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República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE XXXXXX

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO


“J01. PRESUPUESTO”

PERTENECIENTE AL MACROPROCESO
“J. GESTIÓN FINANCIERA”

Enero de 2010
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización


[dd/mm/yy]

1.0 10/03/05 Elaboración del Documento


Edwin Linares – Luis
Eduardo Melo B.

2.0 12/01/10 Ana Lucía Castro  Cambio de portada y pie de página


Líder funcional SGCF
 Se actualiza la normatividad y políticas
– Andrés Ortega
Profesional de Apoyo
Proyecto de
Modernización de SE
– MEN

Revisado por:

Nombre:
Cargo:
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................4
2. DIAGRAMA “SIPCO” DEL PROCESO.......................................5
3. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO.......................................8
3.1. OBJETIVO............................................................................................................8
3.2. ALCANCE............................................................................................................8
3.3. NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS.......................................................................8
3.4. RESPONSABLE / LÍDER DEL PROCESO......................................................10
3.5. SUBPROCESOS.................................................................................................10
3.6. PROVEEDORES E INSUMOS (INFORMES /REGISTROS /DOCUMENTOS)
.............................................................................................................................10
3.7. CLIENTES Y PRODUCTOS (INFORMES / REGISTROS / DOCUMENTOS). .
.............................................................................................................................12
3.8. INDICADORES DE GESTIÓN / SEGUIMIENTO...........................................14
4. ANEXO 1 “INDICADORES DEL PROCESO”..............................14

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1. INTRODUCCIÓN
Este documento permite conocer en forma gráfica y descriptiva la composición del proceso,
así mismo, dentro de la caracterización se define su objetivo y alcance, la normatividad y
las políticas que lo rigen.
Adicionalmente, en este documento podremos encontrar los subprocesos que conforman el
proceso, a través de los cuales se ejecutan las actividades con las que se da cumplimiento a
la normatividad, determinando el origen (proveedores e insumos que alimentan el proceso)
y el destino (clientes y productos del proceso) de la información.
De igual manera se determina quién debe asegurar, “líder y/o responsable del proceso”, que
lo descrito en la caracterización corresponda con la realidad. Por otra parte, se establecen
los indicadores que permitirán hacer seguimiento a la evolución del proceso a fin de
identificar mejoras.
Para un mayor entendimiento de la sigla SIPCO, a continuación la desagregamos:
S: Supplier, Proveedores del proceso.
I: Input, Entradas al proceso.
P: Process, Proceso.
C: Customer, Cliente del proceso.
O: Output, Salidas del proceso.

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2. DIAGRAMA “SIPCO” DEL PROCESO

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3. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

3.1. OBJETIVO
Elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto de ingresos y gastos de la Secretaría de Educación con el fin de garantizar
la eficiente utilización de los recursos para una vigencia fiscal y el desarrollo del sector educativo.

3.2. ALCANCE
El proceso inicia con la solicitud y recepción de la información de partida para la elaboración del proyecto de
presupuesto de la Secretaría de Educación, contiene las labores de ejecución y seguimiento del presupuesto y finaliza
con la realización del cierre de vigencia presupuestal

3.3. NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS

NORMATIVIDAD
 Constitución Política de Colombia vigente Art. 356, 357. - Definición del Sistema General de Participaciones –
SGP.
 Ley 21 de 22 de enero de 1982. - Recursos provenientes de aportes sobre las nóminas mensuales de las entidades
públicas de carácter nacional y de los departamentos, distritos y municipios.
 Ley 38 de 21 de abril de 1989. Art. 66 y 69 – Ley normativa del Presupuesto General de la Nación. Traslados y
créditos adicionales al Presupuesto General de la Nación.
 Ley 80 de 28 de octubre de 1993. Art. 41 y Decreto 679 de 1994 Art. 26 - Requisitos del registro presupuestal
para iniciar la ejecución de compromisos – Ejecución de recursos transferidos.
 Ley 152 del 15 de julio de 1994. – Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
 Ley 115 de 8 de febrero de 1994. Por la cual se expide la Ley General de Educación Art. 177, 178 y Directiva
Ministerial No.12 de julio de 2003.
 Ley 179 de 1994. Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, orgánica del presupuesto.
 Ley 225 de 1995. Por la cual se modifica la Ley Orgánica del Presupuesto.
 Ley 388 de 18 de julio de 1997. Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989, y la Ley 3 de 1991 y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 617 de 6 de octubre de 2000. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994.
 Ley 715 del 21 de diciembre de 2001. Título I y II. Y Acto legislativo 01 de 2001.g - Normas orgánicas en
materia de recursos. Sistema general de participaciones, Sector Educación.
 Ley 819 de 9 de julio de 2003. – Relaciona normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y
transparencia fiscal y otras disposiciones como el establecimiento de un marco fiscal a mediano plazo.

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 Ley 1314 del 13 de julio de 2009. Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
 Ley del Plan Nacional de Desarrollo para la vigencia en curso. Referencia al giro de las transferencias.
 Ley de Presupuesto para la vigencia en curso.
 Ley del Plan de Desarrollo Municipal para la vigencia en curso.
 Decreto extraordinario 1222 de 18 de abril de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto.
 Decreto 1421 de 21 de julio de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se
dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.
 Decreto 679 de 28 de marzo de 1994. Art. 26 - Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993.
Artículos 13, 21, 25 y 26.
 Decreto 804 de 18 de mayo de 1995 Art.23. – Por medio del cual se reglamenta la atención educativa para grupos
étnicos. Decreto 1286 de 2001. Por el cual se reglamenta el artículo 200 de la Ley 115 del 8 de febrero de 1994, para la
contratación del servicio público educativo por parte del Estado con Iglesias y Confesiones Religiosas.
 Decreto 1528 de 2002. Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 27 y el artículo 23 de la Ley 715 de
2001.
 Decreto 630 de 2 de Abril de 1996. – Por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995 Incluye: Programa Anual
Mensualizado de Caja – PAC, cuentas autorizadas y registradas, autorización para la apertura celebración de contratos
de cuenta en los eventos, entre otras.
 Decreto 111 de 15 de enero de 1996. - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley
225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación.
 Decreto 992 de 21 de mayo de 2002. Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la
Ley 715 de 2001.
 Decreto de salarios del año vigente para Directivos Docentes, Docentes y Administrativos
 Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. – Detalla la Liquidación del Presupuesto General
de la Nación.
 Decreto de Distribución y Liquidación del SGP para la vigencia en curso.
 Acto legislativo 01 del 30 de julio de 2001. Por medio del cual se modifican algunos artículos de la Constitución
Política.
 Guía No. 8 para la vigencia en curso, guía para la administración de los recursos del sector educativo.
 Guía emanadas por el MEN sobre presupuesto para la vigencia en curso.
POLÍTICAS.
 La definición, medición y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la cadena de valor, como
herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los objetivos definidos dentro de la Secretaría, debe
ser desarrollado por los responsables de cada proceso. La definición de los responsables se encuentra en la hoja de vida
de cada indicador.
 El formato hoja de vida es el instrumento que se debe utilizar para la definición y seguimiento de los indicadores
asociados a los procesos, en ésta se especifica la información, periodicidad y la formula requerida para la medición de
los mismos, así como los rangos de evaluación necesarios para establecer el porcentaje de logro de las mediciones
realizadas y las acciones requeridas sobre los resultados obtenidos. Existe una hoja de vida por proceso con todos los
indicadores relacionados con el mismo, incluyendo los indicadores del Tablero de Indicadores. Las actividades
detalladas para la definición, medición y seguimiento de indicadores se encuentran descritas en el numeral 8 del

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manual de calidad.
 Toda correspondencia, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, tutelas y trámites, verbales y escritos, que
ingresen a la Secretaría de Educación se reciben y radican en el área encargada de Atención al Ciudadano y
Correspondencia, por medio de los subprocesos del proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia. Así mismo,
las respuestas a las solicitudes y la correspondencia externa que generan las áreas de la Secretaría de Educación. Por
otro lado todas las comunicaciones institucionales de la Secretaría se planean, desarrollan, y evalúan a través del
proceso G02. Gestionar comunicaciones institucionales.
 Todos los registros que se generen en cada uno de los subprocesos deben ser archivados de acuerdo con lo
definido en la tabla de registros del numeral 6 del documento “diseño detallado del subproceso” y teniendo en cuenta
los lineamientos del subproceso N0201 Archivo de gestión.
 Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecución de los diferentes subproceso o
debido al análisis de los resultados de los indicadores asociados al proceso, el dueño del proceso debe generar acciones
correctivas o preventivas, las cuales deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02
Acciones correctivas y N01.03 Acciones preventivas.
 Fomentar la racionalidad, el ahorro, la disciplina presupuestal y el buen uso, conservación y destino de los
recursos sin deterioro de las funciones propias de la Secretaría de Educación.
 Ejercer aseguramiento y evaluación del cumplimiento de las metas propuestas para cada proyecto y área
responsable del gasto de forma tal que permita alcanzar los niveles de efectividad y eficiencia en la ejecución de los
recursos de la Secretaría de Educación.
 Todo Certificado de Disponibilidad Presupuestal debe ser aprobado por el Secretario de Despacho de la SE,
deberá ser expedido dentro de los dos (2) días hábiles a su solicitud y será anulado cuando supere los 60 días después
de su expedición por el área Financiera.
 Todo Registro presupuestal y compromiso de pago debe ser expedido dentro de los tres (3) días hábiles a su
solicitud.
 El presupuesto no podrá ser modificado más de tres veces durante la vigencia.
 El proyecto de presupuesto debe ser elaborado dentro de las fechas establecidas por el Ente Territorial y el MEN y
deberá ser presentados al Ente Territorial dentro de las fechas establecidas para su revisión y aprobación.
 El Ente Territorial no provee políticas para el subproceso J01 Presupuesto.

3.4. RESPONSABLE / LÍDER DEL PROCESO

 Profesional Universitario de Financiera de la SE.

3.5. SUBPROCESOS
J01.01 Elaborar presupuesto.
J01.02 Ejecutar el presupuesto.
J01.03 Realizar seguimiento al presupuesto.

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3.6. PROVEEDORES E INSUMOS (INFORMES /REGISTROS
/DOCUMENTOS)

Subproceso / dependencia / área


Insumos (entradas)
origen

Información histórica.
Rentas Municipales Proyecciones e ingresos tributarios.
Recursos de capital.

Departamento Nacional de Planeación Documentos CONPES.

Decreto de salarios del año vigente para Directivos Docentes, Docentes


Ministerio de Hacienda
y Administrativos.

Modificaciones proyecto de presupuesto.


Ente Territorial
Decreto de distribución y liquidación del presupuesto.

Solicitud de informes.
Normatividad y lineamientos presupuesto.
MEN
Carta que separa los valores correspondientes a los recursos sin
situación de fondos.

A02.03 Aprobación y divulgación del plan


Plan de desarrollo Educativo.
de desarrollo educativo

A02.05 Definición y aprobación de planes


Plan de acción por área.
de acción por área

A02.06 Formulación del plan operativo


Plan Operativo Anual de Inversión.
anual de inversiones (POAI)

J02.01 Elaborar y realizar seguimiento al Plan Anualizado y Mensualizado de Caja.


plan anualizado y mensualizado de caja PAC Modificaciones al PAC.

J02.02 Elaborar flujo de caja Flujo de caja proyectado y ajustado.

J03.01 Realizar procesos contables Compromiso de pago causado.

I01.01 Elaborar y hacer seguimiento al plan


Plan de compras aprobado.
de compras

I01.04 Administrar etapa contractual Solicitud RP y documentación soporte RP.

Despacho Ordenador del Gasto Ajustes proyecto presupuesto.

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Proyecto presupuesto aprobado SE.
Solicitud CDP aprobada.
Aprobación o negación modificaciones al presupuesto.
Aprobación o negación modificaciones al presupuesto.

Solicitud CDP.
Solicitud RP.
Áreas SE Documentación soporte RP.
Solicitud compromiso de pago.
Documentación soporte compromiso de pago.

Procesos de la SE
(I01.05 Realizar seguimiento y administrar
Solicitud compromiso de pago.
contratos y convenios, I01.06 Liquidar
contratos y convenios, I02.01 Manejar Documentación soporte compromiso de pago.
almacén, I02.03 Gestionar servicios
públicos)

Procesos de la SE
(A03.01 Programación y ejecución de la
asistencia técnica, D02.07 Fortalecimiento
de experiencias significativas, H01.01
Definir o modificar la planta de personal,
H02.01 Concursos docentes, H02.02
Concursos Administrativos, H02.03 Solicitud CDP y documentación soporte.
Selección de personal, H04.01 Inscripción,
actualización y ascenso en escalafón
docente, H06.03 Generación de reportes,
I01.02 Manejar requisiciones, I01.03
Administración etapa precontractual, I02.03
Gestionar servicios públicos)

3.7. CLIENTES Y PRODUCTOS (INFORMES / REGISTROS /


DOCUMENTOS)

Subproceso / dependencia / área


Productos (Salidas)
destino

Despacho Ordenador del Gasto Proyecto presupuesto.


Compromiso de pago causado.
Informe solicitudes CDP no tramitados.
Informe de seguimiento al presupuesto.

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Solicitud CDP a tramitar.

Ente Territorial Proyecto presupuesto aprobado SE.

Áreas SE CDP.
Solicitud documentación RP.
RP.
Solicitud documentación compromiso de pago.
Presupuesto aprobado.

Procesos de la SE
(A03.01 Programación y ejecución de la
asistencia técnica, D02.07 Fortalecimiento
de experiencias significativas, H01.01
Definir o modificar la planta de personal,
H02.01 Concursos docentes, H02.02
Concursos Administrativos, H02.03 CDP y documentación soporte.
Selección de personal, H04.01 Inscripción,
actualización y ascenso en el escalafón
docente, H06.03 Generación de reportes,
I01.02 Manejar requisiciones, I01.03
Administrar etapa precontractual, I02.03
Gestionar servicios públicos)

A02.02 Definición del plan de inversión Presupuesto aprobado.

I01.04 Administrar etapa contractual RP.

J03.01 Realizar procesos contables Compromiso de pago.


Ejecución del presupuesto.

J02.01 Elaborar y realizar seguimiento al RP.


plan anualizado de caja PAC
Solicitud ajustes PAC.
Modificaciones al presupuesto.
Copia del RP.

J02.02 Elaborar flujo de caja Presupuesto aprobado.

J02.03 Efectuar pagos Compromisos de pago.


Documentos soporte compromiso de pago.

MEN Informe de ejecución presupuestal.


Informe de ejecución PAC.

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Demás informes que solicite.

Ministerio de Hacienda, Banco de la Informes de ejecución de gastos, funcionamiento, inversión, rentas y


Republica, Contraloría, Contaduría gastos del Depto.
Estados financieros contables.

Hacienda Municipal Informe cierre vigencia.

3.8. INDICADORES DE GESTIÓN / SEGUIMIENTO


CODIGO DEL
NOMBRE DEL INDICADOR
INDICADOR

J01.001 TIEMPO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

CANTIDAD DE VECES QUE SE PRESENTA EL PROYECTO DE


J01.002
PRESUPUESTO AL ET PARA SU APROBACIÓN

J01.003 PORCENTAJE DE APROPIACIÓN > 30 DÍAS

J01.004 CDP EXPEDIDOS

J01.005 TIEMPO PROMEDIO DE EMISIÓN CDP

J01.006 TIEMPO PROMEDIO DE EMISIÓN RP

J01.007 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE INFORMES DE EJECUCIÓN


J01.008
PRESUPUESTAL AL MEN

4. ANEXO 1 “INDICADORES DEL PROCESO”


En este anexo se presenta las hojas de vida de los indicadores asociados al proceso. La
medición e historia de estos indicadores se llevará en un archivo en Excel que será
entregado por la firma a cada uno de los responsables de la medición en la Secretaría. La
asignación de estos indicadores será efectuada en comité directivo y será soportada con el
acta correspondiente.

Este anexo se compone de 8 páginas.

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