ELABORACION DE UNA AUDITORIA DE OPERACIONES EN

EL AREA DE FONDO FIJO O CAJA CHICA

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EL AREA DE FONDO FIJO O CAJA CHICA

MEMORANDUN DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

CONTENIDO:

1. TERMINOS DE REFERENCIA

Antecedentes

En cumplimiento al programa operativo anual de la unidad de auditoria externa y control de gestión para la
gestión 2017, se ha previsto efectuar la auditoria operativa en el área de fondo fijo o caja chica del periodo
comprendido desde julio a diciembre de la gestión 2017.

Objetivo
El objetivo de la auditoria es el de verificar el correcto uso y aplicación de las normativas aplicables al manejo
del área de fondo fijo o caja chica durante el periodo comprendido entre el 01 de julio Al 31 de diciembre De
la gestión 2017.

Objeto
El objeto del presente trabajo constituyen los documentos de respaldo de las operaciones registradas por la
empresa “BOLIVIA TV” relacionadas con el área de fondo fijo o caja chica, correspondientes al periodo sujeto
a examen y de fuentes externas vinculadas con las operaciones efectuadas y registradas por la entidad.

Alcance del examen

La auditoría se efectuara de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas aplicables para la
auditoria operativa y la evidencia documental que respalda las operaciones, obtenidas de la empresa “BOLIVIA
TV” en cuanto se refiere a comprobantes contables y documentación de sustento, y de fuentes externas a través
de confirmaciones de terceros. El periodo sujeto a examen corresponde del 01 de julio al 31 de diciembre de la
gestión 2017.

1.2. METODOLOGIA

Para el logro de los objetivos de auditoria, las técnicas y procedimientos a utilizar para la obtención de evidencia
consistirán en:

 Verificación de la documentación respaldatoria de los procedimientos efectuados durante el periodo de

estudio.
 Obtención de la documentación de descargo presentada por
“BOLIVIA TV” por el uso de los recursos dispuestos en el proceso de desarrollo de su trabajo, en el
periodo sujeto a examen.
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 Verificación del cumplimiento de la normatividad legal vigente en lo que respecta a los procesos
desarrollados en el área de fondo fijo o caja chica.
 Obtención de una opinión del departamento legal, sobre los posibles hallazgos a identificar para el
establecimiento de indicios de responsabilidad, a los responsables de los hallazgos encontrados.

1.2 NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL

TRABAJO

Se emplea los siguientes documentos de referencia:

a. Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental (Ley SAFCO), del 20 de julio de
1990.

b. Resolución Suprema No. 218056 de 30 de julio de 1197, que aprueba las Normas Básicas del Sistema
de Tesorería del Estado.

c. Resolución Suprema No. 26615 de 16 de Marzo de 2001, que aprueba las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Personal.

d. Resolución Suprema N° 22295 de 4 de marzo del 2005, que aprueba las Normas Básicas del
Sistema de Contabilidad Integrada.
e. Resolución Suprema N° 225558 de 01 de diciembre de 2005, que aprueba las Normas
Básicas del Sistema de Presupuesto.

f. Decreto Supremo Nº 27327 de 31 de enero de 2004, Marco de Austeridad

Racionalizando el Gasto de las Entidades Públicas.
g. Decreto Supremo Nº 27450 Austeridad de 14 de abril de 2004, que aprueba medidas
complementarias de austeridad y racionalidad del gasto público.
h. Decreto Supremo Nº 21364 de 13 de agosto de 1986, que establece el control,
Seguimiento de ejecución, evaluación, ajustes presupuestarios y transferencias
interinstitucionales en todas las entidades del sector público.

i. Normativa vigente aplicable

1.3 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISION DE INFORMES

En base al resultado del trabajo, se emitirán los siguientes informes:
 Informe de control interno sobre diversos aspectos administrativos que pudieran surgir producto de la
auditoria.
 Informe especial con hallazgos o indicios de presunta responsabilidad por el desempeño de sus
funciones, con identificación de los posibles responsables o involucrados, si correspondiera.
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1.4 ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA

A continuación se detalla las fechas de mayor importancia, relacionadas con nuestra auditoria:

Actividades Inicio Final

Inicio de la auditoria 01/02/2018
Planificación 01/02/2018 01/05/2018
Ejecución 02/05/2018 15/06/2018
Emisión de informe 15/06/2018 31/07/2018

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS

INHERENTES

2.1 ANTECEDENTES Y MARCO LEGAL

Por medio de escritura de constitución de sociedad Anónima Nº 529/2004 de fecha 03 de septiembre del 2014, que
girara bajo la razón social de BOLIVIA TV que suscriben Alonso Serrano, Luis Peña que girara con un capital social
de 100,000 Bs. (cien mil bolivianos) .

2.2 PRINCIPALES OPERACIONES DE LA ENTIDAD RELACIONADOS CON EL OBJETO DE LA AUDITORIA

 Apertura, rendición y cierre de Fondo Fijo o Caja Chica.

2.3 FUENTES DE GENERACION DE RECURSOS DE LA ENTIDAD

 Derecho sobre bienes intangibles por derecho de emisión, derecho de autor, licencias y uso de bienes y
activo de propiedad industrial, comercial o intelectual

2.4 ESTRUCTURA DE GASTOS

2.5 RESPONSABLES DE LAS OPERACIONES OBJETO DE LA AUDITORIA

A continuación se presenta el detalle del personal de los principales ejecutivos de la……..

Cargo Responsables Periodo

Gerente
Administrador
Contador
Jefe RRHH
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2.6 FACTORES EXTERNOS QUE PUEDAN AFECTAR LAS OPERACIONES

Los principales factores externos y/o inherentes que pueden tener un efecto en las operaciones objeto auditoria son:

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION

La empresa “BOLIVIA TV” cuenta con el sistema informático contable Davinci el cual emite informes del libro
diario, informe de los libros mayores, estados financieros comunes, conciliación bancaria, actualización y
depreciación de activos fijos, flujos de caja, mayores de gastos presupuestarios y recursos.

4. AMBIENTE DE CONTROL
Entre los aspectos positivos podemos mencionar los siguientes:

Entre los aspectos negativos se encuentra que:

Considerando que estos factores inciden en las operaciones a ser evaluadas, se califica al riesgo de control
como alto.
5. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO
Para cumplir con el objetivo del examen, considerando el nivel de riesgo de control obtenido anteriormente,
aplicaremos procedimientos enfocados a establecer el cumplimiento de la normativa y pruebas sustantivas sobre,
mismos que están incluidos en el programa de trabajo preparado.
Para nuestro examen aplicaremos un enfoque de pruebas de cumplimiento, con el fin:

Factor de Riesgo Enfoque de Auditoría

Correcto uso de los recursos EJEMPLO

 Verificar que los gastos hayan sido
aprobados por los ejecutivos
correspondientes

 Verificar que las compras realizadas se

hayan efectuado conforme a los
procedimientos establecidos.

 Verificar de la suficiencia documentaria

de los gastos realizados
Proceso de contratación
 Verificar que la empresa proveedoras
cuentan con contrato donde se
establece, plazos de pagos y
condiciones de la mercadería solicitada.

6. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD

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Considerando los antecedentes, naturaleza y los objetivos de la presente auditoria se evaluara el 100 % del total
de los procedimientos del periodo comprendido entre el 01 de febrero al 31 de diciembre de la gestión 2017

7. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA

EXTERNAS

La unidad de auditoria interna y control de gestión, las últimas gestiones no ha realizado auditoria operativa en
el área de fondo fijo o caja chica.

8. APOYO DE ESPECIALISTAS

Solicitaremos apoyo del departamento legal en los casos que estén sujetos a interpretación legal.

9. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

El personal y el presupuesto de horas estimado es el siguiente:
Costo
Planificación. Ejecución. Información. Total Total
Nombres Cargo Día
(Días) (Días) (Días) (Días) Bs.
Bs.
Lic. Directora 11 10 9
Lic. Supervisora 30 20 10
Lic. Auditor 40 30 20
Total

10. PROGRAMAS DE TRABAJO

Para cumplir con lo expuesto, aplicaremos los procedimientos contenidos en los programas de trabajo,
elaborados a la medida.
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BOLIVIA TV. (LOGO)

AUDOTORIA DE OPERACIONES EN EL AREA DE FONDO FIJO
PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CONTROL DE FONDO FIJO O CAJA CHICA
I.- OBJETIVOS
Determinar Que:
1.- Determinar la existencia del efectivo y en bancos que pertenece a la empresa BOLIVIA TV S.A. sin ninguna
restricción para su uso.

2.- Establecer si los gastos ejecutados se realizaron conformé a las dispersiones legales y vigentes.

3.- Verificar los gastos realizaron de acuerdo a los bienes o servicio recibidos.
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PROCEDIMIENTO HECHO POR REF. P/T

1.- Indague sobre la existencia de Manuales y Reglamentos Internos de fondo

fijo o caja chica, con respecto a esa información verifique:
a) si los manuales han sido debidamente autorizados por el Gerente
General.
b) si son de conocimiento de los trabajadores del área.
c) si representan los procedimientos efectivamente realizados
actualmente.
d) si en los manuales se evidencia a detalle los documentos que
respaldaran los procesos que intervienen.

2.- Realizar una entrevista con la Máxima Autoridad de la entidad con el objetivo
de detallar:
a) el manejo de fondo fijo o caja chica.
b) El grado de responsabilidad de dicho manejo.

3.- Analizar el organigrama del proceso de adquisición del bien o servicio

a) Si cumple con el flujo establecido en el organigrama.
b)

4.- Indagar fuentes de financiamiento de la entidad y su aplicación de su

ejecución.

5.- Verificar la reposicion de fondo fijo o caja chica previa revisión de los
descargos respectivos.

6.- Determinar la existencia de los productos en almacén

7.- Establecer la firma de autorización para efectuar la compra

8.-Evaluar y verificar las secuencias de los recibos

9.- A través de los arqueos de caja chica de la empresa BOLIVIA TV , los

sobrantes y faltantes no será compensados .
 El sobrante se registrara como tal
 El faltante debe ser reintegrado por el responsable de caja chica

10.- Realizar el cumplimiento correcto del área de fondo fijo o caja chica de
los siguientes requisitos:
 Completar el formulario “vale de caja chica”.

 No se entregara un segundo vale en ninguna caja chica, al mismo

solicitante si tiene un pendiente de liquidar.
 Los vales de caja chica deben ser liquidados en un plazo máximo
de 2dias hábiles, exceptos los casos de vales para: Reparación
de activo fijo el plazo máximo de liquidación se ampliara a 10
días hábiles.
 Todos los vales de caja chica de la empresa BOLIVIA TV S.A.
deba ser liquidado o devolver el dinero no utilizado.
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11.- Revisar y verificar el buen funcionamiento del registro

electrónico y de los documentos de respaldo de los gastos
ejecutados

12.- Analizar las solicitudes de aprobación realcionadas con

la adquision de bienes o servicios y otros que no estén
relacionadas con el área de almacenes

13.- Detallar los arqueos sorpresivos al área de caja chica

la empresa BOLIVIA TV S.A.

14.- Verificar los montos de las compras que se excedan a

los montos establecidos

15.- Analizar la retención impositivas cuando corresponda .

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