Área: SECTOR PÚBLICO
III
Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público
En el proceso que resume la historia financiera económica de la entidad las cuales deben observar en la preparación y
presentación de información financiera con el objeto de mostrar los principios de contabilidad generalmente aceptados y
las normas internacionales del Sector Público.
1. Introducción
La formulación de los Estados Financieros,
es el proceso contable sistemático final que
tiene por objeto formular los documentos
contables que resuman el área financiera
y económica de la entidad y contiene las
reglas de juego y las normas que deben
observar en la preparación y presentación
de la información financiera con el objeto
de mostrar dicha información y reúna las
cualidades mínimas exigidas por los Prin-
cipios de Contabilidad generalmente Acep-
tadas y las NIC-SP establecidas por los or-
ganismos describiendo en forma didácti-
ca el contenido de las cuentas de los Esta-
dos Financieros y las Revelaciones que se
debe considerar en su elaboración.
2. Objetivos
Entre los principales tenemos:
• Presentar razonablemente la informa-
ción sobre la situación financiera, los
resultados de las operaciones y los flu-
jos de efectivo de una entidad.
• Apoyar a la gerencia de contabilidad en la
plantación, organización, análisis y cierre
de operaciones efectuadas por la entidad.
• Proporcionar seguridad razonable y
consistencia sobre la información que
se elabora y se forma.
• Otorgar confianza en la información que
se presenta, de modo razonable, siendo
posible su comprobación mediante de-
mostraciones que le acrediten y susten-
ten las operaciones y transformaciones
realizadas, debiendo informar todo aque-
llo que sea significativo y necesario.
3. Aspectos importantes que se
deben considerar en la formula-
ción de los Estados Financieros
La preparación y presentación de los Esta-
dos Financieros y Presupuestarios, existen
Contenido:
INFORME ESPECIAL
Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público (Parte I) ............................................................................ III-1
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ............................................................................................................................................................................... III-4
I
(Parte I) N
F
O
R
M
etapas que deben ser analizadas y tener f. Se deben definir los criterios para el re- E
en consideración, como: conocimiento y valoración de los ele-
a. Para la formulación de los Estados Fi- mentos de los Estados Financieros. E
nancieros debe existir un entorno que g. Se debe definir los aspectos de la de- S
permite la construcción de un con- terminación de los resultados de ges- P
junto de reglas de aplicación general tión, como: E
para elaborar estados financieros de- - Preparar el inventario físico de los
terminado por necesidades de los
C
bienes patrimoniales.
usuarios. I
- Preparar cédulas de depreciación de ac-
b. Se debe establecer las reglas de funcio- tivos fijos, e infraestructura pública. A
namiento empleados en la dinámica del - Preparar las cédulas para la provi- L
cierre contable previa a la formulación sión de:
de los Estados Financieros como: * Cuentas de cobranza dudosa , de
- Coordinación previa con las diferen- acuerdo a la antigüedad de las cuen-
tes áreas de actividad para realizar tas pendientes de cobro.
el cierre de operaciones. * Desvalorización de existencias.
- Verificación y conciliación de saldos.
- Preparación de cédulas de amorti-
- Cálculo y registro de ajustes técnicos. zación de intangibles.
- Elaboración de las hojas de trabajo - Aplicación y liquidación de la cuen-
previo al balance de comprobación ta 38 cargas diferidas, en especial lo
(análisis de cuentas). que se refiere a pagos pagados por
- Formulación del balance constructivo. anticipado, seguros, viáticos, alqui-
- Registro y asientos de cierre. leres, etc.
- Formulación de los estados financie- - Analizar subsidios otorgados por en-
ros y presupuestarios. fermedad , maternidad y otros.
c. Se determina los objetivos que deben - Depositar en los bancos cuentas co-
cumplir los estados financieros, como : rrientes todos los fondos de efecti-
- Que se ajuste a las necesidades co- vo, tales como devoluciones recibi-
munes de los usuarios. das, cobranza en efectivo, viáticos
- Que sirva para la toma de decisiones. no utilizados, etc.
- Que sirva de base para elaborar in- - Realizar la provisión de beneficios so-
formación gerencial tanto como ciales y analizar sus pagos.
para la rendición de cuentas como - Realizar la conciliación de todas las
PRIMER A QUINCENA - OCTUBRE 2007
para la toma de decisiones. cuentas bancarias con la finalidad de
tener una confirmación y aseveración
d. Se debe establecer los requisitos o ca-
racterísticas cualitativas que deben re- exacta de los fondos de la entidad.
- Elaborar reportes, resumen de cuen-
unir la información financiera como:
tas, como:
- claridad.
* Ingresos corrientes.
- aplicabilidad.
* Transferencias de capital y
- consistencia. donaciones recibidas.
- comparatividad. * De gastos (corrientes e inversión)
- presentación razonable. * Cuentas por cobrar y pagar.
e. Se deben señalar los conceptos bási- * Inmuebles, maquinarias y equipo, in-
cos de los elementos o componentes fraestructura pública, determinando
de los Estados Financieros. la antigüedad o fecha de adquisición.
A C T U A L I DA D E M P R E S A R I A L | N . ° 1 44 III-1
 INFORMES ESPECIALES
III
* Depreciación y amortización acumulada.
* Hacienda nacional adicional (trans-
ferencia y donaciones de capital).
* Otras cuentas del activo.
- Analizar los Ingresos Corrientes, los mis-
mos que provienen de dos fuentes:
* Ingresos reales que deben cruzar con
los ingresos de caja.
* Ingresos que provienen de asientos de
ajuste , ingresos de bienes y otros, que
no tienen incidencia en caja, los cua-
les serán revelados en notas aparte.
* Realizar asientos de ajuste.
* Elaborar el balance de comproba-
ción a valores históricos.
* Realizar los asientos de regulariza-
ción patrimonial.
* Formulación de los estados financie-
ros y presupuestarios.
* preparar las notas y anexos a los Es-
tados Financieros.
Además hay que tener en cuenta los nume-
rales 11,12 y 13 de la Directiva N.º 02 Cierre
Contable y Presentación para la Elaboración
de la Cuenta General de la República.
* Numeral 11.- Acciones a desarrollar en
el proceso del Cierre.:
- Efectuar las pruebas de comproba-
ción de saldos de las cuentas de
balance, considerando ; arqueos de
fondos y valores, conciliaciones ban-
carias, inventarios físicos, etc.
* Numeral 12.- Estado de Ejecución del Pre-
supuesto de Ingresos y Gastos, tenemos:
- Los saldos de las cuentas presupues-
tarias que muestran ejecución de in-
gresos de recursos financieros , así
como las cuentas que registran las
asignaciones comprometidas y la
ejecución del gasto.
* Numeral 13.-Elaboración y Presentación
de Estados Financieros.
* Los Estados Financieros se preparan y
presentan de conformidad con las nor-
mas aprobadas y emitidas por el órga-
no rector del sistema de contabilidad,
la NCGA y las NIC-SP.
* Las notas a los Estados Financieros , de-
ben ser presentados en forma compa-
rativa con el año anterior y explicar los
cambios y efectos más significativos
ocurridos en el período.
* La nota referida a los principios y prác-
ticas contables deben revelar que los
saldos (inicial y final) mostrados en el
Estado de Flujo de Efectivo, incluyen el
efectivo y equivalente de efectivo.

4. Diagrama del Cierre Contable y Formulación de los Estados Financieros

DIAGRAMA DEL CIERRE CONTABLE Y FORMULACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Coordinación con las La preparación de los Estados Financieros Anuales se coordina con todas las áreas involucradas en el manejo de los
diferentes áreas recursos financieros, como: reportes, ajustes, anulaciones, regularización de saldos pendientes.

Verificación y • Están relacionadas a dar consistencia a las principales cuentas del mayor demostrando analíticamente la
conciliación de saldos concordancia de las cifras mostradas en los registros contables .
• Efectuar pruebas de comprobación de saldos de las cuentas financieras y de resultados como:
- Arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias.
- Análisis de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio y gestión.
- Inventario físico de activo fijo, bienes no depreciables, etc.

Cálculo y registro de • Registra los ajustes técnicos como: depreciaciones, provisiones para cuentas de cobranza dudosa, desvaloriza-
ajustes técnicos ción de existencias, beneficios sociales y otros.
• Verificar el adecuado registro contable de los ajustes técnicos efectuados como:
- Fluctuación de valores.
- Depreciación de inmuebles, maquinarias y equipo.
- Depreciación de infraestructura pública.
- Amortización de inversiones intangibles.
- Agotamiento de bienes agropecuarios, pesqueros, minas, etc.
- Provisión para beneficios sociales.
- Provisión para obligaciones provisionales.
- Mediante resolución consejo normativo de contabilidad N.º 031-2004-EF/93.01 se deja en suspenso, a partir del
1.ero de enero del 2005,el ajuste integral a los EE.FF. por efecto de inflación.

Elaboración de hojas Son actividades dirigidas a elaborar documentos y papeles de trabajo a fin de facilitar la labor del contador con la
de trabajo finalidad de concluir el proceso contable y preparar el balance constructivo, por lo tanto las hojas de trabajo ,son
documentos internos ,bajo la configuración de formatos diseñados específicamente para las cuentas más importantes.
PRIMER A QUINCENA - OCTUBRE 2007

Formulación del Se formula como hoja de trabajo final previamente antes de elaborar los EE.FF, contiene tanto los saldos iniciales
balance constructivo acumulados, de regularización patrimonial, saldos de situación financiera y de resultados del ejercicio.

Registro de asientos Se muestra los asientos de cierre tanto patrimoniales como presupuestarias trasladando los saldos de las cuentas de
de cierre activo, pasivo y patrimonio, así como el traslado de los saldos deudores y acreedores de las cuentas presupuestarias a la
cuenta ejecución de presupuesto de ingresos y gastos.

Formulación de Estados Formulación de Estados Formulación de Notas y Formulación de la

Financieros Presupuestarios Anexos a los EE.FF. Memoria Anual
1 2 3 4

III-2 INSTITUTO PACÍFICO


5. Cierre de Operaciones
Proceso a través del cual la entidad
implementa las medidas necesarias para
que las unidades orgánicas o áreas de ac-
tividad relacionadas con el entorno finan-
ciero y contable.
Dentro de cierre de operaciones tenemos:
a. Área de Abastecimiento
Que comprende el análisis y control de las
operaciones relativas a la adquisición, ob-
tención almacenamiento y distribución de
bienes, muebles y prestación de servicios,
incluye adquisición de suministros varios
(materiales de construcción destinados a
obras de infraestructura).
Para realizar el control y corte documentario
a la fecha de cierre, se requiere:
- Última numeración de ordenes de compra.
- Última pecosa de salidas de bienes del
almacén.
- Informe del movimiento del almacén
al 31 de diciembre del ejercicio.
- Informe del movimiento de bienes pa-
trimoniales.
- Conciliar con el SIAF.
b. Área de Tesorería
Comprende el análisis y control de las ope-
raciones relacionadas con el movimiento
de ingresos y egresos de fondos, transac-
ciones u operaciones incompletas que re-
quieren documentos sustentatorios que
justifique la salida de fondos.
Entre los principales tenemos:
- Rendición de cuentas de encargos otor-
gados.
- Rendiciones de cuentas de viáticos.
- Informe de devoluciones al tesoro público.
- Conciliaciones bancarias.
- Informes de todas las cartas fianzas y
valores en custodia
- Control de cheques girados, etc.
- Reversiones a fondos al tesoro público.
- Aplicación de intereses por pago indebi-
do o en exceso y viáticos no utilizados.
- Pagos devengados por mandato judicial.
- Conciliaciones de montos pagados.
- Responsabilidades de la conciliación de
las cuentas bancarias y conciliación del
año de caja ejercicio con la Dirección
nacional del tesoro público.
- Anulación de giros de cheques o emi-
sión de cartas de orden.
- Caducidad, anulación y reprogramación
de cheques y cartas de orden.
- Tratamiento de los saldos y cierre de
cuentas bancarias.
- Liquidación de fondos en efectivo al cie-
rre del año fiscal.
- Cheques sin utilizar por cierre de cuen-
tas bancarias.
- Fondos sujetos a depósito.
c. Área de Rentas.
Tenemos la última numeración de los recibos
de ingresos que maneja el área de rentas.
ÁREA SECTOR PÚBLICO
- Informe resumen del movimiento anual
de los ingresos tributarios y no tributarios.
- Relación de cuentas por cobrar de con-
tribuyentes y usuarios de los servicios
de la entidad.
d. Área de Presupuesto.
* Aspectos generales.
Comprende el análisis y control de las
operaciones presupuéstales sobre todo
en los aspectos de; aprobación, modi-
ficaciones y su ejecución:
- Hoja de trabajo de presupuesto
aprobado y modificado.
- Hoja de trabajo de compromisos
presupuestales.
- Estados consolidados de informa-
ción presupuestal mostrando la
aprobación, modificaciones, com-
promisos, ejecuciones de saldos a
toda fuente.
* Verificación de compromisos:
Tenemos los siguientes:
- Verificar que los compromisos se su-
jetan a los créditos presupuestarios.
- Asegurar que los programas trimes-
trales de gastos se determinen con-
forme al comportamiento de los ni-
veles de ejecución mensual de gas-
tos durante el trimestre , de acuer-
do a los procesos aprobados en el
Plan anual de adquisiciones y con-
trataciones, el plan operativo
institucional, cronogramas y progra-
mas anuales de desembolso, etc.
- Contar con la información de la eje-
cución de ingresos.
- revisar, evaluar, centralizar la infor-
mación y requerimientos de sus uni-
dades ejecutoras a la Dirección Na-
cional del Presupuesto Público.
* Control Presupuestario.
Comprende lo siguiente:
- La ejecución de ingresos de cada
mes guarde relación con respecto a
su programación y al presupuesto
aprobado.
- La ejecución de gastos de cada mes
guarde relación con los calendarios
de compromisos, la programación
trimestral del gasto, asignación tri-
mestral y el presupuesto institucional
del pliego.
- Durante la ejecución presupuesta-
ria del gasto se dé cumplimiento a
las metas previstas en el presupues-
to institucional.
- La incorporación de actividades y
proyectos se efectúa a través de las
modificaciones presupuestarias en el
nivel institucional o funcional prag-
mático.
- Es responsabilidad de las áreas ad-
ministrativas vinculadas a la admi-
nistración presupuestal y financiera.
* Ingresos dinerarios por indemnización
de seguros, ejecución de garantías y si-
milares.
* Responsabilidades en la programación
de gastos.
A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N . ° 144
III
e. Área de Personal
- Provisión de beneficios sociales.
- Informe de las contingencias judiciales
por reclamos judiciales.
- Hojas de trabajo de retenciones y apor-
taciones.
- Hojas de trabajo de cálculo de provi-
siones y liquidaciones.
6. Análisis de Cuentas
Es una técnica que consiste en evaluar la
composición, la evolución y el saldo final
de las partidas que componen los Estados
Financieros, con el propósito de contrastar
o conciliar el respectivo registro, su confor-
midad y la documentación que sustenta y
respalda dichas operaciones, así como de-
tectar transacciones pendientes o erróneas.
Las cuales tenemos las siguientes:
a. Análisis y control de caja y bancos.
b. Analiza y control de cuentas por cobrar.
c. Analiza y control de valores negociables.
d. Analiza y control de existencias.
e. Análisis y control de transferencias y
remesas de capital recibidas.
f. Análisis y control de las inversiones en
valores y participaciones.
g. Análisis y control del activo fijo.
h. Análisis y control de las inversiones
intangibles.
i. Análisis y control de la infraestructura
pública.
j. Análisis del control de las ganancias di-
feridas.
k. Análisis y control de las depreciaciones
de: inmuebles, maquinarias y equipo,
infraestructura pública y otros.
7. Asientos de ajustes y regula-
rizaciones patrimoniales
Los asientos de regularización patrimonial
corresponden a la cuenta de Hacional
Nacional Adicional por los fondos recibi-
dos por la entidad para atender los gastos
de capital durante el ejercicio o reversio-
nes al tesoro público, que se encuentren
relacionados con las cuentas de enlace y
la cuenta 562. Transferencia y remesas de
capital recibidos, 563. Transferencia y
remesas de capital entregados.
• Se considera los saldos de las cuentas
divisionarias, que representan lo si-
PRIMER A QUINCENA - OCTUBRE 2007
guiente como:
- Transferencias de corrientes recibi-
das del Tesoro público.
- Transferencia de corrientes recibidas
del Gobierno Central.
- Transferencia recibida en dinero.
- Transferencia de bienes.
* Ejemplo
Para trasladar Hacienda Nacional Adicio-
nal los saldos de las cuentas que registran
recursos recibidos, en dinero, bienes y
documentos recibidos.
III-3
 PREGUNTAS Y RESPUESTAS
III
Para trasladar a la Hacienda Nacional Adi- - Los saldos deudores y acreedores acumu-
cional los saldos de las cuentas que regis- lados al 31 de diciembre de la cuenta 56-
tran los recursos entregados, bienes, di- Hacienda Nacional Adicional se debe tras-
nero y documentos entregados. ladar a la cuenta 54; Hacienda Nacional.
Elaborar la nota de contabilidad que re-
gistre las regularizaciones patrimoniales, ——————— X ——————— DEBE HABER
tales como: 30 TRASPASOS Y REMESAS 10,000
a. Traslado de transferencia de capital re- 301 Transfer. corrient. recib.
cibido Hacienda Nacional Adicional. 301.01 Tesoro Público
301.02 Gobierno Central
b. Verificar el monto de los cheques paga-
dos por el Banco de la Nación que mane- 302 Transferencia recibida
jan gastos de capital con recursos del Te- 302.01 Tesoro Público
304 Transfer. de Fondos
soro Público que afecten a la cuenta 30
subdivisionaria 301.01-Tesoro Público que 305 Traspaso de Bienes
306 Remesas Regionales
se encuentran conciliados con el anexo AF-
9 movimiento de fondos de sub.-cuentas 56 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 10,000
corrientes del Tesoro Público. 562 Trasp. y remesas de cap. recib.
c. Verificar el endeudamiento externo sus- Para trasladar la Hacienda Nacional
tentado mediante acta de conciliación adicional los saldos de las cuentas
que registran los recursos recibidos
con la Dirección General de Crédito bienes, dinero, y docum. recibidos
Público cuenta 30 subdivisiónaria
——————— x ———————
303.01 con recursos por operaciones
56 HAC. NAC. ADIC. 10,000
oficiales de crédito externo.
563 Trasp. y remesas de cap. entreg.
d. Verificar el traslado de bienes cuenta
30 TRASPASOS Y REMESAS
30, subdivisionaria 304, los bienes de
301.01 Tesoro Público
capital recibidos, sustentado mediante
301.02 Gobierno Central
acta de conciliación, divisionaria 305-
302 Transf. entreg. 500
transferencia de bienes recibidos.
302.01 Tesoro Público
e. Elaborar la nota de contabilidad del 303 Transf. de doc. 5 000
traslado de transferencias de capital en-
304 Transf. de Fond. 3 000
tregados Hacienda Nacional Adicional
305 Transf. de Bienes 1 500
debiendo incluir lo siguiente:
306 Remesas Regionales
- Reversiones al Tesoro Público sustenta- Para trasladar la Hacienda Nacional
do mediante copias de las papeletas de adic. los saldos de las ctas. que regis-
depósito T-6 y en cuadro explicativo tran los recurs. recib. bienes, dinero,
divisionaria 302.01- Tesoro Público con- y documentos entregados
ciliados con el anexo financiero AF-9 ——————— x ———————
Movimiento de fondos subcuentas co- 80 RESULT. DE LA OPERAC. 5,000
rrientes del Tesoro Público.
89 RESULT. DEL EJERCICIO
- Los bienes de capital entregados, susten- Este asiento se realiza cuando el
tado mediante Actas de conciliación, saldo de la cuenta resultado de
divisionaria 305- Transferencia de bienes. operación es deudor.
——————— X ——————— DEBE HABER
81 INGRESOS EXTRAORD. 5,000
83 INGRES. DE EJERC. ANTER. 15,000
89 RESULT. DEL EJERCICIO 20,000
Para el trasl. a la cuenta resultado
del ejercicio, el saldo de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
ingresos extraordinarios y los ingre-
sos de ejercicios anteriores.
——————— x ———————
89 RESULT. DEL EJERCICIO 25,000
82 GASTOS EXTRAORDINARIOS 10,000
84 GASTOS DE EJERC. ANTERIORES 15,000
Por el traslado a la cuenta resultado
del ejercicio, el saldo de las cuentas
y cuentas divisionarias que registran
los gastos extraordinarios y los gastos
de ejercicios anteriores.
——————— x ———————
89 RESULT. DEL EJERCICIO 30,000
59 RESULT. DEL EJERCICIO 30,000
Por la determinación del
resultado pasivo (Superávit)
10,000 ——————— x ———————
90 APROBAC., MODIF. Y 10,000
CIERRE PPTO.
902 Cierre de Presupuestario
92 PRESUPUESTO DE GASTOS 20,000
97 EJECUCIÓN DE GASTOS 25,000
90 APROBAC., MODIF. Y CIERRE 55,000
PPTO.
Por la determinación del resul-
tado negativo (Déficit).
Continuará en la siguiente edición...
Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
5,000 Título : Formulación de los Estados Financieros en el Sector
Público (Parte I)
Fuente : Actualidad Empresarial, N.º 144 - Primera Quincena
de Octubre 2007

Área Sector Público

Respuesta a las preguntas planteadas en la segunda quincena de setiembre del 2007

¿Los ciudadanos sancionados pueden acceder a la infor-
1 mación del RNSDD?
Sí pueden, conforme a lo dispuesto en el Texto Único Ordenado de la
Ley N.º 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Públi-
ca, aprobado por Decreto Supremo N.º 043-2003-PCM.
¿Qué función desempeña el Órgano de Control Institucional
4 neraciones y beneficios sociales?
2 en relación con el RNSDD?
El Órgano de Control Institucional de cada Entidad velará por el cumpli-
PRIMER A QUINCENA - OCTUBRE 2007
Público, publicada en febrero de 2004, se encuentra vigente en su integridad
desde el 01 de enero de 2005. Así, la vigencia de la Ley ha quedado
establecida sin perjuicio que algunas de sus disposiciones requieran de
normas legales complementarias para ser aplicadas en su integridad.
¿Qué institución atiende consultas sobre cálculo de remu-
El Ministerio de Trabajo y Promoción Social. De acuerdo al Regla-
mento de Organización y Funciones de esta entidad, aprobado por

miento de las obligaciones que debe de cumplir la entidad pública y el
Jefe de la Oficina de Administración de la misma referidas a la obliga-
ción de comunicar las sanciones de destitución y despido que hayan
impuesto a partir de la vigencia de la Ley N.º 27444, así como el plazo
en el que deben enviarla.
3 ¿Está vigente la Ley Marco del Empleo Público?
Sí El Tribunal Constitucional, mediante la sentencia recaída en el Expediente
N.º 008-2005-PI/TC, estableció que la Ley Nº 28175, Ley Marco del Empleo
Resolución Ministerial N.º 173-2002-TR, es función de la Oficina de
Asuntos Administrativos y Laborales de la Oficina General de Ase-
soría Jurídica del Ministerio absolver consultas de otros Organis-
mos Públicos dentro del ámbito de su competencia funcional, au-
torizados por la Alta Dirección.
Por otro lado, el Decreto Legislativo N.º 910, Ley General de Inspec-
ción del Trabajo y Defensa del Trabajador, establece la facultad del
Área de Consultas del Servicio de Defensa Legal Gratuita y Asesoría
del Trabajador.

Las preguntas planteadas a continuación serán absueltas en la edición de la segunda quincena de octubre del 2007
1. ¿Qué es un presupuesto público? ¿Para que sirve? 2. ¿Qué son ingresos de capital?
3. ¿Qué son ingresos corrientes? 4. ¿Qué son transferencias?

III-4
INSTITUTO PACÍFICO