PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak
ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka
seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa
menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka
untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah
membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita
(sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil
seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan
diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi,
misi suatu organisasi

FUNGSI KOMUNIKASI
Komunikasi melakukan empat fungsi utama di dalam kelompok atau organisasi:
pengendalian, motivasi, pernyataan emosional dan informasi. Komunikasi berperan untuk
mengendalikan perilaku anggota dalam berbagai cara. Organisasi memiliki otoritas hierarki
dan panduan formal bagi npara pekerja yang dipersyaratkan untuk diikuti. Ketika para
pekerja mengomunikasikan pekerjaan yang terkait dengan penyampaian keluhan, mengikuti
deskripsi pekerjaan mereka, atau mematuhi kebijakan perusahaan, komunikasi melaksanakan
fungsi pengendalian. Komunikasi secara informal juga mengendalikan perilaku. Ketika
kelompok kerja menggoda atau melecehkan seorang anggota yang terlalu produktif (dan
anggota lain dari kelompok itu terlihat buruk), mereka melakukan komunikasi secara
informal dan mengendalikan perilaku anggota.
Komunikasi membantu meningkatkan motivasi dengan menjelaskan kepada para
pekerja mengenai apa yang harus mereka lakukan, seberapa baik mereka dalam
melakukannya, dan bagaimana mereka dapat meningkatkan kinerja mereka. Kelompok kerja
merupakan sumber utama dari interaksi sosial bagi banyak pekerja. Komunikasi di dalam
kelompok adalah mekanisme dasar para anggota yang memperlihatkan kepuasan dan frustasi.
Oleh karena itu, komunikasi menyediakan pernyataan emosional dari perasaan dan
pemenuhan kebutuhan sosial. Fungsi terakhir dari komunikasi adalah untuk memfasilitasi
pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan oleh para

1
individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan mengirimkan data yang
diperlukan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan.
Hampir setiap interaksi dalam komunikasi yang terjadi dalam kelompok atau
organisasi menjalankan satu atau lebih fungsi-fungsi tersebut, dan tidak satu pun dari
keempatnya yang lebih penting daripada yang lain. Untuk melaksanakan secara efektif,
kelompok harus mempertahankan beberapa pengendalian atas para anggotanya, menstimulasi
para anggota untuk melaksanakan, memungkinkan pernyataan emosional, dan mengambil
pilihan keputusan.

PROSES KOMUNIKASI
Sebelum dilakukan, komunikasi memerlukan suatu tujuan, suatu pesan yang akan
disampaikan antara pengirim dan penerima. Pengirim akan mengodekan pesan (mengubahnya
menjadi bentuk simbolis) dan meneruskannya melalui sebuah medium (saluran) kepada
penerima, yang akan menguraikan isi kode tersebut. Hasilnya adalah perpindahan makna dari
satu orang ke yang lainnya.
Gambar 1 dibawah ini menggambarkan suatu proses komunikasi. Bagian utama dari
model ini adalah (1) pengirim, (2) mengodekan, (3) pesan, (4) saluran, (5) menguraikan isi
kode, (6) penerima, (7) kebisingan, dan (8) umpan balik.

Pengirim memulai suatu pesan dengan mengodekan pemikirannya. Pesan adalah

sebuah tindakan aktual produk fisik dari pengodean pengirim. Ketika kita berbicara, ucapan
adalah pesan. Ketika kita menulis, maka tulisan adalah pesannya. Ketika kita melakukan
isyarat gerakan, maka gerakan dari lengan dan ekspresi wajah kita merupakan pesan. Saluran
adalah medium melalui mana pesan-pesan akan berjalan. Pengirim memilihnya kemudian

2
menentukan apakah menggunakan saluran formal atau informal. Saluran formal ditetapkan
oleh organisasi dan mengirimkan pesan yang terkait dengan aktivitas profesional dari para
anggotanya. Mereka secara tradisional mengikuti rantai wewenang di dalam organisasi.
Bentuk lainnya dari pesan, seperti misalnya pribadi atau sosial, yang mengikuti saluran
informal, yang mana berlangsung secara spondan dan berkembang sebagai tanggapan atas
pilihan-pilihan individu. Penerima adalah orang kepada siapa pesan akan diarahkan, yang
pertama-tama harus menerjemahkan simbol-simbol ke dalam bentuk yang dapat dipahami.
Tahap ini adalah menguraikan isi kode dari pesan. Kebisingan mencerminkan hambatan
dalam komunbikasi yang memutarbalikkan kejelasan dari pesan, seperti misalnya
permasalahan persepsi, informasi yang berlebihan, kesulitan sematik, atau perbedaan budaya.
Kaitan terakhir dalam proses komunikasi ini adalah lompatan umpan balik. Umpan balik
adalah pemeriksaan mengenai seberapa berhasilkah kita dalam memindahkan pesan kita
seperti yang dimaksudkan semula. Ini menentukan apakah pemahaman telah tercapai atau
belum.

ARAH DALAM KOMUNIKASI

Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau secara lateral. Kita membagi lagi
dimensi vertikal menjadi ke arah bawah dan ke arah atas.
Komunikasi ke Arah Bawah
Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dari sebuah kelompok atau organisasi
menuju ke level yang lebih rendah adalah komunikasi ke arah bawah. Para pemimpin
kelompok dan para manajer menggunakannya untuk menugaskan tujuan, memberikan
instruksi pekerjaan, menjelaskan kebijakan dan prosedur, menunjukkan permasalahan yang
memerlukan perhatian, dan menawarkan umpan balik.
Dalam organisasi ke arah bawah, para manajer harus menjelaskan alasan mengapa
sebuah keputusan harus diambil. Salah satu studi menemukan bahwa para pekerja dua kali
cenderung berkomitmen dengan perubahan ketika alasan-alasan yang melatarbelakangi
mereka dijelaskan seluruhnya. Meskipun hal ini terlihat lebih masuk akal, banyak manajer
yang merasa bahwa mereka terlalu sibuk untuk menjelaskan atau bahwa penjelasan akan
“menimbulkan banyak masalah”. Bukti dengan jelas mengindikasikan bahwa penjelasan
dapat meningkatkan komitmen pekerja dan mendukung keputusan. Meskipun para manajer
mungkin berpendapat bahwa untuk mengirimkan sebuah pesan tersampaikan hingga pekerja
level bawah cukup dilakukan sekali saja, sebagian besar riset menyarankan bahwa

3
komunikasi manajerial harus diulang beberapa kali dan melalui berbagai jenis media berbeda
agar menjadi sangat efektif.
Permasalahan lainnya dalam komunikasi ke arah bawah adalah sifat satu arahnya.
Secara umum, para manajer menginformasikan kepada para pekerja tetapi jarang sekali
meminta nasihat atau opini dari mereka. Riset menegaskan bahwa para pekerja tidak akan
memberikan masukan (input), bahkan ketika kondisi sedang menguntungkan, jika
melakukannya terlihat menentang kepentingan terbaik mereka. Suatu studi mengungkapkan
bahwa hampir dua pertiga dari pekerja mengatakan bahwa bos mereka jarang sekali atau
tidak pernah meminta nasihat mereka.
Para pembicara terbaik menjelaskan alasan-alasan yang melatarbelakangi komunikasi
ke arah bawah yang mereka lakukan tetapi juga mengumpulkan komunikasi dari para pekerja
yang mereka supervisi. Hal ini mengarahkan kita pada arah berikutnya yaitu komunikasi ke
arah atas.
Komunikasi ke Arah Atas
Komunikasi ke arah atas menuju kepada level yang lebih tinggi di dalam kelompok
atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke para petinggi,
menginformasikan mereka mengenai nperkembangan dari tujuan, dan penyampaian masalah
saat ini. Komunikasi ke arah atas membuat para manajer tetap waspada terhadap apa yang
dirasakan oleh para pekerja mengenai pekerjaan mereka, para rekan sekerja, dan organisasi
secara umum. Para manajer juga bergantung pada komunikasi ke arah atas untuk gagasan-
gagasan mengenai bagaimana kondisi dapat ditingkatkan.
Disepakati bahwa sebagian besar pekerjaan para manajer telah diperluas, komunikasi
ke arah atas akan lebih sulit karena para manajer menjadi kewalahan dan mudah terganggu.
Untuk melakukan komunikasi ke arah atas secara efektif, berusaha untuk mengomunikasikan
dalam pokok berita bukan hanya narasi, dukunglah berita utama Anda dengan hal-hal yang
dapat ditindaklanjuti, dan persiapkan agenda untuk memastikan bahwa Anda memanfaatkan
perhatian bos Anda dengan baik.

Komunikasi Lateral
Ketika komunikasi terjadi diantara para anggota dari kelompok kerja yang sama, para
anggota dari kelompok kerja pada level yang sama, para manajer pada level yang sama, atau
beberapa pekerja yang setara secara horizontal lainnya, hal tersebut digambarkan sebagai
komunikasi lateral.

4
 Komunikasi lateral menghemat waktu dan memfasilitasi koordinasi. Beberapa
hubungan lateral secara resmi diizinkan. Sering kali, mereka secara informal menciptakan
sirkuit pendek hierarki secara vertikal dan mempercepat tindakan. Jadi dari sudut pandangn
manajemen, komunikasi lateral dapat menjadi baik atau buruk. Oleh karena berpegang
dengan ketat pada struktur vertikal yang resmi untuk seluruh komunikasi dapat menjadi tidak
efisien, maka komunikasi lateral yang terjadi dengan pengetahuan manajemen dan dukungan
dapat menjadi menguntungkan. Tetapi hal ini dapat menciptakan konflik-konflik
disfungsional ketika saluran vertikal yang resmi telah dilanggar, ketika para anggota langsung
bicara ke atasan atau di sekitar atasan mereka untuk menyelesaikan segala sesuatunya, atau
ketika para bos mendapati adanya tindakan yang telah dilakukan atau keputusan-keputusan
yang telah diambil tanpa sepengetahuan mereka.

KOMUNIKASI ORGANISASI
Jaringan Kelompok Kecil yang Formal
Jaringan organisasi yang formal dapat menjadi lebih rumit, meliputi ratusan orang dan
setengah lusin atau lebih banyak level hierarki. Untuk menyederhanakannya, kita akan
meringkaskan jaringan-jaringan ini ke dalam tiga kelompok kecil umum yang masing-masing
terdiri atas lima orang (lihat Gambar 2), rantai, roda, dan seluruh saluran.
Rantai dengan ketat mengikat rantai perintah yang formal atau resmi. Jaringan ini
mendekati saluran komunikasi yang akan Anda temukan dalam ketiga level organisasi yang
ketat. Roda bergantung pada sebuah sosok sentral untuk bertindak sebagai saluran bagi
seluruh komunikasi kelompok. Ini menstimulasi jaringan komunikasi yang akan Anda
temukan pada sebuah tim dengan seorang pemimpin yang kuat. Jaringan seluruh saluran
memperbolehkan para anggota kelompok untuk berkomunikasi satu sama lain secara aktif,
sering dicirikan dalam pelaksanaan tim yang dikelola sendiri, yang mana para anggota
kelompok bebas untuk memberikan kontribusi dan tidak ada seorangpun yang mengambil
peran pemimpin.
Seperti yang terlihat pada Gambar 1 sebelumnya, bahwa efektifitas tiap jaringan
bergantung pada variabel dependen yang Anda perhatikan. Struktur dari roda memfasilitasi
munculnya seorang pemimpin. Jaringan seluruh saluran merupakan yang terbaik jika Anda
menginginkan kepuasan dari para anggota, dan rantai yang terbaik jika keakuratan merupakan
hal terpenting. Tabel 1 mengarahkan kita pada kesimpulan bahwa tidak ada satupun jaringan
yang terbaik bagi seluruh kondisi.

5
Kabar Selentingan (Gosip)
Jaringan komunikasi informal dalam sebuah kelompok atau organisasi disebut kabar
selentingan. Meskipun rumor atau gosip dikirimkan melalui kabar selentingan yang informal,
tetapi masih merupakan sumber informasi yang penting bagi para pekerja dan para kandidat
(yaitu para pekerja yang dicalonkan menerima promosi). Kabar selentingan atau informasi
melalui perkataan mulut dari para rekan mengenai sebuah perusahaan memiliki pengaruh
yang penting pada apakah para pelamar pekerjaan akan bergabung dengan organisasi atau
tidak.
Rumor muncul sebagai tanggapan terhadap situasi yang penting bagi kita, ketika
terhadap ambiguitas, dan dibawah kondisi yang menimbulkan kecemasan. Kenyataan bahwa
suasana kerja sering kali terdiri atas tiga elemen yang sering menjelaskan mengapa rumor
berkembang dalam organisasi. Kerahasiaan dan persaingan yang umumnya menguasai sekitar
penunjukan bos-bos yang baru, relokasi kantor, perampingan keputusan, atau penyusunan
kembali penugasan kerja mendorong dan menopang rumor-rumor pada kabar selentingan.
Suatu rumor akan terus ada hingga orang lain menginginkan dan ekspektasi yang
menciptakan ketidakpastian terpenuhi atau kecemasan telah berkurang.

6
 Kabar selentingan merupakan bagian penting dari jaringan komunikasi dalam suatu
kelompok atau organisasi. Ini memberikan para manajer perasaan moral terhadap organisasi
mereka, mengidentifikasi permasalahan para pekerja yang dianggap penting, dan membantu
memanfaatkan kecemasan pekerja. Kabar selentingan juga memenuhi kebutuhan dari para
pekerja, pembicaraan kecil menciptakan rasa kedekatan dan persahabatan di antara mereka
yang berbagi informasi, meskipun riset menyarankan bahwa hal ini sering kali terjadi dengan
mengorbankan orang-orang yang berada di luar kelompok. Terdapat pula bukti bahwa gosip
sangat didorong oleh jaringan sosial dari pekerja yang mana para manajer dapat belajar untuk
mempelajari lebih banyak mengenai bagaimana informasi yang positif dan negatif mengalir
ke seluruh organisasi. Dengan demikian, kabar selentingan tidak akan dikenakan sanksi atau
dikendalikan oleh organisasi, hal ini dapat dipahami.
Dapatkan para manajer menghilangkan rumor sepenuhnya? Tidak. Riset
mengindikasikan bahwa bahkan beberapa bentuk dari gosip dapat memberikan motivasi yang
prososial. Apa yang seharusnya mereka lakukan adalah meminimalkan konsekuensi negatif
dari rumor dengan membatasi kisaran dan dampaknya.

MODE KOMUNIKASI
Bagaimana para anggota dalam suatu kelompok saling memindahkan maknasatu sama
lain? Hal ini tergantung pada komunikasi secara lisan, tulisan, dan nonverbal.
Komunikasi Lisan
Sarana utama dalam menyampaikan pesan adalah komunikasi lisan. Pidato, diskusi
formal satu-satu dan diskusi kelompok, serta rumor secara informal atau kabar selingan
merupakan bentuk-bentuk yang terkenal dari komunikasi lisan.
Keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dan umpan balik. Kita dapat
menyampaikan sebuah pesan verbal dan menerima tanggapan dalam waktu yang sedikit jika
penerima belum yakin dengan pesannya, maka umpan balik yang cepat memungkinkan
pengirim untuk mendeteksi secara cepat dan memperbaikinya.
Salah satu kelemahan utama pada komunikasi lisan muncul saat sebuah pesan harus
melewati sejumlah orang, semakin banyak orang maka semakin besar resiko terjadinya suatu
penyimpangan. Setiap orang menginterpretasikan pesan dengan cara mereka sendiri. Ketika
mencapai tujuannya, kandungan pesan sering kali sangat berbeda dari semula. Dalam suatu
organisasi, di mana keputusan dari pengumuman resmi lainnya disampaikan secara verbal ke
atas dan ke bawah hierarki otoritas, muncul risiko pesan itu terdistorsi.

7
 a. Rapat. Pertemuan dapat menjadi formal atau informal, meliputi dua atau lebih banyak
orang dan terjadi dalam hampir setiap kesempatan. Bahkan penyusunan interaksi
bisnis biasa dengan orang lain sebagaimana pertemuan dapat membantu kita tetap
menitikberatkan perhatian pada perkembangan. Setiap pertemuan adalah peluang
untuk menyelesaikan segala sesuatu hal. Komunikasi interpersonal yang baik penting
untuk membuat pertemuan berjalan dengan efektif.
b. Videoconferencing. Videoconferencing memungkinkan para pekerja dan para klien
untuk melaksanakan pertemuan secara real-time dengan orang-orang di lokasi-lokasi
berbeda. Live audio dan videoimage memungkinkan kita untuk melihat, mendengar,
dan berbicara dengan orang lain tanpa hadir secara fisikpada lokasi yang sama.
c. Telepon. Komunikasi melalui telepon menawarkan banyak manfaat seperti
pertemuan, dan begitu telepon berbunyi maka kita akan berusaha untuk segera
memberikan tanggapan. Panggilan telepon dapat berupa pertemuan secara formal atau
pembicaraan secara informal, juga dijadwalkan atau secara spontan. Komunikasi
melalui telepon waktunya cepat, dan lebih sedi8kit ambiguitas daripada e-mail.
Namun pesan melalui telepon lebih mudah terabaikan.

Komunikasi Melalui Tulisan

Komunikasi secara tulisan meliputi surat, e-mail, pesan singkat, organisasional secara
berkala, dan banyak metode lain yang menyampaikan tulisan dengan kata-kata simbol.
Berikut merupakan komunikasi bisnis secara tertulis melalui surat, PowerPoint, e-mail, pesan
singkat, pesan teks, media sosial, dan blog.
a. Surat. Kita menulis sejak ribuan tahun yang lalu, tapi saat ini kita masih menorehkan
tinta pada kertas ketika kita ingin menciptakan suatu catatan yang bertahan lama.
b. PowerPoint. PowerPoint dan format slide lainnya seperti Prezi dapat menjadi mode
komunikasi yang sangat sempurna karena perangkat lunak untuk mengumpulkan slide
menggabungkan kata-kata dengan elemen virtual untuk melibatkan pembaca dan
membantu dalam menjelaskan gagasan-gagasan yang kompleks.
c. Surat Elektronik (E-mail). Pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan dengan
cepat. E-mail dapat didistribusikan kepada salah satu atau ribuan orang lainnya
dengan menekan satu tombol, meskipun beberapa perusahaan (seperti perusahaan data
Nielson) telah melarang fitur “balas ke semuanya”.
d. Pesan Singkat. Seperti e-mail, pesan singkat (IM) biasanya dilakukan via komputer.
Ini merupakan teknologi yang tersinkronisasi, artinya kita perlu ada disana untuk

8
 menerima pesan. Dengan cara ini, IM beroperasional seperti telepon tanpa mesin
penjawab.
e. Pesan Teks. Pesan teks (TM) (atau lebih dikenal dengan SMS) mirip dengan pesan
singkat yang mana keduanya merupakan teknologi yang tersinkronisasi, tetapi pesan
teks biasanya dilakukan via telepon seluler dan sering kali sebagai alternatif daripada
panggilan telepon.
f. Media Sosial. Tidak ada satupun tempat yang memiliki komunikasi yang lebih
ditransformasikan daripada kenaikan jejaring sosial seperti misalnya Facebook dan
Linkedln, dan bisnis mengambil keuntungan dari peluang hadirnya media sosial ini.
Banyak organisasi yang telah mengembangkan aplikasi jejaring sosial yang mereka
bangun sendiri, dikenal dengan perangkat lunak sosial perusahaan, sebagian besar dari
mereka memiliki halaman Facebook sendiri dan Twitter.
g. Blog. Sebuah blog (web log) adalah sebuah situs Web mengenai seseorang atau
perusahaan.
h. Lainnya. Flickr, Pinterest, Google+, YouTube, Wikis, Jive, Socialtest, dan Social
Cast hanya beberapa dari sekian banyaknya platform sosial untuk publik dan industri
tertentu, dengan meluncurkan hal baru setiap harinya.

Komunikasi Nonverbal
Setiap kali kita mengirimkan pesan verbal, kita juga membagikan pesan nonverbal.
Kadang kala komponen nonverbal dapat berdiri sendiri. Tidak ada pembahasan komunikasi
yang lengkap tanpa mempertimbangkan komunikasi nonverbal (meliputi gerakan tubuh,
intonasi atau penekana yang kita berikan atas kata-kata, ekspresi wajah, serta jarak fisik
antara pengirim dan penerima).
Kita mungkin berpendapat bahwa setiap pergerakan tubuh memiliki arti, dan tidak
ada pergerakan secara kebetulan (walaupun beberapa tidak disadari). Kita bertindak diluar
keadaan kita dengan bahasa tubuh nonverbal.
Bahasa tubuh dapat menyampaikan status, tingkat keterlibatan, dan keadaan
emosional. Posisi tubuh atau gerakan dapat mengomunikasikan suatu emosi di balik sebuah
pesan, tetapi ketika dikaitkan dengan bahasa yang disampaikan, hal ini akan memberikan
makna yang lebih lengkap pada pesan dari pengirim. Jika isyarat nonverbal bertentangan
dengan dengan pesan verbal pembicara, maka isyarat nonverbal kadang kala lebih cenderung
diyakini oleh pendengar. Ekspresi wajah juga menyampaikan makna. Ekspresi wajah seiring

9
dengan intonasi, dapat memperlihatkan kesombongan, keagresifan, ketakutan, perasaan malu,
dan karakteristik lainnya.

PILIHAN DALAM SALURAN KOMUNIKASI

Mengapa orang memilih salah satu saluran dalam berkomunikasi dibanding lainnya?
Suatu model kekayaan media yang membantu dalam menjelaskan pemilihan saluran di antara
para manajer.
Kesempurnaan Saluran
Saluran berbeda dalam kapasitas mereka untuk menyampaikan informasi. Beberapa
yang sempurna dalam hal mereka mampu untuk (1) menangani berbagai macam isyarat
secara simultan, (2) memfasilitasi umpan balik yang cepat, dan (3) menjadi sangat pribadi.
Saluran lainnya memiliki skor rendah bersandarkan faktor-faktor tersebut. Percakapan antar
muka memperoleh skor tertinggi dalam kesempurnaan saluran karenamengirimkan
sebagian besar informasi per episode komunikasi.

Memilih Metode Komunikasi

Pilihan atas saluran bergantung pada apakah pesan tersebut bersifat rutin atau tidak.
Pesan yang rutin cenderung mudah dan memiliki sedikit ambiguitas, saluran-saluran yang
kesempurnaannya rendah dapat memberikan efisiensi. Komunikasi yang tidak rutin
cenderung rumit dan berpotensi terjadi kesalahpahaman. Para manajer dapat
mengomunikasikan mereka secara efektif hanya dengan memilih saluran yang sempurna.

Kesempurnaan saluran merupakan suatu kerangka kerja yang bermanfaat dalam

memilih mode komunikasi. Sebagai contoh, tidak terlalu mudah untuk mengatakan kapan
memilih komunikasi secara lisan dan bukannya tertulis. Para ahli mengatakan bahwa
komunikasi secara lisan atau “berhadapan muka” dengan para rekan sekerja, klien, dan
manajemen level atas merupakan kunci menuju keberhasilan. Namun, jika Anda mencari-cari
CEO hanya untuk mengatakan hello, Anda mungkin akan diingat sebagai gangguan daripada
seorang yang cemerlang, dan mencatat semua rapat pertemuan pada kalender untuk
meningkatkan waktu berhadapan muka Anda merupakan kontraproduktif untuk
menyelesaikan semua pekerjaan dalam organisasi tersebut. Pilihan komunikasi Anda layak
dikpikirkan sejenak. Apakah pesan yang Anda komunikasikan lebih sesuai disampaikan
melalui diskusi atau dalam bentuk diagram.

10
 Jika Anda perlu untuk menilai daya penerimaan dari penerima pesan, maka
komunikasi secara lisan biasanya merupakan pilihan yang lebih baik. Misalnya, rencana
pemasaran untuk suatu produk baru, memerlukan kerja sama dengan para klien secara
pribadi, sehingga Anda dapat melihat bagaimana reaksi mereka atas setiap gagasan yang
Anda usulkan. Juga mempertimbangkan mode komunikasi yang lebih disukai oleh penerima,
beberapa orang lebih fokus saat menerima pesan melalui telepon daripada dalam rapat
pertemuan. Kecepatan dari lingkungan kerja di sekeliling Anda dipertimbangkan pula.
Misalkan, jika manajer Anda meminta diadakan rapat pertemuan dengan Anda, maka Anda
tidak akan mengusulkan untuk ditukarkan dengan e-mail. Tempat kerja yang terpacu dengan
cepat akan dikembangkan dengan sangat pesat melalui rapat pertemuan, sementara itu proyek
tim yang tanggal waktunya sangat padat dapat dikembangkan melalui video conference yang
dijadwalkan dengan Skype. Kadang kala kita tidak dapat memilih antara rapat pertemuan
antarmuka dengan rapat melalui telepon yang disebabkan oleh jarak. Pada saat lain, hal ini
merupakan pilihan.

Komunikasi secara tertulis umumnya merupakan suatu mode yang sangat diandalkan
bagi komunikasi yang rumit dan lama, dan dapat menjadi metode yang sangat efisien bagi
pesan yang singkat pula, ketika teks dengan dua kalimat dapat dilakukan dengan panggilan
telepon selama 10 menit. Tetapi harus diingat bahwa komunikasi tersebut memiliki
keterbatasan pada ekspresi secara emosionalnya.

Pilihlah komunikasi tertulis ketika Anda menginginkan ninformasi menjadi berwujud

dan dapat diverifikasi. Kedua pihak yaitu Anda dan para penerima akan memiliki catatan atas
pesan tersebut. Orang-orang biasanya akan dipaksa untuk berpikir secara lebih mendalam
mengenai apa yang ingin mereka sampaikan dalam sebuah pesan yang tertulis daripada
berbicara, sehingga komunikasi secara tertulis dapat dipikirkan dengan baik, logis, dan jelas.

Surat digunakan dalam bisnis terutama untuk tujuan jejaring dan ketika tanda tangan
harus autentik. Sebuah catatan terima kasih yang ditulis tangan tidak pernah menjadi suatu
pilihan yang salah bagi pelamar untuk mengirimkannya setelah wawancara kerja. Disini
terdapat beberapa permasalahan ketika memilih e-mail:

a. Resiko kesalahan dalam menginterpretasikan pesan. Salah satu tim riset pada New
York University menemukan bahwa kami dapat secara akurat menguraikan makna
dan nada e-mail hanya dalam setengah waktu saja, bahkan sebagian besar dari kami
sangat melebih-lebihkan kemampuan untuk mengirimkan dan menginterpretasikan

11
 pesan-pesan dengan jelas. Jika Anda mengirimkan sebuah pesan penting, maka
pastikan bahwa Anda membaca kembali kejelasan dari pesan tersebut terlebih dahulu.
b. Dampak dari pesan-pesan yang negatif. Seorang pekerja perlu berhati-hati ketika
mengomunikasikan pesan-pesan yang negatif melalui e-mail. Kandungan yang tidak
layak atau negatif dapat membayakan pekerjaan Anda saat ini atau menghilangkan
Anda dari pertimbangan posisi yang baru.
c. Memiliki karakteristik memerlukan banyak waktu. Menyortir dan membaca e-
mail memerlukan waktu yang lama. Menulis e-mail bahkan menghabiskan waktu
yang lebih lama, apakah Anda mengetik dengan sepuluh jari pada papan tombol atau
dua ibu jari pada sebuah smartphone. Sebagian besar dari kita bermasalah dalam
berinteraksi dengan e-mail, terutama seiring dengan kemajuan karier kita.
d. Ekspresi emosi yang terbatas. Beberapa peneliti mengatakan bahwa kurangnya
pesan isyarat secara visual dan vokal yang memiliki makna positif secara emosional,
seperti pujian, yang terlihat lebih netral secara emosional daripada yang dimaksudkan
oleh pengirim. E-mail cenderung memiliki dampak yang tidak menghambat terhadap
orang-orang: tanpa ekspresi wajah dari penerima untuk melunakkan ekspresi emosi
mereka, pengirim menulis sesuatu yang akan dirasakan tidak nyaman apabila
disampaikan secara langsung.
e. Kekhawatiran akan privasi. Terdapat banyak permasalahan privasi dengan e-mail.
Pertama, e-mail Anda akan dimonitor. Pertumbuhan pada bidang forensik digital yang
menitikberatkan pada melakukan investigasi e-mail dari semua perangkat yang
digunakan oleh perusahaan (komputer, smartphone, dan lain-lain) yang dikirimkan
oleh pekerjanya, terutama pada e-mail yang dikirimkan kepada organisasi pesaing.
Anda juga tidak selalu dapat mempercayai si penerima e-mail untuk menjaga
kerahasiannya. Untuk alasan-alasan ini, Anda tidak dapat menulis segala sesuatu yang
tidak ingin Anda publikasikan.
f. Profesionalisme. Ini penting untuk tidak membiarkan informalitas dari pesan teks
menyebar ke dalam e-mail bisnis. Banyak yang lebih menyukai mempertahankan
komunikasi bisnis yang relatif formal.

Secara umum, respons terhadap pesan singkat hanya ketika mereka profesional, dan
mengajukan mereka hanya ketika Anda mengetahui bahwa mereka akan diterima dengan
baik. Ingatlah bahwa informasi yang disampaikan dalam sebuah pesan singkat (IM) lebih

12
publik daripada yang Anda inginkan (Anda tidak dapat memastikan siapa yang akan
membacanya), dan bahwa percakapan Anda tidak akan disimpan untuk rujukan selanjutnya.

Keamanan Informasi

Keamanan merupakan suatu kekhawatiran yang sangat besar oleh hampir semua
organisasi dengan informasi pribadi atau yang dimiliki mengenai para klien, konsumen, dan
pekerja. Organisasi khawatir dengan keamanan dan informasi secara elektronik yang harus
mereka proteksi. Misalnya, data pasien rumah sakit, informasi fisik masih tetap mereka
simpan dalam lemari arsip, dan keamanan atas informasi mereka percayakan kepada para
pekerja mereka dengan mengetahui, misalnya sistem pembagian dari Apple hanya informasi
yang perlu mereka ketahui saja. Adopsi terkini atas penyimpanan data secara elektronik yang
didasarkan pada cloud telah membawa level kekhawatiran yang baru, 51% dari para manajer
dalam sebuah survei terbaru sedang mempertimbangkan perangkat lunak sumber daya
manusia yang didasarkan pada cloud. Ketakutan mengenai komputasi cloud terlihat tidak
beralasan, sehingga bisnis yang menggunakannya akan cenderung meningkat. Sebagaimana
yang telah dibahas, sebagian besar perusahaan secara aktif memonitor pemakaian internet
dari para pekerja dan catatan e-mail, dan bahkan menggunakan video pengawas dan catatan
percakapan telepon. Meskipun mereka mungkin diperlukan, tetapi praktik-praktik seperti itu
dapat terlihat bersifat menyerbu terhadap para pekerja. Organisasi dapat meringankan
kekhawatiran pekerja dengan melibatkan mereka kedalam penciptaan kebijakan keamanan
informasi dan memberikan kepada mereka beberapa kendali atas bagaimana informasi pribadi
mereka digunakan.

KOMUNIKASI YANG PERSUASIF

Pemrosesan yang otomatis dan dikendalikan

Pemrosesan otomatis (automatic processing) suatu pertimbangan yang relative
dangkal atas bukti dan informasi yang membuat penggunaan menjadi heuristic. Pemrosesan
secara otomatis memerlukan sedikit waktu dan sedikit upaya , sehingga masuk akal
menggunakannya untuk memproses pesan yang persuasive yang tidak anda pedulikan .

Sekarang pertimbangkan kapan terakhir kali anda memilih suatu lokasi untuk anda
tempati . Anda mungkin akan melakukan beberapa riset mandiri di antara para ahli yang
mengetahui sesuatu mengenai area tersebut , mengumpulkan informasi mengenai harga dari
berbagi sumber , serta mempertimbangkan biaya dan manfaat dari menyewa atau membeli .

13
Di sini , Anda akan bersandar pada pemrosesan yang dikendalikan yang lebih memerlukan
banyak usaha , suatu pertimbangan yang terperinci mengenai bukti dan informarsi yang
terdapat pada kenyataan , gambar , dan logika . Pemrosesan yang dikendalikan memerlukan
usaha dan tenaga , tetapi lebih sulit untuk membodohi seseorang yang telah menghabiskan
banyak waktu dan tenaga untuk terlibat , Dalam hal pengambilan keputusan tersebut .

Tingkat Ketertarikan
Salah satu alat prediksi terbaik mengenai seseorang akan menggunakan proses yang
otomatis atau yang dikendalikan dalam bereaksi terhadap sebuah pesan yang persuasive
adalah level ketertarikan mereka pada suatu hal misal“ Tingkat ketertarikan mencermikan
dampak suatu keputusan terhadap kehidupan anda “ .

Pengetahuan Sebelumnya

Orang – orang yang berpengatuhan sangat luas mengenai suatu area subjek lebih
condong menggunakan strategi pemrosesan yang dikendalikan . Mereka sudah memiliki
pemikiran melalui banyaknya argument atas atau terhadao suatu rangkaian tindakan yang
spesifik , dan oleh karenanya mereka tidak siap mengubah posisi mereka kecuali jika alasan
bijaksana diberikan sangat baik

Kepribadian
Mereka yang memiliki nilai rendah dalam kebutuhan akan pengetahuan lebih
cenderung untuk menggunakan strategi pemrosesan yang otomatis , yang bersandar pada
intuisi dan emosi untuk memandu evaluasi mereka atas pesanan yang persuasive

Karakteristik Pesan
Factor lain yang mempengaruhi apakah orang akan menggunakan strategi pemrosesan
yang otomatis atau yang dikendalikan adalah karakteristik dari pesan itu sendiri . Pesan
disampaikan melalui saluran komunikasi yang relative ramping . Implikasi yang paling
penting adalah untuk menyertakan pesan persuasive anda dengan tipe pemrosesan yang
cenderung digunakan oleh para penonton anda .

14
HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI

Robbins dan Judge (2015: 240) memaparkan beberapa hambatan yang berpotensi
memperlambat maupun mengganggu efektivitas komunikasi, yaitu sebagai berikut.

1. Penyaringan (filtering), menunjukkan bahwa pengirim secara sengaja memanipulasi

informasi sehingga menyebabkan terlihat lebih menguntungkan dari sudut pandang
penerima. Manajer yang memberi tahu atasan apa yang dia pikir ingin didengar oleh
atasan merupakan contoh dari penyaringan, karena manajer hanya menyampaikan
informasi yang dapat menyenangkan atasannya.
2. Pemilihan persepsi. Penerima dalam proses komunikasi secara selektif melihat,
menelusuri, dan mendengar berdasarkan pada kebutuhan, pengalaman, latar belakang
dan karakter personal lainnya. Penerima lebih memilih pesan yang yang diperlukan
atau menguntungkan bagi dirinya.
3. Informasi yang berlebihan (information overload). Individu memiliki kemampuan
yang terbatas untuk memproses data. Apabila informasi yang dikerjakan melampaui
kemampuan memproses, hasilnya adalah informasi yang berlebihan. Adanya
informasi yang berlebihan merupakan tantangan yang dihadapi oleh para individu dan
organisasi. Dalam kondisi ini, individu cenderung untuk memilih, mengabaikan.
melewati, atau bahkan melupakan kelebihan informasi tersebut. Selain itu, individu
dapat pula menangguhkan pemrosesan lebih lanjut hingga situasi yang berlebihan
berakhir.
4. Emosi. Kita dapat menginterpretasikan pesan yang sama secara berbeda. Emosi yang
ekstrem seperti kegirangan atau depresi mungkin dapat mengurangi pencapaian
komunikasi yang efektif. Dalam hal ini, cenderung akan mengesampingkan
rasionalitas dan proses pertimbangan objektif serta mensubstitusinya dengan
pertimbangan emosional.
5. Bahasa. Pada saar melakukan komunikasi menggunakan bahasa yang sama, kata
dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Faktor terbesar yang
memengaruhi perbedaan tersebut yaitu umur dan konteks.
6. Keheningan, yang menandakan adanya kurangnya komunikasi dan ketiadaan
informasi. Keheningan yang terjadi pada pekerja mencerminkan bahwa para manajer
memiliki informasi yang kurang atas permasalahan operasional yang sedang
berlangsung. Keheningan terkait dengan diskriminasi, gangguan, korupsi, dan tingkah

15
 laku buruk, yang memiliki arti bahwa manajemen puncak tidak mampu untuk
menghapus perilaku ini. Para pekerja yang berdiam diri akibat permasalahan yang
signifikan juga dapat dikaitkan dengan tekanan secara psikologis yang dialami.
7. Kekhawatiran komunikasi (communication apprehension), yaitu ketegangan dan
kegelisahan yang tidak sesuai dalam komunikasi secara lisan, tertulis, maupun
keduanya. Individu yang mengalami kondisi ini akan sulit untuk berbicara tatap muka
dengan orang lain dan menjadi sangat gelisah pada saat harus menggunakan telepon,
bergantung pada memo atau e-mail dalam hal panggilan telepon menjadi lebih cepat
dan lebih sesuai. Dalam hal ini, perlu ditingkatkan kewaspadaan pada orang-orang
yang sangat membatasi komunikasi secara lisan dan menjustifikasi tindakan mereka
berdasarkan pola pikir bahwa komunikasi tidak penting bagi dirinya dalam
pelaksanaan pekerjaan dengan efektif.
8. Berbohong, yaitu kesalahan penyajian atas informasi secara sekaligus. Dalam
organisasi yang besar, penipuan setiap harinya terjadi dalam jumlah yang besar. Bukti
memperlihatkan bahwa orang-orang lebih nyaman dalam berbohong melalui telepon
dibandingkan bertatap muka dan lebih nyaman berbohong melalui e-mail
dibandingkan mereka harus menulis dengan menggunakan pulpen dan kertas.

IMPLIKASI GLOBAL

Komunikasi efektif akan sulit terjadi di bawah kondisi yang baik . Faktor lintas
budaya jelas berpotensial menciptakan permasalahan komunikasi yang besar . Suatu sikap
yang dipahami dan dapat diterima dengan baik dalam suatu budaya dapat tidak berarti apapun
. Hanya 18 % perusahaan yang telah mendokumentasikan strategi untuk berkomunikasikan
dengan para pekerja dari seluruh budaya , dan hanya 31 % yang mensyaratkan bahwa pesan
perusahaan harus disesuaikan untuk dipakai oleh budaya lain .

Hambatan – hambatan budaya

Pertama adalah hambatan yang disebabkan oleh semantic . Kata – kata dapat berarti
hal – hal yang berbeda bagi orang yang berbeda , terutama orang – orang yang berasal dari
budaya nasional yang berbeda .

Kedua adalah hambatan , yang disebabkan oleh konotasi . Kata memiliki makna yang
berbeda dalam Bahasa yang berbeda . Negosiasi di antara para eksekutif AS dan jepang dapat
menyulitkan karena kata – kata dalam Bahasa jepang hai diterjemahkan menjadi iya

16
 Ketiga ialah hambatan yang disebabkan oleh perbedaaan nada . Pada beberapa budaya
, Bahasa adalah formal , pada budaya lain , tidak formal . Dalam beberapa budaya .
terhantung pada konteks . orang – orang akan berbicara berbeda dirumah , dalam situasi
social , dan ditempat kerja .

Keempat ialah perbedaan antara toleransi dan konflik dan metodenya untuk
menyelesaikan keduanya . Individu dari konflik – konflik secara langsung dan akan membuat
sumber dari ketidakpastian menjadi terbuka dengan jelas . Budaya kolektivitas cenderung
lebih mengakui konflik hanya secara implisit dan menghindari perselisihan yang sangat
emosional .

17
 DAFTAR PUSTAKA

http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html (diakses pada

1 Oktober 2018)

Robbins, Stephen P dan Timothy A. Judge. 2015. Perilaku Organisasi Organizational

Behavior Edisi 16. Jakarta: Salemba Empat.