Resumen.

El presente trabajo se documentó y realizo en la oficina administrativa de la

Parroquia de San Juan Pablo II del municipio de Misantla, Veracruz. Dentro de las
actividades realizadas y aplicadas en oficina administrativa de la Parroquia son:

 Análisis de los procesos y procedimientos administrativos en la Parroquia.

 Detección de problemas en relación con el tema a implementar Lean office.
 Identificación del problema más frecuente y prioritario.
 Dar solución al problema seleccionado mediante la filosofía de Lean Office.

Mediante los puntos anteriormente mencionados, se detecto que el problema

más recurrente y prioritario dentro de todos los procesos administrativos de la oficina
administrativa de la Parroquia era la falta de una base de datos vía electrónico que
permitiera la agilización de expedición de formatos tales como: bautizo, comunión,
confirmación y boda. Dicha base de datos también tendrá una función de respaldar
toda la base de datos en físico (libros), ayudando a mantener una mejor
conservación de toda la información y su manejo.

Como solución al problema se planteó la elaboración de una base de datos

por cada uno de los formatos que se realizan en el área administrativa, con el apoyo
del software Excel de la paquetería de Microsoft office 2016, optimizando el proceso
de elaboración y entrega de formatos, así mismo el respaldo de toda dicha
información.

Introducción.

La mayoría de actividades de mejora que se realizan en entornos

administrativos se dirigen a la optimización de los flujos de la información. Ello
conlleva un aumento de la productividad de los equipos y de la eficiencia de los
procesos. Uno de los principales beneficios derivados de estas actividades es que
la cantidad de información ‘en proceso’ se reduce de manera drástica.

A nivel práctico esto significa que, en lugar de tener grandes cantidades de

documentos en cada puesto de trabajo, el personal trabaja con una cantidad mucho
menor que pasa de un puesto de trabajo proveedor a su cliente interno y que, una
vez procesada, entrega al siguiente puesto de modo que la corriente de información
avanza rápidamente a lo largo del proceso.

Para la mejora en un proceso Lean Office, es implementado, no obstante, para

poner de relieve un efecto, a menudo, indeseado. A partir del momento en el que
se reduce el nivel de información entre los puestos de trabajo, es muy probable que
cada ineficiencia o error que se produzca afecte directamente a todos los implicados
en el proceso cuando antes sólo afectaba a la persona que se encontraba con el
problema, y el resto seguía procesando las grandes cantidades de información en
curso.

El presente trabajo muestra la aplicación de la filosofía Lean Office en la oficina

de la Parroquia San Juan Pablo II de la región de Misantla, Veracruz. Se busco
conseguir mejorar el proceso de búsqueda, elaboración y almacenamiento de todos
los documentos expedidos como: bautizos, comunión, confirmación y boda.

Generalidades.

Antecedentes.

La hoy actual Parroquia San Juan Pablo II, ubicada en la colonia Linda Vista, calle
Josefa Ortiz de Domínguez del municipio de Misantla, Veracruz. Inicia su
construcción como capilla el 14 de septiembre de 1998 y terminando su
construcción a finales del año 2000. Inicia sus funciones oficialmente a principios
del año 2001 a cargo del sacerdote José María Cruz Hernández o mejor conocido
por los misantecos el padre “chema”.

A mediados del año 2015 la capilla San Juan Pablo II es nombrada Parroquia San
Juan Pablo II, iniciando sus funciones en ese mismo año a cargo del Sr. cura Don
José Eleno Jiménez Cruz hasta el año en curso.

Misión.

Nuestra misión es generar un ámbito cristiano católico para laicos que

reconozcan como único fin de su vida terrenal alabar y servir a Dios en el estado
que hayan elegido y tengan la firme decisión y deseo de alcanzar la santidad para
mayor gloria de Dios.

Visión.

El pueblo de Dios – Obispo, Presbíteros, consagrados, consagradas y laicos-

que peregrina en Misantla Veracruz, está articulada orgánica y dinámicamente en
comunión de comunidades (familias, Comunidades Eclesiales de Base – CEB,
Parroquia, Diócesis) como iglesia local, toda ministerial y llamada a la santidad en
la vivencia de dones y carismas a través de un proceso global y permanente de
evangelización y misión para la extensión del Reino de Dios en justicia, paz y amor.

Objetivos generales.

 Introducir, incentivar y alentar en el laico católico la oración continua para

crecer en la vida de piedad.

 Incentivar al laico a participar de la adoración eucarística para tener un

encuentro personal con Cristo vivo.

 Formar al laico en la doctrina de la Iglesia católica para confirmar, afianzar,

aumentar y perseverar en la fe católica.

 Generar en el laico una conciencia trascendente, espiritual y sobrenatural de

su vida para interiorizar cada día más profundamente el fin para que hemos
sido creado y el ideal de la santidad.

 Realizar y promover la realización de retiros de ejercicios espirituales

Ignacianos para el crecimiento en la vida espiritual.

 Promover y realizar obras de misericordia para que el amor al prójimo crezca

en nuestro corazón y que esto nos permita pagar nuestras temporales por la
multitud de nuestros pecados.

 Dar dimensión al laico de su importancia y misión en la iglesia y en la

evangelización de los pueblos para colaborar en la obra apostólica
encomendada por Jesucristo.
  Integrar a los laicos recién convertidos a nuestras comunidades para que
tengan un ámbito donde formarse y desarrollarse en el camino de santidad.

 Formar líderes de comunidades para llevar adelante nuestra misión

Valores.

 Confianza
 Calidad Humana
 Afectividad
 Respeto
 Honestidad
 Cordialidad
 Puntualidad
 Comunicación
 Responsabilidad
 Espiritualidad
 Acompañamiento.
 Espiritualidad
 Organización.

Estructura organizacional.
Marco Teórico.

Lean Manufacturing.

La filosofía de Lean Manufacturing busca la forma de mejorar y optimizar el

sistema de producción, tratando de eliminar o reducir todas las actividades que no
añadan valor dentro en el proceso de producción.

La estrategia Lean Manufacturing identifica lo que no agrega valor al cliente y

tiende a reducirlo o eliminarlo. Si tuviera que explicarle a un niño pequeño qué es el
Lean Manufacturing le diría que es “utilizar los recursos necesarios y el tiempo
mínimo para hacer justo lo que haya que hacer y cuando haya hacerlo”.

La clave del éxito de la metodología Lean Manufacturing es que implica la

colaboración y comunicación plena de todos los niveles de la empresa: directivos,
mandos intermedios y operarios. Esta nueva cultura tiende a encontrar la forma de
aplicar mejoras continúas utilizando los mínimos recursos, eliminando el despilfarro,
mejorando la calidad y reduciendo tiempos de producción y el coste.

Beneficios de Lean Manufacturing.

Para seguir siendo competitivos y creando valor para el cliente, muchas

empresas en el segmento industrial (o de servicios), deciden adoptar la metodología
Lean. Este aumento de la competitividad se da a partir de una serie de beneficios
que la empresa pasa a experimentar internamente en los diferentes niveles de la
jerarquía. Detallamos algunos ejemplos de los beneficios obtenidos:

 Incremento de la productividad.
 Incremento de la calidad.
 Incremento de las ganancias.
 Incremento de las ventas.
 Incremento de valor de la empresa.

Lean office.
 El modelo de lean office propone una nueva metodología de trabajo dentro de
las empresas en las que se optimicen los procesos administrativos con el objetivo
de evitar errores durante los mismos, eliminar el exceso de burocracia, mejorar los
canales de comunicación y simplificar las fases de modo que se consiga una mayor
eficiencia de los diferentes departamentos.

Objetivos de Lean Office.

Lean Office tiene los objetivos generales de mejorar:

 Calidad.
 Coste.
 Servicio.
 Reducción de existencias.
 Reducción de plazos de entrega.
 Aumento de la Motivación del Personal.

Beneficios de Lean Office.

 Reduce los errores en los procesos en un 90%.

 Disminuye los tiempos de ejecución en un 50%.
 Elimina la duplicidad de tareas entre diferentes departamentos o
trabajadores.
 Ahorra gastos en material de oficina.
 Acorta los plazos de entrega.
 Mejora la satisfacción de los empleados y clientes.
 Propicia la colaboración entre los equipos.
 Optimiza los procesos de archivo y documentación.
 Dobla la productividad de las compañías.
 Mejora, por tanto, la rentabilidad de la empresa.

Situación actual.

El problema más recurrente y prioritario dentro de todos los procesos

administrativos de la oficina administrativa de la Parroquia era la falta de una base
de datos vía electrónico que permitiera la agilización de expedición de formatos tales
como: bautizo, comunión, confirmación y boda. Dicha base de datos también tendrá
una función de respaldar toda la base de datos en físico (libros), ayudando a
mantener una mejor conservación de toda la información y su manejo.

Es necesaria la elaboración de una base de datos por cada uno de los formatos
que se realizan en el área administrativa, optimizando el proceso de elaboración y
entrega de formatos, así mismo el respaldo de toda dicha información.

Planteamiento del problema.

El principal problema se observó dentro de sus procesos administrativos fue

que era necesario contar con una base de datos apoyada de un sistema electrónico
de cada uno de los registros de libros, ya que los libros se encuentran en un estado
físico sin alguna protección que impida su deterioro.

Se detectó que el problema más recurrente y prioritario dentro de todos los

procesos administrativos de la oficina administrativa de la Parroquia era la falta de
una base de datos vía electrónico que permitiera la agilización de expedición de
formatos tales como: bautizo, comunión, confirmación y boda.

Propuesta de solución.

El presente trabajo muestra la aplicación de la filosofía Lean Office en la oficina

de la Parroquia San Juan Pablo II de la región de Misantla, Veracruz. Se busco
conseguir mejorar el proceso de búsqueda, elaboración y almacenamiento de todos
los documentos expedidos como: bautizos, comunión, confirmación y boda.

Como solución al problema se planteó la elaboración de una base de datos

por cada uno de los formatos que se realizan en el área administrativa, con el apoyo
del software Excel de la paquetería de Microsoft office 2016, optimizando el proceso
de elaboración y entrega de formatos, así mismo el respaldo de toda dicha
información.

A continuación, se muestran los formatos elaborados:

Figura 1. 1. registro de confirmación.
Fuente: Elaboración propia.

Figura 1. 2. Registro de bautismo.

Fuente: Elaboración propia.
Figura 1. 3. Registro de bodas.
Fuente: Elaboración propia.

Figura 1. 4. Registro de comunión.

Fuente: Elaboración propia.
Objetivos.

Objetivo general.

Realizar una base de datos apoyada en un software electrónico que permita

agilizar el proceso de renovación y expedición de documentos en la oficina
administrativa Parroquial con base en la filosofía Lean Office en la Parroquia de San
Juan Pablo II del municipio de Misantla Veracruz.

Objetivos específicos.

 Análisis de los procesos y procedimientos administrativos en la Parroquia.

 Detección de problemas en relación con el tema a implementar Lean office.
 Identificación del problema más frecuente y prioritario.
 Elaboración de una base de datos apoyado de un software electrónico.
 Aplicación de la base de datos.

Alcances y limitaciones.

Alcances.

 Esta investigación solo servirá específicamente para la oficina de la

Parroquia San Juan Pablo II.
 Solo se enfocó en el proceso de elaboración de una base de datos vía
electrónica de los documentos expedidos por la oficina administrativa de la
Parroquia.

Limitaciones.

 Las instalaciones para la elaboración del trabajo.

 La disposición de tiempo para el préstamo de libros.
 La facilidad de comprensión de los archivos en físico.
 La disponibilidad de máquinas de trabajo para la elaboración del trabajo.
Hipótesis.

Con la elaboración de una base de datos por cada uno de los formatos que se
realizan en el área administrativa, con el apoyo del software Excel de la paquetería
de Microsoft office 2016, optimizando el proceso de elaboración y entrega de
formatos, así mismo el respaldo de toda dicha información.

Resultados.

Para la aplicación de Lean office en la iglesia, se llevó a cabo la captura de

libros de bautizos, comunión, confirmación y bodas en Excel, lo cual aceleró los
procesos de búsqueda de información, así como la expedición de documentos,
mediante esto se acortan los plazos de elaboración y entrega.

Y por último se redujo el trámite, las actividades manuales y los errores usando
procedimientos de trabajo estándar, mejora la organización interna, y aclara los
roles individuales, las responsabilidades y los objetivos.

Las nuevas bases de datos registradas se presentan a continuación en las

siguientes Figuras.

Figura 1. 5. Registro final de confirmación.

Fuente: Elaboración propia.
Figura 1. 6. Registro final de confirmación.
Fuente: Elaboración propia.

Figura 1. 7. Registro final de bautismo.

Fuente: Elaboración propia.
Figura 1. 8. Registro final de boda.
Fuente: Elaboración propia.

Conclusión.

Cuando hablamos de la estructura departamental, que hemos citado en el

párrafo anterior, nos referimos al sistema de organización instaurado en la gran
mayoría de empresas; empresas donde existe una clara división del personal por
departamentos, cada uno de estos con una micro cultural y un estilo de dirección
propios. Estas estructuras, con el paso del tiempo, se vuelven cada vez más rígidas
e impermeables; hasta el punto que cada departamento puede trabajar con el fin de
conseguir unos objetivos, que pueden llegar a ser claramente distintos a los del
resto de la empresa; perjudicando la productividad y eficiencia global del equipo.

Incluso, en casos extremos, se da el caso de empleados que tienen la

percepción de que cierto departamento tiene la oscura misión de sabotear el trabajo
de los otros compañeros.

En un entorno departamental, la falta de comunicación y comprensión entre

departamentos no sólo afecta negativamente a los empleados o al clima laboral en
general de la organización. En el siguiente ejemplo, podremos ver hasta qué punto
la adopción de una cultura “lean office” aporta mejoras a factores tan importantes
para la satisfacción del cliente cómo son la flexibilidad, la eficiencia y la agilidad de
toda la organización.

La adopción de una cultura sustentada en el Lean Office persigue una clara

orientación al cliente, eliminando las barreras departamentales, llegando a
conseguir que la información fluya de manera natural entre un departamento y otro
atendiendo a las necesidades del cliente final con la mayor brevedad posible. Para
llegar a esta meta existe un conjunto de principios y metodologías.

A pesar de todas las técnicas de mejora, si hay algún punto crucial para que
la mutación de una estructura departamental a un nuevo sistema de organización
tenga éxito, éste es el compromiso de la dirección. Detrás de toda organización hay
personas que, en su gran mayoría han dedicado sus esfuerzos muchos años
teniendo siempre como objetivo el éxito de la empresa.

Un cambio de organización de esta índole genera habitualmente dudas y

recelo y, por este motivo, es necesario que la dirección muestre una voluntad firme
en explicar los beneficios del cambio y en hacer partícipe a toda la organización del
mismo. Si ello se consigue, el éxito de la nueva organización.

Por último, la elaboración de una base de datos por cada uno de los formatos
que se realizan en el área administrativa, con el apoyo del software Excel de la
paquetería de Microsoft office 2016, optimizando el proceso de elaboración y
entrega de formatos, así mismo el respaldo de toda dicha información.