ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTRONO LABORAL

INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TUTORA: JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

PRESNTADO POR:
MARIA ZULI ANZUETA FUENTES
APRENDIZ

SERIVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA. FORMACION VIRTUAL

YOPAL 09 DE ABRIL DEL 2019

 OBJETIVO

Mejorar mis conocimientos en administración documental en el entorno

laboral y poner en práctica el proceso de radicación, registro,
distribución, de documentos con diferentes contextos.}

Reconocer la importancia que reviste para toda organización la

definición, conocimiento y aplicación en la administración de las
comunicaciones oficiales, aplicando el proceso de recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje.
 INTRODUCCIÓN:

En la gestión de archivos y documentos, la gestión es entendida como un proceso

secuencial de acciones y operaciones lógicas, necesarias en su aplicación y seguimiento,
con el fin de generar resultados óptimos en la recepción, registro, entrega, alistamiento y
distribución de las comunicaciones en toda estructura organizacional.

Dentro del proceso de administración de comunicaciones, se debe aplicar los pasos o

etapas que resultan necesarios, con el fin de simplificar el trabajo, , a manera de principios,
métodos y procedimientos que van a facilitar una gestión documental rápida y segura.
 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS}

Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas,
donde se manejan controles y procedimientos establecidos.

Ejemplo :
Circular interna de capresoca eps que le emite la dependencia de subgerencia
administrativa y financiera, para las áreas de servicios de salud, oficina de planeación,
oficina de control interno.
Se registra en la planilla de distribución de comunicación interna y se dirige a cada una de
las áreas para las cuales va emitida el documento donde le deben dar un recibido que se
evidencie fecha, hora, y quien recibe, además en cada dependencia se debe revisar el
contenido y se procede a registrar en la planilla de recibidos de comunicación interna y se
procede a dar a conocer a quienes interese la información contenida en este documento,
o a quienes deban dar repuesta al mismo, y se archiva en comunicaciones internas
recibidas.

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS.}

Son todas aquellas comunicaciones que ingresan a la empresa.

Ejemplo:
Documento tipo oficio que llega al área de correspondencia de la empresa capresoca eps
donde se verifica que el asunto sea de competencia, anexos, origen o entidad que los
remite, dirección donde se va enviar respuesta, si cumple se procede a dar recibido
colocando un sello que contiene logo de la empresa, consecutivo, fecha, hora funcionario
quien recibe y número de folios. Se procede a registrar en la planilla de comunicación
recibida donde lleva número de consecutivo del recibido, fecha, de quien viene dirigido,
para quien va dirigido, asunto, y quien recibe, se procede a distribuir a el área o persona
para la cual va dirigida, donde deben dar el recibido con nombre claro, fecha y hora.
 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Son todas aquellas comunicaciones en soporte físico.

Ejemplo:
El área de Atención al Usuario de la empresa Capresoca EPS envía oficio a la IPS Hospital
Regional de la Orinoquia.
Queda registrado en el libro de consecutivos de comunicación enviada donde evidencia
número de consecutivo, fecha, para quien va dirigido, y área que lo remite. Este oficio lleva
una copia para que la entidad de destino registre el respectivo recibido, se entrega a la
persona encargada de la entrega de la mensajería externa, esta persona lo allega a lugar
de destino donde dan un recibido al documento y se trae a la empresa se entrega al área
de emisión para archivar en correspondencia enviada.

COMUNICACIONES OFICIAL ENVIADO

Ejemplo:
Caso de un documento que va dirigido a una ips fuera del municipio. Lo emite el área de
aseguramiento de capresoca eps. lleva consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
además teniendo en cuenta que debe ser trasladado a un lugar a distancia extensa, se
envía en sobre debidamente marcado con nombre del destino, dirección, teléfono, ya
demás los datos de quien envía, dirección y teléfono, debe ir con su envoltura en plástico,
con el fin de proteger el documento hasta el momento de entrega.
Queda registrado en el área de correspondencia en el libro de comunicaciones oficiales
enviadas donde se evidencia consecutivo, fecha, hora destino y quien envía, se hace la
respectiva entrega a la entidad contratada para el traslado de comunicación certificada,
quienes verifican el contenido se sella el sobre, y nos dan l respectivo recibido en la copia
del documento, y este documento se archiva en comunicaciones enviadas por el área que
lo emitió.
COMINUCACION INDIRECTA

Atreves de correo electrónico.

Se hace la recepción teniendo en cuenta el asunto sea de competencia a la dependencia

dirigida, que esté debidamente firmada, que tenga fecha actualizada, que traiga la dirección
del que lo remite y que sus anexos estén completos, en este caso el registro queda en
mensajes recibidos, y si lo amerita se direcciona o se delega a quien corresponda dar
respuesta al mismo, en dar a conocer a quienes interese en contenido del texto.