PENGANTAR

Dalam bab ini dan bab berikut, kami memperkenalkan dasar-dasar proses bisnis dan
kemudian fokus pada beberapa proses bisnis inti yang umum bagi banyak bisnis. Kita mulai
dengan penyegaran singkat tentang dasar-dasar akuntansi keuangan. Meskipun Anda
mungkin bertanya-tanya mengapa kita berbicara tentang proses pembukuan dalam buku
pelajaran ini, konsep-konsep ini sebenarnya merupakan inti dari AIS. Yaitu, elemen dasar
akuntansi tertanam dalam sistem informasi akuntansi modern, dan mereka adalah dasar untuk
laporan keuangan tahunan perusahaan. Elemen-elemen mendasar ini termasuk jurnal, buku
besar, akun, saldo percobaan, dan laporan keuangan. Kami membahas konsep-konsep ini dari
perspektif jurnal kertas dan catatan sederhana karena ini menyederhanakan diskusi tentang
proses bisnis mereka. Akan tetapi, penting untuk mengakui, bahwa proses-proses bisnis
dalam perusahaan dengan AIS yang didorong oleh basis data yang besar sering tidak akan
melibatkan dokumen sumber kertas atau jurnal atau buku besar yang diformat secara
tradisional. Sifat dan jenis proses bisnis bervariasi, tergantung pada kebutuhan informasi dari
organisasi tertentu. Namun demikian, sejumlah proses bisnis adalah hal biasa bagi sebagian
besar organisasi. Dalam bab ini, kami memeriksa transaksi bisnis yang terkait dengan proses
penjualan (penjualan dan pengumpulan uang tunai) dan proses pembelian (pengeluaran untuk
bahan dan persediaan dan pembayaran tunai). Bisnis berada di bawah tekanan luar biasa
untuk memangkas biaya, mengurangi pengeluaran modal, dan menjadi seefisien mungkin
dengan kompetensi inti mereka. Akibatnya, perusahaan mencari secara global untuk
mencapai efisiensi — disebut bisnis tanpa batas. Di bagian akhir bab ini, kami memberikan
contoh proses bisnis yang umumnya outsourcing atau offshored. Kami kemudian memeriksa
beberapa solusi manajemen proses bisnis yang tersedia untuk meningkatkan proses bisnis
terlepas dari lokasi mereka.
FUNDAMENTAL PROSES BISNIS
Siklus akuntansi dapat dimulai dengan sejumlah cara berbeda. Misalnya, personel akuntansi
dapat membuat transaksi dari dokumen sumber, atau pelanggan dapat memesan produk
secara online. Terlepas dari bagaimana proses dimulai, pada akhir proses kami menerbitkan
laporan keuangan tahunan dan menutup akun sementara sebagai persiapan untuk siklus baru.
Ikhtisar Siklus Akuntansi Keuangan
AIS mencatat setiap transaksi atau peristiwa bisnis yang memengaruhi kondisi keuangan
organisasi dalam jurnal atau buku besar.
Jurnal. Akuntansi mencatat transaksi personil dalam jurnal. Tentu saja, ini adalah jurnal
kertas yang sebenarnya lagi - itu lebih cenderung entri elektronik dalam sistem informasi
akuntansi. Dalam banyak kasus, entri ini dibuat langsung ke tabel database. Jurnal adalah
catatan kronologis peristiwa bisnis berdasarkan akun. Jurnal dapat berupa jurnal khusus atau
jurnal umum. Jurnal khusus menangkap jenis transaksi tertentu. Mereka biasanya
dicadangkan untuk transaksi yang sering terjadi dalam suatu organisasi. Dalam sistem yang
terkomputerisasi, jurnal khusus dapat mengambil bentuk modul khusus dengan file mereka
sendiri. Sebagai contoh, seorang petugas akuntansi kemungkinan akan mencatat penjualan
kredit dalam modul piutang dagang. Dalam sistem yang lebih otomatis, entri ke dalam sistem
akuntansi mungkin seluruhnya elektronik, seperti melalui pemindaian kode batang.
Perusahaan dapat membuat jurnal khusus untuk hampir semua jenis transaksi. Yang umum
adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas.
Jika Anda memikirkannya, hampir semua transaksi akuntansi yang dicatat oleh organisasi
bisnis termasuk dalam salah satu kategori ini. Jurnal khusus mencakup entri untuk semua
kecuali beberapa jenis transaksi dan menyesuaikan entri jurnal, seperti untuk depresiasi.
Jurnal umum mencatat entri-entri ini.
Buku besar. Entri jurnal menunjukkan semua aspek transaksi tertentu. Setiap entri
menunjukkan debit dan kredit yang dihitung, tanggal transaksi, akun yang terpengaruh, dan
keterangan tentang acara tersebut. Setelah AIS merekam entri jurnal, selanjutnya entri entri
dalam buku besar umum. Dalam AIS, buku besar adalah kumpulan informasi moneter
terperinci tentang berbagai aset, liabilitas, ekuitas pemilik, pendapatan, dan pengeluaran.
Buku besar mencakup akun terpisah (sering disebut akun T karena bentuknya) untuk setiap
jenis item moneter dalam suatu organisasi. Sementara entri jurnal mencatat semua aspek
transaksi bisnis, AIS secara terpisah memposting jumlah moneter di setiap akun ke berbagai
akun di buku besar. Bagan akun perusahaan menyediakan struktur organisasi untuk buku
besar. Bagan akun menggunakan struktur blok kode (dibahas nanti dalam bab ini).
Neraca Uji Coba dan Laporan Keuangan. OnceanAISrecordsjournalentries dan
mempostingnya ke buku besar, dapat menciptakan keseimbangan percobaan. Neraca uji coba
adalah daftar semua akun beserta saldo debet dan kreditnya. Setelah jumlah debit dan kredit
dalam saldo percobaan ini sama, seorang akuntan akan mencatat setiap jurnal jurnal
penyesuaian yang diperlukan. Entri yang disesuaikan mencakup entri jurnal untuk depresiasi
dan biaya tidak tercatat lainnya, biaya dibayar di muka, pendapatan diterima di muka, dan
pendapatan tidak tercatat. Setelah jumlah debit dan kredit dalam neraca percobaan yang
disesuaikan ini sama, AIS siap untuk menghasilkan laporan keuangan. Laporan keuangan
adalah output utama dari sistem akuntansi keuangan. Laporan keuangan ini meliputi laporan
laba rugi, neraca, laporan ekuitas pemilik, dan laporan arus kas. Siklus akuntansi tidak
berakhir ketika AIS menghasilkan laporan keuangan. Sistem terkomputerisasi harus menutup
akun sementara, seperti akun pendapatan dan pengeluaran, sehingga siklus baru dapat
dimulai. Ini diperlukan karena pengguna tertarik pada informasi pendapatan untuk periode
waktu tertentu. Karena akun neraca menunjukkan kinerja keuangan pada titik waktu tertentu,
mereka bersifat permanen dan tidak perlu ditutup. Dengan demikian, AIS akan membawa
jumlah ini ke depan ke siklus akuntansi berikutnya. Gambar 1-7 menunjukkan ilustrasi siklus
akuntansi dan Gambar 7-1 merangkum langkah-langkah dalam siklus akuntansi.

1. Catat transaksi dalam jurnal. 2. Posting entri jurnal ke buku besar. 3. Siapkan saldo
percobaan yang belum disesuaikan. 4. Rekam dan posting jurnal jurnal penyesuaian. 5.
Mempersiapkan neraca saldo yang disesuaikan. 6. Menyiapkan laporan keuangan. 7. Rekam
dan posting entri jurnal penutup. 8. Siapkan saldo uji coba pasca-penutupan.
Sistem Pengkodean
Sistem informasi akuntansi bergantung pada kode untuk mencatat, mengklasifikasikan,
menyimpan, dan mengambil data keuangan. Meskipun dimungkinkan dalam sistem manual
untuk menggunakan deskripsi alfabet sederhana ketika menyiapkan entri jurnal, sistem
terkomputerisasi menggunakan kode numerik (kode yang hanya menggunakan angka) atau
kode alfanumerik (kode yang menggunakan angka dan huruf) untuk mencatat transaksi
akuntansi secara sistematis. Misalnya, entri jurnal manual mungkin menyertakan debit ke
akun ‘‘ Inventaris Bahan Langsung ’. Dalam sistem yang terkomputerisasi, debit mungkin
diperhitungkan ‘‘ 12345. ’Kode alfanumerik penting dalam sistem yang terkomputerisasi,
karena membantu memastikan keseragaman dan konsistensi. Misalkan seorang pegawai pusat
administrasi untuk 'Mengarahkan Inventaris Bahan' 'sekali seumur hidup dan selain itu
memasukkan dana ke ‘‘ Dir. Inventarisasi Bahan. ’Komputer akan membuat akun baru untuk
kedua kalinya, daripada mengenali akun yang dimaksud.
Jenis Kode. AIS biasanya menggunakan beberapa jenis kode: (1) kode mnemonik, (2) kode
urutan, (3) kode blok, dan (4) kode grup. Kode mnemonik membantu pengguna mengingat
apa yang diwakilinya. Kode produk S, M, L, dan XL adalah contoh kode mnemonik yang
menjelaskan ukuran pakaian. Seperti namanya, kode urutan hanyalah serangkaian angka yang
digunakan untuk mengidentifikasi akun pelanggan, cek gaji karyawan, faktur penjualan
pelanggan, dan sebagainya. Kode blok adalah kode berurutan di mana sejumlah blok khusus
disediakan untuk penggunaan tertentu. Dalam aplikasi yang khas, digit lead, atau dua digit
lead, dalam kode urutan bertindak sebagai penunjuk blok dan digit berikutnya adalah
pengidentifikasi.
Pertimbangan Desain dalam Pengkodean. Ada sejumlah faktor penting untuk
dipertimbangkan ketika merancang kode akuntansi. Pertama, ia harus melayani beberapa
tujuan yang bermanfaat. Misalnya, jika kode produk dalam perusahaan manufaktur
merupakan bagian dari sistem akuntansi pertanggungjawaban, setidaknya satu bagian dari
kode tersebut harus berisi kode departemen produksi. Kedua, harus konsisten. Menggunakan
nomor Jaminan Sosial sebagai pengidentifikasi karyawan adalah contoh yang baik dari
pertimbangan desain ini. Ketiga, manajer harus merencanakan ekspansi masa depan (mis.,
Pembuatan akun tambahan).

MENGUMPULKAN DAN MELAPORKAN INFORMASI AKUNTANSI

Seperti yang Anda bayangkan, sebagian besar data akuntansi yang dikumpulkan oleh suatu
organisasi pada akhirnya muncul pada beberapa jenis laporan internal dan / atau eksternal.
Dengan demikian, desain AIS yang efektif biasanya dimulai dengan output (laporan) yang
diharapkan pengguna dari sistem. Meskipun ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi,
kami membahas alasan untuk hal ini di Bab 13. Di antara output dari SIA adalah: (1) laporan
kepada manajemen, (2) laporan kepada investor dan kreditor, (3) data lengkap mengenai
transaksi transkrip data, dan (4) uraian tentang data arus tentang akun (mis., catatan
inventaris). Mungkin yang paling penting dari keluaran ini adalah laporan kepada manajemen
karena laporan ini membantu kegiatan pengambilan keputusan. Seperti yang Anda
bayangkan, format berbagai laporan ini mungkin sangat berbeda. Laporan-laporan ini dapat
berupa laporan hard-copy (kertas), laporan soft-copy (layar), laporan e-copy (CD dan media
elektronik lainnya), atau output audio. Jika seorang manajer menanyakan sistem basis data,
monitor menunjukkan data yang diminta dan sistem menghasilkan laporan cetak hanya
berdasarkan permintaan. Grafik meningkatkan laporan dalam bentuk apa pun. Banyak
laporan hari ini muncul di situs Web perusahaan. Meskipun desain halaman Web berada di
luar cakupan buku ini, penting untuk menyadari bahwa aturan untuk menyiapkan laporan
yang baik berlaku untuk laporan halaman Web serta hard-copy dan laporan multimedia
lainnya.
Merancang Laporan
Pengguna membutuhkan berbagai jenis laporan akuntansi — beberapa mungkin setiap jam
dan yang lain tidak sesering itu. AIS mungkin mengeluarkan beberapa laporan hanya ketika
peristiwa tertentu terjadi. Sebagai contoh, AIS mungkin mengeluarkan laporan pemesanan
ulang persediaan hanya ketika persediaan untuk produk tertentu turun di bawah tingkat yang
ditentukan. Peristiwa semacam itu mungkin akan menghasilkan laporan pengecualian, yang
merupakan daftar kondisi luar biasa. Sebagai contoh lain, anggaplah bahwa pesanan
pembelian memiliki tanda tangan otorisasi tetapi berisi beberapa informasi yang tidak akurat
atau hilang. Dalam hal ini, AIS akan menghasilkan laporan pengecualian. Laporan tersebut
akan mencakup tabel yang mengidentifikasi kesalahan atau kesalahan dan akan menyarankan
solusi yang mungkin untuk memperbaiki kesalahan. Setelah memperbaiki kesalahan, pesanan
pembelian akan membutuhkan tanda tangan otorisasi baru. Tanda tangan ini akan menghapus
pengecualian dari laporan.

Karakteristik Laporan Yang Baik. Laporan keluaran yang baik memiliki karakteristik yang
sama terlepas dari jenisnya, seperti (1) berguna, (2) format yang mudah digunakan, (3)
mudah diidentifikasi, dan (4) konsisten. Misalnya, laporan ringkasan harus berisi total
keuangan, laporan komparatif harus mencantumkan angka terkait (mis., Anggaran versus
angka aktual) di kolom yang berdekatan, dan laporan deskriptif (mis., Laporan pemasaran)
harus menyajikan hasil secara sistematis. Terkadang format yang paling nyaman adalah
grafis, seperti diagram lingkaran (Gambar 7-3). Format grafis lainnya termasuk grafik batang
dan garis tren.
Identifikasi dan Konsistensi. Laporan manajerial yang baik selalu mengandung identifikasi
mendasar, termasuk judul (nama perusahaan, divisi atau departemen organisasi, dll.), Nomor
halaman, dan tanggal. Misalnya, laporan kehilangan nilai informasinya jika Anda tidak tahu
periode waktu yang dicakupnya. Neraca dan laporan serupa harus menunjukkan tanggal pada
titik waktu tertentu. Laporan seperti daftar karyawan saat ini, pelanggan, dan vendor juga
harus menunjukkan tanggal tertentu. Laporan laba rugi dan laporan serupa harus
menunjukkan rentang tanggal untuk periode pelaporan (mis., Untuk bulan yang berakhir pada
31 Januari 2012). Laporan AIS harus konsisten: (1) dari waktu ke waktu, (2) lintas level
departemen atau divisi, dan (3) dengan praktik akuntansi umum. Konsistensi dari waktu ke
waktu memungkinkan para manajer untuk membandingkan informasi dari periode waktu
yang berbeda. Misalnya, seorang manajer mungkin ingin membandingkan laporan penjualan
untuk Juni dengan laporan serupa untuk bulan Mei di tahun yang sama. Manajer ini mungkin
juga akan melihat penjualan untuk Juni tahun-tahun sebelumnya untuk mengevaluasi apakah
kinerja membaik atau memburuk. Demikian pula, laporan harus konsisten di seluruh tingkat
departemen sehingga pengawas dapat membandingkan kinerja departemen. Akhirnya, format
laporan harus konsisten dengan praktik akuntansi umum sehingga manajer dan investor dapat
memahami dan menggunakan laporan ini.
Dari Dokumen Sumber ke Laporan Keluaran
Perusahaan menggunakan berbagai dokumen sumber untuk mengumpulkan data untuk AIS.
Kekhawatiran utama dalam proses pengumpulan data adalah akurasi, ketepatan waktu, dan
efektivitas biaya. Contoh dari dokumen sumber adalah pesanan pembelian pada Gambar 7-4.
Dokumen sumber ini menunjukkan pesanan pembelian (nomor 36551) yang dihasilkan dari
sistem database BSN Bicycles untuk membeli barang dari Perusahaan Lu, distributor barang
olahraga. Dalam lingkungan berbasis kertas, karyawan biasanya menyiapkan beberapa
salinan pesanan pembelian penggunaan internal (ini mungkin berupa hard copy atau gambar
komputer). Misalnya, departemen pembelian menyimpan satu salinan untuk
mendokumentasikan pesanan dan berfungsi sebagai referensi untuk pertanyaan di masa
mendatang. Departemen akuntansi dan penerima juga menerima salinan. Pesanan pembelian
biasanya diberi nomor urut untuk referensi mudah di kemudian hari. Berdasarkan pesanan
pembelian ini, Perusahaan Lu mengirimkan barang dagangan dan mengirimkan faktur
penjualan ke BSN Bicycles. Gambar 7-5 menggambarkan dokumen faktur penjualan. Faktur
penjualan menduplikasi banyak informasi pada pesanan pembelian asli. Informasi baru
termasuk alamat pengiriman, referensi ke nomor pesanan pembelian, tanggal pengiriman,
tanggal jatuh tempo, nomor faktur penjualan, dan nomor identifikasi pelanggan. Perusahaan
Lu dapat memproduksi sebanyak enam salinan faktur penjualan. Dua (atau lebih) salinan
adalah tagihan untuk pelanggan. Departemen pengiriman menyimpan salinan ketiga untuk
mencatat bahwa ia memenuhi pesanan. Salinan keempat pergi ke departemen akuntansi untuk
memproses piutang. Departemen penjualan menyimpan salinan kelima untuk referensi di
masa mendatang. Akhirnya, departemen inventaris menerima salinan keenam untuk
memperbarui catatannya terkait dengan item persediaan spesifik yang dijual. Dokumen
sumber dari tipe-tipe yang diilustrasikan di sini membantu mengelola aliran data akuntansi
dalam beberapa cara. Pertama, mereka menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan
membantu memastikan konsistensi dan akurasi dalam merekam data. Kedua, mereka
mendorong kelengkapan data akuntansi karena dokumen sumber ini dengan jelas
menyebutkan informasi wajib. Ketiga, mereka berfungsi sebagai distributor informasi untuk
individu atau departemen. Akhirnya, dokumen sumber membantu untuk menetapkan keaslian
data akuntansi. Ini berguna untuk tujuan seperti membangun jejak audit, pengujian untuk
otorisasi pemeriksaan pencairan kas atau pencairan inventaris, dan membangun akuntabilitas
untuk pengumpulan atau distribusi uang. Banyak dokumen sumber sebenarnya berupa basis
data atau internet yang digunakan untuk memasukkan data secara elektronik. Mengurangi
penggunaan formulir kertas dapat menciptakan efisiensi yang signifikan.

THE SALES PROCESS

A business process is a collection of activities and work flows in an organization that creates
value. An AIS collects and reports data related to an organization’s business processes. The
nature and type of business processes might vary from industry to industry, but most
businesses and government agencies have some common core processes. Two core business
processes that are common to many businesses are sales and purchasing. Information
processing requires recording, maintaining, grouping, and reporting business and economic
activities that make up a business process. For example, the sales process includes activities
such as taking sales orders, filling orders, managing customer inquiries,
andreceivingpayment.TheAIScollectsandstoresdata foreachoftheseactivitiesaspart of the sales
process. We have seen how many of these activities or events are depicted in E-R diagrams.
Now we will describe the sales process and its component events in more detail. An
economic event is an activity that involves an increase and/or decrease in dollar amounts on
the financial statements. An example would be collecting cash from a customer on account.
Since economic events affect financial statements, they are often called accounting
transactions. A business event is an activity that does not affect the financial statements but is
nevertheless important to the business. A sales order from a customer is an example of a
business event. While accountants do not record all business events in journals, they most
likely record this information to support decision making (e.g., customer relationship
management, discussed later in this chapter). The sales process begins with a customer order
for goods or services and ends with the collection of cash from the customer. Figure 7-6
summarizes the AIS objectives, inputs, and outputs related to the sales process, assuming that
sales are on credit and for merchandise rather than services.

Objectives of the Sales Process

Revenues result from an organization’s sale of goods or services. They may also result from
donations or gifts, as in the case of many not-for-profit organizations. An organization that
generates revenues but fails to collect these revenues regularly may find it cannot pay its bills.
Many people unfamiliar with accounting make the incorrect assumption that companies with
positive incomes cannot go out of business. The reality is that bankruptcy results from
inadequate cash flow, not from insufficient income. A primary objective in processing
revenues is to achieve timely and efficient cash collection. To process sales in a timely
manner, an organization must be able to track all revenues that customers owe the firm. Once
the AIS recognizes these revenues, the system needs to monitor the resulting cash inflows. A
good AIS matches each revenue with a valid transaction. Maintaining customer records is an
important function of the AIS for the proses penerimaan. Ini termasuk memvalidasi
kemampuan membayar tagihan dan riwayat pembayaran, menetapkan batas kredit dan
peringkat kepada pelanggan, dan melacak semua faktur pelanggan yang beredar. Memproses
pendapatan termasuk mengisi pesanan pelanggan, dan ini membutuhkan antarmuka dengan
fungsi kontrol inventaris. AIS harus menagih pelanggan hanya untuk produk yang dikirim.
Proses penjualan juga harus memungkinkan pengecualian tertentu — misalnya,
pengembalian penjualan. Peramalan adalah tujuan lain dari SIA untuk membantu manajemen
dalam fungsi perencanaannya. AIS harus menganalisis pesanan penjualan, persyaratan
penjualan, riwayat pembayaran, dan data lainnya. Misalnya, pesanan penjualan adalah
indikator yang baik untuk pendapatan di masa depan, dan ketentuan penjualan memberikan
informasi tentang kemungkinan tanggal pengumpulan pada akun.
Acara dalam Proses Penjualan. Gambar 7-7 mengilustrasikan AIS untuk proses penjualan
dalam bagan alur sistem. Pandangan ini mengasumsikan pesanan penjualan online.
Perhatikan bahwa e-mail dan gambar elektronik menggantikan banyak dokumen kertas.
Flowchart juga mengasumsikan bahwa AIS menggunakan database terpusat yang
mengintegrasikan semua file data (dibahas dalam Bab 3, 4, dan 5). Contoh nyata berikut ini
menggambarkan proses penjualan yang ditunjukkan pada Gambar 7-7.
Contoh. Hiroshi Ajas perlu membeli buku untuk kelasnya semester ini. Dia memutuskan
untuk membeli buku-buku online dari Textbooks.com. Dalam memverifikasi pesanan, AIS
Textbooks.com juga memverifikasi kartu kredit Hiroshi dan memeriksa inventarisnya untuk
memastikan buku-buku tersebut tersedia. Perusahaan tersebut kemudian mengirim konfirmasi
email kepada Perusahaan, memverifikasi transaksi. AIS Textbooks.com memberi tahu
gudang melalui e-mail untuk mengemas dan mengirimkan buku. Gudang memproses
informasi pengiriman dan membuat slip pengepakan. Personil gudang kemudian mengemas
slip pengepakan dengan buku-buku dan mengirimkannya ke Hiroshi. Pada hari pengiriman
Textbooks.com, buku itu juga membebankan biaya kartu kredit Hiroshi. Acara utama dalam
proses penjualan Textbooks.com adalah pesanan penjualan, pengiriman barang, dan
pembayaran pelanggan. Perusahaan akan mencatat informasi tentang masing-masing
peristiwa ini. Informasi ini memungkinkan mereka untuk menghasilkan berbagai laporan —
seperti penjualan buku berdasarkan wilayah negara. Dua bagian berikutnya menjelaskan
input dan output informasi dari proses penjualan.

Input untuk Proses Penjualan

Gambar 7-8 menunjukkan diagram aliran data dari proses penjualan, yang mengidentifikasi
input data dan output informasi dari proses tersebut. Seperti yang disebutkan dalam contoh,
AIS biasanya membuat pesanan penjualan pada saat pelanggan mengontrak barang atau jasa.
Dalam contoh ini, petugas piutang menggunakan pesanan penjualan ini untuk menyiapkan
faktur penjualan atau pelanggan mungkin membuat sendiri menggunakan halaman Web dari
pengecer online. Faktur penjualan mencerminkan produk atau produk yang dibeli, harga, dan
ketentuan pembayaran. Ketika pelanggan melakukan pembayaran, saran pengiriman uang
mungkin menyertai pembayaran. Ketika Anda membayar tagihan Visa atau MasterCard
Anda, misalnya, bagian dari tagihan yang Anda kembalikan dengan cek Anda adalah saran
pengiriman uang. Selain pesanan penjualan, faktur penjualan, cek, dan saran pengiriman
uang, pemberitahuan pengiriman adalah input lain untuk pemrosesan penjualan. Ketika
gudang melepaskan barang untuk pengiriman, petugas gudang menyiapkan pemberitahuan
pengiriman. Salinan pemberitahuan ini dapat berfungsi sebagai slip kemasan dan akan
disertakan dalam paket dengan barang. Salinan dokumen ini juga dikirim ke departemen
piutang dan digunakan sebagai prompt bagi departemen untuk menagih pelanggan. Memor
kredit / debit adalah dokumen sumber yang mempengaruhi proses penjualan dan pembelian.
Suatu organisasi mengeluarkan memorandum ini untuk menyatakan pengembalian barang
yang rusak atau perbedaan jumlah utang. Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahwa paket
Hiroshi dengan buku teks tiba, tetapi dua buku rusak dan dua buku teks salah. Hiroshi akan
mengembalikan keempat buku (senilai $ 400) ke Textbooks.com. Namun, Hiroshi harus
menunggu sampai perusahaan menerima buku dan memprosesnya sebelum ia akan
mengeluarkan kredit ke akunnya (kartu kredit) sebesar $ 400. Jika sebuah perusahaan
mendapati bahwa pelanggan telah membebankan terlalu sedikit untuk barang yang dijual,
perusahaan akan mengeluarkan nota adebit. Memorandum debit ini menandakan debit ke
piutang pelanggan dengan perusahaan untuk mencerminkan jumlah yang tidak dibebankan
pada awalnya. Pelanggan sekarang lebih banyak berutang kepada perusahaan. Organisasi
bisnis menggunakan data yang mereka kumpulkan tentang pelanggan mereka dan transaksi
penjualan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan profitabilitas.
Akibatnya, perusahaan membeli atau mengembangkan perangkat lunak customer relationship
management (CRM) untuk mengumpulkan, memelihara, dan menggunakan data pelanggan
untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Namun, pikirkan secara luas di sini tentang potensi penggunaan perangkat lunak CRM.
Misalnya, banyak universitas sekarang membeli solusi CRM untuk membantu mereka
mengelola pelanggan saat ini dan calon pelanggan mereka dengan lebih baik (mis., Siswa).
Paket perangkat lunak Theses membantu berbagai sekolah dan perguruan tinggi dalam suatu
universitas mengelola pendaftaran kursus, komunikasi, faktur dan pemrosesan pembayaran,
dan mungkin yang paling penting, untuk tetap terhubung dengan lulusan yang berpotensi
menjadi donor.
C a s e - i n - P o i n t 7. 2
Bahkan publik menghitung perusahaan yang berasal dari sistem CRM. Perusahaan BPA
sekarang mengumpulkan data terperinci tentang klien mereka dan industri klien. Memahami
klien membuat kecil kemungkinannya bahwa klien akan hilang dari perusahaan pesaing.
Perusahaan CPA juga menyimpan data tentang klien potensial untuk mengidentifikasi
prospek baru dan peluang pasar.2
Output dari Proses Penjualan
Memproses transaksi penjualan menciptakan beberapa output. AIS menggunakan beberapa
output ini untuk menghasilkan laporan akuntansi eksternal (seperti laporan keuangan) serta
laporan internal (seperti laporan manajemen). Laporan manajemen dapat dalam format apa
pun dan berisi informasi yang dibutuhkan manajer untuk pengambilan keputusan. Dalam
bagian ini dan bagian selanjutnya dari bab ini, kami membahas beberapa dari banyak laporan
yang dapat dibuat oleh AIS. Salah satu output dari proses penjualan adalah pernyataan
penagihan pelanggan. Pernyataan ini merangkum faktur penjualan yang luar biasa untuk
pelanggan tertentu dan menunjukkan jumlah yang saat ini dikeluarkan. Laporan lain yang
dihasilkan oleh laporan penjualan ini termasuk laporan pemrosesan, laporan kredit macet,
prakiraan penerimaan kas, daftar pelanggan yang disetujui, dan berbagai laporan analisis
penjualan. Laporan umur menunjukkan saldo piutang yang dipecah menjadi kategori
berdasarkan waktu yang tersisa (lihat Gambar 7-9). Laporan kredit macet berisi informasi
tentang pengumpulan prosedur tindak lanjut untuk akun pelanggan yang sudah lewat waktu.
Jika akun pelanggan tidak dapat ditagih, akun tersebut akan dihapuskan ke akun penyisihan
kredit macet. Daftar terperinci dari akun penyisihan mungkin merupakan output lain dari
proses penjualan. Semua data yang dikumpulkan dari dokumen sumber dalam memproses
transaksi penjualan berfungsi sebagai input untuk perkiraan penerimaan kas. Data seperti
jumlah penjualan, ketentuan penjualan, pengalaman pembayaran sebelumnya untuk
pelanggan tertentu, dan informasi dari laporan analisis penuaan dan laporan pengumpulan
uang tunai adalah semua masukan untuk ramalan ini. Kami sebelumnya menunjukkan bahwa
menjaga catatan pelanggan adalah fungsi penting dari SIA dalam proses penjualan. Fungsi
penagihan atau piutang harus menyetujui pelanggan baru, baik untuk memastikan bahwa
pelanggan ada maupun untuk menilai kemampuan membayar tagihan mereka. Ini mungkin
memerlukan memperoleh laporan kredit dari agen kredit terkemuka. Fungsi penagihan
memberikan batas kredit berdasarkan setiap kredit baru kepada setiap pelanggan baru. Dari
waktu ke waktu, AIS menghasilkan laporan daftar pelanggan yang disetujui. Laporan ini
kemungkinan menunjukkan nomor ID pelanggan (untuk mengidentifikasi secara unik setiap
pelanggan), nama kontak, alamat pengiriman dan penagihan, batas kredit, dan ketentuan
penagihan. JikaAIScaptures (atauconversts) menyesuaikan penjualan data secara elektronik,
ia dapat menghasilkan berbagai laporan analisis penjualan. Ini termasuk penjualan yang
diklasifikasikan berdasarkan lini produk, jenis penjualan (uang tunai, kredit, atau kartu debit),
atau wilayah penjualan. Namun, proses penjualan dapat menghasilkan laporan analisis
penjualan yang efektif hanya jika AIS menangkap data penjualan yang tepat. Sekali lagi,
solusi manajemen hubungan pelanggan membantu manajer mengambil keuntungan dari data
ini untuk memaksimalkan pendapatan dan menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik.

PROSES PEMBELIAN
Proses pembelian dimulai dengan permintaan (atau pesanan) untuk barang atau jasa dan
berakhir dengan pembayaran kepada vendor. Gambar 7-10 menunjukkan tujuan, input, dan
output yang terkait dengan peristiwa pembelian. Diskusi kami mengasumsikan bahwa
pembelian kredit adalah untuk barang (mis., inventaris) daripada untuk layanan. Tetapi secara
umum, pembelian mungkin untuk barang atau jasa dan untuk uang tunai atau secara kredit.
Tujuan Proses Pembelian
Transaksi kredit membuat akun yang dapat dibayarkan. Akun yang dapat diolah dapat
diproses secara terpisah, mencakup pemrosesan piutang; itu adalah sisi datar dari gambar.
Dengan piutang dagang, perusahaan akan melacak jumlah yang telah dibayarkan ke
pelanggan lain. Aplikasi yang bertanggung jawab melacak jumlah yang terhutang oleh suatu
perusahaan kepada vendor. Tujuan dari pembayaran dapat memproses pendorong pelunasan
pada waktu yang tidak optimal. Perusahaan ingin mengambil keuntungan dari diskon tunai
yang ditawarkan dan juga menghindari biaya keuangan untuk pembayaran yang terlambat.
Memelihara catatan vendor sama pentingnya dengan proses pembelian seperti halnya
mempertahankan catatan pelanggan adalah untuk proses penjualan. Bagian pembelian
bertanggung jawab untuk menjaga para penjual dari penjual resmi. Ini menjamin keamanan
dari penjual, serta menemukan vendor terkemuka yang menawarkan barang dan jasa
berkualitas dengan harga yang wajar. Kebijakan pengiriman vendor, kebijakan penagihan,
ketentuan diskon, dan keandalan juga merupakan variabel penting dalam proses persetujuan.
Bisnis saat ini memperkuat hubungan mereka dengan vendor atau pemasok mereka,
mengakui bahwa mereka adalah mitra dalam rantai pasokan. Salah satu kemitraan
manajemen rantai pasokan yang paling sukses adalah kemitraan Walmart dan Procter &
Gamble. C a s e - i n - P o i n t 7. 3 Ada kemitraan rantai pasokan lama antara Procter &
Gamble (P&G) dan Walmart. Ketika produk P&G hampir habis di pusat distribusi Walmart,
sistem informasi Walmart mengirimkan peringatan otomatis ke P&G untuk mengirimkan
lebih banyak inventaris. Dalam beberapa kasus, sistem berkomunikasi pada tingkat toko
individu, yang memungkinkan P&G untuk memantau rak melalui tautan satelit waktu nyata.
Kedua perusahaan diakui sebagai pemimpin dalam manajemen rantai pasokan
Pembelian barang mempengaruhi kontrol persediaan. Tujuan dari pengendalian inventaris
adalah untuk memastikan bahwa AIS mencatat semua barang yang dibeli untuk, dan
dikeluarkan dari, inventaris. Komponen kontrol inventaris dari proses pembelian berinteraksi
dengan departemen produksi, departemen pembelian, vendor, dan departemen penerima.
Tujuan akhir dari proses pembelian adalah memperkirakan arus kas keluar. Penambahan
permintaan pembelian yang belum dibayar, faktur pembelian, dan laporan penerimaan
memberikan perkiraan kebutuhan kas masa depan. Dengan perkiraan penerimaan kas yang
dihasilkan oleh proses penjualan, estimasi ini memungkinkan organisasi untuk menyiapkan
anggaran kas.
Acara dalam Proses Pembelian. Gambar 7-11 menunjukkan bagan alur sistem yang
menjelaskan proses pembelian. Seperti halnya proses penjualan, bagan arus mengasumsikan
database terpusat dan campuran dokumen kertas dan gambar elektronik. Contoh nyata berikut
ini menggambarkan proses pembelian yang ditunjukkan pada Gambar 7-11.
Contoh. Sandra Michaels adalah karyawan di Textbooks.com yang perlu membeli komputer
baru. Dia mengambil formulir permintaan pembelian dari intranet perusahaan dan mengisi
informasi yang sesuai. Dia kemudian mengirimkan formulir yang sudah diisi kepada
atasannya untuk persetujuan, yang menyetujui permintaan dan mengklik tombol ‘Kirim’
untuk meneruskan permintaan Sandra secara elektronik ke departemen pembelian. Agen
pembelian membuat pesanan pembelian elektronik berdasarkan informasi yang diberikan
Sandra. Agen berkonsultasi dengan fi le vendor untuk menemukan vendor resmi untuk
komputer yang diminta. Itu AIS kemudian mengirimkan versi elektronik pesanan ke
departemen penerima dan salinan lain ke vendor. Ketika komputer datang dari vendor,
petugas penerima berkonsultasi dengan sistem AIS untuk memverifikasi bahwa ada pesanan
pembelian untuk barang yang diterima. Petugas kemudian memasukkan informasi tentang
barang tersebut (mis., Tanggal, waktu, hitungan, dan persyaratan barang dagangan) untuk
membuat laporan penerimaan elektronik. Pada saat menerima faktur vendor elektronik dan
laporan penerimaan, sistem hutang membayar pembayaran kepada vendor. Acara ekonomi
dan bisnis dalam proses pembelian Textbooks.com adalah permintaan pembelian, pesanan
pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada vendor. AIS perusahaan mencatat
informasi tentang masing-masing peristiwa ini dan menghasilkan berbagai laporan. Dua
bagian berikutnya menjelaskan input informasi dan beberapa laporan yang terkait dengan
proses pembelian
Input untuk Proses Pembelian
Seperti dijelaskan sebelumnya, proses pembelian seringkali dimulai dengan permintaan dari
departemen produksi untuk barang atau jasa. Kadang-kadang, AIS memicu pesanan
pembelian secara otomatis ketika persediaan berada di bawah level yang ditentukan
sebelumnya. Permintaan pembelian menunjukkan barang yang diminta dan dapat
menunjukkan nama vendor yang memasoknya. Pada Gambar 7-12, sistem hutang dagang
cocok dengan tiga dokumen sumber sebelum mengirimkan pembayaran kepada vendor:
pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pembelian. Faktur pembelian adalah
salinan faktur penjualan vendor. Organisasi pembelian menerima salinan ini sebagai tagihan
untuk barang atau jasa yang dibeli. Tujuan mencocokkan pesanan pembelian, menerima
laporan, dan faktur pembelian adalah untuk mempertahankan kontrol sebaik mungkin atas
pembayaran tunai kepada vendor. Misalnya, tidak adanya salah satu dari dokumen-dokumen
ini dapat menandakan pembayaran rangkap. AIS yang terkomputerisasi dapat mencari
pembayaran rangkap dengan lebih efisien daripada sistem manual. Misalnya, auditor dapat
menginstruksikan AIS untuk mencetak daftar nomor faktur duplikat, cek vendor untuk
jumlah dolar yang sama, dan informasi kontrol serupa. Permintaan pembelian memulai
pesanan pembelian. Selain informasi tentang daftar permintaan, pesanan pembelian termasuk
informasi vendor dan ketentuan pembayaran (Gambar 7-4). Bagian pembelian biasanya
menyiapkan beberapa salinan (atau gambar) dari pesanan pembelian. Dalam sistem berbasis
kertas, petugas pembelian mengirimkan satu salinan pesanan pembelian ke departemen
penerima untuk berfungsi sebagai laporan penerimaan atau, lebih disukai, untuk meminta
departemen penerima mengeluarkan laporan penerimaan terpisah. Salinan pesanan pembelian
ini diberi kode khusus (atau kode warna) untuk membedakannya dari salinan pesanan
pembelian lainnya jika tidak ada laporan penerimaan terpisah. Salinan departemen penerima
mungkin meninggalkan jumlah yang dipesan yang diidentifikasi dalam pesanan pembelian.
Ini dilakukan untuk tujuan kontrol, sehingga pekerja yang menerima barang harus melakukan
perhitungan sendiri, bukan hanya menyetujui jumlah yang ditunjukkan pada pesanan
pembelian. Sumber dokumen lain, bill of lading, menyertai barang yang dikirim. Pengangkut
barang memberi pemasok bill of lading sebagai tanda terima, yang berarti perusahaan
pengangkut bertanggung jawab atas barang tersebut. Ini mungkin berisi informasi tentang
tanggal pengiriman, titik pengiriman untuk pembayaran pengiriman (baik titik pengiriman
atau tujuan), pembawa, rute, dan cara pengiriman. Pelanggan dapat menerima salinan
pemberitahuan pengiriman dengan faktur pembelian. Ini penting untuk subsistem hutang,
karena akrual hutang dagang termasuk kewajiban untuk barang yang dikirim secara gratis di
atas kapal (FOB) dari titik pengiriman. Barang yang dikirim dengan cara ini telah
meninggalkan vendor, tetapi pelanggan belum menerimanya. Dokumen sumber lain, slip
kemasan, kadang-kadang disertakan dalam paket barang dagangan. Dokumen ini
menunjukkan jumlah dan barang tertentu dalam pengiriman dan barang apa pun yang dipesan
kembali. Lain kali Anda memesan barang melalui katalog atau melalui Internet, cari slip
kemasan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 7-13, dalam wadah dengan barang dagangan
Anda.
Output dari Proses Pembelian
Keluaran khas dari proses pembelian adalah cek vendor dan daftar cek yang menyertainya,
laporan perbedaan, dan perkiraan kebutuhan uang tunai. Daftar cek mencantumkan semua
cek yang dikeluarkan untuk periode tertentu. Account dapat membayar secara normal
memproses cek dalam batch dan menghasilkan daftar periksa sebagai produk samping dari
langkah pemrosesan ini. Laporan perbedaan diperlukan untuk mencatat perbedaan antara
jumlah atau jumlah pada pesanan pembelian, laporan penerima, dan faktur pembelian. Tujuan
dari laporan ketidaksesuaian adalah untuk memastikan bahwa tidak ada seorang pun yang
mengotorisasi pemeriksaan vendor sampai manajer yang tepat merekonsiliasi perbedaan.
Misalnya, asumsikan bahwa laporan penerimaan menunjukkan penerimaan 12 unit produk,
sedangkan pesanan pembelian menunjukkan bahwa perusahaan memesan 20 unit dan faktur
pembelian menagih perusahaan untuk 20 unit ini. Fungsi hutang dagang mencatat kewajiban
untuk 20 unit dan mencatat situasi pada laporan perbedaan untuk manajemen. Laporan ini
akan memicu penyelidikan. Sebagai contoh, ada kemungkinan bahwa vendor membuat dua
pengiriman barang dagangan dan satu pengiriman belum diterima. Jika demikian, tanda
terima kiriman kedua menghapus perbedaan ini dari laporan berikutnya. Namun, jika ini
bukan masalahnya, penting bagi manajemen untuk menentukan penyebab perbedaan sesegera
mungkin. Proses pembelian menghasilkan perkiraan kebutuhan uang tunai dengan cara yang
sama seperti proses penjualan menghasilkan perkiraan penerimaan uang tunai. Dengan
melihat dokumen sumber seperti pesanan pembelian yang belum dibayar, laporan penerimaan
yang tidak ditagih, dan faktur vendor, AIS dapat memprediksi pembayaran tunai masa depan
dan tanggalnya. Secara alami, ramalan ini lebih mudah dibuat dengan sistem komputerisasi
daripada dengan sistem manual.
Teknologi Informasi (TI) Digunakan dalam Proses Penjualan dan Pembelian. Banyak input
dan output yang terkait dengan proses bisnis sekarang elektronik, dan itu termasuk proses
penjualan dan pembelian. Misalnya, input (pesanan penjualan atau permintaan pembelian)
dapat berupa input suara, sinyal telepon nada sentuh, kode batang, sinyal video, karakter tinta
magnetik (seperti pada cek), gambar yang dipindai, atau penekanan tombol dari komputer.
Tenaga penjualan di lapangan biasanya menggunakan komputer laptop, perangkat genggam,
pemindai kode batang portabel, atau jenis perangkat input lainnya untuk memasukkan data.
Dengan kemampuan nirkabel, mereka dapat memasukkan informasi secara real time. C a s e -
i n - P o i n t 7. 4 Jika Anda telah pindah belakangan ini, Anda mungkin menyaksikan
seorang perwakilan perusahaan yang bergerak berjalan melewati rumah Anda dengan
pemindai kode batang dan selembar kertas dengan berbagai kode batang untuk berbagai
furnitur dan barang lain di rumah Anda. Setelah melewati, perwakilan dapat dengan cepat
mengunduh informasi ke laptop, mencetak perkiraan biaya perpindahan Anda, dan
mendiskusikan perkiraan tersebut dengan Anda — semua dalam kunjungan yang sama!
Teknologi entri data otomatis membantu perusahaan mengurangi biaya dan menyediakan
layanan pelanggan yang lebih baik. Misalnya, pemindai kode batang yang biasanya
digunakan di sebagian besar toko ritel mengumpulkan data inventaris penting (dan membantu
menghindari kesalahan manusia) untuk pengecer, dan mereka juga membantu mempercepat
proses check out untuk pelanggan. Selain itu, beberapa pengecer menggunakan teknologi
biometrik yang menawarkan kenyamanan pelanggan dan checkout lebih cepat, dan
menawarkan penghematan pengecer dalam biaya transaksi. Begini cara pembayaran
biometrik bekerja: untuk mengatur akun, pelanggan memindai sidik jari mereka di kios di
dalam toko, memasukkan nomor telepon mereka, dan kemudian mengirimkan informasi
rekening kartu kredit dan pengecekan. Untuk melakukan pembelian, mereka menempatkan
jari mereka pada pemindai di register, memasukkan nomor telepon mereka, dan memilih
bagaimana mereka ingin membayar (kredit, debit, atau pengecekan) .4 C a s e - i n - P o i n t
7. 5 Pada tahun 1916, Clarence Saunders (pengusaha yang sangat inovatif di Memphis, TN)
membuka toko kelontong Piggly Wiggly® pertama — toko kelontong swalayan pertama.
Saunders baru-baru ini memutuskan untuk menjadi inovatif lagi dan memulai program
percontohan untuk menguji penggunaan pembayaran biometrik. Dalam waktu tiga bulan
sejak memulai program percontohan di empat toko kelontong Piggly Wiggly, 15%
pelanggannya yang biasanya tidak membayar dengan uang tunai terdaftar dalam sistem Pay
By Touch. Para pengguna meningkatkan kunjungan toko sebesar 15%, yang berarti 7.350
transaksi tambahan per tahun. Tidak hanya mereka datang lebih sering, pembeli juga
menghabiskan 12% lebih banyak untuk bahan makanan.5
TI mendukung proses pembelian dengan berbagai cara. Sebagai contoh, suatu organisasi
dapat menentukan bahwa beberapa item persediaan dapat disusun ulang secara otomatis dan
elektronik ketika perusahaan mencapai jumlah minimum yang ditentukan dari item
persediaan tersebut. Pemesanan ulang otomatis dapat dihasilkan oleh sistem komputer,
dikirim secara elektronik ke vendor, dan vendor dapat dibayar secara elektronik dengan
menggunakan EDI. Kami membahas aspek e-Commerce ini secara lebih mendalam di Bab
14. Setelah pembelian tiba, perhatian kami selanjutnya adalah manajemen inventaris. Untuk
mengelola inventaris secara efektif, kami mungkin menggunakan berbagai teknologi. Di
bawah ini, kami menjelaskan dua kasus di mana organisasi memutuskan untuk menggunakan
tag RFID (chip komputer dengan antena kecil) untuk mengelola inventaris. Yang pertama
adalah Perusahaan Boeing, dan yang kedua adalah ConocoPhillips. Dalam kedua kasus,
vendor barang yang diproduksi menempatkan tag RFID pada item. Hal yang menarik tentang
tag RFID adalah bahwa tag tersebut dapat berisi riwayat lengkap dari bagian individual, dan
kemudian pembeli dapat menambah atau menghapus informasi ke atau dari tag saat bagian
tersebut dihasilkan melalui rantai pasokan. C a s e - i n - P o i n t 7. 6 Boeing Co.
menggunakan tag RFID untuk melacak antara 1.700 dan 2.000 bagian penting di masing-
masing 747 jetlinernya, tetapi itu benar-benar tidak terlalu banyak ketika Anda menganggap
bahwa masing-masing jetliner ini memiliki sekitar 6 juta bagian. Bagian-bagian yang ditandai
dengan RFID adalah mereka yang sangat mahal atau sering membutuhkan pemeliharaan dan
penggantian. Informasi yang disimpan pada tag RFID membantu melacak bagian dan
mengurangi waktu siklus untuk menyelesaikan masalah layanan. Sebagai contoh, sebelum
RFID, jika salah satu dari tiga komputer di kokpit 747 perlu diganti, seorang mekanik harus
naik dengan cahaya lampu dan cermin untuk mencari nomor seri. Sekarang, mekanik dapat
masuk ke kokpit dengan pembaca RFID dan menemukan komputer yang rusak hanya dengan
beberapa klik.
C a s e - i n - P o i n t 7. 7
ConocoPhillips menggunakan tag RFID untuk melacak karyawan di rig minyak lepas pantai.
Tag memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi lokasi yang tepat dari setiap
karyawan dalam keadaan darurat dan untuk memastikan bahwa karyawan hanya memasuki
area di mana mereka memiliki wewenang untuk bekerja.

TREN SAAT INI DALAM PROSES BISNIS

Organisasi sering membagi proses bisnis menjadi ‘processes proses inti’ dan ‘processes
proses lainnya.’ Di masa lalu, manajer dan akuntan manajemen berfokus pada manajemen
biaya, sementara manajer dan auditor internal terutama berfokus pada peningkatan proses
inti. Dalam semua kasus, tujuannya biasanya untuk membuat proses ini seefisien mungkin.
Sekarang, organisasi secara kritis memeriksa proses mereka untuk menentukan mana yang
harus disimpan dan mana yang akan outsourcing. Hasil dari survei Accenture 2008
menunjukkan bahwa perusahaan melakukan outsourcing untuk keuntungan strategis
sebanyak penghematan biaya, seperti yang kami soroti dalam Case-in-Point berikut. C a s e -
i n - P o i n t 7. 8 Para eksekutif senior yang menanggapi survei terbaru Accenture kredit
outsourcing dengan meningkatkan rasa kontrol mereka terhadap kinerja bisnis, dan
keuntungan kontrol yang paling umum yang mereka sebutkan adalah
• Perbaikan perencanaan (47%) • Keandalan informasi bisnis yang lebih besar (39%) •
Pemahaman yang lebih kuat tentang hasil bisnis (37%) • Implementasi ide yang lebih efektif
(33%) • Peningkatan pendapatan (32%) 8
Pengalihdayaan Proses Bisnis (BPO)
Perusahaan menjalankan proses bisnis kami seperti sumber daya manusia, keuangan dan
akuntansi, layanan pelanggan, layanan dan pelatihan pembelajaran, dan teknologi informasi.
Baru baru ini survei memperkirakan pasar global proses bisnis outsourcing (BPO) untuk
layanan sumber daya manusia menjadi sekitar $ 450 miliar.
C a s e - i n - P o i n t 7. 9
CNA adalah salah satu perusahaan asuransi terbesar di Amerika Serikat, menyediakan
layanan (proses) seperti manajemen, informasi layanan, penjaminan, dan administrasi klaim.
Daripada mengembangkan program pelatihan untuk karyawan mereka, CNA mengalihkan
proses bisnis ini ke perusahaan lain. Demikian pula, banyak universitas melakukan
outsourcing sejumlah operasi yang mereka gunakan untuk melakukan sendiri — misalnya,
lansekap, layanan makanan, atau layanan kebersihan — sehingga mereka dapat fokus pada
fungsi inti yang lebih langsung terkait dengan mendidik siswa.
Kombinasi perusahaan-perusahaan jaringan dan globalisasi saat ini telah memunculkan
model bisnis yang disebut bisnis tanpa batas. Perusahaan tidak lagi memiliki semua karyawan
mereka di satu lokasi, mengerjakan berbagai proses bisnis seperti SDM, akuntansi, produksi,
dan lainnya. Karyawan dapat ditempatkan di mana saja di dunia, dan mereka berada.
Hasilnya adalah dimensi baru untuk outsourcing yang disebut offshoring — memindahkan
pekerjaan ke luar negeri — ke negara-negara seperti India, Cina, Kanada, Meksiko, atau
Malaysia. Tentu saja, tidak semua proses bisnis outsourcing dilakukan oleh karyawan di
negara asing. Banyak dari proses ini masih dilakukan oleh bisnis di Amerika Serikat. Namun
demikian, semua proses bisnis berada di bawah pengawasan ketat oleh manajer dan akuntan
manajemen karena perusahaan menjadi lebih berorientasi strategis ke arah perolehan
pendapatan dan lebih waspada tentang mengelola biaya. Poin penting bagi akuntan adalah
bahwa, pada titik tertentu, Anda kemungkinan besar akan berada di tim profesional di
organisasi Anda yang akan mempelajari biaya dan manfaat dari menjaga proses bisnis di
rumah atau outsourcing fungsi. Jika tim memutuskan bahwa organisasi harus menjaga proses,
maka tugas berikutnya mungkin untuk memutuskan perangkat lunak manajemen proses
bisnis (BPM) apa yang harus digunakan perusahaan untuk mengotomatiskan proses itu.
Perusahaan perangkat lunak sedang mengembangkan berbagai solusi proses bisnis untuk
membantu manajer mengintegrasikan data dan aplikasi mereka yang ada ke dalam sistem
bisnis yang efisien dan efektif. Jika keputusan untuk melakukan outsourcing proses, maka
akuntan pasti akan terlibat dalam menganalisis banyak biaya dan manfaat / kekhawatiran
terkait dengan keputusan tersebut.
Perangkat Lunak Manajemen Proses Bisnis
Paket perangkat lunak Business Process Management (BPM) membantu perusahaan
mengumpulkan pengetahuan perusahaan, data, dan aturan bisnis ke dalam sistem bisnis untuk
meningkatkan proses bisnis inti. Pikirkan BPM sebagai kombinasi dari perangkat lunak dan
praktik manajemen yang memungkinkan entitas untuk menyelesaikan proses bisnis secara
lebih efisien. Akibatnya, manajer memiliki akses tepat waktu ke data kinerja yang terkait
dengan klien, proyek, keuangan, dan orang-orang untuk meningkatkan kinerja perusahaan —
dan manfaat ini tersedia bahkan untuk bisnis yang lebih kecil, seperti yang dijelaskan oleh
Case-in-Point berikut.
C a s e - i n - P o i n t 7. 1 0
Sleeter Group adalah komunitas pakar nasional yang memberikan layanan konsultasi
QuickBooks kepada pemilik usaha kecil — dan mereka juga mengumumkan Daftar
Penghargaan Tahunan mereka untuk '' Add-on Luar Biasa untuk QuickBooks. '' Untuk 2011,
daftar ini mencakup ViewMyPaycheck (acloudwhereemployeescanaccesspaychecks),
SmartVaultV3 (sistem manajemen dokumen), ShipGear (untuk mengintegrasikan akuntansi
dan pengiriman), dan sejumlah solusi BPM lainnya yang sangat inovatif! 9.

Selama dekade terakhir, kami membaca satu demi satu kisah tentang perusahaan lain yang
telah mengalihdayakan atau menghapuskan proses bisnis ke perusahaan lain. Yang paling
meresahkan bagi orang Amerika adalah proses bisnis dan banyak pekerjaan yang terkait
dengan fungsi-fungsi yang dipindahkan ke negara lain, terutama India, Cina, dan Filipina.
Manajemen perusahaan ini mengklaim bahwa keputusan bisnis seperti itu diperlukan agar
perusahaan mereka tetap kompetitif dan untuk menghasilkan nilai bagi pemegang saham.
Namun, penurunan ekonomi baru-baru ini, peningkatan jumlah tenaga kerja, dan penurunan
harga real estat mungkin telah mengubah persamaan tersebut. Banyak ahli berpendapat
bahwa offshoring kini telah mencapai puncak. Perusahaan mulai mempertimbangkan kembali
keputusan sebelumnya untuk lepas pantai — dan membawa pekerjaan kembali ke Amerika
Serikat atau memilih untuk tidak melepas pekerjaan baru. Salah satu perusahaan tersebut,
DESA Heating Products (DHP) dari Bowling Green, Kentucky, mengumumkan pada 2008
bahwa perusahaan akan memindahkan produksi manufaktur mereka dari China kembali ke
Bowling Green. Meskipun DHP telah mengalihdayakan ratusan pekerjaan manufaktur ke
Cina, manajemen memutuskan untuk membalikkan keputusan itu dan mengembalikan
pekerjaan itu ke pabriknya di Kentucky. Alasan untuk keputusan ini berfokus pada dua
faktor: kualitas dan biaya. Dan ketika Anda memikirkannya, ini adalah faktor penting untuk
kesuksesan perusahaan karena pelanggan saat ini menuntut produk dengan kualitas terbaik
dengan harga terendah. Gubernur Kentucky mengklaim bahwa keputusan DHP untuk
membawa produksinya kembali ke Amerika Serikat adalah indikator kuat dari tren
outsourcing yang berkembang dalam ekonomi global. Jadi apa sebenarnya tren ini? Laporan
baru-baru ini dari perusahaan konsultan global berisi sejumlah petunjuk: biaya transportasi,
inflasi upah, fluktuasi mata uang, dan masalah kualitas. Mungkin pengalaman DHP dengan
offshoring dapat membantu kita memahami klaim Gubernur. Pertama, pekerja Tiongkok
sekarang menuntut upah yang lebih tinggi untuk tenaga kerja mereka, yang berarti bahwa
pekerja Tiongkok tidak lagi menjadi solusi ekonomis untuk biaya tenaga kerja di Amerika
Serikat (peningkatan 19% di Cina dibandingkan dengan 3% di Amerika Serikat sejak 2003).
Fluktuasi harga minyak yang signifikan menyebabkan kesulitan besar dalam penganggaran
biaya transportasi barang yang diproduksi di Cina — terutama untuk produk besar dan berat
yang diproduksi oleh DHP. Ketiga, lokasi pusat Kentucky di Amerika Serikat berarti bahwa
DHP hanya satu hari berkendara dari 70% populasi di Amerika Serikat. Itu berarti produk di
tangan pelanggan DHP dalam 12 jam, bukan 6 hingga 8 minggu untuk dikirim dari Tiongkok.
Dan akhirnya, DHP berharap untuk menghemat uang dalam perbaikan garansi dan biaya
penggantian — biaya produksi yang meningkat tiga kali lipat dari produk buatan China.

Kesimpulan

1. Dasar-dasar dari setiap proses bisnis termasuk jurnal, buku besar, akun, saldo
percobaan, dan laporan keuangan.
2. Saat merencanakan AIS baru, pengembang biasanya memulai dengan
merancang output dari sistem.
3. Instrumen mendasar untuk mengumpulkan data dalam AIS yang khas adalah
dokumen sumber.
4. Dua proses bisnis yang umum bagi banyak organisasi bisnis adalah proses
penjualan dan proses pembelian.
5. Proses penjualan dimulai dengan pesanan pelanggan dan berakhir dengan
pengumpulan uang tunai dari pelanggan.
6. Dokumen sumber penting yang terkait dengan proses penjualan adalah
pesanan penjualan, faktur penjualan, saran pengiriman uang, pemberitahuan
pengiriman, dan cek pelanggan
7. Output utama dari proses penjualan adalah laporan seperti laporan penerimaan
kas, laporan kredit macet, dan laporan daftar pelanggan. Untuk proses
pembelian, AIS berkaitan dengan pembayaran tepat waktu untuk barang dan
jasa yang dibeli.
8. Sumber dokumen umum untuk proses pembelian termasuk permintaan
pembelian, pesanan pembelian, menerima laporan, faktur pembelian, dan bill
of lading.
9. Meskipun perusahaan masih melakukan outsourcing untuk mengelola biaya
dengan lebih baik, mereka sekarang melakukan outsourcing dan proses bisnis
lepas pantai untuk keuntungan strategis.
10. Beberapa proses bisnis yang kemungkinan besar akan di-outsourcing-kan atau
di-offshored adalah sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, layanan
pelanggan, layanan pembelajaran dan pelatihan, dan teknologi informasi.