BAB I

A. Landasan Teori

- Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan,
buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman
kerja.
Pengertian surat menurut beberapa para ahli, yaitu sebagai berikut :
Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki
persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode
dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Agus Sugiarto,
2005:2)
Surat sebagai alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis atau sebagai jenis
komunikasi tulisan. (Menurut Yose Rizal, 2003:2)
Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan
maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain. (Ys. Marjo,
2000:15)
Surat merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan atau mengambil
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepihak yang lainnya, baik atas nama sendiri,
jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau organisasi. (Pratama, 1997:1)
Dari beberapa para ahli di atas yang menjelaskan pengertian surat, maka dapat
disimpulkan bahwa surat adalah bentuk komunikasi yang berupa tulisan untuk
menyampaikan sesuatu dari hal yang sangat penting hingga biasa, dilakukan dari satu pihak
kepada pihak yang dituju.
Harus memiliki persyaratan khusus seperti yang dijelaskan oleh Agus Sugiarto.
Penggunaan kertas untuk menulis surat harus tetap sesuai jenis suratnya, bentuk suratnya,
penggunaan kode atau notasi dalam surat dan pemakaian kalimat dalam surat harus
memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar sehingga surat pun mudah
dimengerti dan tetap menjaga sopan santun. Betapa pentingnya peranan surat, maka dalam
penulisan maupun pengelolahannya harus dikerjakan sebaik mungkin agar dapat membantu
memperlancar tercapainya suatu tujuan perusahaan. Karena surat merupakan alat
komunikasi tertulis sebagai bukti otentik “hitam diatas putih”.

- Jenis-jenis Surat
1. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang isinya menyangkut pemberitahuan secara resmi
didalam instansi, lembaga atau organisasi. Atau definisi surat edaran yaitu suatu surat
pemberitahuan resmi yang diedarkan secara tertulis dan ditujukan untuk berbagai pihak.
Surat ini berisikan penjelasan mengenai suatu hal, misalnya seperti kebijakan baru
dari pimpinan instansi, berisikan suatu peraturan dan lain-lain. Biasanya surat ini ditujukan
untuk kalangan umum, akan tetapi didalam ruang lingkup tertentu. Contohnya surat edaran
yang sering ditemui misalnya surat dari kepala sekolah untuk para guru, kepala sekolah
kepada siswa, dari rektor untuk para dosen, surat direktur untuk para pegawai dan lain-lain.
Surat edaran termasuk kedalam surat resmi karena memakai bahasa resmi, singkat, jelas,
padat dan mencerminkan ciri dari organisasi yang membuatnya.
Ciri-ciri surat edaran :
- Bersifat umum.
- Menggunakan bahasa yg dapat dimengerti oleh masyarakat.

2. Pengumuman
Pengumuman ialah berupa pesan yang di ditujukan kepada warga masyarakat luas
atau pada masyarakat umum. Pengumuman mempunyai tujuan untuk bisa menyampaikan
pesan agar bisa di ketahui oleh banyak orang. Pengumuman sifatnya umum yang artinya
semua Manusia bisa mendengarkan pengumuman tersebut. Pengumuman bisa berbentuk
lisan atau bisa juga berbentuk tulisan.
Ciri-ciri pengumuman :
- Yang pertama yaitu ditujukan kepada umum.
- Yang kedua tidak bersifat rahasia.
- Yang ketiga disampaikan dengan secara terbuka.
- Dan yang terakhir isinya menyangkut keperluan orang banyak.

3. Memorandum
Memorandum atau pesan ringkas adalah bentuk surat atau pesan yang ditulis secara
ringkas, padat dan jelas yang ditujukan kepada seseorang.
 Ciri-ciri memorandum :
- Maklumat yang disampaikan jelas.
- Lebih ringkas dan mempunyai catatan salinan.
- Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat resmi.
- Memo boleh ditulis juga dalam bentuk surat. Bergantung pada institut/ jabatan
tersebut menentukan format memo. Biasanya berupa perintah dari atasan kepada
bawahannya.

4. Nota Dinas
Nota dinas adalah naskah dinas intern di lingkungan unit kerja yang dibuat oleh
pejabat yang berwenang dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan tanggung jawab
jabatanjkedinasan yang ditujukan kepada pejabat lain di lingkup internal unit
organisasi yang bersangkutan guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain.
Ciri-ciri nota dinas :
- Memuat hal yang bersifat rutin.
- Ringkas dan lengkap.
- Dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

5. Disposisi atau Surat Penugasan

Surat penugasan adalah surat yang dipergunakan untuk menugaskan seseorang atau
lebih agar melakukan pekerjaan tertentu. Definisi tersebut menunjukkan adanya perintah
dalam surat penugasan. Oleh karena itu surat penugasan selalu datang dari atasan selaku
pemberi tugas kepada bawahannya selaku penerima tugas.
Ciri-ciri surat tugas :
- Bahasa baku
- Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
- Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
- Efektif dan efisien
- Bernalar

6. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau
pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain. Pelimpahan wewenang dapat mewakili
pihak yang memberi wewenang. Dengan demikian, penerima kuasa berwenang untuk
bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Jadi, dalam surat kuasa
terlibat dua pihak yang berkepentingan, yaitu pihak yang memberi kuasa dan yang diberi
kuasa.
Ciri-ciri surat kuasa :
- Surat hanya berisi pemberian kuasa atau wewenang kepada seseorang untuk suatu
kepentingan.
- Bahasa yang digunakan surat kuasa singkat, tidak berbelit-belit, lugas, efektif.

7. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu
yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
Ciri-ciri surat lamaran kerja :
- Tempat dan tanggal lahir
Tempat dan tanggal lahir ditempatkan di pojok kanan atas tanpa titik di akhir, karena
bukan merupakan kalamat.
Contoh : Bumiayu, 28 Agustus 2013
- Lampiran dan perihal
Kata ‘Lampiran’ dan ‘perihal’ tidak disingkat seperti lamp. atau hal. Angka dalam
kolom lampiran ditulis menggunakan huruf.
Contoh : Lampiran : Empat lembar
Perihal : Pemberitahuan
- Alamat surat
Tidak menggunakan kata “Kepada”. Alamat disarankan tidak lebih dari tiga baris.
Jabatan tidak boleh menggunakan jenis kelamin seperti bapak atau ibu. Tulisan “Jalan pada
alamat tidak boleh disingkat. Tidak menggunakan titik di masing – masing akhir barisnya
Contoh :
Yth. Manager Sukses Mandiri
Jalan M. Yamin No. 02, Kalibata
Jakarta
- Salam Pembuka
 Setelah kata “Dengan Hormat” menggunakan koma. Kata dengan hormat sebaiknya
dijadikan satu dengan kalimat selanjutnya, walaupun diganti baris seperti biasa juga tetap
dapat digunakan.
Contoh :
Dengan Hormat, berdasarkan . . . . . . . . . . ( yang dianjurkan )

- Kerangka Surat
1. Kepala surat
2. Tempat & tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran surat
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi surat (pembuka, isi, penutup)
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama terang
12. Tembusan

- Pedoman Penulisan Surat

1. Kepala Surat
Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian
atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan.
Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:
 Nama instansi atau lembaga.
 Lambang atau logo instansi atau lembaga.
 Alamat.
 Kode surat.
 Nomor telepon; nomor faksimile.
 Kode Pos.
 2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penullsan tanggal
surat berikut ini.
 Bantaeng, 20 November 2013
 28 November 2013
3. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal.
Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-
masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar
dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.
 Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
 Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
 Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
 Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau
mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.
 Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun
tahun).
4. Lampiran
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena
mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut
bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran
adalah sebagai berikut.
 Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan
dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
 Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis
dilampiran atau tidak.
 Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan
segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut
sudah tersedia.
5. Hal atau Perihal
Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat,
yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang
dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu,
cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai
berikut:
 Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
 Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
 Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal:
Jadwal Ujian Sekolah
Hal dalam surat berguna sebagai berikut.
 Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
 Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat,
sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.
6. Penulisan Alamat pada Surat
Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.
- Alamat Luar pada Sampul
Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada
sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak
menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai
berikut.
1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).
Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng
- Alamat dalam pada surat
Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai
pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi
pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju
sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga
berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan
sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan
objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.
1. Tidak didahului kata Kepada.
2. Menggunakan kata Yth.
3. Menggunakan unit kerja.
4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.
Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang
- Cap Surat atau Stempel Surat
Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat dinas pemerintahan, cap
harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara"
secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah
dengan hormat, (jangan disingkat Dh. atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-
baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara
kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.
 BAB II
A. Contoh-contoh Surat
1. Surat Edaran
2. Pengumuman
3. Memorandum
4. Nota Dinas
5. Disposisi atau Surat Penugasan
6. Surat Kuasa
7. Surat Lamaran Pekerjaan
B. Penyusunan Surat Lamaran Pekerjaan dan Penulisan Riwayat Hidup

Ada dua model, yaitu:

1. Surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (curriculum vitae)
2. Surat lamaran pekerjaan yang dipisahkan dari riwayat hidup (curriculum vitae)

Syarat-syarat Surat Lamaran Pekerjaan

- Harus ditulis oleh pelamar pada kertas yang baik dan tidak timbal-balik pada kertas
- Jika diketik hendaknya diketik pada kertas yang berkualitas baik (minimal HVS 70gr)
dengan spasi 1,5
- Surat tidak boleh ada coretan atau koreksian
- Isi surat harus menggambarkan sikap keoptimisan pelamar
- Isi surat tidak bernada memelas atau minta dikasihani
Teknis Penulisan Riwayat Hidup
- Riwayat hidup merupakan gambaran diri seseorang. Gambaran diri meliputi keterangan
pendidikan/keahlian dan pengalaman sehingga dapat merefleksikan kemampuan atau
kualifikasi seseorang.
- Daftar riwayat hidup memuat:
1. Data pribadi
2. Pendidikan
3. Pengalaman kerja
4. Keterangan lain, dan
5. Referensi pribadi (boleh tidak dicantumkan)

Data Pribadi
- Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam data pribadi:
1. Nama
2. Kelahiran (tempat, tanggal lahir)
3. Jenis kelamin
4. Status perkawinan
5. Jati diri (nomor KTP/SIM)
6. Alamat (Domisili pada saat melamar)
- Adapun data lain, seperti: kewarganegaraan, suku bangsa, agama, tinggi dan berat
badan (dicantumkan sesuai dengan kebutuhan)

Pendidikan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisannya:
1. Jika pada subjudul hanya ditulis pendidikan, urutan penulisannya dapat terbalik,
dimulai dari pendidikan tertinggi lalu menurun ke tingkat pendidikan yang lebih rendah
2. Jika pada subjudul ditulis riwayat pendidikan, maka urutannya harus dari yang paling
rendah sampai ke yang tertinggi, sebab mengandung pengertian kronologis sehingga
penulisannya harus mengikuti urutan waktu
3. Jika pernah mengikuti pendidikan nonformal disamping pendidikan formal maka
tuliskan pendidikan formal lebih dulu
4. Jika pernah mengikuti pendidikan di luar negeri disamping di dalam negeri maka tulis
pendidikan dalam negeri lebih dulu.
Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja dapat dicantumkan dengan cara disusun secara kronologis. Contoh:
1 Juli 2004 sampai 30 Oktober2007 sebagai tenaga administrasi pada PT Lestari Indah Jalan
Letjen Suprapto no. 27 Semarang. Berhenti karena mengikuti suami pindah ke Jayapura.

Keterangan Lain
- Data yang tidak dimasukkan ke dalam subjudul yang sudah ada dapat dicantumkan ke
dalam keterangan lain
- Bagian yang masuk dalam subjudul ini ialah keahlian khusus, misal: dapat
mengoperasikan komputer, dapat menguasai berbagai bahasa asing, prestasi yang
diraih, organisasi yang pernah diikuti, kegemaran pribadi, dll

Referensi Pribadi
Referensi Pribadi merupakan keterangan dari orang-orang tertentu tentang diri pelamar. Orang
yang ditunjuk sebagai referensi untuk keperluan melamar pekerjaan, antara lain: mantan
atasan, mantan dosen/guru, atau teman dekat/kolega. Orang-orang tersebut harus dapat
menerangkan dari sudut pandangnya sesuai posisi masing-masing, siapa pelamar, bagaimana
kehidupannya, prestasinya, kejujurannya, dll yang ingin diketahui instansi yang dituju.
 Bab III
Penutup
Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang telah menjadi pokok
bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya,
dikarenakan masih terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada
hubungannya dengan materi makalah ini.
Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman dapat memberikan kritik dan
saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan penulisan
makalah di kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis juga
bagi para pembaca yang berbudi luhur.
 Daftar Pustaka

http://rocketmanajemen.com/surat-edaran/ diakses pada tanggal 24 Oktober

2017 pukul 03.44
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-
ahli/form-isian-d-1-1-tentang-penciptaan-arsip/ diakses pada tanggal 24
Oktober 2017 pukul 03.56
http://www.mpssoft.co.id/blog/profesi/contoh-surat-kuasa-berbagai-keperluan-
yang-baik-dan-benar/ diakses pada tanggal 24 Oktober 2017 pukul 04.10
http://hamzahwds.blogspot.co.id/2015/02/contoh-surat-lamaran-kerja-dan-
cara.html diakses pada tanggal 24 Oktober 2017 pukul 04.13
Bahasa Indonesia Tataran Unggul.Yustinah, dkk: Erlangga
http://citria-ella.blogspot.co.id/2013/02/menyusun-surat-lamaran-
pekerjaan.html diakses pada tanggal 24 Oktober 2017 pukul 04.20