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Gerencia de Informática

MANUAL DE USUARIO – SINOE PJ

MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

Versión 2.0

ABRIL 2015

Poder Judicial, 2015


MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final

1. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Elaborado Manuel Ravelo Perea Analista 22 de Mayo de 2013

Revisión

Aprobación

EDICION REVISION FECHA DESCRIPCION AUTOR


1 22 de Mayo de 2013 Manuel Ravelo Perea
2 14 de octubre de 2014 César Kochi K.
3 21 de Abril del 2015 Gianmarco Ventocilla Cerna

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INDICE

1. HISTORIAL DEL DOCUMENTO......................................................................................... 2


2. OBJETIVO DEL SISTEMA ................................................................................................... 4
3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ....................................................................... 4
4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................... 4
4.1 Asignación de Certificados Digitales ................................................................................. 4
4.1 Ingreso del Expediente por mesa de partes. ........................................................................ 7
4.1.1 DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES EN MESA DE PARTES .............................. 9
4.1.2 INGRESO A OPERACIÓN CON EXPEDIENTES – VERIFICAR LA
VISUALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE. ................................................................................... 11
4.2 Ingreso del expedientes al Juzgado para la elaboración de la resolución y cédula de
notificación ................................................................................................................................... 12
4.2.1 INGRESO A OPERACIÓN CON EXPEDIENTES ................................................... 12
4.2.2 GENERACIÓN DE RESOLUCIÓN JUDICIAL ....................................................... 13
4.2.3 ENVIAR PROYECTO DE RESOLUCIÓN A DESPACHO ....................................... 14
4.3 Aprobar o Desaprobar el Proyecto de Resolución ............................................................ 16
4.4 Dar Visto Bueno a Resolución Aprobada o Corregir Resolución Observada .................. 19
4.4.1 CORREGIR RESOLUCIÓN OBSERVADA .............................................................. 19
4.4.2 DAR VISTO A RESOLUCIÓN APROBADA............................................................. 20
4.5 Listado de Expediente....................................................................................................... 23
4.6 Llenar Formato de Resolución.......................................................................................... 23
4.7 Llenar Formato de Resolución.......................................................................................... 25
4.8 Digitalización de Anexos de las Cédulas de Notificación ................................................ 28
4.9 Asociar los Anexos Digitalizados con las Cédulas de Notificación Electrónica .............. 28
4.10 Seleccionar Anexos Digitalizados por el Secretario o Asistente Judicial ......................... 31
4.11 Seleccionar Escritos Digitalizados por Mesa de Partes .................................................... 32
4.12 Buscar Cédula de Notificación Electrónica ...................................................................... 36
4.13 Entregar Cédula de Notificación Electrónica ................................................................... 38
4.14 Obtener Guía de Entregar Cédula de Notificación Electrónica ........................................ 39
4.15 Seguimiento del Expediente ............................................................................................. 41
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS................................................................................................ 41
6. PERFILES ............................................................................................................................... 41
7. ÍNDICE DE FIGURAS .......................................................................................................... 42

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2. OBJETIVO DEL SISTEMA


Facilitar la obtención y uso de su interrelación en el proceso de notificaciones
electrónicas del Poder Judicial.
Permite el acceso de las resoluciones judiciales a los litigantes de manera rápida sin
intervención de personas ajenas al proceso, cumpliendo así el debido proceso de
manera eficaz y rápida.

3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

 El Sistema de Notificación Electrónica del Poder Judicial “SINOE – PJ” es aquel


espacio virtual mediante el cual los Órganos Jurisdiccionales remiten un archivo
de formato de Documento Portátil - PDF, que contiene una resolución judicial,
escrito y anexos (que son firmadas mediante el certificado digital), según
corresponda, en la casilla electrónica consignada como domicilio procesal de la
parte o tercero interviniente en el proceso judicial.

4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

4.1 Asignación de Certificados Digitales


El primer paso para el trabajo con el SINOE es registrar los certificados digitales
en el SIJ que han sido asignados a Jueces, Secretarios y Asistentes de
Judiciales.

 Para registrar un certificado digital se ingresa al botón Certificado de la Barra


de Herramientas, para ello de acuerdo a los perfiles antes mencionado se
procede a ingresar al sistema SIJ DE EXPEDIENTE.

Figura 1: Botón de Asignación de Certificados Digitales

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 El Sistema nos muestra la ventana de Asignación de Certificados Digitales y


seleccionamos la opción “Nuevo Certificado”.

Figura 2: Ventana de Asignación de Certificados Digitales

 Para asignar el certificado se hace clic en el botón Nuevo. A continuación el


sistema nos muestra la ventana de Tipo de Certificación. Se selecciona una de
las siguientes 2 opciones:
a) Lista de Confianza, se selecciona esta opción cuando el usuario va a
registrar el archivo del certificado digital que está alojado en la PC, un
dispositivo Token o Smart Card.
b) Archivo Físico, se selecciona esta opción cuando el certificado no se
encuentra instalado y es exportado del disco duro. Los archivos de los
certificados digitales tienen la extensión pfx.

Figura 3 Ventana de Selección de Tipo de Certificados

 Luego se selecciona el certificado a asignar, hacemos clip en la opción


“siguiente”.

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Figura 4 Ventana de selección del certificado digital

 Posteriormente el sistema nos muestra la ventana de confirmación con los


datos del usuario que se estarán asignando al certificado digital, y el
correspondiente período de vigencia, luego presionamos la opción “finalizar”.

Figura 5 Ventana de confirmación de datos a asignar al certificado digital

 A continuación el sistema nos pide confirmar los datos de la asignación del


Certificado Digital. Si la información es conforme se hace clic en el botón Si.
Se hace clic en el Botón Salir para finalizar la operación

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Figura 6 Ventanas de Confirmación de Asignación de Certificados Digitales

 A continuación el sistema nos muestra la ventana donde se muestra la


vigencia del certificado asignado al usuario, la misma que se encuentra en el
estado activo, posterior a ello presionamos la opción “Salir”

Figura 7 Ventana de Validación del Certificado Físico

4.1 Ingreso del Expediente por mesa de partes.


Personal de mesa de partes comienza a registrar la demanda en el Sistema
(ingresando la información solicitada), el aplicativo otorga el número de
expediente donde en forma aleatoria cae en una instancia.

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Figura 8: registro del expediente en la Mesa de Partes

Damos clic en el cargo, donde se visualiza en la parte superior derecha el


número de digitalización, en la estructura que muestra indica el número, año,
ingreso (EXP), instancia y especialidad.

Este código es muy importante debido a que el expediente físico registrado en


mesa de parte permita ser digitalizado por un equipo scanner, donde el
almacenamiento del archivo en PDF con OCR será direccionado a una carpeta
compartida llamada escrito ubicada en la unidad d:\.

Figura 9: cargo generado con el código de digitalización respectivo

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4.1.1 DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES EN MESA DE PARTES

Consiste en las operaciones para digitalizar los escritos y su procesamiento


(vinculación) en el SIJ, para ello iniciamos la digitalización del expediente
con el equipo scanner

 Colocar el documento para digitalizar en el scanner.


 Seleccionar la opción digitalizar desde el equipo de computo que se
encuentra con el scanner.
 Posteriormente dar clic en la opción “PDF Blanco y negro”

Figura 10 Pantalla del programa PaperStream Capture en el equipo de computo del scanner

 Luego de la digitalización se selecciona la primera hoja que viene a ser la


del cargo generado por el SIJ EXPEDIENTES y posteriormente dar clic en
“reproducir”.

Figura 11 se selecciona el cargo digitalizado

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 Aparecerá la imagen del cargo que fue digitalizada y en la parte izquierda


de la pantalla se apreciará el código de digitalización generado, se da clic
en “Aceptar” para poder asociar de esta manera los documentos
digitalizados con el expediente.

Figura 12 se corrobora el código de digitalización

 Se seleccionan todas las hojas digitalizadas para posteriormente dar clic


en la opción “Reproducir”

Figura 13: selección de hojas a asociar al expediente

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 Luego aparecerá la ventana donde se pregunta si el trabajo será publicado,


dar clic en la opción “Aceptar”

Figura 14: ventana de publicación del trabajo digitalizado

4.1.2 INGRESO A OPERACIÓN CON EXPEDIENTES – VERIFICAR LA


VISUALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE.

Para verificar el expediente digitalizado, procedemos a listar el expediente

utilizado utilizando el módulo < >, luego listamos el expediente, en


la barra de menú seleccionamos la opción <revisar

Figura 15: se muestra el expediente buscado y selecciona revisar.

Cada vez que se procede a procesar el expediente digitalizado, se activa la


pestaña <documentos digitalizados>, se puede verificar el documento
digitalizado, para se ello se pulsa clic en el botón que se selecciona a
continuación

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Clic para
visualizar el
expediente

Figura 16: documentos digitalizados podrán ser visualizados

Se visualiza el expediente.

Figura 17: Expediente digitalizado.

4.2 Ingreso del expedientes al Juzgado para la elaboración de la


resolución y cédula de notificación
 Para realizar una notificación electrónica debemos ingresar al SIJ Nacional
Expedientes, una vez enviado el expediente al Juzgado el secretario inicia el
procedimiento. OPERACIÓN EXPEDIENTES

4.2.1 INGRESO A OPERACIÓN CON EXPEDIENTES

Procedemos a listar el expediente utilizado utilizando el módulo < >,


una vez listado el expediente procedemos a recepcionar el expediente

Figura 18 Recepción de expediente

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4.2.2 GENERACIÓN DE RESOLUCIÓN JUDICIAL

 Ingresamos al editor de resoluciones, haciendo clic en el botón “EDITOR”.

Figura 19: Seleccionamos opción Editor

 Elegimos la opción “Crear documento en blanco”.

Figura 20: Proyección de Resolución desde documento en blanco.

 Automáticamente se carga el MS Word, en donde se elabora el nuevo


proyecto de resolución. Finalmente salimos del MS WORD, se puede pulsar el
botón < Grabar> o puede salir sin grabar, el Sistema está preparado para que
lo guarde automáticamente.

Figura 21: Ventana de Word donde se redacta la Resolución Judicial.

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 Se registra el proyecto de resolución en el sistema, consignando su nro.,


sumilla, estado y Tipo de Acto (los actos configurados para ser trabajados por
el SINOE) y finalmente aceptamos.

Figura 22: Consignación de datos de la Resolución (Nro., Sumilla Estado, tipo de Acto procesal)
y de proveerse algún escrito pendiente se deberá seleccionar.

 El sistema avisa que la grabación ha sido exitosa.

Figura 23: Grabación satisfactoria.

4.2.3 ENVIAR PROYECTO DE RESOLUCIÓN A DESPACHO

 Una vez que hemos redactado el proyecto de resolución se debe enviar


para que sea revisado por el juez para su aprobación o corrección. Este
proceso se realiza por sistema a través del siguiente procedimiento:

a) Ingresamos al editor de resoluciones, haciendo clic en el botón


“EDITOR”; elegimos la opción “Abrir documento existente”

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Figura 24: Ingreso a la ventana de resoluciones Existentes

b) Seleccionamos el registro del proyecto de resolución, con un check


en la casilla de verificación y lo enviamos al despacho del juez haciendo
clic en el botón “Enviar a Despacho para Aprobación”, se debe de tener
en cuenta que se muestra una plantilla de colores de acuerdo al estado
actual de la Resolución se muestra

Figura 25: Envío de proyecto de Resolución al despacho del Juez para su


revisión/aprobación

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c) Confirmamos la operación de envío, haciendo clic en el botón “SI”.

Figura 26: Mensaje de confirmación

d) Si la operación se realizó con éxito, el sistema nos informa de esto


mediante un mensaje.

El indicador de estado del proyecto de resolución cambia a color amarillo


cuando se encuentra en el despacho del juez.

Figura 27: Proyecto de Resolución enviado a Despacho del Juez para su aprobación.

4.3 Aprobar o Desaprobar el Proyecto de Resolución


 Si el juez aprueba el proyecto de resolución, automáticamente devuelve el
proyecto de resolución firmado digitalmente al secretario (el indicador de
estado del registro del proyecto de resolución en la bandeja, cambia a color
Naranja); caso contrario, si el juez devuelve el proyecto al secretario para su
corrección (el indicador de estado del registro del proyecto de resolución en la
bandeja, cambia a color Rojo).

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Figura 28: Juez selecciona firmar proyecto de resolución y se solicitará ingresar su clave

 De aprobarse la resolución por el juez el sistema le pedirá la clave que es la


misma que registro en la página de la RENIEC al registrar su certificado digital.
Cuando se concluye el proceso el archivo cambia a formato PDF (imagen
digital).

Figura 29: Ventana de Ingreso de contraseña del juez para la firma de la resolución.

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Figura 30: Mensaje de Proceso exitoso

Figura 31: La resolución ya ha sido firmada por el Juez Superior

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Figura 32: La resolución ha sido convertida a formato pdf

4.4 Dar Visto Bueno a Resolución Aprobada o Corregir Resolución


Observada
 Si el proyecto fue aprobado, el secretario debe dar el visto al proyecto de
resolución con un clic en el botón “Poner visto a resolución aprobada”. En
caso contrario deberá ser corregido el proyecto devuelto por el juez para luego
ser nuevamente enviado al despacho para su aprobación. Es preciso indicar
que si el proyecto de resolución ya se encuentra en formato PDF y tan solo
cuenta con la firma del juez, es él quien únicamente puede hacer la reversión
de dicho formato al formato Word. Si el proyecto de resolución ya cuenta con
las firmas del juez y secretario la reversión del PDF al Word ya no será posible.

El secretario sabrá el estado de la resolución (aprobado/desaprobado) por el


indicador del estado del proyecto (rojo o verde)

4.4.1 CORREGIR RESOLUCIÓN OBSERVADA

 El secretario debe seleccionar y recepcionar el expediente sobre el cual


estaba trabajando (Repetir paso 4.3) y corregir el proyecto de resolución
y nuevamente enviar el proyecto de resolución al despacho del juez para
su aprobación (Repetir paso 4.4.).

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4.4.2 DAR VISTO A RESOLUCIÓN APROBADA

 Si el proyecto fue aprobado, el secretario debe dar el visto al proyecto de


resolución con un clic en el botón “Poner visto a resolución aprobada”.

Figura 33: Firma electrónica del secretario

Figura 34: Firma electrónica del secretario

 El secretario debe de ingresar su password con el que registro el certificado


digital en la página de la RENIEC para proceder a firmar de manera
electrónica la resolución.

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Figura 35: Validación de firma electrónica

 El proyecto de resolución se convierte en resolución, el icono de estado del


registro del proyecto de resolución cambia a color verde, lo cual nos indica que
esta resolución ya puede ser descargada.

Figura 36: Ventana del Editor mostrando el cambio de estado de la resolución firmada por el
secretario

 La resolución final firmada por el juez y secretario se va a mostrar de la


siguiente manera:

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Figura 37: Resolución convertida a formato PDF con firma electrónica del Juez y del Secretario.

 Además se puede hacer un clic en el ícono que se encuentra al lado del PDF y
así poder ver el historial de la resolución desde que se realizó el proyecto hasta
el momento de la firma del secretario.

Figura 38: Se observa el historial de la resolución.

Fecha de Actualización: 30/04/2015 Versión: 2.0

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4.5 Listado de Expediente


 Para realizar el descargo de la resolución el secretario debe seleccionar y
recepcionar el expediente relacionado a la resolución a descargar.

Figura 39: Barra de herramientas principal.

4.6 Llenar Formato de Resolución


 Ingresamos al descargo de resoluciones, haciendo clic en el botón
“DESCARGO”.

Luego dar clic en el botón con los puntos suspensivos para jalar de la ventana
del editor la resolución a descargar.

Figura 40: Descargo de resolución

 Se colocan los datos de la resolución, así como también se actualiza el estado


del expediente de ser necesario y el hito estadístico.

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Figura 41: Consignación de datos de la resolución durante el descargo

 Finalmente grabamos y el sistema nos mostrara los mensajes para


seleccionar al juez encargado de ver el expediente y posteriormente la
“Actualización Satisfactoria”.

Figura 42: Selecciona el juez del juzgado que ve el expediente

Figura 43: mensaje de actualización satisfactoria

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 Una vez realizado el descargo la resolución se encuentra lista para generarle


cédulas de notificación u posteriormente ser notificada.

4.7 Llenar Formato de Resolución


 Para generar las cédulas de notificación, se procederá a listar el expediente e
ir al módulo “notificación”.

Figura 44: Menú para generación de cédulas electrónicas

 Una vez hecho esto, se deberá seleccionar la resolución a notificar e ir a la


pestaña “Notificación”.

Figura 45: Listado de resoluciones listas para generación de cedulas de notificación.

 Invocamos a la ventana de Direcciones, haciendo clic en el botón con puntos


suspensivos.

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Figura 46: Ventana emergente en donde se consignara el domicilio procesal a notificar. Ingresar
el N° de Casilla Electrónica

 Consignamos el número de la casilla electrónica y aceptamos.

Seguidamente ingresamos los datos solicitados (número de fojas y anexos)


para la cedula de notificación y damos clic en “Grabar”

Figura 47: Grabación de las cédulas de notificación

 El sistema solicita autenticarse, ingresando su username y password, los


mismo que fueron utilizados para acceder al sistema; con ello se firma de
manera electrónica las cedulas y estas se convierten también en formato
digital (PDF).

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Figura 48: Firma electrónica de las cédulas de notificación

 Luego en la pestaña resolución aparecerá un ícono de PDF, donde haciendo


doble clic se realizará la apertura de una ventada donde se podrá apreciar la
cédula de notificación.

Figura 49: Cédula electrónica

 Dentro de la cédula de notificación se puede apreciar la firma del usuario que


elaboró la cédula electrónica y la validación respectiva, así como el código de
digitalización.

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Figura 50: Cédula electrónica convertida a formato PDF

4.8 Digitalización de Anexos de las Cédulas de Notificación


 El secretario o asistente judicial realizan la digitalización de los anexos en la
multifuncional LEXMARK ingresando el código de digitalización de las cedulas
de notificación electrónicas.

4.9 Asociar los Anexos Digitalizados con las Cédulas de


Notificación Electrónica

 El secretario o asistente judicial luego de escanear los documentos debe de


ingresar al módulo de “DIGITALIZACION DE ANEXOS”.

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Figura 51: Módulo para realizar la digitalización de anexos que van a notificarse junto con la
resolución

Figura 52: aparece el mensaje si se va a procesar los anexos digitalizados por el scanner.

 El secretario o asistente judicial debe seleccionar los anexos digitalizados para


ser asociados a la cedula de notificación electrónica haciendo un clic en el
botón “PROCESAR”.

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Figura 53: Ventana de anexos digitalizados

Figura 54: Ventana de anexos digitalizados

 Luego para visualizar lo procesado se da clic en el ícono de la carpeta ubicado


en la parte derecha.

Figura 55: documento procesado como anexo

Fecha de Actualización: 30/04/2015 Versión: 2.0

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4.10 Seleccionar Anexos Digitalizados por el Secretario o


Asistente Judicial

 El secretario o asistente judicial ingresará al módulo “NOTIFICACION


ELECTRONICA” debe buscar la resolución, seleccionando el órgano
jurisdiccional, especialidad e instancia de las lista desplegables, luego
seleccionará la resolución que se va a notificar en la pestaña
RESOLUCIONES

Figura 56: Ventana para seleccionar los anexos que van a ser notificados junto con la
resolución

 En las pestaña Cedulas Electrónicas, el secretario o asistente judicial debe de


confirmar cuál de los anexos que anteriormente digitalizo, serán adjuntados a
las cedulas electrónicas.

Figura 57: Carga de anexos

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 Invocar la lista de archivos escaneados haciendo clic en el botón con puntos


suspensivos, de esta lista seleccionar con un check en la casilla de verificación
los anexos escaneados que queremos que sean enviados con las cedulas de
notificación.

Figura 58: Selección de anexos que van a notificarse

Guardar los cambios, haciendo clic en el botón “GUARDAR”.

4.11 Seleccionar Escritos Digitalizados por Mesa de Partes


 En la pestaña Cedulas Electrónicas, invocar la lista de todos los anexos y
escritos digitalizados, tanto por el secretario o asistente judicial como por el
asistente de mesa de partes, haciendo clic en el botón “Ver todos los
Anexos”.

Seleccionar en la lista de la parte derecha que anexos o escritos se desea


anexar a la cedula de notificación, de esta manera los anexos o escritos
seleccionados pasarán a la lista de la izquierda, haciendo clic en el botón
“AGREGAR DOCUMENTO”.

Fecha de Actualización: 30/04/2015 Versión: 2.0

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Figura 59: Ventana donde vamos a seleccionar lo anexos que hayan ingresado por mesa de
partes

 Invocar la lista de archivos escaneados haciendo clic en el botón con puntos


suspensivos, de esta lista seleccionar con un check en la casilla de verificación
los anexos escaneados que queremos que sean enviados con las cedulas de
notificación.
Guardar los cambios, haciendo clic en el botón “GUARDAR”

Figura 60: Selección de anexos a notificarse

Fecha de Actualización: 30/04/2015 Versión: 2.0

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 En el caso de generarse la cédula de notificación y no se generó la firma digital


ni la conversión de formato. Se selecciona la resolución a notificar, y se llenan
los datos que solicita el sistema.

Figura 61: generación de la cédula de notificación

 Se graba y no se realizar la conversión al formato PDF y no se solicita la clave


para la conversión.

Figura 62: se generaron las cédulas de notificación sin el formato PDF

 Para poder generar la cédula de notificación electrónica vamos al módulo de


Notificación Electrónica.

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Figura 63: se generaron las cédulas de notificación sin el formato PDF

 Presionamos la opción “FIRMAR” y aparecerán las cédulas que no han sido


convertidas al formato PDF, se seleccionan las que se notificarán
electrónicamente y se da clic en la opción de “FIRMAR” que se encuentra en la
segunda fila.

Figura 64: se presiona la opción de FIRMAR

Figura 65: de la lista se seleccionan las cédulas a firmar digitalmente.

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 Se hace el ingreso de la clave.

Figura 66: ingreso de la clave para la firma digital

.
Figura 67: confirmación de las firmas digitales

4.12 Buscar Cédula de Notificación Electrónica


 Ingresar al módulo Administrador de Distribución

Figura 68: Módulo Administrador de distribución donde vamos a realizar la notificación


electrónica

Fecha de Actualización: 30/04/2015 Versión: 2.0

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 Seguidamente ingresamos a la opción “Cédulas”

Figura 69: Módulo cédulas

 Cargar la ventana de Cedulas, en la ventana de búsqueda emergente


podemos buscar por número de cedula, por lector o por lote.

Figura 70: Filtro de búsqueda de cédulas

 Para todos el secretario o asistente judicial debe consignar la fecha de las


cedulas, el especialista y el responsable del diligenciamiento:
“NOTIFICACION ELECTRONICA”. Finalmente el secretario o asistente
judicial debe iniciar la búsqueda, haciendo clic en el botón “ACEPTAR”

Figura 71: Ventana de búsqueda por lote

Fecha de Actualización: 30/04/2015 Versión: 2.0

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 Al “aceptar” en la parte posterior se mostrará las cedulas electrónicas a


notificarse cerramos la ventana emergente.

.
Figura 72: Cédula electrónica a notificarse

4.13 Entregar Cédula de Notificación Electrónica


 El secretario o asistente judicial selecciona las cedulas que serán enviadas a
la casilla electrónica del abogado, dando un check en el recuadro en blanco de
la columna “ENVIAR FUERA DEL MODULO”. Finalmente, para remitir las
cédulas debe hacer clic en el botón “ENTREGAR”.

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Figura 73: Entrega de cédula de notificación electrónica

 El sistema responde con mensaje de éxito, si todo se realizó correctamente, el


secretario recibe el mensaje, haciendo clic en el botón “ACEPTAR”.

Figura 74: Confirmación de envío satisfactorio

4.14 Obtener Guía de Entregar Cédula de Notificación Electrónica

 En seguida el sistema muestra una ventana con el número de entrega de la


guía de salida. Haciendo clic en el icono IMPRESORA, podemos obtener la
versión imprimible de la guía de entrega de las cedulas.

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Figura 75: Guía de entrega

 Versión imprimible de la guía de entrega de la cedulas de notificación


electrónica.

Figura 76: Cargo de entrega de notificación electrónica

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4.15 Seguimiento del Expediente

 Finalmente si vamos al seguimiento del expediente se podrá verificar


que el estado de la resolución y cédulas es notificado.

Figura 77: Seguimiento del expediente donde se muestra el estado de la notificación: “NOTIFICADO”

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
 Código digitalización: empleado por el secretario judicial o asistente para
realizar las digitalizaciones de los anexos de las cédulas de notificación.
 Guía entrega: documento generado al enviar las cédulas de notificación
electrónica mediante el sistema, es el comprobante de envío a las casillas
electrónicas de los litigantes.
 Cargar: Procedimiento mediante el cual los anexos digitalizados se cargan a
las cédulas de notificación electrónica.

6. PERFILES
 SECRETARIO JUDICIAL.
 JUEZ.
 ASISTENTE DE NOTIFICACIONES.

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7. ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Botón de Asignación de Certificados Digitales .................................................... 4


Figura 2: Ventana de Asignación de Certificados Digitales ................................................ 5
Figura 3 Ventana de Selección de Tipo de Certificados ..................................................... 5
Figura 4 Ventana de selección del certificado digital .......................................................... 6
Figura 5 Ventana de confirmación de datos a asignar al certificado digital ......................... 6
Figura 6 Ventanas de Confirmación de Asignación de Certificados Digitales ..................... 7
Figura 7 Ventana de Validación del Certificado Físico ....................................................... 7
Figura 8: registro del expediente en la Mesa de Partes ...................................................... 8
Figura 9: cargo generado con el código de digitalización respectivo .................................. 8
Figura 10 Pantalla del programa PaperStream Capture en el equipo de computo del
scanner ....................................................................................................................... 9
Figura 11 se selecciona el cargo digitalizado ..................................................................... 9
Figura 12 se corrobora el código de digitalización ............................................................ 10
Figura 13: selección de hojas a asociar al expediente ..................................................... 10
Figura 14: ventana de publicación del trabajo digitalizado................................................ 11
Figura 15: se muestra el expediente buscado y selecciona revisar. ................................. 11
Figura 16: documentos digitalizados podrán ser visualizados .......................................... 12
Figura 17: Expediente digitalizado. .................................................................................. 12
Figura 18 Recepción de expediente ................................................................................. 12
Figura 19: Seleccionamos opción Editor .......................................................................... 13
Figura 20: Proyección de Resolución desde documento en blanco. ................................. 13
Figura 21: Ventana de Word donde se redacta la Resolución Judicial. ............................ 13
Figura 22: Consignación de datos de la Resolución (Nro., Sumilla Estado, tipo de Acto
procesal) y de proveerse algún escrito pendiente se deberá seleccionar. ................. 14
Figura 23: Grabación satisfactoria. ................................................................................... 14
Figura 24: Ingreso a la ventana de resoluciones Existentes ............................................. 15
Figura 25: Envío de proyecto de Resolución al despacho del Juez para su
revisión/aprobación ................................................................................................... 15
Figura 26: Mensaje de confirmación................................................................................. 16
Figura 27: Proyecto de Resolución enviado a Despacho del Juez para su aprobación. ... 16
Figura 28: Juez selecciona firmar proyecto de resolución y se solicitará ingresar su clave
.................................................................................................................................. 17
Figura 29: Ventana de Ingreso de contraseña del juez para la firma de la resolución. ..... 17
Figura 30: Mensaje de Proceso exitoso ........................................................................... 18
Figura 31: La resolución ya ha sido firmada por el Juez Superior .................................... 18
Figura 32: La resolución ha sido convertida a formato pdf ............................................... 19
Figura 33: Firma electrónica del secretario....................................................................... 20
Figura 34: Firma electrónica del secretario....................................................................... 20
Figura 35: Validación de firma electrónica ........................................................................ 21
Figura 36: Ventana del Editor mostrando el cambio de estado de la resolución firmada por
el secretario .............................................................................................................. 21
Figura 37: Resolución convertida a formato PDF con firma electrónica del Juez y del
Secretario. ................................................................................................................ 22
Figura 38: Se observa el historial de la resolución. .......................................................... 22
Figura 39: Barra de herramientas principal....................................................................... 23
Figura 40: Descargo de resolución ................................................................................... 23
Figura 41: Consignación de datos de la resolución durante el descargo .......................... 24
Figura 42: Selecciona el juez del juzgado que ve el expediente ....................................... 24
Figura 43: mensaje de actualización satisfactoria ............................................................ 24
Figura 44: Menú para generación de cédulas electrónicas............................................... 25

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Figura 45: Listado de resoluciones listas para generación de cedulas de notificación. ..... 25
Figura 46: Ventana emergente en donde se consignara el domicilio procesal a notificar.
Ingresar el N° de Casilla Electrónica ......................................................................... 26
Figura 47: Grabación de las cédulas de notificación ........................................................ 26
Figura 48: Firma electrónica de las cédulas de notificación .............................................. 27
Figura 49: Cédula electrónica........................................................................................... 27
Figura 50: Cédula electrónica convertida a formato PDF ................................................. 28
Figura 51: Módulo para realizar la digitalización de anexos que van a notificarse junto con
la resolución .............................................................................................................. 29
Figura 52: aparece el mensaje si se va a procesar los anexos digitalizados por el scanner.
.................................................................................................................................. 29
Figura 53: Ventana de anexos digitalizados ..................................................................... 30
Figura 54: Ventana de anexos digitalizados ..................................................................... 30
Figura 55: documento procesado como anexo................................................................. 30
Figura 56: Ventana para seleccionar los anexos que van a ser notificados junto con la
resolución ................................................................................................................. 31
Figura 57: Carga de anexos ............................................................................................. 31
Figura 58: Selección de anexos que van a notificarse ...................................................... 32
Figura 59: Ventana donde vamos a seleccionar lo anexos que hayan ingresado por mesa
de partes ................................................................................................................... 33
Figura 60: Selección de anexos a notificarse ................................................................... 33
Figura 61: generación de la cédula de notificación .......................................................... 34
Figura 62: se generaron las cédulas de notificación sin el formato PDF ........................... 34
Figura 63: se generaron las cédulas de notificación sin el formato PDF........................... 35
Figura 64: se presiona la opción de FIRMAR ................................................................... 35
Figura 65: de la lista se seleccionan las cédulas a firmar digitalmente. ............................ 35
Figura 66: ingreso de la clave para la firma digital............................................................ 36
Figura 67: confirmación de las firmas digitales ................................................................. 36
Figura 68: Módulo Administrador de distribución donde vamos a realizar la notificación
electrónica ................................................................................................................ 36
Figura 69: Módulo cédulas ............................................................................................... 37
Figura 70: Filtro de búsqueda de cédulas ........................................................................ 37
Figura 71: Ventana de búsqueda por lote ........................................................................ 37
Figura 72: Cédula electrónica a notificarse....................................................................... 38
Figura 73: Entrega de cédula de notificación electrónica.................................................. 39
Figura 74: Confirmación de envío satisfactorio................................................................. 39
Figura 75: Guía de entrega .............................................................................................. 40
Figura 76: Cargo de entrega de notificación electrónica ................................................... 40
Figura 77: Seguimiento del expediente donde se muestra el estado de la notificación:
“NOTIFICADO” ......................................................................................................... 41

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