3.

1 Analisis Sistem

3.2.1 Analisis Sistem yang berjalan

Proses pengajuan berbagai macam surat di Desa Cigugur Girang pada saat ini

masih dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan Microsoft Word sebagai

alat pengolah kata dan Microsoft Excel sebagai alat pengolah angka yang diperlukan

untuk merekap data surat. Pembuatan laporan tentang rekapitulasi surat dibuat secara

periodik. Akan tetapi, pada saat pembuatan laporan, petugas Desa harus membuka

ulang data di Microsoft Excel tersebut dan menghitung secara manual jumlah surat

masuk dan surat keluar di Desa Cigugur Girang ini.

Proses pengajuan surat memiliki syarat dan prosedur yang berbeda sesuai

dengan yang dibutuhkan pemohon. Jenis-jenis surat yang biasanya diajukan di Desa

Cigugur Girang adalah surat pengantar kelakuan baik, suarat keterangan belum

menikah, surat ketrangan kematian, surat keterangan tidak mampu, surat keteragan

kelahiran/akta kelahiran, surat keterangan pindah domisili, surat keterangan ahli waris,

surat keterangan usaha dan surat-surat lainnya yang di minta oleh pemohon.

Adapun beberapa prosedur pengajuan surat yaitu seperti yang digambarkan

pada deskripsi dibawah ini :

Prosedur Pengajuan Surat Pengantar Pembuatan SKCK

1. Pemohon menyiapkan fotocopy Kartu Identitas Diri (KTP/SIM), fotocopy Kartu

Keluarga.

54
 55

2. Pemohon meminta Surat Pengantar pembuatan SKCK dari RT berserta tanda

tangan dan cap.

3. Pemohon juga meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pengantar.

4. Pemohom menyerahkan Surat Pengantar tersebut dilengkapi fotocopy KTP/SIM

dan fotocopy Kartu Keluarga ke Kantor Desa.

5. Petugas Desa membuat Surat Pengantar pembuatan SKCK menggunakan

Microsoft Word yang kemudian ditanda tangani dan dicap oleh Kepala Desa.

6. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Belum Menikah

1. Pemohon menyiapkan fotocopy Kartu Identitas Diri (KTP/SIM), fotocopy Kartu

Keluarga.

2. Pemohon membuat Surat Pernyataan belum menikah dari RT yang kemudian

ditandatangani dan di cap oleh RT tersebut.

3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pernyataan.

4. Pemohon menyerahkan Surat Pernyataan tersebut dilengkapi fotocopy KTP/SIM

dan fotocopy Kartu Keluarga ke Kantor Desa.

5. Petugas desa membuat Surat peryataan belum menikah menggunakan Microsoft

Word yang kemudian ditanda tangani dan dicap oleh Kepala Desa.

6. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Kematian

1. Pemohon menyiapkan Kartu Identitas Diri (KTP/SIM) yang meninggal, Kartu

Keluarga dimana yang meninggal terdaftar, surat keterangan meninggal dari
Puskesmas/RS/Kepolisian, fotocopy KTP Elektronik Pemohon, fotocopy KTP
Elektronik 2 orang saksi.
 56

2. Pemohon membuat Surat Pengantar dari RT yang kemudian ditandatangani dan di

cap oleh RT tersebut.
3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pengantar.
4. Pemohon datang ke kantor Desa dengan membawa semua persyaratan.
5. Pemohon meminta formulir kepada petugas.
6. Pemohon mengisi formulir dan menyerahkan kepada petugas.
7. Petugas melakukan verfikasi dan mengajukan kepada kepala Desa.
8. Petugas membuat Surat Pengantar permohonan Akta Kematian di Microsoft Word
dan mengajukan kepada Kepala Desa.
9. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Tidak Mampu

1. Pemohon menyiapkan fotocopy Kartu Identitas Diri (KTP/SIM), fotocopy Kartu

Keluarga.
2. Pemohon membuat Surat Keterangan Tidak Mampu dari RT yang kemudian
ditandatangani dan di cap oleh RT tersebut.
3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Keterangan
Tidak Mampu.
4. Pemohon menyerahkan surat keterangan tidak mampu tersebut dilengkapi
fotocopy KTP/SIM dan fotocopy Kartu Keluarga ke Kantor Desa.
5. Petugas desa membuat surat keterangan tidak mampu menggunakan Microsoft
Word yang kemudian ditanda tangani dan dicap oleh Kepala Desa.
6. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Kelahiran

1. Pemohon menyiapkan fotocopy Kartu Identitas Diri (KTP/SIM) suami istri,

fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy buku nikah.
 57

2. Pemohon membuat Surat Pengantar dari RT yang kemudian ditandatangani dan di

cap oleh RT tersebut.
3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pengantar.
4. Pemohon menyerahkan Surat Pengantar dilengkapi semua persyaratan kepada
petugas kantor Desa.
5. Petugas desa membuat surat keterangan kelahiran menggunakan Microsoft Word
yang kemudian ditanda tangani dan dicap oleh Kepala Desa.
6. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Pindah Domisili

1. Pemohon menyiapkan Kartu Identitas Diri (KTP/SIM), Kartu Keluarga.

2. Pemohon membuat Surat Pengantar dari RT yang kemudian ditandatangani dan di
cap oleh RT tersebut.
3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pengantar.
4. Pemohon membawa surat pengantar dan semua persyaratan ke kantor Desa untuk
selanjutnya diberikan kepada petugas Desa.
5. Petugas Desa membuatkan sura pindah di Microsoft Word yang kemudian di
tandatangani oleh Kepala Desa.
6. KTP yang asli milik pemohon akan dicabut oleh petugas Desa.
7. Petugas Desa mengubah data warga di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Pernytaan Ahli Waris

1. Pemohon menyiapkan fotocopy Kartu Identitas Diri (KTP/SIM), fotocopy Kartu

Keluarga, fotocopy Buku Nikah, footocopy KTP Saksi, fotocopy Surat Kematian,
materai Rp. 6.000,- .
2. Pemohon membuat Surat Pengantar dari RT yang kemudian ditandatangani dan di
cap oleh RT tersebut.
3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pengantar.
 58

4. Pemohon menyerahkan berkas persyaratan dan surat keterangan kepada petugas

Desa.
5. Petugas memeriksa kelengkapan persyaratan pembuatan Surat Pernyataan Ahli
Waris. Jika persyaratan lengkap petugas membuat surat di Microsoft Word.
6. Surat Pernytaan Ahli Waris kemudian ditandatangani dan di cap oleh Kepala Desa.
7. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

Prosedur Pengajuan Surat Keterangan Usaha

1. Pemohon menyiapkan fotocopy Kartu Identitas Diri (KTP/SIM), fotocopy Kartu

Keluarga.
2. Pemohon membuat Surat Pengatar dari RT yang kemudian ditandatangani dan di
cap oleh RT tersebut.
3. Pemohon meminta tanda tangan dan cap kepada RW untuk Surat Pernyataan.
4. Pemohon menyerahkan Surat Pernyataan tersebut dilengkapi fotocopy KTP/SIM
dan fotocopy Kartu Keluarga ke petugas Kantor Desa.
5. Petugas Desa akan memberikan fornulir Surat Keterangan Usaha.
6. Setelah mengisi formulir, petugas Desa akan membuat Surat Keterangan Usaha
menggunakan Microsoft Word yang kemudian ditanda tangani dan dicap oleh
Kepala Desa.
7. Petugas menginput data surat keluar di Microsoft Excel.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem yang berjalan

Berdasarkan penjelasan pada subbab 1.2.1 tentang analisis sistem yang sedang

berjalan, maka dapat dirumuskan beberapa hal sebagai berikut :

1. Performance

Kelemahan sistem lama :

 59

Proses pengajuan berbagai macam membutuhkan waktu yang lama karena masih

menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel sebagai media pencatatan.

Selain itu juga tingkat kesalahan penginputan data masih tinggi. Manajemen masih

sulit untuk melakukan pengontrolan terhadap kinerja dan pelayanan di Desa

Cigugur Girang, karena belum adanya aplikasi yang menyediakan laporan-laporan

yang dibutuhkan oleh Kepala Desa.

Sistem yang akan diajukan :

Sistem berbasis komputer dengan pemanfaatan perangkat lunak khusus yang

menangani proses pengajuan berbagai macam surat, rekapitulasi surat, dan

pembuatan laporan yang didapatkan di setiap project serta fasilitas pencarian yang

cepat dan akurat.

2. Informasi

Kelemahan sistem lama :

Proses penyajian informasi lama. Hal ini menyebabkan lamanya pembuatan

laporan untuk disampaikan kepada Kepala Desa yang membutuhkan informasi

rekapitulasi surat masuk dan surat keluar.

Sistem yang diajukan :

Teknologi komputer yang canggih memungkinkan proses penyajian informasi

dengan cepat dan akurat.

3. Kontrol

Kelemahan sistem lama :

 60

Pengontrolan sulit dilakukan karena proses pengajuan berbagai macam surat,

rekapitulasi surat, dan pembuatan laporan sebagian besar dilakukan oleh manusia

sehingga tingkat kesalahan tinggi.

Sistem yang diajukan :

Sistem berbasis komputer dengan perangkat lunak khusus, akan memudahkan

kontrol sehingga mampu meminimalisir tingkat kesalahan pemrosesan.

4. Efisiensi

Kelemahan sistem lama :

Proses pengajuan berbagai macam surat dengan menggunakan Microsoft Word

sebagai media pembuatanya dinilai kurang efisien karena masih melakukan

penginputan secara manual.

Sistem yang diajukan :

Proses pengajuan berbagai macam surat, rekapitulasi surat dan pembuatan laporan

menggunakan perangkat lunak khusus. Hal ini dapat menggantikan Microsoft

Word dan Microsoft Excel karena informasi mengenai rekapitulasi surat disimpan

dalam database perangkat lunak yang digunakan.

5. Service

Kelemahan sistem lama :

Proses pengajuan berbagai macam surat, rekapitulasi surat, dan pembuatan

memakan waktu yang lama karena petugas harus membuat di Microsoft Word dan

mencatat manual menggunakan Microsoft Excel.

 61

Sistem yang diajukan :

Aplikasi yang dibangun mampu menyajikan informasi lebih cepat. Hal ini

memungkinkan proses pengajuan berbagai macam surat, rekapitulasi surat dan

pembuatan laporan bisa lebih cepat karena petugas hanya menggunakan aplikasi

untuk proses pengajuan berbagai macam surat, rekapitulasi surat dan pembuatan

laporan.

3.3 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1 Analisis Kebutuhan Fungsional

1. Aplikasi yang dibangun dapat mempermudah warga dalam pembuatan surat

menyurat seperti pembuatan/pengajuan surat pengatar, surat keterangan belum
nikah, surat keterangan kematian, surat keterangan tidak mampu, surat
keterangan kelahiran, Surat Keterangan pindah domisili, surat keterangan usaha
dll.
2. Aplikasi yang dibangun dapat menampilkan laporan statistika jumlah pemohon
surat diajukan setiap suratnya, dapat diakses berdasarkan perhari, perbulan, dan
pertahun.
3. Laporan dalam aplikasi dapat diakses oleh kepala desa.

3.3.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional

No Nama Kebutuhan Deskripsi

1 User Friendly Sistem mudah digunakan
2 Confirm Alert Peringatan sebagai konfirmasi user
3 Data Validation Mengecek kesesuaian data antara data input dengan
ketentuan yang ada
 62

4 Aplikasi Database Sistem dibangun berbasis Aplikasi Database

Operasional
- Multiplatform Sistem Operasi.
- Intel Pentium IV atau yang lebih tinggi
- RAM 512 MB
- Printer untuk mencetak laporan rekapitulasi semua data\
-
Keamanan
Dilengkapi dengan login aplikasi, sehingga tidak sembarang orang bisa
memanipulasi data dalam aplikasi ini serta adanya pencatatan informasi siapa
saja yang memanipulasi data.

Informasi
a. Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum
Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum melaksanakan
tugas pokok penyelenggaraan sebagian urusan otonomi daerah bidang
pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum di tingkat Kelurahan.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi
Pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum mempunyai fungsi :
1. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program
dan kegiatan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum di
tingkat Kelurahan.
2. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan Kelurahan.
3. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum Kelurahan.
4. Penyusunan monografi kelurahan.
5. Pelaksanaan pembinaan Perlindungan Masyarakat (LINMAS).
 63

6. Pelaksanaan pencegahan dan penanggulangan bencana alam dan

pengungsi.
7. Pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-
undangan.
8. Fasilitasi kegiatan organisasi sosial dan kemasyarakatan.
9. Pelaksanaan administrasi dan registrasi pertanahan.
b. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Pembangunan
Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum melaksanakan
tugas pokok penyelenggaraan sebagian urusan otonomi daerah bidang
pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum di tingkat Kelurahan.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi
Pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum mempunyai fungsi :
1. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program
dan kegiatan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum di
tingkat Kelurahan.
2. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan Kelurahan.
3. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum Kelurahan.
4. Penyusunan monografi kelurahan.
5. Pelaksanaan pembinaan Perlindungan Masyarakat (LINMAS).
6. Pelaksanaan pencegahan dan penanggulangan bencana alam dan
pengungsi.
7. Pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-
undangan.
8. Fasilitasi kegiatan organisasi sosial dan kemasyarakatan.
9. Pelaksanaan administrasi dan registrasi pertanahan.
c. Seksi Kesejahteraan Masyarakat
Seksi Kesejahteraan Masyarakat melaksanakan tugas pokok
penyelenggaraan sebagian urusan otonomi daerah bidang kesejahteraan
 64

masyarakat di Kelurahan. Untuk melaksanakan pokok tugas sebagaimana

dimaksud, Seksi Kesejahteraan Masyarakat mempunyai fungsi :
1. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program
dan kegiatan kesejahteraan masyarakat di tingkat Kelurahan.
2. Pelaksanaan program bidang kesejahteraan masyarakat;
3. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian program bidang
kesejahteraan masyarakat;
4. Pelaksanaan pemberian bantuan sosial, pembinaan kepemudaan dan
olah raga, serta peningkatan peranan perempuan;
5. Pelaksanaan pembinaan kehidupan keagamaan, pendidikan,
kebudayaan, kesenian dan kesehatan masyarakat;
d. Seksi Pelayanan Umum
Seksi Pelayanan Umum melaksanakan tugas pokok penyelenggaraan
sebagian urusan otonomi daerah bidang pelayanan umum di Kelurahan.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pelayanan
Umum mempunyai fungsi :
1. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka perencanaan program
dan kegiatan peningkatan kualitas pelayanan umum di tingkat
Kelurahan;
2. Pelaksanaan pelayanan masyarakat berupa pemberian pengantar
penerbitan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Susunan Keluarga dan
keterangan penduduk lainnya;
3. Pelaksanaan pemberian pengantar dan legalisasi surat atau surat
keterangan yang dibutuhkan masyarakat;
4. Pelaksanaan pemberian pengantar untuk pengurusan Surat Keterangan
Catatan Kepolisian (SKCK);
5. Pelaksanaan pemantauan pemeliharaan prasarana dan fasilitas
pelayanan umum;
 65

6. Pelaksanaan pungutan atas Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) di wilayah

kerjanya;

Kinerja
 Waktu untuk proses pencarian data surat jalan pengiriman material dibatasi
1 menit
 Waktu untuk proses pembuatan laporan sekaligus pencetakan dibatasi 1
menit.
Software pendukung pembangunan aplikasi administrasi surat
 phpMyAdmin 3.1.3.1 sebagai antarmuka DBMS MySQL (database
aplikasi yang dibangun)
 Adobe Dreamweaver CS5 sebagai software pembangunan aplikasi (desain
interface dan coding)
 Xampp 1.7.1 sebagai server database MySQL dengan aplikasi yang
dibangun.
Bahasa Scripting
 PHP yang berfungsi sebagai script pembangunan aplikasi di lingkungan
Adobe Dreamweaver CS5.
 SQL Language yang berfungsi sebagai script untuk memanipulasi sumber
data yang tersimpan dalam database melalui aplikasi yang dibangun di
lingkungan Adobe Dreamweaver CS5.