OBJETIVO:
ALCANCE:
Esta política aplica para todos los empleados de la compañía que requieren aprobación de
gastos por viáticos, alimentación y hospedaje en el desarrollo de sus actividades para GT
GROUP S.A.S.
3. Conciliar y mantener su cuenta de gastos siempre al corriente, sin tener cantidades por
comprobar.
5. Anexar a su cuenta de gastos las copias de los Boucher cuando se utilicen tarjetas
empresariales o personales para los casos de altos ejecutivos.
SOLICITUD DE VIATICOS:
Todo colaborador que solicite gastos de viáticos (transporte, alimentación y/o alojamiento)
deberá presentar su solicitud de viáticos mediante correo electrónico o llamada telefónica a
Service Desk quien se encargara de registrar y tramitar la solicitud con el área administrativa y
financiera de la compañía, el área administrativa será la encargada de realizar la aprobación y
consignación de los valores acordados.
1. Todas las solicitudes de viáticos estarán sujetas a una autorización por parte del área
administrativa (Erika Trujillo).
4. Para los casos de desayuno este será otorgado por la compañía cuando la salida de la
casa sea antes de las 5:00 am cumpliendo con los parámetros de justificación de gastos
contenidos en esta política.
5. Para los casos de Cena esta será otorgada por la compañía cuando la salida del sitio de
trabajo se da después de las 9:00 pm cumpliendo con los parámetros de justificación de
gastos contenidos en esta política.
Desayuno……….....$7.000.
Almuerzo………...…$10.000.
Cena………............…$10.000.
Los cuales deberán justificarse de acuerdo con los parámetros de legalización de
gastos contenidos en esta política.
8. No se encuentra permitido los consumos en hoteles por conceptos de mini bar, bebidas
alcohólicas, artículos de baño, telefonía o internet, toda excepción deberá estar
autorizada por el área administrativa.
10. Para el transporte terrestre, se deberá indicar en forma detallada la ruta de traslado,
indicando la localidad de origen y destino.
11. No se pagarán recargas a teléfonos celulares que no sean de la empresa; a menos que
sea previamente autorizado por el área administrativa.
13. No se aprobarán para pago gastos de bebidas alcohólicas, cigarros, dulces, revistas,
películas, etc. Tampoco por el uso de instalaciones deportivas, saunas, masajes, etc.
14. No se aceptarán documentos que contengan una fecha distinta a la que contenga el
reporte de comprobación de gastos.
POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.
15. Es muy importante mencionar que las facturas o comprobantes de pago no deben
contener tachones ni enmendaduras, deben ser perfectamente legibles.
16. Toda cuenta de gastos que no sea enviada en la fecha que corresponda, (máximo 3
días hábiles posteriores a la llegada del viaje), no será acreditada por el departamento
de Finanzas, y se realizará el descuento vía nómina.
17. Para el debido desarrollo de este proceso se hará llegar el documento “FORMATO DE
LEGALIZACION DE GASTOS.xls” teniendo en cuenta que no se aceptará cualquier otra
forma de reporte.
20. Todos los comprobantes deberán contar con los siguientes requisitos fiscales para su
consecuente deducibilidad:
a) Nombre, Denominación o Razón Social.
b) Domicilio Fiscal.
c) Nit.
d) Comprobante de pago a nombre de GT GROUP S.A.S.
e) Nit de GT GROUP S.A.S. (900513249-3)
f) Cantidad y clase de servicio o producto.
g) Valor unitario en número.
h) Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado en los casos que este aplique.
i) Fecha de impresión.
21. Cualquier comprobante de pago que no reúna los requisitos fiscales anteriormente
mencionados no será rembolsado para su pago.
22. Los gastos que por su naturaleza no cuentan con un comprobante fiscal, como es el
caso de algunas taxis, etc. se deberán comprobar mediante el formato “FORMATO DE
LEGALIZACION DE GASTOS.XLS”, indicando claramente el concepto del gasto.
23. Sera responsabilidad del colaborador recurrir en todo momento a la verdad en cada
reporte de gastos que no pueda contar con un comprobante fiscal previamente
autorizado y estos serán auditados de manera aleatoria.
POLITICA DE CONTROL DE VIÁTICOS.
24. Al momento que el colaborador deje de laborar para GT GROUP S.A.S. todos los
gastos y anticipos de viaje deberán ser comprobados en su totalidad de lo contrario el
departamento de finanzas podrá descontar los saldos pendientes de su liquidación
correspondiente.
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NOMBRE DEL EMPLEADO FIRMA DEL EMPLEADO
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ERIKA DEL PILAR TRUJILLO ROJAS
GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA