LAPORAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

Tentang
Analisis dan Perancangan Sistem Pemesanan Ruangan Inul Vizta

Disusun Oleh:
Kelompok 3
Tina Evania Tarigan (232016146)
Freddy Kurniawan (232016043)
Kristina Febriani (232016283)
Putri Sivera T. Rumihin (232016169)

Dosen Pembimbing:
Arthik Davianti, SE. MSi. Ph.D. AK. CA. CSP.

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana
2018

1
 Daftar Isi

Kata Pengantar
Halaman Pengesahan
Pendahuluan
Dasar Penyelenggaraan
Maksud dan Tujuan
Nama Kegiatan
Keterangan Kegiatan
Pelaksanaan Kegiatan
Hasil Kegiatan
Kesimpulan dan Saran
Lampiran
Materi Kegiatan
Surat Tugas
Foto Kegiatan

2
A. Pendahuluan
Pada saat ini, teknologi sangat berperan dalam membantu perkembangan atau
pertumbuhan suatu perusahaan atau organisasi. Kemajuan teknologi ini dibuat dalam
bentuk aplikasi diantaranya dengan menggunakan sistem yang dapat digunakan untuk
mengelolah data dengan sangat cepat. Dengan adanya sistem ini sangat membantu
perusahaan atau organisasi dalam menjalankan bisnis perusahaan tersebut dan juga dapat
dengan mudah memperoleh serta menyediakan informasi yang diperlukan dengan sangat
cepat tanpa harus melakukannya dengan manual. Sekalipun terlihat mudah namun data
dan informasi harus dapat disajikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses, dan
selalu tersedia ketika data dan informasi tersebut dibutuhkan oleh perusahaan atau
organisasi. Melihat betapa pentingnya peran dari sistem pengolahan data pada suatu
perusahaan atau organisasi, maka kami tertarik untuk membuat perancangan sistem
untuk tempat karaoke.
Karaoke merupakan salah satu sarana yang tepat dalam merancang sistem karena pada
umumnya ditempat karaoke terjadi pemesanan ruangan dan menu, pencarian lagu, serta
transaksi pembayaran. Namun dalam pembuatan sistem ini kami lebih memfokuskan
pada perancangan sistem pemesanan ruangan dan menu dimana proses transaksi
pemesanan ruangan dan menu meliputi pencatatan nama pelanggan, karyawan, jenis
ruangan yang diinginkan, serta durasi. Dalam merancang sistem ini, kami meneliti pada
Karaoke Inul Vizta di Salatiga. Karaoke ini berdiri pada tahun 2014. Inul Vizta di salatiga
ini merupakan franchise dengan owner bernama Bapak Sigit. Terdapat 25 karyawan yang
bekerja di Inul Vizta yang terdiri dari beberapa bagian yaitu bagian Kasir, House Keeping,
Pantri, Waitress, Manager Operasional, dan IT. Penelitian ini bertujuan untuk merancang
sistem pemesanan untuk memudahkan kasir dalam menginput data pemesanan, membuat
data yang ada lebih terstruktur, dan juga diharapkan dapat mempermudah karyawan
dalam melakukan proses pencatatan nama pelanggan, jenis ruangan yang diinginkan,
jenis menu yang dipesan serta durasi pemakaian ruangan karaoke. Sistem ini dibuat untuk
menghindari resiko seperti kesalahan pencatatan ruangan dan durasi karaoke yang
diakibatkan oleh kesalahan karyawan.
Penelitian ini menggunakan metode analisis secara kualitatif. Kami mengumpulkan
data penelitian ini dengan observasi secara langsung ke Inul Vizta Salatiga sekaligus
melakukan wawancara secara langsung dengan manager operasionalnya. Pihak Inul
Vizta dengan senang hati menerima dan membantu kami dalam pengumpulan data ini.
Dalam pengumpulan data kami membutuhkan waktu kurang lebih 1,5 bulan lamanya.
Setelah kami mengumpulkan data, kami mulai menganalisis dan merancang sistem
yang dimulai dengan pembuatan tabel, lalu query, form, report dan kemudian
switchboard. Setelah sistem selesai kami buat, kami dimintai dosen ybs untuk
melakukan demo di dalam kelas, dan kami mendapat berbagai revisi untuk hasil sistem
yang lebih baik lagi. Setelah itu, kami kembali memperbaiki sistem yang kami rancang
sebelumnya yang nantinya akan ditampilkan dalam expo. Pada saat expo, kami
mempertunjukkan sistem kami kepada dosen-dosen penilai.

3
B. Kerangka Kegiatan
Narasumber : Kresna Pradita
Waktu : 15 Juni 2018

Langkah-langkah Kegiatan:
1. Berdiskusi dengan semua anggota kelompok dalam menentukan objek
penelitian, dan melakukan observasi yang akhirnya memilih tempat karaoke
yang bernama Inul Vizta Salatiga.
2. Pengumpulan data dengan metode wawancara secara langsung kepada manajer
operasional inul vizta yang bernama Kresna Pradita.
3. Menganalisis data, kemudian mengidentifikasi data-data apa saja yang
diperlukan.
4. Merancang sistem pemesanan ruangan karaoke Inul Vizta Salatiga.
 Mengolah data dengan memasukkannya ke dalam table, diantaranya tabel
karyawan, tabel pelanggan, tabel ruangan, tabel menu, tabel paket, tabel
pemesanan dan tabel bantu pemesanan.
 Membuat query pemesanan ruangan, query pemesanan menu, query
tagihan ruangan, query tagihan menu dan query total tagihan.
 Membuat form data karyawan, form data pelanggan, form daftar ruangan,
form daftar menu, form daftar paket, form pemesanan.
 Membuat report data karyawan, report data pelanggan, report daftar
ruangan, report daftar menu, report penerimaan kas.
 Membuat switchboard.
 Membuat form log in.
5. Expo pengabdian masyarakat mengenai perancangan sistem yang telah dibuat.
6. Pembuatan laporan akhir mengenai sistem yang telah dibuat.

4
HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN
Data yang sudah didapat melalui observasi dan wawancara, kemudian kami
rancang dalam sebuah sistem. Analisis terhadap data sangatlah diperlukan dalam
memulai pembuatan sistem. Dengan data ini, kelompok kami dapat memulai sistem
pemesanan ruangan karaoke inul vizta salatiga.
Sebelum pembuatan sistem dengan menggunakan access, terlebih dahulu kami
menggunakan miscrosoft visio dalam pembuatan DFD dan REA. Hal ini kami lakukan
agar memudahkan kami dalam mengetahui jalannya sistem ini dari awal sampai akhir
seperti apa.

Setelah DFD dan REA selesai kami buat, kami melanjutkannya dengan membuat
sistem di access yang diawali dengan pembuatan tabel, query, form, report,
switchboard, antaralain:
1. Tabel
 Tabel Karyawan

Tabel karyawan ini berfungsi untuk menginput data karyawan yang bertugas
dalam melayani transaksi di Inul Vizta Salatiga. Supaya pemilik maupun pihak
lainnya yang berwenang mengetahui apakah karyawan-karyawan tersebut sudah
melaksanakan tugasnya dengan baik. Maka yang menjadi primary key di tabel
karyawan ini adalah kode karyawan, yakni yang menjadi pembeda identitas
karywan yang satu dengan karyawan yang lain.

 Tabel Pelanggan

5
 Tabel pelanggan ini dibuat untuk menginput data pelanggan yang datang ke inul
vizta. Perlu pendataan seperti ini karena ada pembatasan umur yakni hanya
diperbolehkan bagi pelanggan diatas 17 tahun. Kode pelanggan menjadi
primary key di dalam tabel pelanggan ini.

 Tabel Ruangan

Tabel ruangan ini berisi informasi-informasi yang dibutuhkan pelanggan dalam

memilih ruangan karaoke mana yang diinginkan disertai dengan tarifnya
beserta kapasitasnya sehingga pelanggan bisa menyesuaikan kapasitas mereka
yang memasuki ruangan tersebut. Kode kamar menjadi primary key dalam tabel
ruangan.

 Tabel Menu

6
 Tabel menu ini berisi daftar menu yang dapat dipesan oleh pelanggan inul vizta
diantaranya, menu makanan dengan kode A, minuman dengan kode B dan
rokok dengan kode C. Menu yang terdapat di atas hanya beberapa saja, menu
yang diinput dalam access ada 50 daftar menu. Kode konsumsi menjadi primary
key dalam tabel menu.

 Tabel Paket

Tabel paket ini berisi daftar paket yang dapat dipilih oleh pelanggan inul vizta.
Kode paket menjadi primary key dalam tabel paket.

 Tabel Pemesanan

Tabel pemesanan ini berisi kode karyawan mana yang melayani transaksi
beserta kode pelanggan dan transaksi pemesanan ruangan yang apa yang dipilih

7
 oleh karyawan disertai dengan pemilihan diskonnya. Di tabel pemesanan ini
juga memuat tanggal berkunjung serta tanggal selesai disertai dengan jamnya.
Di tabel pemesanan ini yang menjadi primary key adalah kode transaksi. Kode
transaksi yang menjadi pembeda transaksi yang dilakukan oleh setiap
pelanggan.

 Tabel Bantu Pemesanan.

Tabel bantu pemesanan berisi mengenai pemesanan menu yang dilakukan oleh
pelanggan inul vizta. Pada tabel bantu pemesanan ini semua fieldn ya
merupakan foreign key.

2. Query

8
 Query Pemesanan Menu

Query Pemesanan Menu ini berisi informasi yang terdapat pada tabel bantu
pemesanan yang nantinya dapat digunakan untuk melihat transaksi pemesanan
ruangan oleh pelanggan sekaligus makanan yang dipesan per transaksi.

 Query Pemesanan Ruangan

Query Pemesanan Ruangan ini berisi informasi yang terdapat pada tabel ruangan
yang nantinya akan ditambahkan field pemakaian agar kita dapat mengetahui
berapa durasi pemakaian pelanggan secara otomatis yang didapat dari jam selesai
dikurangi dengan jam berkunjung.

 Query Tagihan Menu 1

9
 Query Tagihan Menu 1 ini berisi inforrmasi yang terdapat di pada tabel Menu
yang nantinya akan ditambahkan field tagihan menu agar kita dapat mengetahui
berapa harga masing-masing pesanan yang dipesan oleh pelanggan. Dalam
membuat field tagihan menu ini kita membuat dalam rumus yaitu harga dikali
dengan jumlah.

 Query Tagihan Menu 2

Query Tagihan Menu 2 ini berfungsi untuk menyatukan total tagihan menu per
masing-masing transaksi. Yang nantinya akan mempermudah kita dalam
menghitung total tagihan per masing-masing pelanggan.

 Query Tagihan Ruangan

10
 Query Tagihan Ruangan ini berisi besarnya tagihan yang harus dibayarkan oleh
karyawan atas pemesanan ruangan yang dipesannya yakni perkalian antara pemakaian
dengan tarif ruangannya.

 Query Total Tagihan

Query Total Tagihan ini berisi total tagihan menu dan tagihan ruangan yang harus
dibayarkan oleh pelanggan inul vizta.

3. Form
 Form Data Pelanggan
 Form Data Karyawan
 Form Daftar Ruangan
 Form Daftar Menu
 Form Daftar Paket
 Form Pemesanan

11
  Form Login

4. Report
 Report Data Karyawan
 Report Data Pelanggan
 Report Daftar Ruangan
 Report Daftar Menu
 Report Penerimaan Kas

5. Switchboard

12
 KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN
Dengan adanya sistem di dalam karaoke inul vizta akan lebih memudahkan
kegiatan operasionalnya. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam karaoke ini akan lebih
terstruktur dan mudah untuk dioperasikan oleh karyawan serta pemiliknya. Karaoke
sudah sangat banyak di Indonesia, dan pada umumnya mereka sudah menggunakan
sistem. Namun desain sistem yang digunakan setiap karaoke pastinya berbeda-beda.

SARAN
Semoga dengan dibuatnya laporan penelitian ini dapat menambah ide pihak
karaoke inul vizta dalam mendesain sistem menjadi lebih baik lagi dan dapat menambah
pengetahuan para pembaca apabila mereka juga ingin membuat serta mendesain sistem.

13