PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN

I. INTRODUKSI
Panitia kegiatan adalah suatu institusi (kelompok) yang berfungsi sebagai pelaksana
kebijakan organisasi khususnya dalam pelaksanaan suatu kegiatan sesuai tingkatan
masing-masing dalam upaya melaksanakan suatu program organisasi dan
bertanggungjawab kepada seluruh pengurus organisasi sesuai dengan tingkatannya
masing-masing.
Adapun Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor dan mengevaluasi seluruh
tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan.
2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu
kegiatan.
3. Mengelola materi kegiatan.
4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif dan kooperatif bagi
pelaksanaan kegiatan organisasi.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan
kegiatan.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam
kegiatan.

II. URAIAN TUGAS

1. Ketua Panitia
a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan
yang telah diputuskan.
b. Mengkoordinasikan panitia
c. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan
kepada panita yang bersangkutan
d. Mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
e. Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
f. Bertanggungjawab kepada penanggung jawab kegiatan (Kepala Sekolah)
g. Meminta laporan kepada setiap seksi
h. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan

2. Sekretaris
a. Membuat surat seperti: Permohonan Ijin Kegiatan, Undangan, permohonan
membuka acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi
tertentu, dan kegiatan keskretariatan yang relevan.
b. Membuat SK kepanitiaan.
c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
 d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jika diperlukan)
e. Membuat tanda kepanitiaan (jika diperlukan)
f. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
g. Membuat list kebutuhan dan anggaran
h. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
i. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

3. Bendahara
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya.
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana
lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan
dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang
dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia.
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan.
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan
h. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Divisi Acara
a. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu,
acara, pengisi acara, perlengkapan dan tempat)
b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya;
c. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di
lapangan;
e. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi
lain dan pihak-pihak lain yang terkait
f. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

5. Divisi Humas dan Publikasi

a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk
pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster, undangan sesuai dengan
kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait
b. Merancang serta mendesain Media Publikasi
c. Membantu Divisi kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola
dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan (misalnya membantu
merancang desain sertifikat dan lainnya)
d. Membuat list kebutuhan dan anggaran
e. Membuat arsip dokumentasi kegiatan
 f. Menjalin kerjasama dengan media partner baik digital maupun sosial media
g. Bertanggungjawab kepada ketua panitia

6. Divisi Perlengkapan dan dekorasi

a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang
dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya
mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana
b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman /
penyewaan peralatan.
c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian
peralatan perlengkapan kegiatan .
d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
e. Membuat list kebutuhan perlengkapan kegiatan.
f. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
g. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Divisi Konsumsi
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya
b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
c. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Divisi Dokumentasi dan transportasi

a. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam
bentuk foto ataupun video
b. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
c. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi
dengan Divisi lainnya secara kooperatif.
d. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. Divisi Sponsorsip
a. Membuat list Sponsor
b. Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship
c. Mengajukan proposal: Sponsorship
d. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan
e. Melakukan follow up dana dan usaha pre acara
f. Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H
g. Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara
h. Membuat list kebutuhan dan anggaran
 i. Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait

10. Divisi Keamanan

a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan
dengan keamanan kegiatan
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan
keamanan kegiatan
c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia

III. HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA

A. Panitia berhak untuk :
a. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran
baik secara lisan maupun tulisan
b. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai prosedur yang berlaku dan
telah ditetapkan bersama

B. Panitia berkewajiban untuk

a. tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas,sesuaai tugasnya
masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.
b. Menghadiri undangan rapat dan tepast waktu.
c. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan

IV. PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman Tata Kerja Panitia ini akan diatur kemudian oleh
penanggung Jawab kegiatan jika dianggap perlu.

Bangli, 22 April 2019

Panitia Persiapan HUT ST. WP 42

I Putu Sudiantara