Petunjuk Teknis

PELAKSANAAN KEGIATAN SATUAN PENGAWASAN INTERNAL

(SPI) STUDI PADA RSUD DI DKI JAKARTA

KONSEP

Dinas Kesehatan DKI Jakarta, Ruang Auditorium Lantai 2,

Tanggal 22 Januari 2019
 Daftar Isi
Daftar Isi
Kata Pengantar
I. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Tujuan
3. Ruang lingkup
4. Sasaran
5. Dasar Hukum
6. Ketentuan Umum
II. Proses Pengawasan Internal
1. Tahap pertama Perencanaan Pengawasan
2. Tahap kedua Survei Pendahuluan
3. Tahap Ketiga Pelaksanaan Pengawasan
4. Merumuskan Temuan Pengawasan/Memberi Rekomendasi
5. Pelaporan Pengawasan
6. Tindak Lanjut hasil Pengawasan

III Dokumentasi Pengawasan

1. Pengertian Kertas Kerja
2. Tujuan Penyiapan Kertas Kerja
3. Panduan Penyiapan Kertas Kerja
4. Teknik Penyiapan Kertas Kerja
5. Jenis Kertas Kerja
IV Penutup
Lampiran
 Kata Pengantar

Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan yang maha
kuasa atas berkat dan rahmatnya , sehingga telah tersusun Petunjuk Teknis
Pelaksanaan Pengawasan Internal, Satuan Pengawasan Internal Rumah
Sakit Umum Daerah xxxxxx di Jakarta xxxxxx.

Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengawasan Internal merupakan

pedoman bagi Satuan Pengawas Internal Rumah Sakit Umum Daerah
xxxxxxx dalam melaksanakan Pengawasan Internal yang berisi tentang
tahapan yang dilakukan dalam pelaksanaan pengawasan Internal. Kami
menyadari bahwa Penyusunan Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengawasan
Internal, Satuan Pengawas Internal ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu kami mengharapkan saran dari semua pihak.
Demikianlah harap maklum

Jakarta Januari 2019

Ketua Satuan Pengawas Internal
RSUD xxxx Jakarta xxxxx

(................................................................)
NIP. ..........................................
 Petunjuk Teknis
Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan Internal Satuan Pengawas Internal
Rumah Sakit Umum Daerah XXXXXXX

I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Sesuai dengan peraturan Gubernur No……….. tahun ……… tentang
pembentukan Organisasi dan tata Kerja RSUD xxxxx yang menyatakan
bahwa Satuan Pengawas Internal adalah satuan kerja rumah sakit yang
independen bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan dan pemanfaatan
sumber daya (sumber daya manusia, keuangan, perlengkapan dan metode)
rumah sakit. Satuan Pengawas Internal (SPI) Rumah Sakit Umum Daerah
(RSUD) xxxxxxx adalah unit pengawas internal yang berada di bawah
direktur yang bertugas membantu direktur dalam menjalankan pengawasan
seluruh aspek/segi kegiatan rumah sakit untuk menuju tercapainya Visi
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) xxxxxxx tahun 20XX
“…………………………………………………………………………………………”

Tugas pokok Satuan Pengawas Internal adalah

• Menyusun rencana kerja dan anggaran SPI,
• Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan pengawasan internal,
• Melaksanakan pengawasan internal,
• Mengolah dan melaporkan hasil pengawasan internal,
• Merekomendasikan tindakan, koreksi, atau sanksi terhadap hasil temuan
pengawasan,
• Melaporkan pelaksanaan tugas.
Agar pengawasan Internal dapat bermanfaat perlu disusun petunjuk teknis
pelaksanaan pengawasan Internal Satuan Pengawasan Internal di Rumah
sakit xxxxxx .
2. Tujuan
Tujuan disusunnya petunjuk teknis pelaksanaan pengawasan internal adalah
sebagai pedoman Satuan Pengawas Internal dalam melaksanakan kegiatan
Pengawasan internal di Rumah Sakit Umum Daerah Xxxxxxxx untuk dapat
membantu Direktur agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara
efektif.
3. Ruang Lingkup
Meliputi aspek operasional, keuangan dan administrasi yang ada di RSUD
Xxxxxxxx. pemeriksaan dan Evaluasi kecukupan dan efektifitas system
pengendalian organisasi, kualitas penyelenggaraan dalam pelaksanaan
tanggung jawab yang ditugaskan, efektifitas manajemen risiko , dan proses
penataan dan pengelolaan organisasi yang dimiliki oleh rumah sakit
Xxxxxxxx dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab.
4. Sasaran Pengawasan Internal adalah
• Proses Pencapaian Tujuan dan Sasaran Organisasi
• Efektivitas dan Efisiensi dalam penggunaan erbagai sumber daya
• Sistem informasi manajemen
• Kepatuhan pada hukum. Kebijakan, prosedur dan peraturan
• Pengamanan asset dan kepentingan yang dipercayakan organisasi

5. Dasar Hukum
1) Keputusan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No…….
tentang Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah xxxxxx sebagai Unit kerja
Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta menerapkan pola
pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah penuh
2) Peraturan Pemerintah No 23 Tahun 2005, tentang pengelolaan keuangan
Badan Layanan Umum
3) Permendagri 61 Tahun 2007 tentang PPK BLUD dan sebagaimana diubah
dengan Permendagri 79 Tahun 2018 tentang BLUD
4) Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No. xxxxx
tentang Pembentukan dan Organisasi Tata Kerja RSUD xxxxxxxx Dinas
Kesehatan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
6. Ketentuan Umum
1) Pengawasan Internal/Audit Internal merupakan suatu kegiatan Independen,
yang menjamin objektifitas dan melaksanakan konsultasi, dirancang untuk
meningkatkan nilai serta memperbaiki operasi organisasi. Kegiatan
tersebut membantu organisasi dalam usaha mencapai tujuannya, dengan
menggunakan pendekatan Disiplin yang sistematis.
2) Temuan Pengawasan adalah suatu pernyataan berdasarkan fakta-fakta.
3) Investigasi adalah
• penyelidikan dengan mencatat atau merekam fakta-fakta, melakukan
peninjauan, percobaan dan sebagainya dengan tujuan memperoleh
jawaban atas pertanyaan- pertanyaan (tentang peristiwa, sifat, atau
khasiat suatu zat dan sebagainya)
• Penyidikan
4) Evaluasi adalah tindakan untuk menguji suatu proses atau kelompok
terhadap beberapa standard an membentuk kesimpulan tertentu sebagai
hasilnya
5) Kriteria adalah ukuran yang menjadi dasar penilaian atau penetapan
sesuatu
6) Observasi adalah satu cara pemeriksaan untuk memperoleh bukti dengan
melihat , memperhatikan dan mengamati sendiri.
7) Pengawasan adalah suatu kegiatan penilaian terhadap kegiatan dengan
tujuan agar organisasi / kegiatan tersebut melaksanakan fungsinya dengan
baik dan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan
8) Pengendalian adalah tindakan pengawasan yang diikuti dengan langkah
perbaikan
9) Faktor risiko adalah kriteria yang dipergunakan untuk mengidentifikasi kan
hal-hal yang erat kaitannya dengan kondisi dan atau peristiwa yang
mungkin terjadi dan menimbulkan akibat yang merugikan organisasi, serta
kemungkinan terjadinya kondisi atau peristiwa tersebut
10) Transaksi adalah tindakan antara dua pihak yang mengakibatkan timbulnya
hak dan kewajiban.
II. Proses Pengawasan Internal /Audit Internal

Dalam melaksanakan pengawasan internal ada 6 tahap yang harus dilaksanakan:

Alur Proses Deskripsi Langkah –langkah kegiatan

Perencanaan adalah suatu proses 1. Menganalisis Penugasan

Perencanaan Pengawasan memformulasikan apa yang akan
dilakukan, bagaimana,
dimana,kapan dilakukan dan
siapa yang melakukan
2. Mengumpulkan data/ fakta
3. Melakukan Analisis Resiko
4. Mengidentifikasi bukti pengawasan
5. Membuat tujuan Pengawasan secara
rinci
6. Membuat program pengawasan Kerja
pengawasan tahunan ( PKPT )
7. Menentukan jadwal dan staf

Pelaksanaan survey pendahuluan 1. Pertemuaa Pembukaan

2. On site tour
Pelaksanaan Pengawasan adalah langkah awal dalam
3. Penelaahan dokumen
proses pengawasan. Dalam 4. Melakukan Pengujian terbatas
survei pendahuluan 5. Membuat deskripsi hasil survey dan
dikumpulkan seluruh data dan menggunakan hasil survey
informasi yang relevan dengan
kegiatan auditee, yang
selanjutnya digunakan sebagai
dasar untuk penyusunan
program kerja pengawasan
pendahuluan
Pengawasan/ Pekerjan lapangan 1.Mengevaluasi atas pengendalian
Internal
Melaksanakan adalah semua usaha yang
2.Mendisain dan Melakukan test
dilakukan pengawawas internal Pengawasan/ audit
pengawasan/ pekerjaan untuk membentuk opini,
lapangan menyajikan temuan, dan
memberikan rekomendasi atas
materi yang sedang diperiksa

Temuan Pengawasan adalah 1. Mengevaluasi temuan pengawasan

2. Mendokumentasikan temuan
Merumuskan temuan suatu pernyataan berdasarkan
3.Pertemuan Penutup
fakta-fakta. Temuan yang baik
Pengawasan/Membuat mencakup pertimbangan
rekomendasi pengawas menyangkut sebab
dan akibat dari kondisi tersebut

Laporan merupakan hasil akhir 1. Membuat Kerangka Laporan

Membuat Laporan dari suatu pengawasan yang 2. Menulis draf Laporan
Pengawasan berisi kegiatan yang dilakukan 3. Mengedit draf Laporan
4. Menulis Laporan Pengawasan

Tindakan lanjut pengawasan Meninjau dan melakukan tindak

adalah penelaahan untuk lanjut untuk memastikan bahwa
menentukan efektifitas tinadakan pengawasan yang dilaporkan telah
Tindak Lanjut Pengawasan dilakukan
perbaikan yang sudah dilakukan
manajemen sebagai hasil dari
pemeriksaan sebelumnya
1. Tahap Pertama Perencanaan Pengawasan / audit

Pengertian :

Perencanaan adalah suatu proses memformulasikan apa yang akan dilakukan,

bagaimana, dimana,kapan dilakukan dan siapa yang melakukannya.Dengan
perencanaan dan studi mengenai area yang diaudit akan membantu mendefenisikan
pekerjaan audit dan mengurangi terbuangnya waktu dengan sia-sia serta
menghindarkan terjadinya kesalahan diawal audit. Dalam proses perencanaan audit
ada tujuh kegiatan yang dilakukan :

Urutan Kegiatan
1) Menganalisa Penugasan Pengawasan
Sebelum melaksanakan Pengawasan , Pengawas mendapat surat Tugas dari
Direktur Rumah Sakit.
Analisis Penugasan pengawasan
a. Memahami penugasan
Pengawas harus memahami secara menyeluruh tetang penugasan
b. Mendefinisikan detil ruang lingkup yang mencakup batasan pengawasan
,hambatan organisasi, sumber daya pengawasan , jadwal pengawasan ,dan
mengidentifikasi dasar untuk mengukur keberhasilan pengawasan.
2) Mengumpulkan Fakta- Fakta
Dalam kegiatan ini pengawas mengumpulkan fakta – fakta untuk memperoleh
informasi yang cukup mengenai kegiatan yang diawasi . ini mencakup dua
pekerjaan yaitu
a. Pengumpulan data
Pengawas harus mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan
• kebijaksanaan rumah sakit,
• Struktur organisasi
• System dan prosedur,
• laporan-laporan pengawasan sebelumnya
• uraian tugas
• Data yang menyangkut kegiatan operasional unit yang diawasi
 • Data permanen seperti undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan
presiden (keppres), dan peraturan lainnya harus sudah dimiliki oleh
auditor. serta laporan pengelolaan auditee terlebih dahulu dapat
dikumpulkan/diminta pada bagian terkait.
b. Membuat Flow chart
Pengawas membuat flowchart dari proses transaksi yang dijalankan sehingga
dapat diketahui urutan dan keterkaitan antara berbagai macam transaksi
3) Melakukan Analisis Risiko
Dalam kenyataannya semua organisasi akan menghadapi faktor risiko oleh
karena itu dalam rangka menangani masalah risiko perlu dilakukan penilaian
risiko.
Pengawas Internal harus dapat mengidentifikasi segala faktor risiko serta menilai
sampai sejauh mana pengaruhnya terhadap Rumah sakit
4) Mengidentifikasi bukti bukti pengawasan
Perencanaan pengawasan yang rinci tidak dapat dibuat sampai semua data yang
tersedia diidentifikasi.
Dua tipe bukti pengawasan yang umum
a. Prosedur dan Manual
b. Bukti- bukti yang dihasilkan dari aliran data yang diperoleh aplikasi komputer
5) Membuat Tujuan Pengawasan secara rinci
Tujuan Audit mendefenisikan sasaran yang akan dicapai oleh tim pengawas
selama penugasan .
Sasaran harus dibuat cukup rinci sehingga mudah dimengerti dan dapat diukur .
6) Membuat Program Kerja Pengawasan Tahunan
Program Kerja Pengawasan Tahunan menegaskan bagaimana suatu tujuan
pengawasan dapat dicapai. Program pengawasan harus disetujui oleh ketua Satuan
Pengawasan Internal dan harus dibahas bersama –sama dengan pengawas dan
seluruh tim. Program Kerja Pengawasan Tahunan mencakup ruang lingkup ,
target , indikator dan implementasi ( penjadwalan , alokasi sumberdaya manusia
dan pendanaan )
 Tujuan pembuatan program pengawasan adalah:
a. Untuk mengidentifikasi langkah-langkah, prosedur alat dan teknik yang
digunakan selama pengawasan,
b. Untuk memperkirakan jumlah sumberdaya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pengawasan. Program pengawasan berisi informasi sebagai
berikut (Contoh terlampir ) :
a) Pendahuluan
Dalam pendahuluan dimuat informasi mengenai kegiatan /
fungsi/program instansi secara singkat yang berguna sebagai latar
belakang bagi auditor untuk memahami dan melaksanakan program kerja
audit.
b) Tujuan Pengawasan
Tujuan Pengawasan adalah Sasaran yang ingin dicapai dari pengawasan,
yang mempunyai identifikasi, mengandung kelemahan dan yang
memerlukan perbaikan , harus jelas sehingga dapat menjadi pedoman
bagi auditor untuk dikembangkan ,harus spesifik, misalnya
“ mereview design dari system pengendalian internal “
“ Menguji ketaatan terhadap system pengendalian “ atau Mengevaluasi
kecukupan ( design dan efektifitas ) pengendalian internal “
c) Ruang Lingkup Pengawasan
Ruang lingkup adalah menggambarkan bagian operasi, kegiatan, system
informasi yang menjadi objek pemeriksaan dan metode yang digunakan
dalam pemeriksaan
d) Langkah langkah Pengawasan
Merupakan perintah kerja kepada pengawas internal dalam melaksanakan
pengawasan . Biasanya merupakan instruksi yang ditulis dengan kalimat
perintah dengan menerapkan prosedur dan teknik- teknik audit.
Contoh . Amati, bandingkan, evaluasi, konfirmasi.dan lain-lain
Langkah-langkah utama dibuat dalam program kerja pengawasan dengan
daftar simak pengawasan, namun Pengawas dapat mengembangkannya
sendiri sesuai permasalahan dan kondisi lapangan yang ditemui.
Langkah-langkah dalam PKP tersebut dapat dipilih sesuai dengan
 permasalahan yang ditemukan dalam survey pendahuluan. Masalah yang
ditemukan dapat menjadi tujuan pengawasan . Dengan tujuan
pengawasan inilah langkah program kerja pengawasan lanjutan dibuat
dan bahan-bahan pertanyaan dapat diperoleh dalam daftar PKP serta
dapat diperdalam sendiri oleh para Auditor sesuai dengan disiplin ilmu
yang dimiliki dan dikuasai.
e) Dilaksanakan Oleh .
Program Kerja Pengawasan sebagai perintah kerja ditujukan kepada
anggota tim yang ditugaskan untuk melaksanakannya dan Sarana
Pembagian tugas bagi tim.
f) Waktu yang dibutuhkan adalah perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk
melaksanakan prosedur dan teknik pengawasan yang disesuaikan dengan
tingkat kesulitan mendapatkan bukti pengawasan dan banyaknya jumlah
bukti yang diperlukan.
7) Menentukan Jadwal dan Staf Audit
Urutan kegiatan akhir dari perencanaan audit adalah menyusun jadwal dan
menyusun tim pengawas.
2. Tahap kedua Survei Pendahuluan .
Tujuan Survey pendahuluan adalah untuk
a. Membuat auditor akrab dengan aspek-aspek penting dari program , fungsi, unit
atau aktivitas yang diaudit
b. Mengidentifikasi dan mengevaluasi semua fungsi utama, sistem, manual dan
komputer termasuk pengendalian manajemen , untuk mengisolasi area –area
yang potensial bermasalah
c. Memastikan melalui pengujian , dan observasi area-area yang potensial
bermasalah.
d. Merencanakan pekerjaan audit secara Rinci / Lanjutan
 Urutan kegiatan dalam survey pendahuluan adalah sebagai berikut:
a. Pertemuan Pembuka
Tujuan utama pertemuan pembuka dilakukan untuk menyampaikan rencana
pengawasan kepada Kepala bagian unit yang akan diawasi untuk memperoleh
informasi mengenai bagian –bagian yang menjadi penekanan pengawasan lebih
dalam dan juga memberikan peluang bagi pengawas dan unit yang diawasi
untuk mengenal secara langsung. Individu-individu yang diundang dan diminta
mengikuti rapat meliputi:
a) Ketua atau kepala bagian dari unit kerja yang diaudit/diperiksa
b) Pimpinan dan bawahan yang bertugas dalam audit tersebut
c) Pimpinan audit internal
b. On- Site Tour
Melaksanakan kunjungan / ke lokasi /unit yang diaudit untuk mengetahui iklim
kerja , fasilitas fisik, hubungan dengan bagian lain, dan arus pekerjaan.
c. Penelaahan dokumen
Pada kegiatan ini Auditor mengumpulkan dan menelaah dokumen meliputi :
• Tujuan dan sasaran
• Kebijakan, rencana, prosedur, hukum, peraturan, dan kontrak yang
berpengaruh pada kegiatan auditee
• Informasi organisasional; seperti nomor dan nama pegawai, deskripsi
tugas, aliran proses, rincian tentang perubahan yang ada.
• Informasi anggaran, hasil operasi dan data keuangan
• Kertas kerja sebelum audit dan laporan audit, file korespondensi dan
literatur otoritatif dan teknik yang relevan.

Pengawas hendaknya menelaah sistem dan proses untuk mengidentifikasi

pengendalian kunci. Auditor dapat menggunakan beragam alat dan teknik. Bisa
berbentuk bagan, kuesioner, dan wawancara atau cara lainnya untuk
mengidentifikasi pengendalian kunci dan memperoleh pemahaman dari risiko audit
“yang berhubungan”. Program audit dikembangkan untuk menguji bidang risiko
tinggi ini. Kemungkinan fraud (penyimpangan) hendaknya dipertimbangkan dalam
penilaian risiko.
 d. Membuat kesimpulan hasil survei yang memuat hal-hal sebagai berikut
• Daftar potensial terjadinya kelemahan
• Pendapat mengenai apakah tujuan audit yang sudah dibuat menghasilkan
temuan .
• Daftar pekerjaan yang harus dilakukan
• Membuat program kerja pengawasan lanjutan

3. Tahap ketiga Pelaksanaan Pengawasan

Pelaksanaan Pengawasan/ Pekerjaan Lapangan mencakup semua kegiatan yang
dilakukan oleh pengawas untuk membentuk suatu opini, menyajikan temuan dan
memberikan rekomendasi atas materi yang sedang diperiksa.Pekerjaan lapangan
mencakup perolehan data, pemeriksaan, pengklasifikasian dan penilaian bukti
pemeriksaan.
Urutan kegiatan dalam Pelaksanaan Pengawasan
1) Mengevaluasi pengendalian internal
Menilai pengendalian internal ada beberapa tahapan
a. Identifikasi Risiko Aktifitas
Risiko Pemrosesan Transaksi :
- Pengawas harus mengerti bagaimana alur transaksi dari masing- masing
aktifitas yang dijalankan unit. Jika bagan alur belum ada agar dibuat oleh tim
pengawas dengan melakukan interview karyawan.

- Identifikasi Risiko
Pada kegiatan ini harus diidentifikasi semua risiko yang ada dengan cara
melihat kegiatan dari bagian atas kebawah. Pada masing-masing proses
pengawas harus bertanya ” Apa yang salah dalam proses ini ” Jawaban atas
pertanyaan ini akan membentuk risiko.

- Konsolidasikan Risiko Individu

Pada saat melakukan identifikasi risiko mungkin ditemukan adanya beberapa
risiko yang sama. Dalam banyak contoh yang sama dapat dinyatakan dengan
 dua atau tiga cara yang berbeda. Oleh karena itu pengawas harus
mengkonsolidasikannya kedalam sebuah daftar risiko yang konferhensif, yang
menyatakan permasalahan secara jelas dan menghindarkan terjadinya
overlapping.

- Menentukan bobot Risiko

Bobot risiko biasanya dibagi dalam tiga katagori yaitu: tinggi, sedang dan
rendah.

b. Identifikasi Pengendalian Aktivitas

Pengendalian atas aplikasi yang dijalankan seharusnya dibuat berdasarkan
risiko yang melekat pada masing-masing aplikasi, oleh karena itu pengawas
juga harus menentukan apakah pengendalian tersebut cukup memadai untuk
mengantisipasi risiko aplikasi

c. Pengujian kepatuhan terhadap Pengendalian yang penting. Pengendalian

yang bersifat lingkungan biasanya diverifikasi melakukan wawancara dan
diskusi, sedangkan pengendalian aplikasi diperiksa melalui pemeriksaan
bukti-bukti pemrosesan transaksi. Tujuan dari pengujian kepatuhan adalah
untuk :
- Memastikan bahwa pengendalian sudah berjalan baik dengan melibatkan
investigasi yang cukup untuk meyakinkan bahwa pengendalian telah
diimplementasikan.
- Memastikan bahwa pengendalian sudah bekerja dengan baik.

d. Memutuskan apakah Pengendalian dapat dipercaya. Dalam proses ini

pengawas melakukan identifikasi terhadap poin-poin yang merupakan
kelemahan pengendalian, dimana pengujian substantif harus dilakukan.

1) Mendesain dan melakukan test pengawasan

Desain pengujian pengawasan dibuat berdasarkan hasil penilaian pengawas
terhadap pengendalian internal . Pengujian audit didesain untuk meyakinkan
 apakah pengendalian internal berjalan seperti diharapkan. Jika pengawas
tidak mempercayai pengendalian internal maka harus dilakukan pengujian
substantif.
Tujuan pengujian data dari sistem aplikasi khusus adalah memberikan opini
yang objektif mengenai :
a. Kecukupan pengendalian yang ada
b. Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur untuk memelihara integritas
data
c. Keabsahan transaksi.

4. Tahap ke empat merumuskan temuan pengawasan.

1) Pengembangan temuan pengawasan

Hasil pengawasan yang baik tergantung pada kualitas dari pengawas dalam
melakukan pekerjaan lapangan dan kelengkapan serta penyusunan kertas kerja.
Hasil pengawasan hanya terbatas pada informasi yang dikumpulkan dan dicatat
oleh pengawas. Pengawas harus mencatat setiap bukti yang penting dan
siapapun yang membuat laporan harus mampu menemukan dalam kertas kerja.
Setiap permasalahan/penyimpangan yang ditemui selama pelaksanaan
pengawasan harus diteliti dan dikembangkan dalam bentuk konsep temuan
dengan mengikuti alur sbb:

a. Pernyataan Kondisi
Apa yang ditemukan ?
Apa yang sudah diobservasi ?
Apakah hal itu merupakan suatu hal yang tidaksempurna, kekurangan atau
kesalahan ?

b. Kriteria
Bagaimana seharusnya ?
Dengan apa anda ukur / bandingkan ?
Bagaimana standard an prosedur atau prakttik yang berlaku ?
 c. Penyebab
Mengapa hal ini terjadi ?
Apa yang menyebabkan terjadinya suatu ketidak sempurnaan ?
Kenapa operasi menjadi tidak efisien, tidak efektif atau tidak ekonomis ?

d. Akibat / dampak
Apa akibat dari temuan ?
Apa simpulan akhir dari temuan ?

e. Rekomendasi

Apa yang direkomendasikan untuk memperbaiki kondisi yang ada ?

Apakah rekomendasi tersebut dapat diterapkan dan layak diterima ?

Siapa yang menginplementasikan rekomendasi tersebut ?

2) Mendokumentasikan Temuan Pengawasan

- Setiap laporan temuan pengawasan harus didukung dengan data dalam
kertas kerja
- Setiap temuan harus diberi judul. Judul harus pendek . yang digunakan
sebagai judul adalah permasalahan inti
- Laporan harus lengkap dan akurat
- Tidak berisi temuan temuan yang tidak signifikan yang dapat
diperbaiki sendiri oleh auditan.
3) Pertemuan Penutup
Setelah tugas pengawasan selesai, ketua Satuan Pengawasan Internal
menjadwalkan pertemuan penutup dengan kapala bagian unit yang di awasi
untuk mendiskusikan temuan pengawasan. Pertemuan penutup lebih baik
dijadwalkan mendekati berakhirnya pekerjaan pengawasan. Biasanya
dilakukan ditempat unit yang di awasi. Dan sebelum pertemuan penutup draft
laporan sudah dibagikan kepada auditan untuk dapat didiskusikan .
 Bagan 2. Bagan pelaksanaan Pertemuan Penutup

Undangan rapat

Paparan Hasil Temuan

Tanggapan

Berita Pengawasan (BP)

Laporan Hasil Pengawasan (LHP)

a. Undangan rapat yang disampaikan ketua SPI kepada Auditee

b. Ketua SPI memaparkan hasil temuan yang telah disusun sementara sesuai
dengan KKP (Kertas Kerja Pengawasan) oleh masing-masing auditor;
c. Auditee menyampaikan tanggapan atas temuan hasil pengawasan;
d. SPI membuat Berita Pengawasan (BP) yang isinya adalah KKP dan
Tanggapan
e. SPI menyampaikan Laporan Hasil Pengawasan (LHP) yang disampaikan
kepada Direktur dan Auditee untuk menindak lanjuti hasil temuan dengan
dibantu SPI;

5. Tahap kelima Pelaporan Pengawasan.

Setelah Pengawasan /pekerjaan lapangan selesai dan semua temuan serta saran
telah dibuat , maka akan dilanjutkan dengan penulisan laporan
Tahapan menulis laporan
a. Membuat kerangka laporan
Setelah temuan dan saran dibuat , pengawas harus menyiapkan kerangka
laporan.
b. Menulis draft awal
Draft awal dibuat berdasarkan kerangka laporan yang telah dibuat. Kertas kerja
dan data pendukung lainnya digunakan sebagai dasar untuk menulis draft.
c. Meng-edit laporan .
Draft harus ditulis dengan bahasa dan kata-kata yang mudah dipahami sehingga
dapat secara tepat menggambarkan pikirannya. Laporan harus menggunakan
bahasa yang bijaksana dan diplomatis tanpa menghilangkan hal-hal yang
penting.
d. Menulis Review Draft
Komentar editing sebaiknya dievaluasi dengan hati –hati.
e. Menyiapkan dan melakukan proofread terhadap laporan akhir.
Sebelum evaluasi berakhir, draft sebaiknya diperlihatkan kepala bagian yang
diawasi.
f. Laporan dapat disusun dalam bentuk panjang, atau pada situasi tertentu dapat
berbentuk surat yang lebih informal. Laporan audit bentuk panjang harus
memasukkan elemen berikut ini:
a. Surat penyerahan yang ditandatangani oleh ketua SAI.
b. Halaman judul.
c. Halaman isi
d. Ikhtisar eksekutif (tidak lebih dari satu halaman)
e. Tujuan pengawasan, termasuk asal atau sumber pengawasan
f. Cakupan audit, termasuk:
o Periode waktu yang dicakup
o Fungsi atau proses yang ditelaah, seperti gaji, pembelian, perjalanan,
pengeluaran uang, piutang dagang, teknologi informasi, dan lain-
lain.
o Teknik audit yang digunakan seperti wawancara, telaah rekaman,
pengujian transaksi, prosedur auditing analitis, dan lain-lain.
o Informasi latar belakang yang berkaitan dengan organisasi atau
kegiatan yang diawasi
o Hasil Pengawasan , termasuk temuan, simpulan atau pendapat, dan
rekomendasi perbaikan
o Respon manajemen atau rencana aksi manajemen
o Jadwal dan tambahan yang diperlukan untuk mendukung atau
menyediakan rincian temuan audit dan simpulan
 6. Tahap keenam Tindak Lanjut Pengawasan.
Jika ketua unit yang diawasi telah setuju dengan temuan pengawasan , laporan audit
harus dapat mengidentifikasi kapan pelaksanaan dan rekomendasi dan saran yang
diusulkan . Manajemen secara formal memberikan penjelasan mengenai tindakan
perbaikan yang dilakukan secara tertulis.

III Dokumentasi Pengawasan

1. Pengertian Kertas Kerja Pengawasan
Kertas Kerja Pengawasan merupakan catatan –catatan yang dibuat dan data-data
yang dikumpulkan pengawas secara sistematis pada saat melaksanakan tugas
pengawasan( audit ), untuk memberikan gambaran yang lengkap terhadap proses
pengawasan dan harus mencerminkan langkah-angkah kerja pengawasan yang
ditempuh, pengujian pengujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh dan
kesimpulan hasil pengawasan .

2. Tujuan Penyusunan Kertas Kerja Pengawasan adalah untuk :

1) Pendukung laporan pengawasan .

• Sebagai penghubung antara Pengawasan yang dilaksanakan dengan Laporan
Hasil Pengawasan ( LHP )
2) Simpulan Pengawasan dibuat secara berjenjang dari teknik dan prosedur audit
yang telah dilaksanakan oleh auditor , yang kemudian berujung pada LHP
3) Dokumentasi Informasi
Mendokumentasikan informasi yang diperoleh melalui interview, penelaahan
peraturan, analisis atas system dan prosedur, observasi atas suatu kondisi, dan
pengujian transaksi.
4) Identifikasi dan dokumentasi temuan pengawasan
Sarana untuk mencari hubungan berbagai fakta yang telah ditemukan,
membandingkan, menilai/ mengukur besarnya pengaruh suatu temuan atau
kelemahan
5) Pendukung pembahasan
Pemahaman yang memadai tentang hal-hal penting dan relevan dapat membantu
auditor pada saat pembahasan suatu masalah dengan pihak auditan
6) Media Review Pengawas
• Sarana mengawasi , menilai, dan memonitor perkembangan pelaksanaan audit,
pelaksanaan PKP, menilai kecukupan teknik dan prosedur audit untuk untuk
memenuhi standard audit yang telah ditetapkan ,
• Merekomendasikan teknik atau prosedur audit tambahan yang diperlukan yang
harus dilaksanakan oleh timnya.
7) Bahan pembuktian
• Bahan pembuktian di pengadilan dalam kasus tindak pidana korupsi dan
auditor bertindak sebagai saksi ahli.
• Alat untuk membela diri tentang kecukupan procedure audit yang telah
dijalankan dan simpulan –simpulan audit yang mendasari LHP –nya sesuai
dengan standar profesi yang telah ditetapkan, dalam hal auditordituntut oleh
pengguna LHP
8) Referensi
- Referensi dalam perencanaan tugas audit atau pelaksanaan audit periode
berikutnya dan referensi dalam memonitor tindak lanjut audit.
9) Membantu auditor ekstern
- Auditor ekstern berkepentingan untuk mengevaluasi system pengendalian
intern, termasuk mereview pekerjaan auditor intern
10) Sarana Pengendalian mutu

Dilakukan review oleh rekan sejawat (Peer Review) atau oleh lembaga yang
berwenang.
3. Panduan Penyiapan kertas kerja pengawasan
- Relevan : Informasi sesuai dengan tujuan apengawasan dan permasalahan yang
dihadapi
- Sesuai program kerja pengawasan : sejalan dengan langkah-langkah yang telah
dimuat dalam program kerja pengawasan
 - Akurat dan lengkap : informasi dalam Kertas Kerja Pengawasan harus lengkap
untuk mendukung simpulan , LHP, temuan pengawasan
- Mudah dipahami :
- mengunakan bahasa yang sederhana, ringkas, runtut alur pikirnya , sehingga
diketahui perencanaan , yang telah dilaksanakan , yang ditemukan, dan yang
disimpulkan.
- Kalau ada istilah teknis dibuat penjelasan. Judul setiap permasalahan harus
jelas.
- Sumber data harus diidentifikasi dengan jelas
- Rapi : Berhubungan dengan tataruang / lay out penulisan,ditulis satu muka ,
bila ditulis halaman berikutnya supaya diberi petunjuk yang jelas, diber daftar
isi , pemberian nomor dan indeks secara sistematis
- Effisien : menghindari pembuatan daftar yang tidak perlu, dan menggunakan
copy dari catatn auditan , cukup member symbol dan tick mark untuk menandai
pengujian yang dilakukan
- Seragam : disiapkan dengan tampilan yang baku
4. Teknik penyiapan kertas kerja pengawasan
• Harus mempunyai judul atau heading. Judul pada umumnya terdiri dari nama
organisasi atau kegiatan yang diteliti, judul atau gambaran isi atau kegunaan
kertas kerja, tanggal atau periode yang dicakup oleh pengawas
• Tiap tiap kertas kerja pengawasan harus ditandatangani, diberi inisial atau paraf,
dan diberi tanggal oleh pengawas internal
• Tiap kertas kerja pengawasan harus memuat indeks atau nomor petunjuk
• Simbol verifikasi pengawasan atau tick mark harus jelas
• Sumber data haruslah diidentifikasi secara jelas

5. Jenis Kertas kerja

Pada umumnya terdapat 2 kertas kerja yaitu :

• Permanent file
• Current file
IV Penutup

Dalam melaksanakan pengawasan Internal ada 6 tahap yang dilaksanakan yaitu

1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Survey Pendahuluan
3. Tahap Pelaksanan Pengawasan
4. Tahap Perumusan Temuan
5. Tahap Pelaporan
6. Tahap Tindak lanjut hasil pengawasan.

Kedalaman temuan sangat bergantung pada penguasaan para pengawas atas disiplin
ilmu dan penggunaan kriteria-kriteria/peraturan-peraturan yang terkait dengan obyek
pemeriksaan dsb.

.
Daftar Pustaka

1) Pokok-Pokok Audit Internal disusun Oleh Drs Amin Widjaya Tunggal , AK

MBA , Harvarindo 2009
2) Standar professional Audit Internal ; Hiro Tugiman
3) Dasar dasar auditing Yayasan Pendidikan Internal Audit; Institut Pendidikan
dan Pelatihan Audit Manajemen
Dasar –dasar Audit Manajemen . Oleh Drs Amin Widjaya Tunggal , AK MBA ,
Harvarindo 2009