Anda di halaman 1dari 10

PEDOMAN KEBIJAKAN

DAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

BUMITAMA FOUNDATION

Nama Dokumen : PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL


Nomor :
Dokumen
Disahkan :
Tanggal
Revisi ke :

Nama Jabatan Tanda Tanggal


Tangan

Disiapkan
Oleh

Direviu Oleh
Dietujui Oleh
A. Kebijakan

1. Deskripsi
1.1. Tujuan
1.1.1. Untuk penyeragaman prosedur dan format yang berhubungan dengan
Pengisian Kembali Kas Kecil
1.1.2. Memberikan pedoman kerja karyawan pemegang / pengelola kas kecil
dalam melakukan pengisian kembali Kas Kecil
1.1.3. Meningkatkan efektivitas pengawasan internal control dalam proses
pengisian kembali Kas Kecil

1.2. Ruang Lingkup


1.2.1. Semua aktivitas Pengelolaan Kas Kecil Yayasan Bumitama mulai dari level
yang terrendah hingga tertinggi
1.2.2. Semua aktivitas Pengisian Kembali Kas Kecil mulai dari penyiapan laporan
pertanggungjawaban sampai dengan pengisian kembali

1.3. Definisi
1.3.1. Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar
dengan cek.
1.3.2. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang
kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran.
1.3.3. Pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit
kerja.
1.3.4. Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah
kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif
tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu
1.4. Tujuan dibentuknya Kas Kecil
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh
suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1.4.1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil
dan mendadak dengan menggunakan cek, yang tidak ekonomis dan tidak
praktis.
1.4.2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara
optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan.
Contoh :
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya
rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan
pembayaran pengeluaran dengan cek.
1.4.3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara
mendadak dan tidak terencana.
2. Ketentuan
2.1. Pembayaran Kas Kecil
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
2.1.1. Besarnya pengeluaran menggunakan kas kecil, maksimal adalah sebesar
Rp200.000,00 setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
2.1.2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada
staf
2.1.3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas
kecil
2.1.3.1. Pengelola/pemegang Kas Kecil harus melampirkan bukti-bukti
pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya apabila memungkinkan.
2.1.3.2. Apabila Bukti pendukung dari eksternal tidak memungkinkan
didapatkan, maka dibuatkan bukti internal berupa Deklarasi
Pengeluaran.
2.1.3.3. Bukti internal berupa Form Deklarasi Pengeluaran harus
diverifikasi dan disahkan oleh Kepala Seksi / Kepala Bagian
2.2. DekPengisian Kas Kecil
Apabila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah lebih kecil atau sama
dengan 20% (Rp200.000,00), maka dana harus diisi dengan cara :
2.2.1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bagian bendahara kas
2.2.2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-
bukti pengeluaran kas kecil.
2.2.3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan
memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan
dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.
B. STANDARD OPERATING PROCEDURES
Pemegang Kas Kepala Bagian Ketua Harian
Aktivitas Kepala Bagian Keterangan
Kecil Keuangan
1. Form
Pemegang Kas Kecil membuat Pertanggungjawa
pertanggungjawaban kas kecil ban Kas Kecil
2. Bukti Pendukung

Kepala Bagian melakukan review


terhadap kecukupan bukti Idem
pendukung kas kecil

Kepala Bagian Administrasi


melakukan review kecukupan Idem
bukti Kas Kecil

Ketua Harian memberikan


persetujuan pertanggungjawaban Idem
Kas Kecil

Kepala Bagian Administrasi


1. Bukti Kas Keluar
menyiapkan Bukti Kas Keluar dan
2. Cek
Cek

Ketua Harian memberikan


Idem
otorisasi pengeluaran Kas
1
Pemegang Kas Kepala Bagian Ketua Harian
Aktivitas Kepala Bagian Keterangan
Kecil Keuangan

1
Kepala Bagian Administrasi
menyerahkan cek kepada Idem
Pemegang Kas Kecil

Pemegang Kas Kecil melakukan


Idem
pencairan atas dana Kas kecil
C. Formulir
1. Laporan Penggunaan Kas Kecil

NOTA DINAS
NOMOR : ND …………………………………….

Dari : Kepala Bagaian ……………


Untuk Yth. : Ketua Harian
Perihal : Penggunaan Kas Kecil
Lampiran : Satu Eks

1. Bersama ini kami sampaikan laporan penggunaan Kas Kecil periode …. ……….. sampai
dengan ….. ……………… 20xx
2. Adapun Penerimaan dan Penggunaan Kas Kecil pada periode tersbut di atas adalah sebagai
berikut :
Uraian Jumlah
Saldo per … ……………………… 20xx
Pengisian Kembali
Jumlah
Penggunaan :
- Biaya
- Biaya ……
- Biaya ….
- Dll…….
Jumlah Penggunaan
Saldo

3. Selanjutnya kami mengajukan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp …………………


4. Demikian kami sampaikan atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Jakarta, … ……………………….. 20xx


Kepala Bagian ……….,

………………………….
2. Form Deklarasi Biaya

FORMULIR DEKLARASI BIAYA


Nama
Kegiatan Lokasi Waktu

Rincian Biaya Jumlah (Rp)

1. Bahan Bakar Minyak (BBM)

2. Tol

3. Parkir

4. ......................................

Jumlah

Magelang, [ tanggal ]
mengetahui, Pemegang Kas Kecil, diterima,

[Kepala Bagian] [bendahara] [penerima]


3. Bukti Kas Keluar

YAYASAN BUMITAMA
UNIT PELAKSANA KEGIATAN

BUKTI KAS KELUAR

Dibayarkan kepada : ………………………………………………………………..


Uang Sejumlah : Rp ……………………………………………………………
Terbilang : …………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………
Keterangan : ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

…. ………………………….. …. ………………………….. 20XX


20XX …. ………………………….. Yang menyerahkan,
Ketua Harian, 20XX
Yang menerima,

…………………………………….. ………………………………………….
……………………………………..
Pembukuan:
Kode Akun Nama Akun Debet Kredit