuk menghasilkan insan

agamis, mandiri, dan berprestasi serta berkemampuan yang relevan dengan

kebutuhan masyarakat lokal maupun global.

MISI

1. Menghasilkan tamatan yang berakhlak, cerdas, terampil, kompetitif dan

mandiri.

2. Meningkatkan mutu pembelajaran yang mencakup ilmu pengetahuan dan

teknologi dengan menjunjung tinggi budaya bangsa dan budi pekerti luhur.

3. Menciptakan hubungan yang harmonis dan saling menguntungkan antara

sekolah, dunia industri dan dunia usaha.

4. Menanamkan jiwa kewirausahaan (Entrepreneurship).

5. Mewujudkan layanan prima terhadap semua pelanggan.

TUJUAN

37
39

1. Menyiapkan siswa yang cerdas, kompetitif untuk siap memasuki dunia kerja

serta mengembangkan sikap mandiri dan profesional.

2. Menyiapkan siswa yang mampu mengembangkan diri untuk persaingan di

dunia kerja baik nasional maupun internasional serta memilliki jiwa

kewirausahaan.

3. Menyiapkan siswa untuk menjadi warga negara yang berprestasi, produktif dan

kreatif.

4. Menyiapkan tenaga kerja professional untuk mengisi kebutuhan dunia industri

pada saat ini maupun masa yang akan datang

MOTTO

”Berakhlak, terampil & profesional meraih prestasi”

Struktur Organisasi
SMK Bina Prestasi AMI Balikpapan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Bina Prestasi


40

3.2 Prosedur Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan panitia

PPDB, diantaranya :

1. Prosedur Pendaftaran Calon Siswa Baru

a. Panitia PPDB memberikan formulir pendaftaran yang masih kosong dan

surat mengenai persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi kepada calon

siswa.

b. Calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran dan menyertakan

persyaratan yang telah ditentukan yaitu SKHU (Surat Keterangan Hasil

Ujian), akta kelahiran, ijazah dan piagam penghargaan atas prestasi non

akademik yang pernah diraih apabila ada, kemudian mengembalikannya

kepada panitia.

c. Panitia PPDB mengecek formulir pendaftaran dan persyaratan, apabila

tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada calon siswa untuk

dilengkapi kembali. Namu apabila persyaratan tersebut dan ada yang tidak

asli maka calon siswa tersebut ditolak untuk masuk SMK Bina Prestasi

d. Setelah formulir pendaftaran diisi dengan lengkap dan persyaratan telah

terpenuhi maka panitia akan memasukkan data-data siswa kedalam buku

pendaftaran dan menyimpan data-data tersebut kedalam arsip.

e. Calon siswa baru melakukan penyelesaian biaya administrasi

f. Panitia PPDB membuat laporan penerimaan peserta didik baru kepada

kepala sekolah.
41

3.3 Analisa Sistem Berjalan Pada Use Case Diagram

Berikut ini adalah gambaran use case sistem penerimaan peserta didik

baru pada SMK Bina Prestasi :

Gambar 3.2 Use Case Diagram Penerimaan Peserta Didik Baru

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang berjalan diatas terdapat:

1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan penerimaan calon siswa baru.

2. 3 actor yang yang melakukan kegiatan diantaranya : calon siswa, panitia

PSB, dan Kepala Sekolah.

3. 6 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor yaitu datang langsung,

membeli formulir pendaftaran, mengisi formulir pendaftaran,

mengembalikan formulir pendaftaran, membayar biaya registrasi,

membuat laporan penerimaan siswa baru.


42

3.4 Analisa Sistem Berjalan Pada Activity Diagram

Berikut ini adalah gambaran sistem penerimaan siswa baru pada SMK

Bina Prestasi menggunakan activity diagram :

Gambar 3.3 Use Activity Diagram Penerimaan Peserta Didik Baru

Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram yang berjalan diatas terdapat :

1. 1 Initial Node, sebagai objek yang diawali.

2. 19 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

3. 1 Final State, sebagai objek yang diakhiri.


43

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem yang telah ada membutuhkan data input sebagai bahan

masukan untuk diproses, sehingga akan menghasilkan bentuk output.

Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen dasar yang akan megambil

proses didalam sistem tersebut. Dokumen masukan ini akan mempengaruhi hasil

laporan dari proses yang nantinya termasuk ke dalam masukan sistem berjalan

pada SMK Bina Prestasi adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi Dokumen : Untuk Pendaftaran Siswa Baru

Sumber Asal Dokumen : Siswa Baru

Tujuan Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses

sistem berjalan yang juga sering disebut sebagai dokumen laporan :

1. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan

Fungsi Dokumen : Sebagai Bukti Pembelian Formulir Pendaftaran

Sumber Asal Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru


44

Tujuan Dokumen : Siswa Baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

2. Nama Dokumen : Surat Persetujuan Masuk Sekolah Dan Bukti

Pembayaran

Fungsi Dokumen : Sebagai Persetujuaan Perjanjian Pembayaran Dan

Bukti Pembayaran

Sumber Asal Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru

Tujuan Dokumen : Siswa Baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Konfigurasi Sistem Berjalan

1. Spesifikasi Perangkat Keras/Hardware

a. Procesor : Intel Core 2 Duo

b. Monitor : 17 Inci

c. Mouse : Optik

d. Hardisk : 150 GB

e. Keyboard : PS2

f. Printer : Canon MP280

g. Memory : 2 GB

2. Spesifikasi Perangkat Lunak/Software

a. Windows 7 64 bit
45

b. Microsoft Word

c. Microsoft Excel

d. Microsoft Power Point

3. Hak Akses (Brainware)

Ada 3 actor yang dapat mengakses system penerimaan calon siswa baru,

yaitu :

a. Panitia Penerimaan Calon Siswa Baru

b. Kepala Sekolah

c. Calon Siswa

3.6 Permasalahan Dan Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam kegiatan penerimaan peserta didik baru pada SMK Bina Prestasi

masih menggunakan sistem manual atau belum menggunakan sistem yang sudah

terkomputerisasi, sehingga dalam melakukan kegiatan penerimaan siswa baru

memerlukan waktu yang cukup lama dan membutuhkan pemikiran yang lebih.

Penulis ingin mencoba untuk menganalisa dan menguraikan hambatan dan

masalah yang ada pada sistem berjalan ini. Hambatan dan masalah yang utama

adalah cara kerja yang masih sederhana dan masih secara manual, yang dapat

diuraikan sebagai berikut :

1. Menggunakan sistem manual yang memakan waktu lama.

2. Tingginya kesalahan manusia dalam perhitungan, penulisan maupun

pencatatan nama siswa pada laporan penerimaan siswa baru.


46

3. Adanya keterlambatan informasi dan penyimpanan bukti-bukti penerimaan

siswa yang tidak terorganisir dengan baik.

4. Memerlukan waktu lama apabila ingin mencari data siswa.

5. Proses pembuatan laporan penerimaan siswa baru kurang cepat, tepat dan

akurat.

Dalam mengatasi permasalahan diatas, penulis mengajukan suatu cara untuk

meminimalkan permasalahan dalam proses penerimaan siswa baru agar lebih baik

dari sebelumnya yaitu menggunakan sistem komputerisasi dengan pertimbangan-

pertimbangan sebagai berikut :

1. Efisiensi waktu, mempercepat dalam proses perhitungan maupun

pembuatan laporan.

2. Ketelitian yang tinggi, kemungkinan untuk terjadi kasalahan dalam

perhitungan maupun pencatatan relatif lebih sedikit.

3. Volume data yang tinggi karena mampu mengolah data dalam jumlah

besar.

4. Data aman, karena data disimpan dalam komputer yang merupakan media

komunikasi yang dapat dengan cepat menyajikan informasi yang

dibutuhkan.

3.7 Rancangan Sistem PPDB online

Alur aplikasi PPDB online SMK Bina Prestasi AMI Balikpapan yang di

rancang oleh penulis adalah sebagai berikut:


47

1. Peserta melakukan pendaftaran akun secara online . setelah proses pendaftaran

akun berhasil, peserta akan mendapatkan informasi akun berupa username dan

password untuk login.

2. Peserta login, kemudian melengkapi biodata pada menu yang tersedia.

Setelah melengkapi biodata, peserta mencetak data tersebut.

3. Data biodata yang sudah dicetak selanjutnya diserahkan kepada panitia PPDB

SMK Bina Prestasi bersama berkas-berkas dan persyaratan lainnya untuk

diverivikasi oleh petugas.

4. Peserta yang sudah dinyatakan lulus verivikasi harus melakukan daftar ulang

pada waktu yang telah ditentukan, dengan cara mendatangi secretariat panitia

PPDB SMK Bina Prestasi. Peserta yang lulus namun tidak mendaftar ulang,

akan dinyatakan mengundurkan diri.

3.7.1 Peta Situs PPDB Online

Peta situs berguna sebagai panduan dalam membuat modul-modul yang

diperlukan berdasarkan hak aksesyang dimiliki oleh user. Ada empat jenis hak

akses yang dimiliki oleh user yang akan menggunakan aplikasi PPDB online ini,

mereka adalah:

A. User Umum

User umum adalah pengunjung umum yang tidak perlu login saat

menggunakan aplikasi. Mereka adalah calon peserta yang hendak mendaftar

sebagai peserta PPDB di SMK Bina Prestasi. Lihat gambar 3.4


48

Gambar 3.4 menu user umum/public

B. User Peserta

User peserta adalah peserta yang sudah login, yaitu peserta yang akan mengisi

atau melengkapi biodata dan mencetak biodata. Lihat gambar 3.5

Gambar 3.5 menu user peserta/dashboard

C. User Operator

User operator adalah operator / petugas yang melayani peserta PPDB. User

dengan level hak akses ini akan mengalir data PPDB (mengubah status
49

verivikasi, mengubah status kelulusan dan sebagainya), namun memiliki

batasan dalam mengakses menu-menu administrator. Lihat gambar 3.6.

Gambar 3.5 menu user operator


50

D. User Admin

User dengan level ini berhak melakukan administrasi terhadap data-data

PPDB sama seperti user dengan hak akses operator. Selain itu admin juga

berhak melakukan administrasi akun user (menambahkan, mengedit,

menghapus, memblokir, akun operator). Admin juga berhak mengatur data

pengumuman lihat gambar 3.7.

Gambar 3.7 menu user admin

3.8 Rancangan Tabel

Pembuatan tabel pada sistem PPDB online ini dibuat dengan

menggunakan mysql phpmyadmin. Adapun tabel – tabel yang digunakan dalam

membangun basis data system informasi Penerimaan Peserta Didik Baru SMK

Bina Prestasi Ami Balikpapan adalah sebagai berikut

3.8.1 Tabel User

Tabel user berfungsi menyimpan data user baik yang ber level admin maupun

operator. Sebelum mengatur data PPDB admin/operator perlu login terlebih


51

dahulu kemudian program akan mencocokkan data login yang dimasukkan di

form login oleh petugas dengan data di tabel tb_user. Adapun struktur tabelnya

dapat dilihat di tabel 3.1.

Nama Tabel : tb_user


Field kunci utama : id

Tabel 3.1 Struktur Tabel User


field Type Keterangan
id tinyint(2)
Username yang digunakan
username varchar(32)
admin/operator ketika login
Password yang digunakan
password char(32)
admin/operator ketika login
nama varchar(32)
Level user sebagai admin atau
level enum('operator', 'administrator')
operator
is_blokir enum('0', '1') Status user di blokir atau tidak
created_at datetime Waktu data dibuat
updated_at datetime Waktu data di update

3.8.2 Tabel Peserta


Tabel peserta digunakan untuk menampung data peserta. Data ini meliputi data
akun dan biodata peserta. Data akun peserta PPDB digunakan untuk login
sebelum mengisi biodata, serta untuk mencetak data sesuai dengan data di tabel
tb_peserta. Adapun struktur tabelnya dapat dilihat di tabel 3.2.

Nama Tabel : tb_peserta


Field kunci utama : id
Field kunci tamu : nisn
52

Tabel 3.2 Struktur Tabel Peserta


Field Type
id smallint(4)
email varchar(64)
username char(10) Username yang digunakan peserta
ketika login
password char(8) Password yang digunakan peserta
ketika login
nisn char(10)
nama varchar(64)
nama_panggilan varchar(32)
Foto varchar(100)
jurusan enum('1', '2','3') Jurusan yang dipilih peserta:
1) Teknik Komputer Jaringan
2) Teknik Sepeda Motor
3) Akuntansi
jenis_kelamin enum('P','L') Jenis kelamin peserta Perempuan
atau laki-laki
agama enum('0', '1','2', '3', Agama yang dianut peserta:
'4','5') 0) Lainnya
1) Islam
2) Katolik
3) Protestan
4) Hindu
5) Budha
ket_agama varchar(32) Keterangan agama jika memilih
lainnya
tempat_lahir varchar(32)
tanggal_lahir date
berat_badan varchar(3)
tinggi_badan varchar(3)
golongan_darah enum('O','AB', 'B','A')
status_anak enum('0', '1') Status anak yang dimiliki peserta :
0) Anak angkat
1) Anak Kandung
anak_ke varchar(2)
jumlah_saudara varchar(2)
tmp_tinggal_dengan enum('0', '1','2', '3', '4') Status tempat tinggal peserta:
0) lainnya;
1) orang tua;
2) kakak;
3) paman/bibi;
4) kakek/nenek
53

tmp_ket_tinggal_dengan varchar(32) Diisi jika memilih status tempat


tinggal lainnya
tmp_alamat varchar(255)
tmp_telepon varchar(16)
tmp_jarak_sekolah varchar(2)
tmp_kendaraan enum('1', '2','3', '4', '5') Kendaraan yang akan digunakan
oleh peserta jika di terima di SMK
Bina Prestasi:
0) berjalan kaki;
1) sepeda;
2) angkutan umum;
3) sepeda motor;
4) mobil;
ort_nama_ayah varchar(64)
ort_pekerjaan_ayah enum('0', '1','2', '3', Jenis pekerjaan ayah:
'4','5', '6', '7') 0=lainnya;
1=pns;
2=tni/polri;
3=petani/nelayan; 4=buruh;
5=pedagang/wiraswasta;
6=tukang becak/ojek;
7=sopir
ort_ket_pekerjaan_ayah varchar(32) Diisi jika memilih pekerjaan ayah
lainnya
ort_nama_ibu varchar(64)
ort_pekerjaan_ibu enum('0', '1','2', '3', '4', Jenis pekerjaan ibu:
'5', '6', '7','8') 0=lainnya;
1=pns;
2=tni/polri;
3=petani/nelayan;
4=buruh;
5=pedagang/wiraswasta;
6=tukang becak/ojek;
7=sopir;
8=ibu rumah tangga
ort_ket_pekerjaan_ibu varchar(32) Diisi jika memilih pekerjaan ibu
lainnya
ort_alamat varchar(255)
ort_telepon varchar(16)
ort_penghasilan varchar(12)
ska_nama varchar(64)
ska_status enum('0', '1') Jenis Sekolah asal:
0=swasta;
1=negeri
ska_alamat varchar(255)
54

ska_telepon varchar(16)
ska_kelas varchar(32)
ska_tahun_lulus year(4)
ska_no_ijazah varchar(32)
status_pendaftaran enum('0', '1') Status peserta:
0=mengundurkan diri;
1=aktif
status_biodata enum('0', '1') Status biodata yang di isi oleh
peserta:
0=belum lengkap;
1=sudah lengkap
status_verifikasi enum('0', '1') Status berkas peserta:
0=belum;
1=sudah
status_seleksi enum('0', '1') Hasil seleksi peserta:
0 = tidak lulus;
1=lulus;
created_at datetime Waktu data dibuat
updated_at datetime Waktu data di update

3.8.3 Tabel Kontak

Tabel kontak digunakan untuk menampung data kontak. Misalnya ada peserta

yang bertanya tentang informasi tertentu. Pertanyaan akan disimpan pada

tb_kontak, selanjutnya balasan dari operator/admin akan dikirimkan secara

langsung ke alamat email penanya. Adapun struktur tabelnya bisa dilihat pada

table 3.3.

Nama Tabel : tb_kontak

Field kunci utama : id


55

Tabel 3.3 Struktur Tabel Kontak


Field Type Keterangan
id int(11)
nama varchar(64)
email varchar(64)
judul varchar(128) Judul pertanyaan
isi text Isi dari pertanyaan
is_dibalas enum('0', '1') Status pertanyaan dari penanya:
0 = belum dibalas;
1= sudah dibalas;
created_at datetime Waktu data dibuat
updated_at datetime Waktu data di update

3.8.4 Tabel Pengumuman

Tabel pengumuman digunakan untuk menampung data informasi pengumuman

kepada peserta PPDB. Misalnya penjelasan mengenai tata cara pendaftaran PPDB

online di SMK Bina Prestasi. Tabel ini hanya bisa di update oleh admin mirip

seperti tabel posting/artikel yang ada pada blog atau CMS. Adapun struktur

tabelnya bisa dilihat pada tabel 3.4.

Nama Tabel : tb_pengumuman


Field kunci utama : id

Tabel 3.4 Struktur Tabel Kontak

field Type Keterangan


id smallint(4)
judul varchar(64)
slug varchar(128)
isi text
created_at datetime Waktu data dibuat
updated_at datetime Waktu data di update