Facturacion

INTRODUCCIÓN
1. Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del

cliente hasta la salida de la mercancía, contabilizando lo
correspondiente a la cartera y los impuestos.
2. I d e n t i f i c a r l o s d i f e r e n t e s d o c u m e n t o s q u e e x i s t e
n e n e l m o v i m i e n t o d e l a facturación para realizar un
adecuado cruce entre ellos.
3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.
4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la

empresa a través de diferentes informes que evalúan la gestión.
5. Tomar decisiones con base en los números generales.
1. FACTURA DE VENTA
La factura de venta es un documento contable, donde quedaran
registrados todos los movimientos generados en una venta como
la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás. El
efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y
del cruce que se haya colocado en su creación:
1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR

La Factura de Venta en un
puede cruzar directamente con:

D o c u m e n t o D o c u m e n t o E f
e c t o e n e l i n v e n t a r i o FA
CTURA
Cruce
COTIZACION
La factura descarga el inventario
FACTURA
Cruce
PEDIDO
FACTURA
Cruce
REMISION
La remisión descarga el inventario
F A C T U R A S I N
C R U C E
FACTURA – COTIZACION:
La factura descarga el inventario y realiza las
demáscontabilizaciones como cartera, ventas, IVA,
descuentos en ventas, cargos, etc, yaque la cotización es un
documento extracontable.
FACTURA – PEDIDO:
L a f a c t u r a d e s ca r g a e l i n ve n t a r i o y r e a l i z a l a s d e m á s cont
abilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas,
cargos, etc yaque el pedido es un documento extracontable
.F AC T U R A – RE M I S I O N :
La remisión descarga el inventario ya que es un
documento contable, pero la factura a su vez contabiliza la
cartera, ventas, IVA,descuentos en ventas, cargos, etc.Estos cruces
se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición
deDocumentos.
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Para que la factura cruce directamente con la remisión se deba marcar
R.
Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar
P.
Para que la factura cruce directamente con la cotización se deba marcar
C.
7
Para que la factura no cruce con ningún documento se debe marcar
N.
Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado
previamente eldocumento por la opción
Contabilidad- Definición de Documentos
.
1.2 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA
Para elabora la factura de venta en SIIGO se de
b e i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos- Factura de Venta.
8
Se debe elegir el tipo de factura a
utilizar.A l i n g r e s a r a e l a b o r a r l a f a c t u r a e l s i s t e ma p r e g u n t
a s l o s s i g u i e n t e s c a mp o s :
CAMPOS GENERALES :Fecha:
Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura.
Nit:
Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a
facturar. El sistemapermite crearlo directamente en la elaboración de
la factura, solamente digitando élnumero del tercero, y colocándole los
datos principales, si ya esta creado se
puedel l a m a r c o n l a t e c l a d e f u n c i ó n F 2 ( a l f a b é t i c a m e n t e )
F 3 ( n u mé r i c a me n t e ) o c o n binoculares.
Centro de costo:
Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2o
binoculares permite consultarlos.
Nombre:
El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este
amarradoal nit antes digitado.
Vendedor:
Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares
permiteconsultar.
Dirección- Ciudad-Teléfono:
El sistema trae automáticamente estos datos sí sedigitaron en la
creación del tercero.
9
CAMPOS DE TRANSACCIONES:Producto:
Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el
sistemap e r mi t e co n s u l t a r l o s p r o d u c t o s q u e e s t á n c r e a d o s
c o n l a s t e c l a s d e f u n c i ó n F2 (alfabéticamente), F3 (numérica
mente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código deb a r r a s ) o c o n
los i c o n o s c o r r e s p o n d i e n t e s . Co n
l a t e c l a d e f u n c i ó n F 7 p e r mi t e cambiar la búsqueda por código,
referencia, código de barras o cuenta contable en elcaso que no se
manejen productos en la empresa.
Bodega:
Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a
facturar, con F2consulta o binoculares.
Descripción :
e l s i s t e ma t r a e a u t o má t i c a m e n t e e l n o mb r e d e l p r o d u c t o o
d e l a cuenta contable según sea el caso.
Cantidad:
Se debe colocar él numero de unidades a facturar.
Valor unitario:
Se debe colocar el valor unitario del producto,
s i s e t i e n e parametrizado una lista de precios en el tercero el
sistema lo trae automáticamente.
Valor total:
E l s i s t e ma r e a l i z a a u t o má t i c a me n t e e l c a l c u l o d e l va l o r t
o t a l d e l producto.
Porc. Descuento :
Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo enel
momento de la creación de la factura.
10
Valor del descuento:
Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizo enel
momento de la creación de la factura.
Porc. Cargo:
P e r mi t e c o l o c a r l e e l p o r c e n t a j e d e u n c a r g o , s í
p a r a m e t r i z o e n e l momento de la creación de la factura.
Valor del cargos:
P e r mi t e c o l o c a r l e u n va l o r e n u n c a r g o , s í p a r a m e t r i z o e n
e l momento de la creación de la factura.
Porcentaje de IVA:
El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que sehaya
colocado en la creación del producto.
Valor del IVA:
El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.
NOTA:
A l t e r mi n a r d e i n g r e s a r c a d a u n o d e l o s p r o d u c t o s d e l a
f a c t u r a s e d e b e grabar con la tecla de función f1 o con el icono de
bandera.EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS
DESCUENTOS CALCULADOSPRODUCTO POR PRODUCTO Y
LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN
ALGUNAMODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.
11


Forma de Pago:
Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con
F2consulta.
12
Vencimiento:
se debe colocar el numero de vencimiento.
Fecha de Vencimiento:
se debe colocar la fecha de vencimiento.
Valor :
se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento.Por ultimo
el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la
numeración estaparametrizada como automática, en caso contrario
pedirá el consecutivo.
13
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere
enviar a la impresión,vista
preliminar.E n c a s o d e h a b e r e n v i a d o e l d o c u m e n t o a l a
i m p r e s o r a e l s i s t e m a p e d i r á u n comentario , para pasar con
la tecla de función F1.
1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
P a r a ve r i f i c a r l a c o n t a b i l i z a c i ó n d e u n a f a c t u r a , s e d e b e
ingresar a la opción d e Contabilidad-Generación de
Comprobantes- Entrada de Comprobantes.
14
Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual
fue actualizado, enesta opción el sistema muestra cada una de
las contabilizaciones que genero lafactura.
2.RECIBO DE CAJA
15
El Recibo d e Ca j a e s u n d o c u me n t o co n t a b l e q u e
se utiliza para contabilizar losdiferentes recaudos de din
e r o q u e t e n g a l a e m p r e s a p o r c o n c e p t o d e c u a l q u i e r transa
cción comercial.Para la elaboración de este documento se debe
haber parametrizado previamentepor la opción de
Contabilidad – Definición de Documentos.2.1. ELABORACIÓN DEL
RECIBO DE CAJA
Para la
elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de

Documentos– Recibo de Caja.Se debe elegir el tipo de recibo que se
desea elaborar.Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema
pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:Fecha:
Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.
Cuenta:
Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del
dineropor concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de
Caja General.
16


Nit:
Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El
sistemap e r mi t e cr e a r l o d i r e c t a me n t e e n l a e l a b o r a c i ó n d e l
r e c i b o d e c a j a , s o l a me n t e digitando el numero del tercero, y
colocándole los datos principales, si ya esta creadose puede llamar con
la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) ocon
binoculares.
Centro de costo:
Nombre:
Vendedor:
permiteconsultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente,
en el caso de liquidarcomisiones por vendedores sobre recaudo en el
modulo de ventas.SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos
de contabilizaciones que son:
•
Contabilización Tipo A
•
Contabilización Tipo O
C o n t a bi l i z a c i ón Ti p o A:
Esta opción se utiliza para que el sistema traig
a automáticamente cada una de las facturas que estén
pendientes por cancelarpor parte de un cliente determinado. Cada
una de estas facturas el sistema lasmuestra por orden
de vencimiento automáticamente digitando la tecla enter.V a l e l a
pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica
c u a n d o s e t i e n e e l modulo de Cuentas por Cobrar.Al terminar el
sistema muestra el mensaje:
17
NOTA:
C O N L A TE CL A DE F U N CI O N F 9 E L S I S T E MA P E R MI T E
PASAR DE U NA FA C TU R A A O T RA , YA Q UE
E N L A M A YO RI A DE O CA S I O NE S NO S E
C A N CE L A N TODAS LAS FACTURAS.
Contabilización Tipo O:
Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentrodel
recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales
condicionados,intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema
pregunta la cuenta contableque se desea utilizar con F2
Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.Para grabar el
documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.El
sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja
si la numeraciónesta parametrizada como automática, en caso
contrario pedirá el consecutivo.
18
enviar a la impresión,vista
preliminar.E n c a s o d e h a b e r e n v i a d o e l d o c u m e n t o a l a
i m p r e s o r a e l s i s t e m a p e d i r á u n comentario, para pasar con
la tecla de función F1.
2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA
Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe
ingresar a la opción deContabilidad-Generación de Comprobantes-
Entrada de Comprobantes.
19
Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue
actualizado, enesta opción el sistema muestra cada una de las
contabilizaciones que genero elRecibo.
3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES
P a r a r e a l i z a r y c r u z a r a u t o má t i c a me n t e l o s a n t i c i p o s r e c i
b i d o s p o r p a r t e d e l o s clientes la cuenta 280505 debe estar
marcada como por Cobrar.
20
Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de
pago de anticipo declientes por la ruta Parametrizacion – Formas de
Pago.
21

En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se
debe realizarla siguiente contabilización.Se debe elegir el tipo de recibo
que se desea elaborar.
22
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta
los siguientes campos:
Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.
Cuenta:
Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del
dineropor concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de
Caja General.
Nit:
Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El
sistemap e r mi t e cr e a r l o d i r e c t a me n t e e n l a e l a b o r a c i ó n d e l
r e c i b o d e c a j a , s o l a me n t e digitando el numero del tercero, y
binoculares.
Centro de costo:
Nombre:
Vendedor:
permiteconsultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente,
en el caso de liquidarcomisiones por vendedores sobre recaudo en el
modulo de ventas.Se debe realizar una contabilización Tipo O,
utilizando la cuenta 280505 (anticipo declientes), y colocarle el
valor correspondiente al anticipo.
23
Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de
banderita.El sistema traerá automáticamente el numero del
Recibo de Caja si la numeraciónesta parametrizada como
automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.El sistema
pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la
impresión,vista preliminar.
24
En caso de haber enviado el documento a la impres
o r a e l s i s t e m a p e d i r á u n comentario, para pasar con la tecla de
función F1.
3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA
Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la
elaboración de lafactura por la opción de Documentos- Factura
de Venta.Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle
cada uno de los productosnos debemos ubicar el la opción de forma
de pago:
25
Se debe escoger la forma de pago de anticipo de
c l i e n t e s , l a c u a l d e b e e s t a r amarrada a la cuenta
280505.D e s p u é s d e e s c o g e r l a f o r m a d e p a g o c o n
l a t e c l a d e f u n c i ó n F 9 o e l i c o n o correspondiente el
sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado
elanticipo.
26


Se debe escoger el anticipo correspondiente:
27
Para verificar la contabilización del anticipo se deb
e i n g r e s a r a C o n t a b i l i d a d - Generación de Comprobantes –
Entrada de Comprobantes y llamar la factura.
28
4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES
Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no
registran ningún tipode contabilización. En SIIGO no tienen ningún
efecto contable, mas su efecto es anivel administrativo para
controlar lo cotizado vs lo facturado.Para realizar un Cotización se debe
ingresar a la opción de Ventas- Administración decotizaciones-
Elaboración.E n e s t a o p c i ó n s e d e b e e s c o g e r l a c o t i z a c i
ó n , l a c u a l d e b e e s t a r p r e v i a m e n t e parametrizada por
Contabilidad- Definición de Documentos.
29
Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la
cotización.
Nit:
Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar.
El sistemapermite crearlo directamente en la elaboración de la
cotización, solamente digitandoel numero del tercero, y colocándole los
datos principales, si ya esta creado se
puedel l a m a r c o n l a t e c l a d e f u n c i ó n F 2 ( a l f a b é t i c a m e n t e )
F 3 ( n u mé r i c a me n t e ) o c o n binoculares.
Centro de costo:
Nombre:
Vendedor:
permiteconsultar.
Fecha de Entrega:
Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
El sistema trae automáticamente estos datos si sedigitaron en la
se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el
sistemap e r mi t e c o n s u l t a r l o s p r o d u c t o s q u e e s tá n c r e a d o s
c o n l a s t e c l a s d e f u n c i ó n F 2 (alfabéticamente), F3 (numéric
amente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código deb a r r a s ) o c o
n los i c o n o s c o r r e s p o n d i e n t e s . Co n
l a t e c l a d e f u n c i ó n F 7 p e r mi t e cambiar la búsqueda por
código, referencia.
Descripción :
el sistema trae automáticamente el nombre del producto.
30
Cantidad:
Se debe colocar el numero de unidades a cotizar.
Valor unitario:
V a l or t o t a l :
Porc. Descuento :
momento de la creación de la cotización.
Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo enel
momento de la creación de la cotización.
Porc. Cargo:
P e r mi t e c o l o c a r l e e l p o r c e n t a j e d e u n c a r g o , s i
p a r a m e t r i z o e n e l momento de la creación de la cotización.
Valor del cargos:
P e r mi t e c o l o c a r l e u n va l o r e n u n c a r g o , s i p a r a m e t r i z o e n
e l momento de la creación de la cotización.
Porcentaje de IVA:
Valor del IVA:
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS
PRODUCTOS DE LAC O T I Z AC I O N S E DE B E G RAB AR C O N
L A T E C L A D E F U N CI O N F1 O C O N E LICONO DE BANDERA.
EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS

31

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la

pedirá el consecutivo.En la impresión de la cotización el sistema
pide datos como días de validez de laoferta el nombre de quien va
dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo dela persona que
elabora la cotización.
32
.
enviar a la impresión,ovista preliminar
.E n c a s o d e h a b e r e n v i a d o e l d o c u m e n t o a l a i m p r e s
función F1.
4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que este
grabada en elsistema, para esto se debe ingresar a la opción Ventas –
Mantenimiento.
33
Se debe ingresar el numero de cotización que se desea modificar y
digitar
enter.E l s i s t e m a m o s t r a r a a u t o m á t i c a m e n t e l o s p r o d u
c t o s q u e s e r e a l i z a r o n e n l a cotización, y preguntara si
desea anularlo si o no. Al responder la pregunta deseaanularlo SI
sistema borra este documento.Al responder desea anularlo
NO permite repasar el documento y realizar diferentestipos de
modificaciones como cantidad, valor, producto etc.
34
NOTA:
La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y
fecha deentrega , lo muestra sin información en el caso de que la
cotización , no este siendocruzada con otro documento ( Remisión-
Factura).A l f i n a l i z a r d e r e p a s a r e l d o c u m e n t o e l
s i s t e m a r e a l i z a r a l o s c a m b i o s correspondientes en la
cotización.
35
5. ORDENES DE PEDIDO
L a s o r d e n e s d e P e d i d o s o n d o c u me n t o s e xt r a c o n t a b l e s , l
o s c u a l e s n o r e g i s t r a n ningún tipo de contabilización. En
SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas suefecto es a nivel
administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada
unode los clientes.P a r a r e a l i z a r u n P e d i d o s e d e b e
i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e O r d e n e s d e P e d i d o Elaboración
de Ordenes de
Pedido.E n e s t a o p c i ó n s e d e b e e s c o g e r e l p e d i d o ,
e l c u a l d e b e e s t a r p r e v i a m e n t e parametrizada por
Contabilidad- Definición de Documentos.
Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido
Nit:
S e d e b e i n g r e s a r e l n i t o c. c d e l t e r c e r o a l c u a l s e
le elabora el pedido.
E l s i s t e ma p e r mi t e c r e a r l o d i r e c t a me n t e e n l a e l a b o r a c i ó n
d e l p e d i d o , s o l a me n t e digitando el numero del tercero, y
binoculares
Centro de costo:
binoculares permite consultarlos
Nombre:
amarradoal nit antes digitado
Vendedor:
permiteconsultar
Fecha de Entrega:
Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
36


se debe colocar el código del producto, para esto el sistema
permitec o n s u l t a r l o s p r o d u c t o s q u e e s t á n c r e a
d o s c o n l a s t e c l a s d e f u n c i ó n F 2 (alfabéticamente)
, F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de
barras) o con los i c o n o s c o r r e s p o n d i e n t e s . Co n
Descripción :
el sistema trae automáticamente el nombre del producto.
Cantidad:
Se debe colocar el numero de unidades del pedido.
Valor unitario:
Valor total:
Porc. Descuento :
momento de la creación del pedido.
Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo enel
momento de la creación del pedido.
Porc. Cargo:
P e r mi t e c o l o c a r l e e l p o r c e n t a j e d e u n c a r g o , s i
p a r a m e t r i z o e n e l momento de la creación del pedido.
Valor del cargos:
P e r mi t e c o l o c a r l e u n va l o r e n u n c a r g o , s i p a r a m e t r i z o e n
e l momento de la creación del pedido.
37
Porcentaje de IVA:
Valor del IVA:
N O T A: AL T E RM I N AR D E I NG R E S AR C AD A U N O D E L O S
P RO D U CT O S DE L PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA
DE FUNCION F1 O CON EL ICONODE BANDERA.

38
E l s i s t e ma t r a e r á a u t o má t i c a me n t e e l n u me r o d e l p e d i d o
s i l a n u m e r a c i ó n e s t a parametrizada como automática, en
caso contrario pedirá el consecutivo.
39
enviar a la impresión,ovista preliminar
o r a e l s i s t e m a p e d i r á u n comentario , para pasar con la tecla de
función F1.
5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una pedido que
este grabado en elsistema, para esto se debe ingresar a la opción
Pedidos – Mantenimiento de Ordenesde Pedido.
40
Se debe ingresar él numero del pedido que se desea modificar y digitar
enter.El sistema mostrara automáticamente los productos que se
realizaron en el pedido, ypreguntara si desea anularlo si o no. Al
responder la pregunta desea anularlo SI elsistema borra este
documento.Al responder desea anularlo NO permite repasar
el documento y realizar diferentestipos de modificaciones como
cantidad, valor, producto etc.
41

NOTA:
La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y
fecha deentrega , lo muestra sin información en el caso de que
el pedido , no este siendocruzada con otro documento ( Remisión-
Factura).A l f i n a l i z a r d e r e p a s a r e l d o c u m e n t o e l
s i s t e m a r e a l i z a r a l o s c a m b i o s correspondientes en el
pedido.
42
6. NOTAS REMISION
La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el
inventarioSe utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales
o totales de mercancía a uncliente determinado, para luego realizar
la correspondiente factura de
venta.P a r a l a e l a b o r a c i ó n d e l a N o t a d e R e m i s i ó n s e
d e b e i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos- Notas –
Documentos Notas.Se debe escoger el documento de nota de remisión
Tipo (S).
43
Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la
siguiente pantalla .
Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración
d e l a N o t a d e Remisión.
Nit:
Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le
e l a b o r a l a N o ta d e Remisión. El sistema permite crearlo
directamente en la elaboración de la Nota
deR e m i s i ó n , s o l a me n t e d i g i t a n d o e l n u me r o d e l t e r c e r o , y
colocándole los datosp r i n c i p a l e s , s i y a e s t a c r e a d
o s e p u e d e l l a m a r c o n l a t e c l a d e f u n c i ó n F 2 (alfab
éticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares.
44
Centro de costo:
Nombre:
Vendedor:
permiteconsultar.
se debe colocar el código del producto , para esto el sistema
permitec o n s u l t a r l o s p r o d u c t o s q u e e s t á n c r e a
d o s c o n l a s t e c l a s d e f u n c i ó n F 2 (alfabéticamente)
, F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de
barras) o con los i c o n o s c o r r e s p o n d i e n t e s . Co n
Centro de Costo:
Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Conenter
el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales
Nit:
Con la tecla de función F2
(alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permiteconsulta. O
binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los
camposgenerales.
Descripción :
El sistema trae automáticamente el nombre del producto
Debito/Credito:
El sistema genera un crédito, ya que se esta descar
g a n d o mercancía del inventarios.
45
Bodega:
Se debe ingresar el código de la bodega de la cual
s e d e s c a r g a l o s productos.
Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares.

Cantidad:
Se debe colocar el numero de unidades que se descargan de la Nota
deRemisión.
PRODUCTOS DE LANOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON
LA TECLA DE FUNCION F1 O CONEL ICONO DE BANDERA.
46

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta
correctoE l s i s t e ma t r a e r á a u t o má t i c a m e n t e e l n u m e r o d e l p
e d i d o s i l a n u me r a c i ó n e s t a parametrizada como automática, en
caso contrario pedirá el consecutivo.El sistema pregunta al
actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,ovista
preliminar
función F1.NOTA: La Nota de Remisión es un documento contable el
cual descarga los productosdel inventario.
47
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION
Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe
ingresar a la opciónde Contabilidad-Generación de Comprobantes-
Entrada de Comprobantes.Se debe indicar el tipo del documento
(S) y numero con el cual fue actualizado, enesta opción el sistema
muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Notade
Remisión.

48
7. NOTAS DE DEVOLUCION
La Nota de Devolución es un documento contable, el
c u a l r e v e r s a t o d o s l o s movimientos contabilizados en una
factura de venta (cartera –IVA-descuentos –cargos –fletes).
Adicionalmente.P a r a e l a b o r a l a N o t a d e D e v o l u c i ó n e n
S I I G O s e d e b e i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos-
Devolución de Facturas.Al ingresar a la opción el sistema pide el
tipo y numero de la factura que se deseaafectar para la devolución.
Con F2 consulta o con icono de binoculares.
49
El sistema pide el numero de la factura que se desea devolver.
50
El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura
que se estadevolviendo como nit, centro de costo , nombre ,
vendedor , dirección, ciudad ,teléfonos, producto , bodega ,
cantidad y valor . Se debe indicar el producto y elnumero
de unidades que se desean devolver.
51


PRODUCTOS DE LANOTA DE DEVOLUCION SE DEBE
GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 OCON EL ICONO DE
BANDERAForma de Pago:
El sistema trae automáticamente la forma de pago que se
utilizoen la factura de venta.
52
Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-
NO.E l s i s t e m a t r a e r á a u t o m á t i c a m e n t e e l n u m e r o d e l
a n o t a d e d e v o l u c i ó n s i l a n u m e r a c i ó n e s t a p a r a me t r i z a
d a c o mo a u t o má t i c a , e n c a s o c o n t r a r i o p e d i r á e l consecutiv
o.El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere
enviar a la impresión ,vista preliminar.
53
función F1.
7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE
DEVOLUCION
P a r a ve r i f i c a r l a c o n t a b i l i z a c i ó n d e l a N o t a d e De vo l u c i ó n ,
s e d e b e i n g r e s a r a l a opción de Contabilidad-Generación de
Comprobantes- Entrada de Comprobantes.Se debe indicar el tipo del
documento (J) y numero con el cual fue actualizado, enesta
opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que
genero la Notade Devolución.
54
NOTA:
L a N o t a d e De vo l u c i ó n e s u n d o c u m e n t o c o n t a b l e q u e p e
r mi t e d e vo l ve r d i f e r e n t e s a r t í c u l o s , l o s c u a l e s s e h a l l a
n v e n d i d o e n u n a f a c t u r a d e v e n t a , adicionalmente rever
sa las contabilizaciones como cartera, IVA,
devoluciones enventas etc.
8. NOTAS CREDITO
La Nota Crédito es un documento contable el cual e
s u t i l i z a d o p a r a r e g i s t r a r diferentes contabilizaciones que
afecten la cartera , impuestos , inventarios ect.Se utiliza cuando la
empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como unmayor
valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados
en lafactura ect.Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar
a la opción de Documentos-Notas – Documentos Notas.
55
Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C).Al ingresar al
documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla .
56


Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota
Crédito.
Nit:
Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota
Crédito.E l s i s t e ma p e r m i t e c r e a r l o d i r e c t a me n t e e n l a e l a b
o r a c i ó n d e l a No t a C r é d i t o , solamente digitando el numero del
tercero, y colocándole los datos principales, si
yae s t a c r e a d o s e p u e d e l l a m a r c o n l a t e c l a d e f u n c i ó
n F 2 ( a l f a b é t i c a m e n t e ) F 3 (numéricamente) o con binoculares.
Centro de costo:
Nombre:
Vendedor:
permiteconsultar.
57
CAMPOS DE TRANSACCIONES:Producto o Cuenta:
se debe colocar el código del producto, para esto el
sistemap e r mi t e c o n s u l t a r l o s p r o d u c t o s q u e e s tá n c r e a d o s
c o n l a s t e c l a s d e f u n c i ó n F 2 (alfabéticamente), F3 (numéric
amente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código deb a r r a s ) o c o
n los i c o n o s c o r r e s p o n d i e n t e s . Co n
l a t e c l a d e f u n c i ó n F 7 p e r mi t e cambiar la búsqueda por código,
referencia o cuenta contable, en este caso se puedeconsultar la cuenta
F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente) .
58
Centro de Costo:
Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Conenter
el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales.
Nit:
Con la tecla de función F2
(alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permiteconsulta. O
binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los
camposgenerales.
Descripción :
El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la
cuentacontable.
Debito/ Crédito:
Se debe indicar la naturaleza del movimiento .
59
Datos Generales:
Esta opción se genera solamente si la cuenta que s
e e s t a utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por
pagar.En esta opción se debe colocar el numero de la factura
que se desea afectar, paraesto el sistema pide tipo de de documento
(F), numero del tipo (001), numero de
laf a c t u r a y n u m e r o d e v e n c i m i e n t o . C o n F 2 e l s i s t e m
a p e r m i t e c o n s u l t a r l o s documentos pendientes de pago o
con el icono de binoculares.
NOTA:
Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando
nose esta afectando una cuenta contable, si no un producto
.Bodega:
Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento
ene l c a s o q u e s é e s t e u t i l i z a n d o u n p r o d u c t o .
C o n l a t e c l a d e f u n c i ó n F 2 ( p e r m i t e consulta). O binoculares.
Cantidad:
Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota
Crédito,siempre y cuando se este utilizando un producto.
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA
UNA DE LASCUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA
CREDITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O
CON EL ICONO DE BANDERA
Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
60
El sistema traerá automáticamente el numero de la nota crédito
contrario pedirá el consecutivo.El sistema pregunta al actualizar el
documento si se quiere enviar a la impresión,ovista preliminar .
61

función F1.
8.1COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO
Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar
a la opción deContabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de
Comprobantes.Se debe indicar el tipo del documento (C) y
numero con el cual fue actualizado, enesta opción el sistema
muestra cada una de las contabilizaciones que genero la NotaCrédito.
62
9. LIQUIDACION DE COMISIONES
En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones
otorgadas alos vendedores por concepto de facturación o
recaudo.SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones :
•
Comisión sobre Facturación o Recaudo
•
Comisión sobre rango de días
•
Comisión sobre productos
63
9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones
s o b r e f a c t u r a c i ó n o recaudo, dependiendo del porcentaje que
se haya colocado en la creación de losvendedores.Al ingresar el
sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidacióno
no.Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisiónEl
sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se
responde que SI ,se debe indicar el Tipo de Nomina y el código
del concepto de comisiones el cualdebe estar creado en el modulo
de nomina.
Rango de Vendedores:
Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a loscuales se les
liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigosI n c l u i d o s l o s
D e s c u e n t o s e n L a Fa c t u r a : S e d e b e i n d i c a r s i s e q u i e r e n
t o ma r
encuenta para la liquidación de las comisiones los descu
e n t o s c o n t a b i l i z a d o s e n l a factura de venta.
64
Incluidos los Cargos en La Factura:
Se debe indicar si se quieren tomar
enc u e n t a p a r a l a l i q u i d a c i ó n d e l a s c o m i s i o n e s l o s c
a r g o s ( f l e t e s - s e g u r o s e t c ) contabilizados en la factura de
venta.
D e s c ue nt os e n e l Re c i b o de C a j a :
Si se realizo algún descuento (descuentosc o n d i c i o n a d o s ) e n
e l R e c i b o d e Ca j a y s e q u i e r e q u e s e t e n g a e n c u e n t a e n
l a liquidación de las comisiones, se le debe digitar , caso contrario con
F1 o con el iconode bandera pasa a la siguiente opción.Por ultimo el
programa pregunta si se quiere ver la información detallada
(facturapor factura) o resumida (valores totales).El sistema genera un
informe para enviarlo a la impresora , vista preliminar o excel.
65
9.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS
E l s i s t e ma p e r m i t e e n e s t a o p c i ó n l i q u i d a r l a s c o mi s i o n e s
s o b r e f a c t u r a c i ó n o recaudo, dependiendo del numero del
porcentaje que se haya colocado en la opciónde rango de días.El
sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar
comisionesEl programa pregunta el rango de días de las facturas
vencida o por vencer y elporcentaje de la comisión.Ejemplo: Si nos
cancelan una factura que tiene de vencida entre –89 y 30 días
seliquidara un 3 % de comisión.
66


Después de realizar la parametrizacion del modelo para liquidar
comisiones , se debeingresar a la opción Comisión de Rango de Días
.Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para
la liquidacióno no.
67
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisiónEl sistema
pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que
SI ,se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto
de comisiones el cualdebe estar creado en el modulo de nomina
Modelo a utilizar:
Se debe colocar el numero del modelo sobre el cual se realizarala
comisión.
68
Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a loscuales se les
liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.
Incluye los Descuentos:
Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para laliquidación
de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja.
Incluya los Cargos:
Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para l
a liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc)
contabilizados en elRecibo de Caja.
Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura:
S e d e b e d i g i t a r s i s e d e s e a liquidar la comisión al vendedor que
realizado la factura o al vendedor que realizo elrecibo de caja.
Fecha Documento – Fecha de Vencimiento:
Se debe indicar si se quiere tener encuenta para la liquidación de
comisiones la fecha de elaboración de la factura o lafecha de
vencimiento.
D e s c ue nt os e n e l Re c i b o de C a j a :
Si se realizo algún descuento (descuentosc o n d i c i o n a d o s ) e n
e l R e c i b o d e Ca j a y s e q u i e r e q u e s e t e n g a e n c u e n t a e n
l a liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con
F1 o con el iconode bandera pasa a la siguiente opción.Por ultimo
el programa pregunta si quiere ver la información detallada
(factura porfactura) o resumida (valores totales.Por ultimo el
(facturapor factura) o resumida (valores
totales).S i s e i n g r e s a r o n s a l d o s i n i c i a l e s d e c a r t e r a , s
e debe ingresar el numero d e l comprobante de saldos
iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.
69
Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja:
Se deberesponder que SI, para tener en cuenta en la liquidación
de comisiones las NotasCrédito y las Notas de Devolución.El sistema
genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.
9.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre
producto, es decirque cada producto tendrá un porcentaje de
comisión, el cual se debe parametrizarpor la opción Por Productos.
70
Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor –
Producto (conF2 – binoculares consulta), y porcentaje de
comisión.Después de haber realizado esta la parametrizacion por cada
uno de los productos,se debe ingresar a la opción
Comisiones por productos.
71

Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para
la liquidacióno no.Se debe indicar el rango de fechas para liquidar
la comisión.
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO
: si se respondeque SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el código
del concepto de comisiones elcual debe estar creado en el modulo de
nomina.
72
Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a loscuales se les
liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.
Incluidos los Descuentos:
Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para laliquidación
de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.
Detalla los Productos:
Se debe responder SI si desea generar el informe detalladopor
producto, caso contrario se debe responder NO.Por ultimo el
(facturapor factura) o resumida (valores totales.El sistema genera un
informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.
73
10. INFORME DE VENTAS10.1 ESTADISTICAS DE VENTAS
En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes
para
analizare l c o m p o r t a m i e n t o d e l a s v e n t a s , d e l o s d i f e r e
n t e s p r o d u c t o s q u e m a n e j e l a empresa. SIIGO genera
estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centrode costo,
ciudad etc.En este informe el sistema discrimina la información
de cada uno de los productos,con cantidades y valores.
10.2 INFORMES DE PARTICIPACION
74
En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de
productos.En este informe permite analizar el porcentaje de
participación de cada uno de losproductos con respecto a las ventas
de la compañía. El sistema muestra el producto,la cantidad vendida, el
valor vendido y el porcentaje de participación.
75
10.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se
muestra lacartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.
Cartera General:
Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestrael nit
y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.
Cartera general por Zona:
Permite generar un informe discriminado por Zona yvendedor,
donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor
yfecha de vencimiento.
Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas:
Esta opción permite generar informesdonde se clasifica la cartera
por edades de cada uno de los vendedores, los cualespueden ser
a 5 o 10 columnas
dependiendo de la
impresora.N O T A : L o s m o d e l o s d e l a s E d a d e s d e C a
r t e r a d e b e n e s t a r p a r a m e t r i z a d o s previamente por
el Modulo de
C u e n t a s p o r C o b r a r - E d a d e s d e C a r t e r a - Actualiza a 5
o 10 Columnas
.
76

El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de
las facturas, en lacolumna correspondiente.
11.GESTION DE COBRANZA
El modulo de Gestión de Cobranza permite controlar la gestión de las
personas ques e d e d i c a n a l a l a b o r
de cobranza en las e mp r e s a s . P a r a esto debe

h a b e r s e parametrizado previamente la
tabla de cobradores, calificaciones y seguimientos .

11.1 Seguimientos
En esta opción el sistema permite controlar los diferentes tipos de
seguimientos quese realicen a un cliente.
77
El sistema pide el Nit del cliente al cual se le realiza
el seguimiento. Con la tecla defunción F2-F3 o binoculares el sistema
permite realizar la consulta.Se debe escoger el tercero correspondiente
.
Paso seguido el sistema pedirá el cobrador, con F2 o binoculares realiza
la consulta.
78
Con enter el sistema pide la observación, en lo donde se debe
colocar en formaresumida lo hablado por parte del cobrador con el
cliente.
79
Paso seguido el sistema pedirá el compromiso, con F2 o Binoculares
consulta.
80
El sistema pide Fecha y hora del compromiso, y si ya fue ejecutado o
no.El sistema permite realizar varios seguimientos en caso que se
necesiten.
11.2 Informe de Seguimientos
E n e s t a o p c i ó n e l s i s t e ma mu e s t r a l o s
d i f e r e n t e s s e g u i m i e n t o s q u e s e t e n g a n pendientes en un
periodo determinado.

81

Al ingresar a la opción el sistema pregunta el rango de cobradores,
rango de fechasdonde se quiere ver el informe y el ordenamiento (
alfabético o numérico).El sistema permite enviar el informe a la
impresora, vista preliminar o Excel.
82
El sistema muestra en el informe código del cobrador, nombre del
cliente, contacto,teléfono, seguimiento, fecha y hora.
11.3 Marca Seguimientos
Esta opción permite marcar los seguimientos pendientes
de
realizar comoe j e c u t a d o s , p a r a e s t o s e i n g r e s a a l a o p
c i ó n G e s t i ó n d e C o b r a n z a – m a r c a seguimientos.Al
ingresar el sistema pide
código del cobrador ( con F2 o icono de binocularesconsulta),

rango de fecha y tercero.
83
Se debe escoger el seguimiento ejecutado, y se
d e b e m a r c a r c o n e l i c o n o correspondiente. Para salir con la
tecla de función F1 o icono de bandera.
11.4 Informe de Cobranza
En esta opción el sistema genera un informe donde
muestra la cartera proyectada,la recaudada y la pendiente.

84
Permite generar el informe a nivel General, ordenada por Cuenta o
por Cobrador.
Rango de Fechas:
se debe colocar el rango de fechas del informe.
A un corte anterior:
para generar el informe a la fecha se le responde que No ( sedeja el
espacio en blanco.
Cobrador:
El sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el cobrador del
catalogode los terceros, o el cobrador del recibo de caja.
Ordenamiento:
El sistema permite colocar la fecha
optimista, pesimista o realdefinidos en él
modulo del tesorero.

85
El sistema muestra el cliente, él numero de la factura, el valor
proyectado, el valorpendiente y porcentaje de cumplimiento.
11.5 Estadísticas
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes
para controlar lagestión de los diferentes cobradores de la empresa
.
86


En esta opción permite generar informes de efectividad, seguimientos,
llamadas porfecha y hora, clientes sin llamar , números de
seguimientos y asignados a otrasáreas.
11.6 Interfases
En esta opción el sistema permite generar archivos planos de la
información delmodulo de gestión de cobranza.
87
El sistema muestra el nombre de los archivos, y la ubicación de los
mismos.
88
TALLER
89

ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE INVENTARIOS
b e i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos- Factura de
Venta.Se debe elegir el tipo de factura a
CAMPOS GENERALES :
90
F e c h a : 2 0 0
4 / 0 1 / 1 5 N i
t : 8 2 0 . 4 2
1 . 6 8 9 F 2
c o n s u l t
a C e n t r o d
e C o s t o : 0
0 0 1 F 2 c o n
s u l t a N o m b r e : L
i b r e r í a P a n a m e r i
c a n a V e n d
e d o r : 0
0 2 F 2 c
o n s u l t
a D i r e c c i ó n - C i u d a d - TeléfonoEl sistema
trae estos datosautomáticamente
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Con la informacion de la tabla , facturar los siguientes productos:
P r o d u c t o C e n t . CostoB
o d e g a C a n t V l r . U n i t
P o r c DescPorc Ret
T e l e v . S o n y 2 0 Pulg.0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 u
n i d $ 1 . 0 0 0 . 0 0 01 0 %
3 . 5 % Telev. Sony 40Pulg.0 0 0 1 0
0 0 1 1 5 u n i d $ 2 . 5 0 0 . 0 0 0
5 % 3 . 5 % D.V.DSamsu
mg0 0 0 1 0 0 0 1 5 u n
i d $ 3 6 0 . 0 0 0 1 0 %
3 . 5 %
PRODUCTOS DE LAFACTURA SE DEBE GRABAR CON LA
TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONODE BANDERA.
91

Forma de Pago:
F2consulta.
Vencimiento:
se debe colocar el numero de vencimiento
2004/02/15.Fecha de Vencimiento:
se debe colocar la fecha de vencimiento.
Valor :
se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.
92

pedirá el
consecutivo.E n c a s o d e h a b e r e n v i a d o e l d o c u m e n t o a l
a i m p r e s o r a e l s i s t e m a p e d i r á u n comentario, para pasar
con la tecla de función F1.
93
enviar a la impresión,vista preliminar .
94
Sé digita OK para continuarPara salir de informe se debe ingresar a la
opción de Archivo – Salir.
95
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC
(Escape).COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
P a r a ve r i f i c a r l a c o n t a b i l i z a c i ó n d e u n a f a c t u r a , s e d e b e
ingresar a la opción d e Contabilidad-Generación de
Comprobantes- Entrada de Comprobantes.Se debe indicar el tipo del
documento (F) y numero con el cual fue actualizado, enesta
opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que
genero lafactura.Después de analizar este documento se debe colocar
la opción de Ignorar.
96
ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA
Para la elaboración de este documento se debe haber
parametrizado previamentepor la opción de
Contabilidad – Definición de Documentos.
Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la opción de
Documentos –Recibo de Caja.Se debe elegir el tipo de recibo que se
desea
elaborar.E n e s t a o p c i ó n s e d e b e r e p a s a r c o n E NT E R E l t i p
o d e Do c u me n t o - Do c u me n t o - Numero.
97
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta
los siguientes campos:
2004/01/25
Cuenta:
1 1 0 5 0 5 C u e n t a
d e C a j a G e n e r
a l
Nit:
8 2 1 . 4 2 1 . 6 8 9 F 2 -
C o n s u l t a
Centro de Costo:
0 0 0 1 F 2 -
C o n s u l t a
Nombre:
Librería Panamericana
Vendedor:
0 0 0 2 F 2 -
C o n s u l t a
SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de
contabilizaciones que son:
•
Contabilización Tipo A
•
Contabilización Tipo O
C o n t a bi l i z a c i ón Ti p o A:
Esta opción se utiliza para que el sistema traig
a automáticamente cada una de las facturas que estén
pendientes por cancelarpor parte de un cliente determinado. El
sistema traerá las facturas pendientesdigitando la tecla ENTER.
98
Al terminar el sistema muestra el mensaje:N O T A : C O N L A T E CL A
D E FU N CI O N F 9 E L S I S TE MA P E R MI TE P A S A R DE
U N A FA CT U RA A O T RA , YA Q UE E N L A MA Y O RI A DE
O CA S I O NE S NO S E C A NC E L A N TODAS LAS FACTURAS.
Contabilización Tipo O:
Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentrodel
recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales
condicionados,intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema
pregunta la cuenta contableque se desea utilizar con F2
Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.Para grabar el
documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.
99
El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja
contrario pedirá el consecutivo.El sistema pregunta al actualizar el
documento si se quiere enviar a la impresión,vista preliminar .
100
función F1.Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo
– Salir.
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA
Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe
ingresar a la opción deContabilidad-Generación de Comprobantes-
Entrada de Comprobantes.
101


Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue
actualizado, enesta opción el sistema muestra cada una de las
contabilizaciones que genero elRecibo.Después de analizar este
documento se debe colocar la opción de Ignorar.
102
ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE SERVICIOS
Venta.Se debe elegir el tipo de factura a
CAMPOS GENERALES:
F e c h a : 2 0 0
4 / 0 1 / 1 5 N i
t : 8 6 0 . 5 1
5 . 1 8 0 F 2
c o n s u l t
a C e n t r o d
e C o s t o : 0
0 0 1 F 2 c o n
s u l t a N o m b r e : E
m p . D e s e r v i c i o s
d e S a l u d Marynea
E.P.SV e n d e d
o r : 0 0 2
F 2 c o n
s u l t a D i r e c c i ó n
- C i u d a d - TelefonoEl sistema trae estos
datosautomáticamente
103
Con la tecla de función F7 , permite cambiar de producto a cuenta
contable.
C U E N T A C E N T . C O S T
V L R T O T A L P O R C D E
S C . I V A
411805
0 0 0 1 $ 1 . 0 0
0 . 0 0 0 1 0 %
1 6 % NOTA: AL TERMINAR DE
INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA
SEDEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL
ICONO DE BANDERA.EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES
TOTALES DE LOS DESCUENTOS
CALCULADOSC U E N T A P O R C U E N T A Y L O S C A R G O S ,
L O S C U A L E S S I N O T I E N E N A L G U N A MODIFICACION SE
DEBEN REPASAR CON ENTER.
Forma de Pago:
F2consulta.
104
Vencimiento:
se debe colocar la fecha de vencimiento
2004/02/20.Valor :
se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.Por ultimo el
sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente él numero de la factura si la
105
función F1.El sistema pregunta al actualizar el documento si se
quiere enviar a la impresión,vista preliminar.Para salir de informe se
debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.
ELABORACION DE NOTA DE REMISION – CRUCE – FACTURA DE VENTA
Para poder cruzar la Nota de Remisión con la Factura de Venta
se debe ingresar aContabilidad- Definición de Documentos.Factura
de Venta.
106


Debe colocarse la letra:
R.
Obliga el cruce:
SI.
NOTA DE REMISION.
107
Cruza con Factura/No cruza:
F.ELABORACION DE LA NOTA DE REMISION
Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe
i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos- Notas – Documentos
Notas.
108
Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S.Al ingresar
al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla
.
109
CAMPOS GENERALES :FECHA
20/01/2004
NIT:
8 0 0 . 1 2 3 . 4 5 4 F 2 C o n s
u l t a
CENTRO DE COSTO
0 0 0 1 F 2 C o n s u l
t a
NOMBRE
A T O D A H O R A E l p r o g r a m
a l o m u e s t r a
VENDEDOR
0 0 0 2 F 2 C o n s u l
t a
DIRECCION-CIUDAD-TEL.
Enter El programa lo muestra
Con la información de la tabla, remisionar los siguientes productos (con
F2 consultalos productos):
110
P r o d u c t o C e n t . Costo
B o d e g a C a n t B o d e g a D e b /
C r e d
L a v a d o r a I c a s a 0
0 0 1 0 0 0 1 1 0 u n i d
0 0 0 1 C T e l e v. S o n y 4 0 Pulg.0 0 0
1 0 0 0 1 1 5 u n i d
0 0 0 1 C D . V . D
S a m s u m g 0 0 0 1 0 0 0 1
5 u n i d 0 0 0 1 C
PRODUCTOS DE LANOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON
LA TECLA DE FUNCION F1 O CONEL ICONO DE BANDERA
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta
correcto.E l s i s t e m a t r a e r á a u t o m á t i c a m e n t e é l n u m e r o d e l
p e d i d o s i l a n u m e r a c i ó n e s t a parametrizada como automática, en
caso contrario pedirá el consecutivo.
111

enviar a la impresión,ovista preliminar .
112
función F1.Para salir de informe se debe ingresar a la
opción de Archivo – Salir.

INFORMES DE NOTAS DE REMISION
Los siguientes son informes de las Notas de Remisión:
Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente
por Producto(pantalla):
Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado
.Para consultar el producto con la tecla de función F2.
113
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).
Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-
Pendiente por Cliente(pantalla):
E s t e i n f o r me mu e s t r a l a s c a n t i d a d e s Re m i s i o n a d a s vs l o
F a c t u r a d o discriminado por cliente.Se debe escoger el tercero
( 800.123.454) con la tecla de función F2 consulta.
114
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).
ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA CRUZANDO CON NOTA
DEREMISION
Venta.Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.
115
Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Remisión
, con F3permite consultar la Notas pendientes por cruzar.S e d e b e
e s c o g e r l a No t a d e Re m i s i ó n q u e s e d e s e a c r u z a r y d i g i t a r
l a t e c l a d e función F1 o la opción Fin de Selección.El sistema pide el
centro de costo con F2 permite consultar.
116


Fecha:
31/01/2004 se digita enter.EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES
TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOSPRODUCTO POR
PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN
Forma de Pago:
F2consulta.
117
Vencimiento:
se debe colocar él numero de vencimiento.
2004/02/28.Valor :
se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.Por ultimo el
sistema pregunta si el documento esta correcto.
pedirá el consecutivo.El sistema pregunta al actualizar el
documento si se quiere enviar a la impresión,vista preliminar.
118
– Salir
ELABORACION DE COTIZACION – CRUCE – FACTURA DE VENTA
Para poder cruzar la Cotización con la Factura de
Venta se debe ingresar a Contabilidad- Definición de
Documentos.Factura de Venta
119
Debe colocarse la letra:
C
Obliga el cruce:
SI
120
ELABORACION DE LA COTIZACION
Para la elaboración de la Nota la Cotización se debe ingresar a la
opción de Ventas-Admón. de Cotizaciones –Elaboración.En esta opción
se debe escoger la cotización .
121


CAMPOS GENERALES :FECHA
10/01/2004
NIT
8 0 . 2 5 6 . 3 3 6 F 2 C o n s u l t
a
CENTRO DE COSTO
0 0 0 1 F 2 C o n s u
l t a
NOMBRE
Cent de Servicio Mobil
VENDEDOR
0 0 0 1 F 2 C o n s u
l t a
FECHA DE ENTREGA
15/01/2004
FORMA DE PAGO
CREDITO 30 DIAS
Con la información de la tabla , facturar los siguientes productos
con F2 permiteconsultar los productos:
P o r c Desc
T e l e v . S o n y 2 0 Pulg.0 0 0 1 0 0 0 1 1 0
u n i d $ 1 . 0 0 0 . 0 0 010%Telev. Sony 40
Pulg.0 0 0 1 0 0 0 1 1 5 u n i d $ 2
. 5 0 0 . 0 0 05%D.V.DSamsumg0 0 0 1 0
0 0 1 5 u n i d $ 3 6 0 . 0
0 0 1 0 % NOTA: AL TERMINAR DE INGRES
A R C A D A U N O D E L O S P R O D U C T O S D E L A COTIZ
ACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON
EL ICONO DEBANDERA.
122
ALGUNAMODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.Por

ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la

123
En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días
de validez de laoferta, el nombre de quien va dirigida, días para
la entrega, forma de pago y cargode la persona que elabora la
cotización.El sistema pregunta al actualizar el documento si se
quiere enviar a la impresión,ovista preliminar .
124
– Salir.
ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON COTIZACION
Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe
i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos- Factura de Venta.

125
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.Al ingresar a elaborar la factura
el sistema pregunta la Cotización, con F3 permiteconsultar
las Cotizaciones pendientes por cruzar.
126


Se debe escoger la Cotización que se desea cruzar y digitar la tecla de
función F1 ola opción Fin de Selección.
Fecha:
31/01/2004 se digita enter.Se debe digitar con enter todos los campos,
ya que el sistema al estar cruzando conuna la Cotización, trae
automáticamente cada uno de los datos.Al terminar de repasar cada
uno de los campos de la factura, se debe digitar la teclade función F1 o
el icono de bandera.EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES
TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOSPRODUCTO POR
127
Forma de Pago:
F2consulta.
128
Vencimiento:
2004/02/28.Valor :
se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.Por ultimo
el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura,si la

129
función F1.Para salir de informe se debe
ingresar a la opción de Archivo – Salir.

ELABORACION DE PEDIDOS – CRUCE – FACTURA DE VENTA
Para poder cruzar El Pedido con la Factura de Venta se debe ingresar
a Contabilidad-Definición de Documentos.Factura de Venta
130
Se debe ingresar a la parametrizacion de la Factura y
responder a la pregunta:Debe colocarse la letra:

P
Obliga el cruce:
SI
131

ELABORACION DEL PEDIDO
Para la elaboración de la ORDEN DE PEDIDO se debe ingresar
a la opción OrdenesDe Pedido- Elaboración de ordenes
de Pedido.En esta opción se debe escoger el Pedido, si se tienen varios
parametrizados.
CAMPOS GENERALES:FECHA
10/01/2004
NIT
8 6 0 . 5 1 5 . 4 7 8 F 2 C o n s u l t a
CENTRO DE COSTO
0 0 0 2 F 2 C o n s u
l t a
NOMBRE
Club Deportivo América
VENDEDOR
0 0 0 1 F 2 C o n s u
l t a
FECHA DE ENTREGA
15/01/2004
FORMA DE PAGO
CREDITO 30 DIAS
132
Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos
con F2 permiteconsultar los productos:
P o r c Desc
T e l e v . S o n y 2 0 Pulg.0 0 0 1 0 0 0 1 8
u n i d $ 1 . 0 0 0 . 0 0 010%Telev. So
ny 40Pulg.0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 u n i d $
2 . 5 0 0 . 0 0 05%D.V.DSamsumg0 0 0 1 0
0 0 1 1 5 u n i d $ 3 6 0 . 0
0 0 1 0 % NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA
UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SEDEBE GRABAR CON LA
TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.EL
SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS
ALGUNAMODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.Por

ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

133
E l s i s t e ma t r a e r á a u t o má t i c a me n t e é l n u me r o d e l P e d i d o ,
s i l a n u m e r a c i ó n e s t a parametrizada como automática, en
caso contrario pedirá el consecutivo.El sistema pregunta al actualizar el
documento si se quiere enviar a la impresión, ovista preliminar
– Salir.
INFORMES DE ORDENES DE PEDIDO
134
SIIGO permite generar diferentes tipos de informes para
controlar las diferenciasentre lo Pedido vs lo Facturado. Dentro de
estos informes están:
Ordenes de Pedido-Pendientes por Producto- Pantalla:
Este informe muestralas diferencias entre lo Pedido y lo Facturado
desde el punto de vista del producto.Con la tecla de función F2 el
sistema permite llamar el producto.
135
Ordenes de Pedido-Pendientes por Cliente- Pantalla:
Este informe muestra lasdiferencias entre lo Pedido y lo Facturado
desde el punto de vista del cliente.
Ordenes de Pedido-Análisis de Pedidos - Pantalla:
Este informe muestra
elS a l d o A c t u a l d e l p r o d u c t o , l a s u n i d a d e s p e n d i e n t e s p o r
e n t r e g a r , l a s c o m p r a s pendientes por recibir y la disponibilidad del
producto.
136

ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON PEDIDO
137
Venta.Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.Al ingresar a elaborar la
factura el sistema pregunta el Pedido, con F3
permiteconsultar los Pedidos pendientes por cruzar.
138
Se debe escoger el Pedido que se desea cruzar y digitar la tecla de
función F1 o laopción Fin de Selección.
Fecha:
15/01/2004 sé digita enter.Se debe digitar con enter todos los campos,
ya que el sistema al estar cruzando conel Pedido, trae automáticamente
cada uno de los datos.Al terminar de repasar cada uno de los campos
de la factura, se debe digitar la teclade función F1 o el icono de
banderita.EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES
DE LOS DESCUENTOS CALCULADOSPRODUCTO POR
139
Forma de Pago:
F2consulta.
140
Vencimiento:
se debe colocar él numero de vencimiento.
2004/02/15.Valor :
se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.Por ultimo
el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura, si la

141


– Salir.
INFORMES DE CARTERA
SIIGO permite generar diferentes tipos de informes, que permiten
controlar, analizary auditar la información correspondiente al
manejo de la cartera en la empresa.Dentro de los informes más
representativos del modulo de Cuentas por Cobrar estánlos siguientes:
Cuentas por Cobrar-Estados de Cuenta-Pantalla:
Este informe permite visualizarlas Facturas Vencidas y por Vencer que
tenga cada uno de los clientes que maneje laempresa.
142
E l s i s t e ma p i d e e l n i t d e l t e r c e r o ( F 2 c o n s u l t a ) , y m u e s t r a
l a c u e n t a c o n t a b l e , numero del documento, fecha de elaboración,
fecha de vencimiento, días (si son diasnegativos la factura esta vencido,
si son días positivos la factura esta por vencer) , yvalor de la factura.
Cuentas por Cobrar-Circulares de Cobro-Actualiza
:
El sistema permite crear 99tipos de circulares de cobro, los cuales sé

parametrizan en esta opción.Se debe digitar él numero de modelo a
actualizar.
143
Parte superior y parte inferior: en esta opción se debe colocar los
comentarios, quevayan a salir en el momento de imprimir las circulares
de cobro.Después de haber parametrizado la circular de cobro se debe
imprimir por la opciónutiliza
(Cuentas por Cobrar- Circulares de Cobro –Utiliza.Cuentas por
Cobrar-Edades de Cartera:
por edades, las cuales pueden ser a 5 o 10 columnasdependiendo
de la impresora. SIIGO permite parametrizar 99 modelos de cartera
lascuales dependiendo de las columnas se crean por la opción
Edades de Cartera –Actualiza a 5 columnas - 10 columnas.
144
El sistema pide el numero del modelo y el nombre.Al parametrizar un
numero, menor que cero es decir un numero negativo, el
sistemamostrara en esta columna la cartera vencida, caso contrario
mostrara la cartera porvencer.
145
D e s p u é s d e p a r a me t r i z a r l a s E d a d e s d e Ca r t e r a s e d e b e
i n g r e s a r a E d a d e s d e Cartera – Informe a 5 Columnas y generar el
informe.
146
El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de
Cuentas por Cobrar- Movimiento de Cartera-Movimiento Auxiliar:
Esta opciónpermite generar un informe donde el
sistema muestran los Recibos de Caja y
elnumero de Facturas que se cancelaron.
Cuentas por Cobrar- Análisis de Cartera- General:
El sistema genera un informedonde muestra el movimiento en
valores las compras y pagos realizados por losclientes en los
últimos meses.
147
Informes de VentasEstadísticas de Ventas
148
En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes
para analizarel comportamiento de las ventas, de
los diferentes productos que maneje laempresa. SIIGO genera

estadísticas por
cliente, producto, vendedor, bodega,centro de costo, ciudad etc.En
este informe el sistema discrimina la información de cada uno
de los productos,con cantidades y valores.
Informes de Participación
149
En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de
productos.
150
En este informe permite analizar el porcentaje de participación
de cada uno de losproductos con
respecto a las ventas de la compañía. El sistema m

u e s t r a e l producto , la cantidad vendida, el valor vendido y el
porcentaje de participación.
Administración de Vendedores
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se
muestra lacartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.
Cartera General:
Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestrael nit
y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.
Cartera general por Zona:
Permite generar un informe discriminado por Zona yvendedor,
donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor
yfecha de vencimiento.
151

Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas:
por edades de cada uno de los vendedores, los cualespueden ser
a 5 o 10 columnas
dependiendo de la
impresora.N O T A : L o s m o d e l o s d e l a s E d a d e s d e C a
r t e r a d e b e n e s t a r p a r a m e t r i z a d o s previamente por
el Modulo de
C u e n t a s p o r C o b r a r - E d a d e s d e C a r t e r a - Actualiza a 5
o 10 Columnas
.El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de
152
SIIGO Dejando huella...........Caminando hacia
el futuro........... .www.siigo.com
153
SIIGO Dejando huella...........Caminando hacia

el futuro........... .www.siigo.com
154
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INTRODUCCIÓN

1. Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del

3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.

4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la

5. Tomar decisiones con base en los números generales.

1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR

puede cruzar directamente con:

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SIIGO Dejando huella...........

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SIIGO Dejando huella...........

elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de

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SIIGO Dejando huella...........

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SIIGO Dejando huella...........

ALGUNAMODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

SIIGO Dejando huella...........

El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la

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SIIGO Dejando huella...........

ALGUNAMODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

Comience La Prueba Gratis

Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares.

SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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SIIGO Dejando huella...........

de cobranza en las e mp r e s a s . P a r a esto debe

tabla de cobradores, calificaciones y seguimientos .

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

código del cobrador ( con F2 o icono de binocularesconsulta),

muestra la cartera proyectada,la recaudada y la pendiente.

optimista, pesimista o realdefinidos en él

modulo del tesorero.

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SIIGO Dejando huella...........

SIIGO Dejando huella...........

SIIGO Dejando huella...........

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la

Comience La Prueba Gratis

SIIGO Dejando huella...........

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SIIGO Dejando huella...........

SIIGO Dejando huella...........

opción de Archivo – Salir.

Comience La Prueba Gratis

SIIGO Dejando huella...........

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SIIGO Dejando huella...........

ALGUNAMODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.Por

El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la

i n g r e s a r a l a o p c i ó n d e Documentos- Factura de Venta.

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