Anda di halaman 1dari 13

RUMAH SAKIT GARAHA HERMINE

PANDUAN
PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat dan
anugerah yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Panduan Pengadaan Obat di
Rumah Sakit Graha Hermine ini dapat selesai disusun.

Buku Pedoman ini merupakan Panduan kerja bagi pihak yang terkait di Rumah Sakit
dalam menjalankan program Pengadaan Obat di Rumah Sakit Graha Hermine. Dalam
pedoman ini diuraikan tentang Petunjuk pelaksanaan Pengadaan Obat di Graha Hermine.

Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam – dalamnya atas
bantuan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Pedoman Pengadaan Obat
Rumah Sakit Graha Hermine.

Tim Penyusun

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………………………………. i

DAFTAR ISI …………………………………………………………………….. ii

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang ……………………………………………………………… 1


Tujuan ………………………………………………………………………… 2
Landasan Hukum …………………………………………………………….. 5

BAB II Ruang lingkup …………………………………………………………… 6


BAB III Tata LAKSANA ……………………………………………………… 13
BAB IV DOKUMENTASI …………………………………………………….. 18

DAFTAR PUSTAKA

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang.
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan
dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana
kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan
dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan
untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan
meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum,
Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek
dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS),
Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan
sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan
kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,
sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam
beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan, pengendalian mutu
sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat,
pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan
obat, dan obat tradisional.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan
obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan
obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat
akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan
obat di Rumah Sakit.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan
dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam
waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang
berlaku.

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan
yaitu :
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri
dari :
a. Organisasi (Organisation)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces Management)
Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Seleksi & perumusan


kebutuhan

 Organisasi
Penggunaan  Pembiayaan Pengadaan
 Manajemen
 Informasi

Distribusi

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

 Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan


farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang
efektif dan efisien.
 Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan.
 Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang
membutuhkan pada saat diperlukan.
 Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan
resep kepada dokter.
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan,
mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan.
Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh
Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan
dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai
sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang
rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.

2. Definisi.
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan
untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui
pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.

BAB II

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
RUANG LINGKUP

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam


menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat
yang diterima.

Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan


dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa
kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran,
penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.

Gambar Siklus Pengadaan Obat

Menentukan jumlah
Tujuan seleksi obat yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan Memilih metode


informasi pengadaan
pemakaian

Mencari dan memilih


pemasok

Menentukan
persyaratan kontrak

Menerima dan
Monitor status
memeriksa obat-
pemesanan BAB III
obatan
TATA LAKSANA

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah
yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
 Pengadaan barang dan farmasi
 Pengadaan bahan dan makanan
 Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer
 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
 Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
 Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan
ataupun 6 bulan
 Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan
biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses
pengadaan efektif seharusnya:
 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
 Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
 Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi
non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden
No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah,
metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi
menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :

1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain

Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :


1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan
penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan
merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
d. Pengadaan secara kompetitif
 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f.Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan
pola penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan
perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun
2000
 Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i.Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan
j.Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran
dan faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l.Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya
setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market),
rencana pengadaan dan realisasi

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
Alur Pengadaan RSGH Batam

Unit

Daftar
Kebutuhan Distribusi

Gudang Farmasi

Laporan permintaan
obat dan alkes
Barang Barang
datang Ka. Instalasi Farmasi datang

Obat dipesan dengan SP/


Alkes dan B3
Surat Pesanan

Bagian pengadaan PBF

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com
BAB IV

DOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan obat di RSGH BATAM dilakukan untuk setiap kegiatan.


Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:
1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis atau sudah
habis di dalam buku defekta.
2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta, dituangkan ke
dalam nota dinas. Instalasi farmasi harus memiliki arsip seluruh nota dinas pengajuan
kebutuhan obat yang disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan.
3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan cross check
terhadap nota dinas yang diajukan. Penerimaan barang harus memperhatikan kondisi
umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal expiry date serta
memasukkannya ke dalam kartu stok.
4. Depo farmasi harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari setiap obat
yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat yang beredar
di RSGH BATAM.
5. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang digunakan setiap
bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan
dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Batam serta
Kepala Balai POM Batam.
6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur kepada
pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.

RUMAH SAKIT GRAHA HERMINE


Komplek Ruko Asih Jaya No 6-15 Batu Aji, Batam
Tlpn : (0778)363318, 363127 Fax (0778) 363164 Email : graha_hermine@yahoo.com

Anda mungkin juga menyukai