PEDOMAN KEBIJAKAN

DAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

BUMITAMA FOUNDATION

Nama Dokumen : PENYELENGGARAAN RAPAT KERJA YAYASAN

Nomor Dokumen :
Disahkan Tanggal :
Revisi ke :

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disiapkan
Oleh

Direviu Oleh

Dietujui Oleh
A. Kebijakan

1. Deskripsi
1.1 Tujuan
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu)
atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya
rapat, yaitu:
1.1.1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan..
1.1.2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
1.1.3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
1.1.4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
1.1.5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
1.1.6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll
2.1 Ruang Lingkup
Pembahan rapat rapat kerja terdiri dari:
1.2.1. Rapat laporan pertangungjawaban program tahun lalu
1.2.2. Rapat pembahasan rancangan program tahun yang akan datang
1.2.3. Rapat pembahasan rencana anggaran tahun yang akan datang
3.1 Definisi
1.3.1. Rapat Kerja adalah sidang untuk membahas masalah yg berkenaan dng
bidang pekerjaan yg dihadapi.
1.3.2. Rapat Kerja adalah pertemuan staf untuk membahas hal-hal yg berhubungan
dng pelaksanaan tugas suatu instansi.
1.3.3. Panitia Pelaksana adalah penyelenggaraan yang bertanggung jawab dalam
pelaksanaan rapat kerja.
4.1 Langkah-Langkah Penyusunan SOP
3.1.1. Penyusunan Business Process (Tata Laksana)
3.1.1.1. Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen
organisasi dan menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana
adalah Manajemen Tatalaksana (Business Process Management).
3.1.1.2. Tujuan penyusunan tata laksana ini adalah untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang
jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Sekolah
3.1.1.3. Dalam pendekatan ini tata laksana disusun dengan langkah-langkah
penyusunan business process dilaksanakan melalui pendekatan
siklus mulai dari perancangan – impelementasi – pemberlakuan
(monitoring) – dan evaluasi
 3.1.1.4. Metodologi penyusunan tata laksana / business process
3.1.1.4.1. Focused Group Diskusi terpandu membahas suatu topik
dimana peserta adalah para Discussion pemimpin unit
kerja atau nara sumber terkait topik dimaksud.
3.1.1.4.2. Wawancara - Wawancara terstruktur adalah wawancara
dimana semua pertanyaan yang akan ditanyakan telah
dipersiapkan terlebih dahulu secara fixed dan
ditanyakan kepada semua responden dengan urut -
urutan yang sama untuk menjaga tingkat presisi dan
realiabilitas. Wawancara tidak terstruktur adalah
wawancara dimana tidak diperlukan format pertanyaan
yang baku seperti wawancara terstruktur.
3.1.1.4.3. Observasi: Pengumpulan data/informasi mengenai
pelaksanaan suatu kegiatanatau serangkaian kegiatan
dalam rentang waktu tertentu.
3.1.1.4.4. Telaah Penggalian data dan informasi dari berbagai
dokumen baik berupa Dokumen: buku, surat-surat
keputusan, peraturan perundang-undangan atau
kebijakan tertulis.
3.1.2. Mekanisme Penyelenggaraan Rapat Kerja Yayasan
3.1.2.1. Kepala Bagian Administrasi memerintahkan Kepala Seksi Umum
untuk mempersiapkan penyelenggaraan rapat kerja yayasan
3.1.2.2. Melakukan persiapan dan rencana kegiatan dan anggaran rapat
kerja yayasan
3.1.2.3. Melakukan review atas persiapan dan rencana kegiatan dan RAB
rapat yayasan
3.1.2.4. Menyetujui Rencana Kerja dan RAB Rapat Yayasan
3.1.2.5. Menyiapkan Bukti Kas Keluar
3.1.2.6. Memberikan otorisasi pengeluaran Kas
3.1.2.7. Menyerahkan Uang Muka Kegiatan
3.1.2.8. Melakukan persiapan materi dan penyebaran undangan
3.1.2.9. Pelaksanaan Rapat Kerja
3.1.2.10. Penggandaan hasil rapat kerja dan penyusunan Laporan
pertanggungjawaban penyelenggaraan rapat kerja
3.1.2.11. Review atas Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan rapat
kerja
3.1.2.12. Mengesahkan Laporan Pertanggungjawaban penyelenggaraan
rapat kerja
3.1.2.13. Menggandakan dan mendistribusikan hasil rapat
 3.1.2.14. 11_SOP Penyelenggaraan Rapat Kerja Yayasan
Kepala Bagaian Kepala Seksi Peserta
Aktivitas Ketua Harian Keterangan
Administrasi Umum Rapat

Kepala Bagian Administrasi memerintahkan

Kepala Seksi Umum untuk mempersiapkan
penyelenggaraan rapat kerja yayasan

Melakukan persiapan dan rencana kegiatan dan

anggaran rapat kerja yayasan

Melakukan review atas persiapan dan rencana

kegiatan dan RAB rapat yayasan

Menyetujui Rencana Kerja dan RAB Rapat

Yayasan

Menyiapkan Bukti Kas Keluar

Memberikan otorisasi pengeluaran Kas

1
 Kepala Bagaian Kepala Seksi Peserta
Aktivitas Ketua Harian Keterangan
Administrasi Umum Rapat

Menyerahkan Uang Muka Kegiatan

- Materi
- Undangan
Melakukan persiapan materi dan penyebaran
undangan

Pelaksanaan Rapat Kerja

Notulensi
Penggandaan hasil rapat kerja dan penyusunan
Laporan pertanggungjawaban penyelenggaraan
rapat kerja

Review atas Laporan pertanggungjawaban

penyelenggaraan rapat kerja
2
 Kepala Bagaian Kepala Seksi Peserta
Aktivitas Ketua Harian Keterangan
Administrasi Umum Rapat

Mengesahkan Laporan Pertanggungjawaban

penyelenggaraan rapat kerja

Notulensi

Menggandakan dan mendistribusikan hasil rapat

kerja