KOMUNIKASI BISNIS : “ Menyusun dan Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Rutin dan Positif yang meliputi Direct Request, Good News, and Goodwill ”

Paper ini bertujuan untuk memenuhi tugas dalam perkuliahan Komunikasi Bisnis

Pengempu : Drs. I Komang Ardana

Disusun Oleh:
Kelompok 5

Ni Ketut Nadila Suryasari (1607522127)

I Putu Andy Mahendra (1607522128)

Luhde Hendryani Pratiwi (1607522129)

Ni Made Indri Pratiwi (1607522131)

Ni Putu Novi Antari (1607522132)

Program Non Reguler

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Udayana
2018

i
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting, sebab
seorangpemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak manapun
yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas pajak. Kemampuan
berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harusdipunyai oleh pelaku
bisnis.Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi secara
efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan, menerima,serta menulis suatu
pesan.
Mereka harus tahu bagaimana menempatkan kata yangmembentuk suatu arti,
menyampaikan ide-ide dengan tegas dan jelas, membuatsebuah komunikasi yang baik
melalui pesan tertulis seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat yang efektif dan
pemilihan kata yang tepat..
Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai fenomena yang
terjadi pada proses perubahan komunikasi dari dulu hingga saat ini. Tujuannya adalah agar
terwujudnya komunikasi efektif. Maka dari itu penulisan direct request sangat penting untuk
dibahas dalam makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan
terciptanya hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan
yang ingin dicapai bersama akan terwujud.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka peneliti dapat merumuskan masalah sebagai
berikut :
1.2.1 Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis rutin dan positif (direct request, good news,
dan goodwill) ?
1.2.2 Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis rutin dan positif (direct request, good news,
dan goodwill) ?
1.2.3 Apa saja latihan menyusun pesan bisnis rutin dan positif (direct request, good news,
dan goodwill) ?

1
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah.
1.3.1 Untuk mengetahui tentang proses penyusunan pesan bisnis rutin dan positif (direct
request, good news, dan goodwill)
1.3.2 Agar mengetahui tentang pengorganisasian pesan bisnis rutin dan positif (direct
request, good news, dan goodwill)
1.3.3 Supaya mengetahui tentang latihan menyusun pesan bisnis rutin dan positif (direct
request, good news, dan goodwill)

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Rutin dan Positif (Direct Request Good News, and
Goodwill)
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Namun demikian tujuan penyusunan pesan bukanlah agar penerima
terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis hendaknya dibuat tetap
berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas. Proses penyusunan pesan bisnis,
umumnnya terdiri dari tiga tahapan :
2.1.1 Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal- hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan, sebagai berikut :
1. Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Untuk dapat
menciptakan goodwill, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat
diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada 3 tujuan umum komunikasi
bisnis,yaitu:
a. Memberikan informasi (informming)
b. Membujuk atau persuasi (persuading)
c. Melakukan kerjasama (collaborating)
Masing- masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan
tingkat pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan
sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator.
Pesan yang bersifat persuasif akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang
lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada komunkator.
Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerjasama, akan diperlukan partisipasi
maksimum dari komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah.
2. Analisis Audiens
Sasaran atau target dari komunikasi adalah penerima atau audiens. Hal yang harus
diperhatikan dalam menganalisis audiens antara lain yaitu :
a. Mengembangkan profil audiens
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah
dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit . Contohnya : audiens yang sudah
dikenal adalah atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama. Apabila

3
 belum dikenal, maka petunjuk berikutnya bisa dipergunakan untuk membantu
melakukan analisis ( Bovee dan Thill, 2003:103),
1) Analize : Siapa pihak penerima pesan?
2) Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?
3) Demographics : Berapa umur, jenis kelamin, pendidikan penerima?
4) Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
5) Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan ?
6) Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima ?
7) Customize : Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan ?
8) Expectation : Apa yang diharpkan penerima ?
b. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga mememngaruhi pesan bisnis, menulis psan bisnisn yang
ditunjukkan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan yang dtunjukkan
kepada banyak orang yang cenderung lebih formal
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens
Apabila penerima memiliki latar belkang yang sama dengan pengirim maka pada
umumnya mereka dianggapmemiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu
pesan , anmun jika penerima memiliki latarbelakang yang berbeda maka komunikator
memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rsa bosan agar tidak terjadi kekeliruan
interpretasi.
e. Memperkirakan reaksi penerima
Untuk menghindari kritik dan perdebatan , pesan bisnis sebaiknya dilengkapai
dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan
yang memadi, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
f. Memenuhi informasi audiens
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses
pesan bisnsi. Ada beberapa pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu
memuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1) Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapakan
3) Berikan informasi yang diperlukan oleh audiens
4) Pastikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
5) Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens
6) Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens
g. Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah
keyakinan atau perilaku audiens. Kegagalan itu bisa disebabkan oleh pesan yang
menyajikan informasi yang tidak diperllukan, alasan yang dikemumkakan tidak
rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk dibaca.
3. Penentuan ide pokok
4
 Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan
topik tersebut sehingga dapat diterima audiens dengan baik oleh audiens. Tiga teknik yang
dapat dipergunakan unuk menentukan ide pokok yaitu :
a. Brainstorming
Brainstorming adalah penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari
berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa.
b. Petunjuk
Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana cenderung
meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok
c. Kebiasaan
Untuk sesuatu yang reatif sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya
dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama.
4. Pemilihan Saluran Media
Pemilihan saluran Media komunikasi sangat pentingdilakukan dalam perencanaan pesan
bisnsi yang berpusat pada penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan
(oral communication) dan tertulis (written communication).
a. Saluran Komunikasi Lisan
Saluran komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan
dalam bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara
langsung (tatp muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar pelatihan, dan
presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana , spontan, nayaman, praktis,
ekonomis, dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam membirkan umpan
balik (feedback). Sedangakan kekuranagn saluran ini adlah sifatnya yang spontan
sehinggapesan sering tidak dapat direncanakan dan diorganisasikan dengan baik.
Media untuk saluran lisan diantarnya :
1. Percakapan tatap muka
2. Telepon
3. Radio, televisi
4. Audio, vidio
5. Teleconverce
6. Video conferce
b. Saluran komunikasi tertulis
Pesan –pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam bentuk, misalanya surat, memo,
proposal, dan laporan. Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adlah adanya
kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya umpa balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu
cepat. Media untuk saluran tertulis diantarnya :
1. Surat, memo , laporan proposal
2. E-mail
3. Telepon

5
 4. Komputer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos biasa dan Khusus
2.1.2 Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide / gagasan dituangkan ke dalam pesan
tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/
gagasan. Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu :
1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan
2.1.3 Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan,
tanda baca, dan tata bahasa.Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan

2.2 Pengorganisasian Pesan Bisnis Rutin Dan Positif (Direct Request, Good News, and
Goodwill)
Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,
pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik
akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima. Hal-hal berikut
dapat menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele)
Seringkali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraf. Bagian awal
yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya.
Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis,
membuang waktu dan mengaburkan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide-ide
pendukung atau pelengkap.
4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan
secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan
sulit dikaitkan satu sama lain.

6
 Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman
penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu,
mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi
penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa
manfaat, yaitu (1) Membantu audiens memahami pesan, (2) membantu audiens rnenerima
pesan, (3) menghemat waktu audiens, dan (4) menyederhanakan tugas komunikasi (Bovee
dan Thill, 2003: 136). Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui tiga
langkah berikut:

1. Menetapkan ide/gagasan pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis
memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral
pesan. Adanya tiga teknik untuk menentukan ide/gagasan pokok yaitu: brainstorming,
minta petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
lde pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan
yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan
membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau
pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan.
Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, yaitu:
a) Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)
Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide pokok
ditempatkan di bagian awal, baru kemudian dikuti ide- ide pendukung atau
argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima
pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan
tersebut.
b) Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach)
Pada pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di
bagian awal diikuti ide pokok. Pendekatan induktif dipergunakan untuk pesan-
pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang
tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang
disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.
Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat
(informal) maupun pesan panjang (formal).

7
Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:
1. Direct request
Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya
langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya,
membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi
terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan
langsung.
2. Pesan rutin, good news atau good will
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang
merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap
netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif
dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan
lain-lain. Pesan-pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung
karena reaksi audiens netral atau positif.
3. Bad News
Bad News adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan. Misalnya, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit,
penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti itu sebaiknya
menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus
dan tidak ditempatkan di bagian awal.
4. Pesan persuasif
Pesan persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan
tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negatif. Oleh karena itu,
sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tidak langsung.

2.3 Latihan Menyusun Pesan Bisnis Rutin dan Positif (Direct Request, Good News, and
Goodwill)
Ketika menyusun naskah pertama kali, hal-hal yang diperhatikan adalah nada dan gaya.
Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak
awal untuk menghemat waktu penulisan ulang.
2.3.1 Mengendalikan Gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara
keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.
Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan
hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur
komun ikasi tetap terbuka.

8
 Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi bisnis
tertulis dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut :
1) Courtesy ( sopan santun )
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutrral (penggunaan kata tidak
membedakan jenis kelamin), dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan
citra komunikator.
2) Correctness ( tepat/benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan , format, tanda baca , pengunaan kata,
ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon ) yangtidak familiar
akan membingungkan para audiens.
3) Conciseness ( ringkas )
Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secra ringkas. Tidak
menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak
perlu.
4) Clarity atau Clearness (jelas)
Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan
keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis
(coherence).
7) Concreteness ( tepat )
Tidak menimbulkan kesalahan interprestasi karena disajikan secara spesifik dan tidak
biasa.
8) Completeness (lengkap )
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi
yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian ( misalnya , gagalnya penjualan,
rugi waktu, pegembalian barang, dan kehilangan pelanggan potensial ).
2.3.2 Mengembangkan Paragraf yang Logis
Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum.
Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting
dari keseluruhan pesan. Paragraf umumnya terdiri atas 3 unsur, yaitu kalimat topik, kalimat
pendukung topik, dan unsur peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf
dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara.
Terdapat 5 teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu :
1. Ilustrasi adalah mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-
contoh yang dapat memperjelas ide pokok.
2. Perbandingan atau kontras adalah mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
3. Sebab-akibat adalah mengembangkan paragraf dengan tekhnik sebab-akibat dan
memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu

9
4. Klasifikasi adalah mengembangkan paragraf dengan memecahkan ide umum
menjadi beberapa kategori spesifik.
5. Masalah dan penyelesaian adalah mengembangkan paragraf dengan menyajikan
suatu masalah dan kemudian menbahas penyelesaiannya.

10
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan beberapa hal mengenai “Menyusun dan
Mengorganisasikan Pesan Bisnis Rutin dan Positif yang meliputi Direct Request, Good
News, dan Goodwill” yaitu :
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Namun demikian tujuan penyusunan pesan bukanlah agar penerima
terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis hendaknya dibuat tetap
berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide / gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,
paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/ gagasan.
Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,
pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik
akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.
Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman
penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu,
mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi
penyusunan pesan.

3.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan, maka penulis merekomendasikan berupa saran – saran sebagai
berikut :
Hendaknya para pelaku bisnis dan masyarakat umum mampu membuat pesan, pesan
bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas.
Perlu adanya pengorganisasian atau penyusunan pesan bisnis rutin dan positif yang meliputi
direct request, good news, and goodwill.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Devi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis, Penerbit Andi.

Bovee, L Courtland and John V. Thill. 2008. Komunikasi Bisnis Buku Pertama Edisi Keenam:
Jakarta. PT Prenhallindo.

Ellen, Guffey, Marry, Rhodes Kathleen, and Rogin Patricia. 2006. Business Communication,
Fourth Edition : Jakarta. Salemba Empat.

12