1.

1 Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur

Pembelian pada Hotel

1.1.1 Pembelian Persediaan

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat
tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan
keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
penyimpanan adalah:
1) Temperatur ruangan.
2) Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang.
3) Metode penyimpanan barang.
4) Sistem ventilasi.

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:

1) Menjaga kontinuitas usaha.
2) Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk.
3) Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan.
4) Membuat perencanaan pembelian yang optimal.
5) Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang.
6) Mencegah slow moving item.

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General

Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily
Store.
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel,
pencatatan bisa dilakukan dengan menggunakan metode fisik atau metode perpetual,
sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencatatan persediannya, sebagai
berikut:
 11101 Inventory Food xxx

20101 Trade Creditor xxx

1.1.2 Bagian yang Terlibat Pembelian Persediaan Hotel

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
1) Departemen yang memerlukan barang.
2) Gudang (general store/store room).
3) Pembelian (purchasing).
4) Penerimaan (receiving).
5) Cost control.
6) Account payable (hutang usaha).

1.1.3 Dokumen yang Digunakan Pembelian Persedian Hotel

1) Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang
yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan
minimum.
2) Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
3) Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4) Daily receiving report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang
untuk kebutuhan operasional hotel.
5) Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan
dibeli yang digunakan sebagai pembanding.
6) Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
7) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

1.1.4 Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Pembelian Persediaan di Hotel

Daily Receiving Report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

1.1.5 Prosedur Pembelian Persediaan (Penjelasan Bagan Alur Pembelian)

1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
a) Cost control, sebagai alat control.
b) Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO.
c) Gudang atau departemen yang memerlukan.
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager,
dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5
rangkap yang didistribusikan pada:
a) Supplier untuk ditunjuk.
b) Cost control, sebagai control.
c) Gudang, sebagai informasi pembelian
d) Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang.
e) Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4) Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
a) Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya.
b) Cost control untuk persetujuan harga.
c) Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.
 MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a) Cost control, sebagai control.
b) Gudang, sebagai informasi.
c) Purchasing, sebagai arsip.
d) Account payable, sebagai dasar mencatat hutang.
e) Supplier, sebagai pendukung penagihan.
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
1.2 Membandingkan, Mendesain, dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur
Penggunaan Dairy Product Khususnya Food And Beverage Pada Hotel

1.2.1 Penggunaan Persediaan di Hotel

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan
dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya
bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan
melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada
departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang,
sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar
masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan
biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatn yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran
persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:

Biaya Departemen xxx

Persediaan xxx

1.2.2 Bagian yang Terlibat Penggunaan Persediaan di Hotel:

1) Departemen.
2) Gudang.
3) Cost control

1.2.3 Dokumen yang Digunakan pada Penggunaan Persediaan di Hotel

1) Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,
seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2) Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
3) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

1.2.4 Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel

1) General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
2) Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir
pada cardex/bincard.
3) Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4) Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost.

1.2.5 Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel

1) Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh
head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2) Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian
menyerahkan barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang
tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada
umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
3) Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex.
4) Gudang.
5) Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip.
6) Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AAGP., Ariyanto Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2018. Akuntansi

Perhotelan (Pendekatan Sistem Informasi Berbasis USALI). Denpasar: FEB
Universitas Udayana.