PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS - ARDUINOMAZ S.A.

OBJETIVO
Recibir la mercancía debidamente con el propósito de abastecer la demanda de la
empresa ARDUINOMAZ S.A.S.
DIAGRAMA DEL PROCESO
Comprador Proveedor Usuario Encargado de
almacén

1 Enviar orden
Recibir y surtir
de compra al
orden de compra
proveedor

Destinatario Recibir
mercancía

2 Recibir
tráiler con la
mercancía

3 Tomar
muestra de
mercancía
recibida

4 Dar
indicaciones
de acomoda
de
mercancía

5 Capturar en
el sistema la
mercancía
recibida

6 Entregar Realizar
factura a toma física
revisión de inventario
 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS - ARDUINOMAZ S.A.S

RESPONSABILIDADES

Secuencia Responsable Actividades

Enviar orden de compra al proveedor
1 Comprador 1.- Recibir la Orden de Compra autorizada por el Director de
Administración y Finanzas, Servicios Generales e imprimirla.
2.- Enviar Orden de Compra al Proveedor seleccionado para que surta
los productos solicitados.
Recibir y surtir orden de Compra
1 Proveedor 3. Recibir del comprador la Orden de Compra
4. Recibir adjunto a la Orden de Compra en su caso, la “Hoja de
Atributo” (es la programación con fechas y cantidades de entrega) y
surtir el material de acuerdo a la descripción solicitada y en el tiempo
requerido.
5. Enviar la mercancía dependiendo el destinatario:
 Directamente al Usuario
 Entrega al Almacén
Recibir mercancía
1 Usuario 1. Recibir del proveedor la mercancía solicitada.
2. Revisar si el pedido contiene las especificaciones solicitadas en
calidad y unidades requeridas.
3. Firmar y sellar en la factura del proveedor de recibido, para que éste
a su vez tramite el pago de la misma.
Encargado Recibir tráiler con la mercancía
2 de almacén 1. Recibir las mercancías revisando las especificaciones de empaque
acordadas en el contrato.
Tomar muestra de mercancía recibida
3 Encargado 1. Tomar una muestra de la mercancía recibida, verificando el
de almacén contenido.
2. Verificar que el pedido esté en buen estado y que cuenta con todos
sus accesorios correspondientes al producto.
3. Firmar y sellar la factura del proveedor de recibido.
Dar indicaciones de acomodar la mercancía recibida
4 Encargado 1. Informar al Auxiliar de Almacén el rack donde se acomodará la
de almacén mercancía que se está recibiendo, de tal manera que quede organizado
por PEPS, es decir, lo primero que se recibió es lo primero que debe
salir.
Encargado Capturar en el sistema la mercancía recibida
5 de almacén 1. Realizar la captura en el sistema del almacén diariamente de todos
los artículos recibidos
Entregar factura a revisión
6 Proveedor 1. Acudir los días de entrega de facturas a revisión y entregar la factura
al Jefe de Cuentas por Pagar a cambio de un contra-recibo para que se
realice el trámite de su cheque o transferencia bancaria de acuerdo a
las condiciones de pago negociadas.
Realizar toma física de inventario
7 Encargado 1. Revisar diariamente la existencia de mercancía en el archivo
de almacén electrónico.
2. Revisar semanalmente la existencia física vs la existencia en el
archivo electrónico.
3. Realizar inventario físico mensualmente y cotejarlo vs el inventario en
el sistema, aclarando las diferencias en su caso.