KATA PENGANTAR

Puji dan syukur pihak rumah sakit panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
Rahmat dan Karunia-Nya sehingga panduan yang membahas tentang ”Validasi Data” ini dapat
terselesaikan.
Pihak rumah sakit menyadari panduan ini masih jauh dari harapan pembaca yang mana di dalamnya
masih terdapat berbagai kesalahan baik dari sistem penulisan maupun isi. Oleh karena itu pihak rumah
sakit mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun sehingga dalam panduan berikutnya dapat
diperbaiki serta ditingkatkan kualitasnya.
Pihak rumah sakit menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada semua pihak
yang telah membantu dalam penyusunan panduan ini. Semoga panduan ini dapat bermanfaat bagi kita
semua.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................................... 1
BAB II RUANG LINGKUP ................................................................................................................................ 2
BAB III TATA LAKSANA.................................................................................................................................. 3
3.1. Tahap 1 : Memastikan Keakuratan Profil Indikator ........................................................................... 3
3.2. Tahap 2 : Validasi Data-Data Yang Digunakan Oleh Instalasi Rekam Medik Dalam Membuat
Laporan ............................................................................................................................................... 3
3.3. Tahap 3 : Telusur Lapangan Apabila Ada Data Meragukan ............................................................... 3
3.4. Tahap 4 : Pengumpulan Data Kembali Oleh Individu Yang Berbeda ................................................. 4
3.5. Validasi Dengan 2 Pengambil Data..................................................................................................... 4
BAB IV DOKUMENTASI ................................................................................................................................. 6

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Definisi
Beberapa definisi mengenai validasi adalah :
a. “A document act of providing that any procedure, process, equipment, material, activity or
system, actually leads to the expected result.”(WHO)
b. Badan POM RI (Anonim, 2006) memberikan definisi validasi sebagai berikut :
“Tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan,
sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi maupun pengawasan
mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan.” (CPOB:2006).
c. Dari termwiki : “Proses untuk memastikan bahwa data memenuhi kriteria tertentu.”
d. Dalam kamus besar bahasa indonesia :
“Validitas adalah menentukan tingkat kebenaran, kekuatan, atau keabsahan suatu fakta atau
informasi.”
Program peningkatan mutu dianggap valid jika data yang dikumpulkan sudah sesuai. Untuk
memastikan bahwa data yang benar dan bermanfaat telah dikumpulkan, validasi data secara internal
harus ada.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Dilaksanakan validasi data bila :

1. Indikator baru ditetapkan. Khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan untuk membantu RS
melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting.
2. Agar diketahui publik yaitu data dimuat diwebsite RS atau dengan cara lain.
3. Terdapat perubahan pada indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data diubah atau proses
abstraksi data, atau abstraktor diganti.
4. Data yang berasal dari indikator yang ada telah diubah tanpa ada penjelasan.
5. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan dengan format
elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik.
6. Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien, komorbiditas,
perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan
metodelogi baru pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
7. Data-data menunjukkan hasil yang berbeda. Misalnya, setiap bulan trennya meningkat namun tiba-
tiba bulan tertentu menurun.

2
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1. Tahap 1 : Memastikan Keakuratan Profil Indikator

Profil indikator merupakan panduan untuk melakukan pengumpulan data. Validasi tahap awal
adalah dengan memastikan bahwa pengumpulan data sudah sesuai dengan profil indikator, yaitu
dimulai dari definisi operasional, kemudian numerator dan denumerator serta frekuensi
pengambilan data. Profil indikator disusun bersama antara Komite Mutu dan Keselamatan Pasien
dengan Unit/Instalasi/Bagian yang bersangkutan.

3.2. Tahap 2 : Validasi Data-Data Yang Digunakan Oleh Instalasi Rekam Medik Dalam Membuat
Laporan
Laporan RM terdiri dari 2 Jenis, Yaitu :
a. Laporan eksternal (laporan yang diharuskan oleh pemerintah), yaitu laporan mortalitas,
morbiditas, imunisasi, surveilans, dan lain-lain.
b. Laporan Internal, yaitu laporan produktivitas RS dan mutu pelayanan yang menjadi laporan
kinerja RS. Laporan internal sangat penting karena menjadi laporan Direktur RS kepada pemilik
dan acuan dalam menentukan target kinerja RS untuk tahun berikutnya.
Seluruh laporan yang dihasilkan oleh Rekam Medik sudah melalui beberapa tahapan validasi, yaitu :
a. Memvalidasi data jumlah pasien yang terdapat dalam sistem informasi RS dengan data manual
yang diperiksa berdasarkan berkas RM pasien. Petugas RM harus memeriksa status pembayaran
pasien, apabila belum membayar berarti tidak dimasukkan dalam jumlah pasien pada hari
tersebut.
b. Memvalidasi data pasien rujukan dari luar (bidan,dokter kerjasama) yang terdapat dalam sistem
informasi RS dengan surat rujukannya dari bidan atau dokter pengirim. Apabila data pasien tidak
dapat dilengkapi dengan surat rujukan maka tidak dimasukkan dalam data pasien rujukan.
c. Data-data laporan kasus survei (morbiditas yang terdapat dalam sistem informasi RS harus
divalidasi dengan data diagnosa yang tertulis di berkas RM, untuk melihat kesesuaian antara
diagnosa, jenis kelamin, data pasien.
d. Semua laporan yang sudah divalidasi oleh petugas RM akan diperiksa kembali oleh kepala
Instalasi RM. Apabila sudah dapat di pertanggung jawabkan/akuntabilitasnya, maka laporan
tersebut dapat dipublikasikan.

3.3. Tahap 3 : Telusur Lapangan Apabila Ada Data Meragukan

Validasi data dilakukan dengan menelusuri kelapangan untuk melihat bagaimana data
dikumpukan dan dicatat.

3
3.4. Tahap 4 : Pengumpulan Data Kembali Oleh Individu Yang Berbeda
Validasi data dilakukan oleh orang kedua (validator) yang tidak terlibat dalam pengumpulan
data asli (data pertama). Orang kedua bisa merupakan panitia PMKP atau staf diunit yang
bersangkutan, namun bukan pengumpul data pertama.
Dilakukan untuk :
1. Data yang akan dipublikasikan
2. Indikator baru atau ada perubahan dalam profilnya.

3.5. Validasi Dengan 2 Pengambil Data

Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu dari data dan penting untuk
menetapkan tingkat kepercayaan (Confidence Level) dari pengambil keputusan terhadap data itu
sendiri. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas evaluasi,
memilih apa yang harus dievaluasi, memilih dan mengkaji indikator, mengumpulkan data, validasi
data dan menggunakan data untuk peningkatan mutu.
3.5.1. Tahapan
a. Pengumpulan data pertama mengumpulkan data sesuai dengan jumlah sampel yang
disepakati. Data dapat diambil dari berkas rekam medis atau buku laporan lainnya (sampel
statistik yang valid dari rekam medik dan data lainnya).
b. Berkas rekam medis atau buku laporan lainnya yang sama dan sudah digunakan oleh
pengumpul data pertama diberikan ke pengumpul data kedua dilakukan pengumpulan ulang.
c. Pengumpulan data kedua melakukan pengumpulan data pada semua sampel atau populasi
yang sudah dikumpul oleh pengumpul data pertama.
d. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang menghitung akurasi dengan
:
Jumlah kesamaan data yang di temukan
× 100
Jumlah total data

Apabila hasilnya > 90% artinya baik.

Contoh :
Data yang terkumpul sebanyak = 64 elemen data
Data dicocokkan antara pengumpul data 1 dengan pengumpul data 2
Data yang cocok = 59
Data yang tidak cocok =5
Tingkat akurasi = 59/64 x 100
= 92%
Nilai > 90%, tidak perlu investigasi
Apabila hasilnya < 90%, maka perlu dilakukan perbaikan.

4
e. Ketika elemen data yang ditemukan tidak sama, maka dibuat catatan alasannya. Misalnya
definisi data tidak jelas, data yang dikumpulkan tidak sesuai dengan indikator, jumlah sampel
tidak sesuai, dll.
f. Lakukan tindakan untuk perbaikan.
g. Mengumpulkan sampel baru setelah semua tindakan perbaikan dilaksanakan untuk
memastikan tindakan validasi menghasilkan tingkat akurasi yang di inginkan.

5
 BAB IV
DOKUMENTASI

Indikator yang telah ditetapkan oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak Cempaka Az-Zahra Banda Aceh
merupakan suatu alat ukur mutu. Data pemenuhan indikator yang telah dikumpulkan harus divalidasi agar
data terpercaya. Staf yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisa data-data di RS
harus mampu melakukan validasi sederhana terhadap data-data yang telah dikumpulkan.