(Sedianingsih, 2010, hlm.

72) dalam melayani tamu, hendaknya perlu dipahami dan

dilaksanakan beberapa hal berikut ini :
1. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan
tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu/buku tamu.
2. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga pembicaraan, dan mengerti tentang
apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu.
3. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu
pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu.
4. Apabila pimpinan tamu tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik
dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
5. Usahakan agar tamu merasa senang apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan
sediakan bahan bacaan (Koran,majalah,dll) di ruang tamu.
6. Berikan perhatian pada setiap tamu dan segera ambil keputusan, bila tamu ternyata harus
atau dapat disalurkan ke lain pejabat atau lain bagian

Di dalam menerima tamu perlu mencatat identitas tamu untuk menghindari

kemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu, terutama tamu yang belum
dikenal. Di samping itu pencatatan perlu untuk mengetahui maksud sebenarnya dari tamu,
sehingga sekretaris mudah menyalurkan tamu bersangkutan kepaada yang berwenang.

3 Macam-macam Tamu
Dengan banyaknya kegiatan yang dilakukan, hal tersebut berarti turut menentukan
banyaknya tamu yang datang.
1. Tamu dengan perjanjian
Apabila telah diketahui bahwa pimpinan sudah siap menerima tamunya, maka
sekretaris segera mempersilahkan tamu untuk masuk ke ruang pimpinan. Bila
pimpinan belum siap, sekretaris hendaknya memberitahukan hal tersebut kepada tamu;
misalnya dengan mengutarakan : “maaf,bapak/ibu kami persilahkan menunggu
sebentar, karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang
harus segera diselesaikan”.

2. Tamu tanpa perjanjian

Dalam menghadapi tamu tanpa atau belum mengadakan perjanjian, sekretaris
hendaknya segera memperlakukan tamu dengan bijaksana atau menanyakan kepada
pimpinan dengam menyerahkan kartu/buku tamu.
 1) Bila ternyata pimpinan belum atau tidak bersedia menerimanya, maka sekretaris
harus pandai mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham.
2) Bila pimpinan bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang
ditentukan, dan tamu menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian.
3) Bila tamu dapat disalurkan kepada pejabat atau bagian lainnya maka segera
beritahu pejabat atau bagian yang dimaksud melalui sekretaris atau pembantu
pimpinan yang bersangkutan.
Contoh tamu tanpa perjanjian :
a. Tamu salesman
b. Tamu yang ingin membeli barang/jasa
c. Tamu yang ingin mengajukan keluhan/complain
d. Tamu yang meminta sumbangan
3. Tamu yang merupakan teman pimpinan
Tanyakan maksud kedatangannya yang tiba-tiba, supaya pada saat
memberitahukan kedatangannya kepada pimpinan seorang sekretaris bisa memberikan
gambaran. Apabila pimpinan siap menerimanya maka persilakan atau antarkan tamu
tersebut menemui pimpinan.

4. Tamu rutin atau relasi

Tamu rutin atau relasi pimpinan adalah tamu yang sudah biasa menemui
pimpinan. Berbeda dengan tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat mengunjungi/
bertemu dengan pimpinan, dan biasanya langsung dipersilakan menemui pimpinan, bila
tidak ada tamu lainnya (Tulusharyono H. H., 2006, hlm. 68).

Membuat dan Membatalkan Perjanjian

Perjanjian perlu dicatat pada buku khusus oleh sekretaris untuk membantu
mengingatkan pimpinan.
Oleh sebab itu jangan lupa mencatat nomor telepon tamu bersangkutan. Pembatalan
perjanjian yang mungkin diadakan jangan sampai terlambat untuk dikomunikasikan, agar
dapat memberi kesan yang baik. Sekretaris perlu membuat catatan memgenai perjanjian yang
dibuat untuk pimpinan. Catatan termaksud dapat ditulis pada kartu atau agenda perjanjian.
B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara
lain :
 Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
 Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
 Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu
dikantor adalah sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu
a. Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
b. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
c. buku tamu
d. kartu pengenal tamu
e. majalah/koran
f. brosur/katalog perusahaan
g. tempat sampah/asbak
h. Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
a. Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat
penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum
dan sikap yang ramah.
c. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau
bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
d. ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan
kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak
sopan.
e. Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi
sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan
tamu.
f. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih
dahulu.
g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan
tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain:
1. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling
jauh dengan pintu.
2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani tamu.
3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk
pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian
berbicara dengan orang yang dimaksud.
4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan
sopan.

A. Cara pelayanan tamu kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu.
Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-
hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud
kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut
agar terjalin goodwill yang baik.
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan
memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada
tamu.
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh
tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
6. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
7. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan
oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
8. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang
dikehendaki tamu.