Implementación de control interno

Taller de Titulación
Instituto IACC
10 de Febrero del 2019

Señores Fénix Rojo Ltda.

Presente Pichidegua, 10 de Febrero de 2019

De nuestra consideración:

En atención a la solicitud realizada, informo que para diseñar la implementación de control interno
en el área de Pago de Proveedores de empresa Fénix Rojo Ltda. , a continuación se presentan las
etapas de realización, desarrolladas en detalle para vuestro conocimiento.

Fénix Rojo Ltda., es una empresa de giro comercializadora, y se dedica a la venta de artículos de
oficina. Lleva 3 años en funcionamiento y es de tamaño pequeño, Tiene 15 trabajadores
actualmente, que se distribuyen equitativamente las funciones y pertenecen a distintos
departamentos. La empresa factura, en promedio, $45.000.000 anuales. Dentro de sus
departamentos son: Ventas, Pago a Proveedores, Adquisiciones y Contabilidad, contando con un
gerente general como cabeza del organigrama.

La empresa cuenta con un sistema contable básico elaborado por un programador acorde a sus
necesidades, es usado mayormente por el Departamento de Contabilidad.

Los otros departamentos a veces no registran toda la información en este sistema y lo realizan en
planillas Excel, ya que alegan desconocer el funcionamiento del sistema y es más fácil en este
software. Las ventas realizadas son mediante boleta o factura electrónica, las cuales diariamente
deben ser ingresadas

No se cuenta actualmente con manuales de procedimientos, porque es una pequeña empresa y no

se ha visto en la necesidad de crearlos (hasta ahora).

En este departamento trabajan solo dos personas, cuyo cargo es analista de proveedores (ambos),
pero sus funciones se separan en que uno (analista 1) se encarga de recepcionar la información y
generar planillas de pago semanales y el otro (analista 2) de transferir dinero a los proveedores y
atenderlos.

Conforme a la solicitud por parte de la empresa y la información presentada de los procesos, el

departamento principal involucrado de Pago de Proveedores, y en forma secundaria el
Departamento de Contabilidad.
En este sentido, la composición del Departamento de Pago de Proveedores es:

Javier Miranda Analista 1

Daniel Fuentes Analista 2

El proceso de Pago de Proveedores es explicado en detalle por la empresa y ha podido ser

evidenciado mediante prueba de recorrido por parte de la suscrita, la cual fue aceptada por las
autoridades de la organización.

Existen algunos documentos asociados a los procesos de validación, realizada en archivos Excel,
pero no existe un manual o un procedimiento escrito que determine cómo debe ingresar
información al Sistema Contable, ya que dicen desconocer el funcionamiento del sistema por tal
motivo a veces no ingresan la información o se equivocan en el envió de información.

Las personas que trabajan en el departamento conocen el funcionamiento de pago de proveedores

pero como no tienen toda la información a veces improvisan los pagos en el cual han tenido varias
irregularidades y logran las dos personas detallar el mismo proceso, por lo cual hay coherencia en
lo que se realiza.

a) La mayor parte del proceso es llevado a cabo por el sistema contable.

b) Las validaciones son realizadas por el Analista 2, a través de firma o correo electrónico que envía
validación para fondos.

c) El analista 2 tiene la chequera de la empresa para efectuar los pagos de aquellos proveedores que
solicitan cheques y los va entregando en la medida que los proveedores se acerquen a la empresa.
Luego los registra en una planilla Excel con número de cheque, los datos del proveedor, la factura
pagada y se lo envía a Contabilidad, para que ellos registren los pagos.

Se evidencia que existe una segregación de funciones por mejorar en el Departamento de Pago de
Proveedores, debido a que la mayor parte de las acciones son llevadas por el Analista 1 en
concordancia con la eficiencia y transparencia de los procesos, debiese ser repartido.

El analista 2 envía un correo a Contabilidad solicitando el efectivo correspondiente para el pago de

los proveedores que corresponderán al día jueves, adjuntando la planilla de pago enviada por el
analista 1 y además detallando si al proveedor se le debe transferir o es cheque.
Al final del día, el analista 2 envía un registro al analista 1 con aquellos proveedores no pagados que
estaban en el listado.

Al interior de la organización y en el área sujeta de implementación de control interno, existen

riesgos asociados dados por los procedimientos actualmente llevados a cabo y por falta de algunas
incorporaciones.

a) No existen procedimientos por escrito que reglamenten los procesos de la empresa.

b) que parte de los registro de los hechos económicos y cualquier proceso de validación se llevan a
cabo en planillas Excel.

c) Existe un sistema contable muy básico para llevar información de la empresa, siendo que el
programador externo lo realizo de acuerdo a la necesidad que se requería la empresa en el primer
año inicial.

IMPACTO Y PROBABILIDAD VALOR

ALTA 3
MEDIA 2
BAJA 1

IMPACTO 1 2 3

PROBABILIDAD

1 1 2 3
2 2 4 6
3 3 6 9

Departamento que afecta el Efecto que puede

riesgo Descripción de Riesgo producir Impacto Probabilidad Calificación

Desde la Organización hacia el
Dpto. de Pago de Proveedores
Desde la organización hacia el
Departamento de Compras
Desde la organización hacia el
Departamento de Compras
3 2 6
No existen Los trabajadores pueden
procedimientos por realizar los procesos de
escrito que reglamenten forma errónea, afectando
los procesos de la la eficiencia y eficacia en
empresa. el logro de los objetivos.
3 3 9
Se olvidan de registrar y
por lo tanto tampoco
salen a pago el cual eso
hace que los proveedores
El registro de los hechos no nos compren por
económicos en sistema. incumplimiento de pago
2 2 4
El Analista 2 puede
realizar pagos para su
beneficio, con proveedor
En el área de Pago de que no existe como no
proveedores El analista 2 hay control en
transfiere y lo incorpora contabilidad, esto será
a la planilla Excel. validado
No se consideran controles correctivos, debido a que la organización no ha informado problemáticas
ni errores graves en sus procedimientos que lleven a determinar una corrección. Conforme a esto
se manejarán controles preventivos y perceptivos como primera implementación de control
interno, sujeto a cambios en el tiempo conforme a posteriores auditorías al sistema.

Departamento que Efecto que puede

afecta el riesgo Descripción de Riesgo producir Control preventivo Control perceptivo
Elaborar manual de
procedimientos con los
Los trabajadores procesos que actualmente
No existen pueden realizar los se manejan, estableciendo
Desde la
procedimientos por procesos de forma responsables, tiempos y
Organización hacia
escrito que reglamenten errónea, afectando la coordinación entre los
el Dpto. de Pago de
los procesos de la eficiencia y eficacia en distintos departamentos,
Proveedores
empresa. el logro de los el cual debe ser entregado
objetivos. a cada trabajador,
firmando un acta de su
recepción y conocimiento

Implementar a la
Se olvidan de registrar brevedad un software
Generar perfiles de
y por lo tanto tampoco contable o un ERP, que
usuario en el software
Desde la salen a pago el cual permita guardar la
contable o ERP, con
organización hacia El registro de los hechos eso hace que los información en un
distintos niveles de
el Departamento de económicos en sistema. proveedores no nos servidor externo (fuera de
permiso para
Compras compren por la empresa) o la web, y al
resguardar la
incumplimiento de cual tengan acceso los
información.
pago diferentes departamentos
de la organización

Se sugiere revisión de
Antes de Autorizar
El Analista 2 puede parte de Contabilidad a
Transferencia Bancaria
realizar pagos para su cada Factura con las
En el área de Pago de esta debe ser
Desde la beneficio, con órdenes de compras
proveedores El analista chequeada por el
organización hacia proveedor que no respectivas, validando los
2 transfiere y lo Gerente General de la
el Departamento de existe como no hay pagos asociados con
incorpora a la planilla empresa y él debe ser
Compras control en firma de recepción de
Excel. la persona quien visa y
contabilidad, esto será bodega que el producto
autoriza nomina a
validado fue recibido en buenas
pago.
condiciones.
A partir de lo analizado en las etapas anteriores, se sugiere la siguiente repartición de actividades
para los trabajadores actuales del Departamento de Pago de Proveedores. En base al
procedimiento, debiese ser la siguiente:

- El Analista 1: será el encargado de recibir la documentación para registrar su contabilización al

sistema contable, el cual esta información lo vera en línea por sistema el Departamento
Contabilidad una vez que contabilidad realice la verificación de la contabilización este será enviado
por sistema a Analista 2.

- El Analista 2: será el encargado de realizar un informe de Pago de proveedores a Gerencia con los
vencimientos de los proveedores el cual donde ellos serán los encargados de distribuir los flujos
para los pagos respectivos.

- Gerencia será el que informara mediante un mail con los flujos que se entregaran para las próximas
semanas a pago

- El analista 1 será el encargado de realizar las provisiones futuras para que así Gerencia ya tenga
los flujos disponibles para las semanas venideras.

El Analista 2 realizara las nóminas a pago el cual serán subidas por sistema el cual será validado por
el departamento de contabilidad.

Se sugiere no realizar pagos con medio de pagos cheques, ya que estos es una pérdida de tiempo
para el Gerente como para el Analista que realiza estos documentos, realizarlos solo en caso de
emergencias que estos deben ser validad por gerencias con sus respectivos voucher contables y así
queda el respaldo de cada transacción realizada.

Además se sugiere que cada semana se realice un informe donde se indique si se emitió cheques
dentro de la semana para así llevar un control de lo que se realiza.

Se sugiere que el Departamento de contabilidad tenga en caja fuerte chequeras de la empresa y así
cuando el Departamento de Pago de proveedores estos sean solicitados y firmando la recepción
conforme de dicha chequera.
Es importante destacar que la empresa debe, en el corto plazo, elaborar los manuales de
procedimientos y repartirlos entre los miembros de la empresa, con el fin de que exista un trabajo
estandarizado y minimizando el riesgo de error, permitiendo en un futuro cercano, realizar
revisiones de control interno, tomando como base los procedimientos descritos.

Se agradece la disposición de todos a proporcionar la información necesaria para llevar a cabo este
diseño y permitirnos recorrer sus dependencias.

Ante cualquier incertidumbre, no dude en comunicarse con la suscrita

Andrea Caro Retamales

Auditora IACC 2019

 Bibliografía

Contenido semana 2 Taller de Titulación www.iacc.cl

Información desde mi experiencia Laboral.