CONTOH

PANDUAN PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI, ALKES DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI (PKPO 3 EP 1)

1. PENDAHULUAN

Perbekalan farmasi meliputi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan ( alkes ), dan Bahan Medis
Habis Pakai. Sediaan Farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika. Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ( BMHP ) di Instalasi Farmasi perlu dilakukan
penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan obat dengan cara yang benar
membantu menjaga kondisi obat tetap dalam keadaan yang baik atau tidak rusak. Selain itu, juga
dapat menghindarkan kesalahan penggunaan obat.

Beberapa macam obat seperti obat radioaktif dan obat yang dibawa pasien sebelum
rawat inap mungkin memiliki risiko keamanan.

Obat program pemerintah atau obat emergensi dimungkinkan ada kesempatan

penyalahgunaan atau karena ada kandungan khusus (misalnya nutrisi), memerlukan ketentuan
khusus untuk menyimpan dan mengawasi penggunaannya.

RS sakit menetapkan prosedur yang mengatur tentang penerimaan, identifikasi, tempat

penyimpanan, dan distribusinya. (lihat juga MFK 4.1)

Obat membutuhkan perlakuan khusus dalam penyimpanan tergantung dari

karakteristiknya sehingga obat tetap bisa dipakai dan tidak kehilangan efeknya. Penyimpanan harus
dapat menjamin kualitas dan keamanan Sediaan Farmasi, alkes dan BMHP sesuai dengan
persyaratan kefarmasian, yaitu persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, suhu, cahaya,
kelembaban, ventilasi, dan penggolongan jenisnya.

2. Tujuan
Tujuan Umum :
Terwujudnya sistem penyimpanan yang baik, memudahkan dalam pengelolaan dan pencarian
sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tujuan Khusus :
1. Menjaga sediaan farmasi dalam keadaan baik, aman dan bermutu.
2. Menghindari kesalahan penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Memudahkan pengawasan stok untuk menjaga ketersediaan dengan baik.
 4. Memudahkan dan mempercepat pelayanan karena penyimpanan dilakukan menurut system
tertentu.

3. Pengertian
1) Penyimpanan perbekalan farmasi adalah merupakan kegiatan penyimpanan dan pengaturan
perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan, dibedakan menurut bentuk sediaan
dan jenisnya, menurut suhunya, kestabilannya, mudah tidaknya meledak, tahan tidaknya
terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan farmasi
sesuai kebutuhan.
2) Resep adalah permintaan tertulis dari dokter atau dokter gigi, kepada apoteker, baik dalam
bentuk paper maupun electronik untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai
peraturan yang berlaku.
3) Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan
diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi
untuk manusia.
4) Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan,
reagensia, radio farmasi, gas medis dan bahan medis habis pakai.
5) Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika.
6) Alat kesehatan ( alkes ) adalah instrumen, aparatus, mesin dan/atau implan yang tidak
mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan
meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan/atau
membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
7) Bahan Medis Habis Pakai ( BMHP ) adalah alat kesehatan yang ditujukan untuk penggunaan
sekali pakai (single use) yang daftar produknya diatur dalam peraturan perundang-undangan.

4. RUANG LINGKUP:
Sediaan farmasi, alkes, dan BMHP disimpan di tempat yang sesuai, dapat di gudang logistik, di
instalasi farmasi, atau di satelit atau depo farmasi serta diharuskan memiliki pengawasan di
semua lokasi penyimpanan.
 Ruang lingkup penyimpanan perbekalan farmasi meliputi :
1. Instalasi Farmasi ,depo /satelit Farmasi
2. Gudang Farmasi
3. Instalasi Rawat Jalan
4. Instalasi Rawat Inap
5. IGD, Instalasi Kamar Operasi dan ICU
6. Lain-lain (Laboratorium &Radiologi )

5. TATA LAKSANA
Ruang penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai Rumah
Sakit disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan, serta harus memperhatikan kondisi sanitasi,
temperatur, sinar/cahaya, kelembaban, ventilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan
keamanan petugas, terdiri dari:

a) Kondisi umum untuk ruang penyimpanan:

(1) Obat jadi

(2) Obat produksi ( bila ada )

(3) bahan baku Obat ( bila ada )

(4) Alat Kesehatan

b) Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan:

(1) Obat termolabil

(2) bahan laboratorium dan reagensia

(3) Sediaan Farmasi yang mudah terbakar

(4) Obat/bahan Obat berbahaya

Metode penyimpanan dilakukan berdasarkan:

1). Penggabungan FIFO dan FEFO:

Penggabungan FIFO ( First in first out ) dengan FEFO ( first expiry first out ) agar ada
pertimbangan bila obat yang datang belakangan dengan ED yang lebih awal dapat digunakan
terlebih dahulu.

2). Penyimpanan berdasarkan abjad:

Untuk mempermudah pengambilan obat dan juga harus berdasarkan bentuk sediaan.

Misal sediaan tablet kita urutkan dari huruf A (Amoxilin), B (Betametason), C (Ciproheptadin)
dan seterusnya.

3).Berdasarkan generik dan non generik

Obat generik dan non generik dipisahkan dan disusun berdasarkan abjad dan berdasarkan
bentuk sediaan.

4). Berdasarkan kelas terapi obat

Yaitu berdasarkan khasiat atau indikasi obat tersebut, misal golongan antibiotika dikelompokkan
jadi satu dengan golongan antibiotika, golongan analgetik-antipiretik dan lain sebagainya.

5). Berdasarkan bentuk sediaan

Dikelompokkan sediaan bentuk tablet/capsul dengan bentuk syrup / suspensi.

6).Berdasarkan Stabilitas Obat

Untuk menjaga stabilitas obat maka obat disimpan dengan memperhatikan:

a. Suhu
Obat yang membutuhkan penyimpanan dengan suhu tertentu harus disimpan sesuai
dengan instruksi yang sesuai dengan yang tertulis pada label atau box obat. Misalkan :
vaksin disimpan pada suhu 2-8 derajat C, obat-obat supositoria dan pervaginam
disimpan dalam suhu yang sejuk (5-15° Celsius ). Suhu tempat penyimpanan harus
dimonitor setiap hari, sehari paling minim dua kali.
 Suhu penyimpanan perbekalan farmasi meliputi :

a). Suhu ruang terkontrol (20˚C-25˚C)

b). Suhu Refrigerator (2˚C-8˚C)
c). Suhu Freezer (-20˚ C) - (-10˚C). Freezer yang digunakan untuk menyimpan obat
berupa freezer yang terpisah dari refrigerator, bukan kombinasi refrigerator-freezer.
d). Suhu Warmer (maksimun tidak boleh lebih dari 43˚C).

Untuk memantau suhu penyimpanan perbekalan farmasi, maka :

a). Setiap tempat dan atau ruang penyimpanan perbekalan farmasi harus dipasang
termometer ruangan.
b). Suhu ruangan dan suhu kulkas dicek dan dicatat pada blangko suhu yang di
tempatkan di dekat thermometer suhu.
c). Pemantauan suhu ruang dan suhu kulkas penyimpanan obat dilakukan setiap hari
oleh asisten apoteker atau staff terlatih yang ditunjuk secara sah.
d). Pemantauan suhu di dalam ruang dan suhu di kulkas penyimpanan obat dilakukan
dengan cara melihat dan membaca suhu yang tertera pada termometer dan kulkas.
Suhu dicatat pada log temperatur pada jam 08.00 pagi, jam 15.00 siang dan jam 22.00
malam untuk unit pelayanan 24 jam.
e). Khusus pada hari libur, untuk depo dan unit yang tutup pemantauan suhu dilakukan
setelah petugas masuk kerja.
f). Pada kondisi suhu ruang atau suhu kulkas penyimpanan perbekalan farmasi di luar
rentang suhu yang seharusnya, maka petugas harus segera menghubungi unit
pemeliharaan alat rumah sakit.

Dokumentasi pemantauan suhu penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan setiap hari dengan
menggunakan formlog temperatur yang telah ditentukan dan pada akhir bulan ditandatangani
oleh kepala bagian/kepala unit/kepala ruangan.

b. Kelembaban
Kelembaban juga harus dimonitoring setiap hari.
c. Cahaya
Cahaya mempengaruhi kestabilan hamper semua obat, agar diperhatikan
kemasan tahan cahaya dan disimpan dalam wadah gelap, misalkan: epinefrin inj, vit c
inj, vit k inj, impugan inj

7). Penyimpanan khusus ( misalkan: Berdasarkan Undang-Undang, dll )

a. Penyimpanan obat narkotika dan psikotropika,:disimpan terpisah dalam almari
Narkotika dengan dua kunci, dan tidak dapat diangkat, serta tersembunyi.
Kunci dipegang seorang apoteker yang bertanggung jawab dan ditunjuk untuk setiap
shift.
(1) Tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dapat berupa
gudang, ruangan, atau lemari khusus.
(2) Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain
Narkotika.
(3) Tempat penyimpanan Psikotropika dilarang digunakan untuk menyimpan barang
selain Psikotropika.
(4) Tempat penyimpanan Prekursor Farmasi dalam bentuk bahan baku dilarang
digunakan untuk menyimpan barang selain Prekursor Farmasi dalam bentuk bahan
baku.
b. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alkes dan BMHP yang penampilan dan penamaan yang
mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi
khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan Obat.
c. Penyimpanan obat High Alert pada rak/lemari tersendiri dan diberi label khusus.
d. Penyimpanan produk nutrisi;
Penyimpanan produk nutrisi di Rumah Sakit ada 4 macam, meliputi :
a) Penyimpanan produk nutrisi enteral yang belum diolah dilakukan di bagian gizi
dan instalasi farmasi terpisah dengan bahan lain.
b) Penyimpanan produk nutrisi enteral yang sudah diolah penyimpanannya sesuai
dengan kebijakan dari instalasi gizi.
c) Penyimpanan produk nutrisi parenteral yang masih utuh di instalasi farnasi dan
ruang keperawatan disimpan terpisah dari perbekalan farmasi lain.
d) Penyimpanan produk nutrisi parenteral yang sudah direkonstitusi di ruang
perawatan disimpan pada suhu 2 – 6 ◦C ( dalam kulkas ).

e. Penyimpanan obat dan bahan radioaktif;

Penyimpanan kontras dan radioaktif dilakukan dengan mengikuti standar MSDS
dan terpisah dari obat dan alat kesehatan lainnya. Penyimpanan dilakukan di
bagian radiologi.
f. Penyimpanan obat yang dibawa pasien sebelum rawat inap yang mungkin memiliki
risiko terhadap keamanan;
 g. Penyimpanan obat program atau bantuan pemerintah/pihak lain; obat yang digunakan
untuk penelitian
h. Penyimpanan bahan laboratorium dan reagensia
i. Penyimpanan reagen dilakukan dengan mengikuti standar MSDS dan terpisah dari obat
dan alat kesehatan lainnya. Penyimpanan dilakukan di bagian laboratorium.
j. Penyimpanan bahan yang mudah terbakar disimpan dalam ruang tahan api dan diberi
tanda khusus bahan berbahaya.
k. Penyimpanan Gas medis dengan persyaratan :
a) Disimpan terpisah dari tempat perbekalan farmasi
b) Bebas dari sumber api
c) Ventilasi harus baik
Disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk menghindari
kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas medis kosong terpisah
dari tabung gas medis yang ada isinya.
l. Penyimpanan Obat emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan harus mudah diakses
dan terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.
m. Penyimpanan Bahan Berbahaya dengan persyaratan:
a) Simpan dalam tempat terpisah
b) Tersedia APR/pemadam api
c) Diberi label sesuaikan dengan klasifikasi B3

1. Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi

a. Penyimpanan sesuai dengan metode yang ditentukan, ditata sedemikian rupa sehingga
memudahkan pengambilan/pemindahan.
b. Sirkulasi udara yang baik dan bersih, dipelihara pada suhu 16–25 ° C dan kelembaban relatif 45-
55 ° C
c. Lantai mudah dibersihkan
d. Obat ditempatkan atau ditata di rak obat , sesuai metode penyimpanan.
e. Obat-obat yang termasuk High Alert yang disimpan di gudang diberikan stiker high alert pada
dos kemasan.
f. Obat-obat yang ada di gudang farmasi adalah obat-obat yang disediakan untuk kebutuhan di
seluruh rumah sakit (untuk stok)
2. Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Instalasi Farmasi /Depo Farmasi /satelit Farmasi
a. Penyimpanan obat di Instalasi Farmasi /depo/satelit disimpan dalam ruang bersih, sirkulasi
udara baik, pengaturan pada suhu 16–25 ° C dan kelembaban relatif 45-55 %, ditata di rak obat
sesuai metode penyimpanan.
b. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang harus
disimpan terpisah dan di atur sesuai dengan stabilitas dan sediaannya. Dengan cara sebagai
berikut:

3.Obat High Alert disimpan di lemari terpisah dengan pelabelan sebagai berikut:

a. Obat NORUM (Nama Obat Rupa Ucapan Mirip) atau LASA (Look Alike Sound Alike) dengan
memberikan stiker …………...
b. Obat yang mengandung elektrolit konsentrat dengan memberikan stiker ……………..
c. Obat dengan efek sedative, heparin, radiokontras dengan memberikan stiker …………………..
d. Obat produk insulin , dextrose 40% dan produk nutrisi parenteral dengan memberikan stiker
………………...
e. Obat sitostatika / kemoterapi dengan stiker warna ……………

4. Obat psikotropika / narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terkunci dengan dua kunci,dipegang
oleh satu orang yang ditunjuk /ditetapkan untuk setiap shift (dibuat panduan khusus )

5. Obat yang memerlukan tempat yang bersuhu dingin disimpan di lemari es sesuai dengan sediaan obat
tersebut.

6. Bahan yang mudah terbakar, ditempatkan secara terpisah dengan ventilasi baik, dilapisi bahan tahan
api dan diberi tanda khusus bahan berbahaya.

7. Penyimpanan khusus untuk cairan infus dan alat-alat kesehatan yang sering digunakan (fast moving)
ditata pada tempat yang mudah dijangkau oleh petugas farmasi.

8. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaan untuk menghindari
kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas medis kosong terpisah dari tabung gas
medis yang ada isinya. Penyimpanan tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi
keselamatan.
3. Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Unit-Unit Pelayanan
a. Instalasi Rawat Jalan
Tidak ada penyimpanan obat di Instalasi Rawat Jalan, kecuali obat emergensi dan obat vaksin.
Obat emergensi penyimpananya diatur dalam panduan pengelolaan obat emergensi.
Penyimpanan vaksin di Instalasi Rawat Jalan ditempatkan di bagian Kesehatan Ibu dan Anak.
Penyimpanan Vaksin di lemari es pada suhu 2-8 derajat celcius, dan juga dilakukan pemantauan
dan pengelolaan tiap harinya.

b. Instalasi Rawat Inap,

Tidak ada penyimpanan obat2an, hanya ada cairan infus, alkes dan BMHP dalam jumlah terbatas
serta emergensi kit di masing-masing Nurse Station.

c. Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Kamar Operasi dan HCU/ICU

a) Obat di masing-masing instalasi disiapkan dan menjadi tanggung jawab Instalasi Farmasi,
jumlah dan jenis obat yang disiapkan di sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
instalasi yang bersangkutan.
b) Penyimpanan obat di tempatkan di dalam lemari khusus yang di tata rapi di dalam laci atau
cabinet.
c) Penyimpanan obat-obat high alert diletakkan pada kotak yang terpisah dengan obat yang
lain, masing2 diberi stiker.
d) Penyimpanan cairan infus dan alat-alat kesehatan disimpan di dalam lemari khusus yang
mudah dilihat dan mudah dijangkau.
e) Penyimpanan obat yang memerlukan suhu dingin dalam lemari pendingin ( kulkas ).
Obat-obat yang harus disimpan dalam lemari es antara lain:
( sesuaikan dengan kebutuhan RS…………………………………………………..

6. DOKUMENTASI

Penyimpanan Obat didokumentasikan dengan :

1. Buku daftar obat inventaris

2. Kartu Stok Obat
Kartu stok obat digunakan untuk mencatat keluar masuknya obat yang digunakan.
Kartu stok berisi nama obat, kolom Tanggal, kolom No. Resep, kolom masuk ( terdiri dari Batch No,
ED dan Jumlah ), kolom keluar, kolom Sisa dan kolom paraf.
Kartu stok ini dapat digunakan untuk:
a. Mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering tepakai.
b. Obat-obat apa saja yang jarang atau tidak pernah terpakai.
c. Mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk pengadaan obat
3. Stok Opname
Kegiatan stock opname dilakukan oleh petugas Instalasi Farmasi bersama dengan SPI, sesuai dengan
ketentuan RS.
7. PENUTUP

Penyimpanan Perbekalan Farmasi yang baik dan tepat sangat penting untuk menjaga kondisi
perbekalan farmasi agar kualitasnya selalu terjaga dengan baik dan tidak rusak, serta dapat terhindar
dari kesalahan dalam penggunaannya.

Dengan upaya penyimpanan perbekalan farmasi yang benar dan sesuai dengan persyaratan
kefarmasian yang ada maka akan memberikan kontribusi keberhasilan pengobatan, secara umum dapat
meningkatkan mutu pelayanan dalam usaha memberian pengobatan yang berkualitas, menurunkan dan
meniadakan insiden kesalahan penggunaan obat (medication error).