LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

DIVISI SEKRETARIAT

Disusun oleh:

Dominika Yulianti Kurnia Talan

Amaliya Dwi Anjani

UKM MUSIK DEWANTARA

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA
YOGYAKARTA
2018
 PROGRAM KERJA DEVISI SEKRETARIATAN 2018/2019

Logistik Sekretariat

1. Membuat Almamater, KTA dan Sertifikat Pengurus lama, Sertifikat alumni.

2. Mengadakan kerja bakti (sesuai kebutuhan)
3. Mengontrol penggunaan komputer.
4. Menata ulang peralatan sekretariatan.
5. Melengkapi kebutuhan dan perlengkapan sekretariatan.
6. Mencatat inventaris sekretariatan
 DIVISI LOGISTIK SEKRETARIAT
(PROPERTI)

A. Program Kerja
1. Membuat KTA, Almamater, Struktur Pengurus, Sertifikat Alumni, Sertifikat
Pengurus Lama, Kalender Pengurusan.
Properti Jumlah Keterangan
KTA 56 27 KTA yang belum diambil
Almamater 38 7 Almamater yang belum
diambil
Struktur Pengurus Baru 1 -
Sertifikat Alumni 6 Elsa Defy Ariesta, Joko, Eko
Setiyawan, Rama, Fahri
Rasyid, Naomi Fitria
Wahyudianto
Sertifikat Pengurus Lama 17
Kalender Pengurusan Dewantara Puzzle 17

B. Mengadakan kerja bakti (sesuai kebutuhan)

Diadakannya kerja bakti untuk membersihkan dan merapikan sekre agar terlihat lebih
tertata rapih dan indah. Kegiatan kerja bakti tidak hanya selalu dijadwalkan tetapi
sesuai keadaan saat sekre UKM musik apabila terlihat kotor bisa ada inisiatif dari
anggota untuk merapikannya. Kerja bakti yang sudah di jadwalkan kerjanya itu ada
rinciannya sebagai berikut :
1. Tanggal 3 September 2018 mengadakan kerja bakti yaitu membersihkan dan
merapikan Sekre, membuar rak sepatu, membuat papan pengumuman,
membersihkan taman, gudang dan samping sekre UKM Musik Dewantara.
2. Tanggal 29 Oktober 2018 membersihkan sekre, membuat kotak surat,
memindahkan kertas- kertas yang tidak terpakai lagi.
Dokumentasi terlampir

C. Mengontrol Penggunaan Komputer

1. Menghapus data-data yang tidak penting.
 Menghapus data-data pribadi atau data-data yang tidak termasuk dalam
kebutuhan yang seharusnya ada di Komputer UKM. Contohnya, file-file
pribadi (titipan), foto-foto yang sama di folder yang berbeda.

2. Membackup file-file (Foto,surat,dll)

Tujuan dari membackup file-file yang ada di Komputer UKM bertujuan untuk
meminimalisir kejadian-kejadian tak terduga. Misalnya, pada saat Komputer
Error, listrik padam, bencana alam, dll.

3. Pemasangan password komputer

Tujuan dari pemasangan password ini agar komputer selalu terkontrol
penggunaannya dimana data- data pribadi dari anggota yang Ingin disimpan
dikomputer sekre dapat terkontrol sehingga dapat meminimalisir kerusakan
komputer UKM dan hilangnya data- data di komputer.

D. Menata ulang Sekretariatan

Menata sekre agar kelihatan lebih rapih, indah dan nyaman. Contohnya
menata tata letak barang Sekre UKM Musik Dewantara sehingga terlihat lebih
rapih, mulai dari memisahkan kertas- kertas yang tidak penting dikumpulkan
menjadi satu dan dijual. Menata isi dalam lemari Sekre, komputer, meja dan
lain- lain.

E. Melengkapi Kebutuhan dan Perlengkapan Sekretariatan

1. Membuat tata tertib kesekretariatan UKM Musik Dewantara
Tujuan dari pembuatan tata tertib ini untuk mengontrol segala perilaku yang
terjadi dilingkungan sekretariat.

2. Menyediakan kotak P3K beserta isian obat standar

Tujuannya agar dapat membantu anggota UKM Musik Dewantara yang
sedang mengalami sakit atau kecelakaan ringan dilingkungan Sekre dan saat
event.
3. Membuat kotak surat
 Tujuannya agar mempermudah ketika ada surat yang masuk ke UKM Musik
Dewantara dan tidak ada orang di Sekretariat jadi dapat dimasukkan kedalam
kotak surat tersebut.
4. Membeli kebutuhan sekre
Tujuannya agar dapat mempermudah segala aktivitas di sekre dan membuat
orang- orang merasa nyaman. Contohnya membeli trash bag untuk sampah,
pengharum ruangan dan air galon.

5. Membuat Bendera UKM baru

Membeli bendera tersebut untuk menyesuaiakan bendera UKM Musik
Dewantara yang tercantum dalam AD/ART dimana warna yang sesuai yaitu
hijau muda. Serta mengganti bendera Merah Putih karena warnanya yang
sudah kusam dan untuk menyamakan ukurannya dengan bendera UKM Musik
Dewantara yang baru.
 F. Mencatat Inventaris Sekretariat UKMMD

1. Barang Investataris di Logistik Sekretariatan :

KONDISI
No Nama Barang LAYAK JUMLA KURAN JUMLA TIDAK JUMLA KETERANGAN
PAKAI H G H LAYAK H
LAYAK
D.8 D.P D.8 D.P D. D.
8 P
1 PC/Komputer - √ 1 - - - √ - 1 Monitor, keyboard, cpu, mouse
2 Speaker - - - √ √ 2 - - - Kondisi speaker yang sudah termakan usia
3 Meja Komputer √ √ 1 - - - - - - -
4 Kipas Angin √ √ 1 - - - - - - -
5 Piala √ √ 7 - - - √ - 1 1 piala patah pada saat promosi UKM Musik
Dewantara di acara PAB 2017
6 Lemari √ √ 2 - - - - - - -
7 Kursi kayu √ - 1 - √ 1 - - - Lapuk termakan usia
8 Dispenser √ √ 1 - - - - - - -
9 Tiang bendera √ √ 2 - - - - - - -
10 Penyangga tiang √ √ 2 - - - - - - -
bendera
11 Hardcase CPU √ - 1 - √ - - - - Lapuk karena termakan usia
12 Bendera UKMMD √ √ 2 - √ - - - Karena warna bendera tidak sesuai dengna AD /
ART
13 Tv - - - - - - √ √ 1 Rusak
14 Cermin √ √ 1 - - - - - - -
15 Sapu √ √ 1 - - - - - - -
16 Asbak √ √ 1 - - - - - - -
17 Plakat √ √ 6 √ - 1 - - - 1 plakat terhapus tulisannya
18 Neon box √ √ 1 - - - - - - -
19 Amplop √ √ 1 - - - - - - -
20 Foto ketua UKM √ √ 14 - - - - - - -
 2001-2017
21 Pembatas buku √ √ - - - - - - - -
22 CD Album √ √ 1 - - - - - - -
Kompilasi #1
23 CD Album √ √ 11 - - - - - - -
Kompilasi #3
24 CD Album UKM √ √ 1 - - - - - - -
Musik UMM
25 CD Album UKM √ √ 1 - - - - - - -
MUSIK UAD
26 CD Album √ √ 1 - - - - - - -
Kompilasi UKM
Musik UNY
27 CD Album UKM √ √ 1 - - - - - - -
MUSIK STTA
28 Bendera Merah Putih √ √ 1 √ √ 1 - - - 1 bendera yang lama warnanya sudah kusam
29 Kain putih √ √ 1 - - - - - - -
30 Kain hitam √ √ 8 - - - - - - -
31 Backdrop UKMMD √ √ 1 - - - - - - -
32 Galon √ √ 2 - - - - - - -
33 Gorden jendela √ √ 1 - - - - - - -
34 Kartu nama √ √ 1 - - - - - - -
35 Serok √ √ 1 - - - - - - -
36 Kotak P3K √ - 1 - √ 1 - - - Kurang bagus karena tutup kotak sudah rusak
37 Palu presidium √ √ 1 - - - - - - -
38 Almamater baru √ √ 11 - - - - - - -
39 Almamater lama √ √ 23 - - - - - - -
40 KTA 2016 √ √ 10 - - - - - - -
41 KTA 2017 √ √ 27 - - - - - - -
42 Kalender Dewantara - √ 1 - - - - - - -
Puzzle
43 Struktur - √ 1 - - - - - - -
Kepengurusan
Dewantara Puzzle
44 Tata Tertib - √ 1 - - - - - - -
Sekretariat
2. Barang Inventaris Baru Logistik Sekretariatan selama 6 bulan kepengurusan.
a. Kalender Kepengurusan Dewantara Puzzle
b. Struktur Kepengurusan Dewantara Puzzle
c. Tata Tertib Kepengurusan Dewantara Puzzle
d. Kotak P3K
e. Kotak surat
f. Rak sepatu
g. Madding
h. Kotak amal dari Alumni